采购管理制度11个制度.docx

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采购管理制度11个制度

一、采购工作管理目标

表12-1采购管理目标与内容表

目标

内容

正确计划用料

1.配合营业目标

2.增加资金预算灵活度

3.减少呆滞料的产生

4.加强用料控制

5.便于存量管理

适当存量管理

1.强化重点管理效果

2.提高存货周转率

3.适时.适量的供料

4.适量的库存

5.提高库位使用率

强化采购管理

1.适质.适量

2.适价.适时

3.充分掌握市场行情

4.和供料厂保持良好关系

发挥盘点功效

1.消除料账差异

2.确保材料量

确保产品质量

1.强化验收管理

2.增加材料的使用性

发挥储运功能

1.确保材质

2.安全维护仓库

3.合理的储存成本

4.正确的收发作业

更低成本

1.采购或自制的合理性

2.以旧换新物尽其用

3.积极开发替代品

4.余料再使用

5.防止滞料发生

6.降低采购.储存成本

7.提高人员工作效率

合理处理滞废料

1.资金灵活运用

2.避免无谓损失

3.增加储位的有效空间

二.物料与采购管理系统

（一）材料分类编号

1.原料、物料的划分；

2.常备料与非常备料划分；

3.编号原则设定。

（二）存量控制

1.管理基准设定；

2.用料差异管理。

（三）请（采）购作业

1.请购方式设定；

2.请购部门设定；

3.请购手续及权限；

4.请购进度控制；

5.供应厂商的选择与资料建立；

6.采购方式设定；

7.询价议价及订购作业；

8.采购进度控制；

9.采购核决权限；

10.进口事务作业；

11.厂商交货异常处理。

（四）验收作业

1．收料作业规定；

2．超短交料处理；

3．检验规范设定；

4．检验结果处理；

5．材料退货处理。

（五）仓储作业

1．仓位规划；

2．料位及料品标示；

3．账务处理；

4．盘点周期方式及异常处理；

5．仓库安全管理措施。

（六）领料、发料作业

1．材料领用规定；

2．以旧换新规定；

3．材料退库作业；

4．外协加工料交运管理。

（七）成品仓储管理

1．仓位规划；

2．缴库核点；

3．出货控制；

4．退货处理；

5．滞成品管理。

（八）滞料、废料管理

1．滞料废料定义；

2．滞料废料的处理。

三、物料与采购管理工作内容

表12-2物料与采购管理工作内容表

人员

工作内容

物控

1．请购方式与存量基准的设定

2．生产用料的统计及预估

3．生产用料的请购与余料转用

4．进料异常与生产管理采购协调处理

采购

1．建立供应商与价格记录

2．采购方式的设定及市场行情调查

3．询价、比价、议价、订购作业

4．交料进度控制与逾交督促

5．进料质量、数量异常处理

6．内外销差价、退税资料提供

7．付款整理、审查

外协

1．外协厂商开发与签约

2．建立外协厂商与工缴记录

3．外协产量、交货期、尾期控制

4．外协用料出厂管理

5．外协品的质量异常处理

6．外协用料与工缴结算

材料组

1．进厂材料、外协品点收及不合格品退回

2．材料发放批号管理，余料提报

3．材料保管及账务处理

4．库位规划、整理与安全维护

5．滞料及有价值废品的库存提报

6．库存盘点与账物核对

7．提供有关库存动态资料

成品组

1．成品缴库的点收核对

2．成品出库交运处理

3．成品保管及账务处理

4．成品库位规划、整理与安全维护

5．库存盘点与账物核对

6．滞存品库存提报

7．提供有半成品库存资料

四、标准采购作业程序

采购作业内容包括从收到“请购案件”开始的进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，在报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。

