采购成本控制规范样本.docx
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采购成本控制规范样本
采购成本控制规范样本
第一章总则
第一条工作原则
以经营管理为中心，以提高效益为目的，紧紧抓住质量、价格、数量、采购渠道等四个主要环节，真正做到谁采购、谁负责，货比三家，价廉物美。
第二条2002年成本费用控制的目标为：
总量指标：
1.
客房成本总额万元4.低值易耗品总额：
万元
2.
餐饮成本总额：
万元5.物料用品总额：
万元
3.
康乐成本总额：
万元6.维修保养总额：
万元
单位指标:
餐饮成本率左右。
第三条
本规范适用于客房部、餐饮部、财务部、工程部。
第四条相关部门经理为本规范执行的责任人，行政总厨及采购员为本规范实施主体；财务部为本规范执行的监督考核机构；预算领导小组为本规范执行的考核奖惩机构。
第二章采购成本的控制
采购计划的制定和实施是加强采购管理的关键，也是加强经营管理的重要环节，各使用部门根据年度生产经营计划和上年度使用情况编制年度、季度、月度采购计划报经财务部审核平衡，上报财务总监、总经理批准后实施。
使用部门根据年度计划和实际需求提出订货申请，当采购员接受订货申请后，通知供应商报价，采购员联同使用部门与供应商签订供货合同，合同上应包括使用部门的要求和与供应商达成的协议，以及质量说明、价格、数量、供货时间、付款方式等确切文字。
采购计划落实后，应将有关情况通知验收部门，以便为验收做好准备。
订货时原则上要求供应商送货上门，由验收部门按合同验收合格后将货物转送入库。
对于订购的鲜货食品，应立即通知使用部门，通过直拨手续及时领去，防止腐败变质。
验收完毕后，验收部门将货物发票连同定购单交财务部审核，财务总监和总经理审批后向供应商支付货款。
采购申请程序：
使用部门负责人申请→财务部审核→财务总监审批→分管总经理助理批准。
附件一：
采购计划表
附件二：
物品的采购程序：
第一条采购规格标准
采购规格标准是根据使用部门的要求对所需采购的物品规定详细的品质要求和使用要求，一份实用的采购规格标准，应成为订货的依据，购货的指南，供货的准则，验收的标准。
采购规格标准一般包括下列内容：
1.物品名称：
注明所需采购物品的具体名称，如有必要还应注明类型区别；
2.质量要求：
包括物品特别是食品的品质、等级、商标名称。
3.规格要求：
包括大小、重量、份额、规格、包装形态等；
4.上市状态：
如食品的加工程度，新鲜与冷冻干制的差别。
第二条采购价格的控制
1.控制大批量和贵重物品的购货权
使用部门提出使用情况报告后，财务部提供各供应商的价格报告，由酒店领导具体决定购货权。
2.规定采购价格
定期派专人进行详细的市场价格调查，然后对所需的某些物品提出购货限价，一般指在一定的幅度范围内，采购是按限价进行不得超过。
限价品种一般是采购周期短，随进随用的新鲜原料。
2．1鲜活物品的价格确定：
每隔10天，成本控制小组到市场调查行情，根据使用部门的申购单，由多家供应商提供报价，打出比较表，召集供应商召开定价会，参加人员有供应商、使用部门经理、厨师长、成本控制会计、仓管员、财务负责人和分管总经理助理，最终确定供应商采购价格。
2．2其他物品的价格确定：
每隔1个月，成本控制小组到市场调查行情，根据使用部门的申购单，有多家供应商提供报价，打出比较表，召集供应商召开定价会，参加人员有供应商、使用部门经理、厨师长、成本控制会计、仓管员、财务负责人和分管总经理助理，最终确定供应商采购价格。
3.规定购货渠道和供应单位
酒店预先与相关的供货单位商定购货价格，并规定采购部门只能向被指定的供货单位购货，或只允许购置来自规定渠道的物品。
4.提高购货量和改变购货规格
对于非易坏性的物品，根据需求情况，大批量采购和大规格包装可降低单价，这也时控制采购价格的一种方法。
5.根据市场行情适时采购
新鲜时令的原料刚上市，采购价格较贵，采购量要尽可能的少，只要满足需求即可，待价格平稳时再行添购。
某些原料在市场上供过于求，价格又十分低廉，只要酒店大量需要，并且质量符合标准，又可以储存，可大批购进，以备价格回升时使用。
第三条采购数量管理
1.鲜货的采购数量来源于厨房的订货数量.