详细作业程序及要点如：

（一）采购作业程序及要点

表12-3采购作业程序及要点表

程序

要点

接件分发

1．请购单各栏填写是否清楚

2．按分配原则分派请购案件

3．急件优先分派办理

4．无法在需用日期办妥者利用“交货期联络单”通知请购部门

5．撤销请购单应先送办理

询价

1．交货期无法配合需用日期时联络请购部门

2．充分了解请购材料的品名、规格

3．急件或需用日期接近者应优先办理

4．向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法

5．同规格产品有几家供应商均应询价

6．有否其他较有利的代用品或对抗品

7．应对同规格，不同厂牌做比较

8．是否有必要办理售后服务及保修年限

9．新厂商产品，是否需经检验试用

比价议价

1．厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认

2．是否殷实可靠的生产厂或直接进口商

3．其他经销商价格是否较低

4．经成本分析后，设定议价目标

5．是否必要向厂商索取型录比较

6．价格上涨下跌有何因素

7．是否必要开发其他厂商或转外购

8．规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标

呈核

1．请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件

2．买卖惯例需超交者应注明

3．现场选用较贵材料时，联络请购部门述明原因

4．按核决权限呈核

订购

1．需预付定金，内外销价需办退税或规定多少金额以上或有附

带条件等应制订买卖合同

2．再向厂商确认价格、交货期、质量条件

3．分批交货者在请购单上盖分批交货单

4．订购单（采用联络函式传真机）寄交厂商,无法按需用日期交货的案件联络请购部门

催交

1．约交日期前应再确认交货期

2．无法在约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异常控制表内催办

3．已逾约交货日期尚未到货应加紧催交

整理付款

1．发票抬头及内容是否相符

2．发票金额与请购单价格是否相等

3．是否有预付款或暂借款应处理

4．是否需要扣款

5．需要办退税的请购单转告退税部门

6．以内销价采购供外销用材料，应先收齐退税同意书方可办理付款

收件、分发、核对

1．收件

2．按分配原则指派经办人

3．核对品名

4．核对规格

5．核对数量

6．核对需要日期

询价

1．选择询价对象及地区

2．询价

3．整理报价资料

4．确认请讲内容

5．寻找对抗品

6．选择开发对象

7．询价索样

8．整理对抗品资料及样品送样

9．整理检验结果

议价、比价、呈核

1．调查市场行情

2．核对资金预算

3．选择议价对象

4．研拟底价

5．研议采购条件

6．议价（或公开比价）

7．填写上次报价记录

8．估算海（空）运费

9．估算保险费

10．核对付款条件

11．比较交货期限

12．检查卸货条件

13．估算关税

14．按核决权限呈核

进口、签证、结汇

1．缮打输入许可证申请书

2．缮写用途说明书

3．备妥签证必要文件

4．提案申请签证

5．签证专案申请作业

缮造申请书及附件度量衡器无线电器材

整理必要文件

提案申请

6．申请结汇

7．整理结汇文件

8．核对签证结汇文件

9．修改输入许可证或信用证作业

投保、船务

1．洽订保率

2．投保缴交保险费

3．洽订特约船公司及运费

4．指定船舶公司

5．交涉货柜使用期限

6．核算运费

7．缴交运费

8．处理大宗材料船务

装运

1．督促预定装船期

2．申请“工业用”证明

3．申请分期缴税

4．申请预保火险及动产抵押

5．督促装运文件

6．确认船期

7．整理装运文件

8．申请管理品放行证

9．联络及安排卸货

10．确认船代理

11．确认公证处（所）

12．联络交货期异常修改I/L，L/C

报关提货

1．银行背书

2．办理担保提货

3．整理文件报关

4．缴税提货

5．收料

索赔

1．核对材料检验报告

2．填写索赔记录单

3．向保险公司、船公司索赔

4．向供料厂商索赔

5．办理退货掉换作业

跟催

1．督促收料单

2．控制长期合同的交货

3．控制外购资金

4．整理采购案件

5．计算卸货延滞费及奖金

6．办理退汇

五、标准采购作业细则

（一）请购

第一条请购部门的划分

各项材料的请购部门如下：

1．常备材料生产管理部门。

2．预备材料物料管理部门。

3．非常备材料：

（1）订货生产用料：

生产管理部门。

（2）其他用料：

使用部门或物料管理部门。

第二条请购单的开立、递送

1.请购经办人员应依存量管理基准、用料预算,参酌库存情况开立请购单,并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订）,“请购单（内购）（外购）”附“请购案件寄送清单”送采购部门。

2.需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料,请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。

3.紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因,并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。

4.材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于“请购单”上注明“试车检验”及“预定试车期限”。

5.庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。

表12-4材料请购单

部门:

年月日填制

材料

规范

部门

核定

数量

请购

数量

估计

单价

估计

总价

预算

月份

材

料

别

编号

核

对

码

新

旧

废

名称

需用日期

年月日

用途

备注

请料单

字第号

第三条免开请购单部分

1．下列总务性物品免开请购单，并可以“总务用品申请单”委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：

（1）贺奠用物品：

花圈、花篮、礼物等。

（2）招待用品：

饮料、香烟等。

（3）书报（含技术性书籍及定期刊物）、名片、文具等。

（4）打字、刻印、报表等。

2．零星采购及小额零星采购材料项目。

第四条请购核决权限

1．内购：

（1）原物料：

①请购金额预估在1万元以下者，由科长核决。

②请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。

③请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。

（2）财产支出：

①请购金额预估在2000元以下者，由科长核决。

②请购金额预估在2000元至2万元者，由经理核决。

③请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。

（3）总务性用品

①请购金额预估在1000元以下者，由科长核决。

②请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核决。

③请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。

附注:

凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。

2．外购

（1）请购金额预估在10万元（含）以下者，由经理核决。

（2）请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。

第五条请购案件的撤销

1．请购案件的撤销应由原请购部门立即通知采购部门停止采购，同时在“请购单（内购）”或“请购单（外购）”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。

2．采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：

（1）采购部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。

（2）原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。

（3）原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。

（二）一般采购规定

第六条采购部门的划分

1．内购：

由国内采购部门负责办理。

2．外购：

由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。

3．总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。

专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。

第七条采购作业方式

除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：

1．集中计划采购：

凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。

2．长期报价采购：

凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。

第八条采购作业处理期限

采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。

（三）国内采购作业处理

第九条询价、比价、议价

1．采购经办人员接获“请购单（内购）”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准应以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。

2．若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检查所附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核准后，先让使用部门或请购部门签注意见后呈核。

3．属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。

4．对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。

5．采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先进行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。

6．“试车检验”的采购条件，采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。

第十条呈核及核决

1．采购经办人员询价完成后，在“请购单”上详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”，经主管审核，并依请购核决权限呈核。

2．采购核决权限见表12-5。

表12-5采购核决表

采购类别

核决限额

采购核决权限

列属统购项目的原料、物料（包括燃料）

不论金额多少

经理总经理

非属统购项目的原料、物料（包括燃料）

不论金额多少

经理总经理

财产支出（包括杂项购置）的非生产器材

3000元以下

3001元至100000元

100000元以上

采购主管

经理直接核决

经理总经理

财产支出（包括杂项购置）的生产器材

3000元以下

3001元至20000元

20001元以上

采购主管

经理直接核决

经理总经理

庶务用品

3000元以下

3001元至50000元

50001元以上

采购主管

经理直接核决

经理总经理

附注：

凡列入固定资产管理的采购项目应以“财产支出”核决权限呈核。

第十一条订购

1．采购经办人员接到经核决的“请购单”后，应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。

2．若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。

3．采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖“暂借款采购”章，以资识别。

第十二条进度控制及事务联系

1．国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。

2．采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核实后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。

第十三条整理付款

1．物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”（其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章）送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。

会计部门应于结账前，办妥付款手续。

如为分批收料的，“请购单（内购）”的会计联须于第一批收料后送会计部门。

2．内购材料须待试车检验的，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。

3．短交应补足的，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。

4．超交应经主管核示，方能依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。

（四）境外采购作业处理（含进口事务、关务）

第十四条询价、比价、议价

1．外购部门依“请购单（外购）”的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况（独家制造或代理等原因）应于“请购单（外购）”注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。

2．请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后，再让请购部门确认。

第十五条呈核及核决

1．比价、议价完成后，外购部门应填制“请购单（外购）”，拟订“订购厂商”“预定装船日期”等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。

2．核决权限

（1）采购金额以CIF美元总价折合在×××元（含）以下者由经理核决。

（2）采购金额以CIF美元总价折合超过×××元以上者由总经理核决。

3．采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。

第十六条订购与合同

1．“请购单（外购）”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。

表12-6物资境外请购单

厂商：

电话

地址：

请购单编号

项次

物资编号

品名规格

单位

数量

单价

合计

交货日期

交货地点

注

意

事

项

交

易

条

款

审核：

经办：

2．需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。

第十七条进度控制及异常处理

1．外购部门应以“请购单（外购）”及“采购控制表”控制外购作业进度。

2．外购部门在每一作业进度延迟时，应主动开立“进度异常及反应单”，记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。