鲜货采购量=标准储存量-现存量+日需要量*发货天数
标准储存量=日需要量*采购间隔天数+保险储存量
标准储存量就是指一种原料在库房中储存的最高存量；
保险储存量就是为了避免原料因某些意外而推迟到达，影响正常的经营活动，必须保留一部分原料储备，这部分原料的数量称之为保险储存量。
2.其他物品的仓库库存量
最低库存量=日需要量*发货天数+保险储存量
第四条采购渠道
1．自购
订货时原则上要求供应商送货上门，紧急采购的物品或零星物品可由酒店采购员自行采购。
2．供应商供货
单项或单次采购金额在1万元以下的采购业务，酒店可自行采购，除紧急采购和零星采购外所有物品的采购都要求供应商送货。
3．集团采购中心供货
单项或单次采购金额在1万元以上的采购业务，必须统一由集团采购中心采购。
（通用货物采购除外）
第三章采购物品验收管理
1.依据审批过的申购单检查进货
验收员必须核实收受的原料是否与申购单相符，凡未办过定购手续的物品不予受理。
2.验签发票
通常供货发票是随同实物一起交付的，发票是付款的重要凭证。
凡发票与实物名称、型号、规格、数量、质量不相符时不验收。
发票与实物数量不符，但其他要求相符的可按实际数量验收，并要求供应商重新开具发票。
3.核对数量
验收员对进货数量进行控制时，要检查发送原料的实物数量与申购单和发票上的数量是否相符。
带外包装及商标的货物，在包装上以注明重量，必要时抽样称重，核实包装上的重量是否正确；对于以箱或匣包装的货物要开箱检查，检查箱子、特别是下层是否装满。
对按重量计算的原料，要验斤过秤；按个数计算的要认真点数。
4.检验质量
验收员要检查实物原料的质量和规格是否与采购规格标准和申购单相符。
罐头食品要注意检查是否有变形及保存期限；蔬菜、水果是否腐烂；肉类是否符合规定部位并留意是否掺水；饮料酒水的商标牌与申购单是否相符、名贵酒水还要鉴别真伪；整箱货物的质量是否一致。
必要时，特别是大批量采购应对罐头、瓶装食品、饮料抽样检验质量是否合格。
5.价格控制
认真检查发票上的价格是否与申购单或购货合同一致，防止供应商偷偷提价，使酒店亏损。
6.受理货品
当完成以上程序后，验收员应在送货发票或验收单上签字，接受货品。
所有食品原料验收合格并办妥仓储手续后，发生的质量、数量、规格等问题应由仓管员负责处理，而不再由采购人员或供应商负责。
7.填写有关报表
仓库管理员要填写验收单，一式四份，一份留库房，一份交供应商到财务部报账，一份交成本会计做帐，一份留使用部门。
部门负责人、供应商和仓库管理员都在验收单上签字；另成本控制会计每日需编制成本日报表。
附件三：
食品成本日报表
第四章考核
第一条为实现年度计划的生产经营指标，实现激励机能，将执行相应的奖惩措施。
第二条考核将依据总量指标、单位指标及各环节控制指标，总量指标的考核以20年度成本费用总额为基本基点，单位指标为客房成本率、餐饮成本率、物耗率等。
各环节控制指标的考核方案及措施由财务部会同相关部门制定。
第三条预算领导小组根据考核方案及财务部核定的指标值对相关责任实施考核。
第五章附则
第一条本规范的最终解释权归酒店计财部。
附件一：
物品的采购程序：
采购申请单（鲜货）
申领 采购申请单 订货
发货订购单 送货 付款
订购单
验收合格 验签发票
附件二：
采购计划表
申请部门：
年 月 日
品名
单位
规格
原库存数
采购计划数
预计单价
预计金额
批准数量
批准金额
附件三：
食品成本日报表
年 月 日
部门
上日成本
本月累计数
上日收入
本月收入累计数
日成本率
本月成本率
．．．．
直接采购数
库房领用数
合计
附件四：
采购成本控制流程图
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