3．外购部门于外购案件“装船日期”有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。

第十八条进口签证前（“请购单（外购）”核准后）的专案申请

1．专案进口机器设备的申请

专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发“输入许可证”，申请函中并应请求“国贸局”在“输入许可证”加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。

2．进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请“输入许可证”之前，准备“报价单”及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。

第十九条进口签证

外购材料订购后，外购部门应立即检具“请购单（外购）”及有关申请文件，以“申请外汇处理单”（需在一星期内办妥结汇时，加填“紧急外购案件联络单”）送进口单位办理签证。

进口单位应依预定日期向“国贸局”办理签证，并于“输入许可证”核准时通知外购部门。

第二十条进口保险

1．FOB、FAS、C＆F条件的进口案件，进口单位应依“请购单（外购）”外购部门指示的保险范围办理进口保险。

2．进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单（外购）”上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。

第二十一条进口船务

1．FOB、FAS的进口案件，进口单位（船务经办人员）于接获“请购单（外购）”时，应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。

2．进口单位（船务经办人员）应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供给进口结汇经办人员，在“信用证开发申请书”上列明，作为信用证条款，向发货人指示装船。

3．如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于“请购单（外购）”上注明，避免信用证指定船公司而由发货人代为安排装船。

第二十二条进口结汇

进口单位应依“请购单（外购）”标示的“间发信用证日期”办理结汇，并于信用证（L/C）开出后以“开发L/C快报”通知外购部门联络供应厂商。

第二十三条税务

1．免货物税及“工业用证明”的申请

（1）进口的货品可申请免货物税的，外购部门应于“输入许可证”核准后，检具必需文件，向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。

（2）除“免凭经济部工业局证明办理具结免税进口”的项目外，其他属于免税规定的人造树脂类材料，外购部门应于开发“信用证”后检具必需文件向经济部工业局申请“非供塑胶用”证明，以便于报关时据此向海关申请，依工业用物品税率缴纳进口关税。

2．专案进口税则预估及分期缴税的申请和办理，外购部门应于进口前，检具有关文件，凭以向海关申请税则预估，等核准后并办理分期缴税及保证手续。

第二十四条输入许可证、信用证的修改

供应商成本公司要求修改“输入许可证”或“信用证”时，外购部门应开立“信用证、输入许可证修改申请书”经呈核后，检具修改申请文件送进口事务科办理。

第二十五条装船通知及提货文件的提供

1．外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制“装船通知单”分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门。

2．外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应检具“输入许可证”及有关文件，以“装运文件处理单”先送进口单位办理提货背书。

3．提货背书办妥后，外购部门应检具“输入许可证”及提货等有关文件，以“装运文件处理单”办理报关提货。

4．管理进口物品放行证的申请：

进口管理物品时，外购部门应在收到装运文件后，检具必需文件送政府主管机关申请“进口放行证”或“进口护照”，以便据此报关提货。

第二十六条进口报关

1．关务部门收到“请购单（外购）”及报关文件时，应视买、卖保险及税率等条件填制“进口报关处理单”连同报关文件，委托报关行办理报关手续，同时开立“外购到货通知单”（含外购收料单）送材料库办理收料。

2．不结汇进口物品，进口单位（邮寄包裹则为总务部门）应于接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并经外购部门确认，需要提货者再进行办理报关提货。

如系无价进口的材料、补运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立“外购到货通知单（含外购收料单）”通知收货部门办理收料，而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后，送处理部门处理。

3．关税缴纳前进口单位应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳。

4．海关估税的税率如与进口单位估列者不符时，进口单位应立即通知外购部门提供有关资料，于海关核税后天内以书面向海关提出异议，申请复查并申请暂借款办理押款提货。

押款提货的案件，进口单位应于“进口报关追踪表”记录，以便督促销案。

5．税捐记账的进口案件，进口单位应依“请购单（外购）”于报关时检具必需文件办理具结记账，并将记账情况记入“税捐记账额度记录表”及“税捐记账额度控制表”。

6．船边提货的进口材料，进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记账手续，以便船只抵港时，即时办理提货。

第二十七条报关进度控制

关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，以“进口报关追踪

表”控制通关进度。

第二十八条公证

1．各公司事业部