用WBS方法分解项目.docx

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用WBS方法分解项目

HessenwasrevisedinJanuary2021

用WBS方法分解项目

用WBS方法分解项目

WBS（WorkBreakdownStructure）是管理学中常用的工具，即「工作分解结构」。

它的核心思想是这样的：

拿到一项任务之后，先想一想：

1）这项任务最终需要交付的成果是什么

2）为了完成这些成果，需要按哪些步骤去执行

换言之，就是将项目分解为一个个模块，以及完成这些模块所需要的路径。

比如这样：

粉刷一间房屋

准备材料

o购买涂料

o购买梯子

o购买刷子/滚轮

o购买墙纸除去剂

准备屋子

o去除旧墙纸

o去除可拆卸的装饰

o用旧报纸覆盖地板

o用胶带覆盖电子开关或插座

o用单子覆盖家具

房屋粉刷

收拾房屋

o清除或存储剩下的涂料

o清洗刷子/滚轮

o去除旧报纸

o去除覆盖物

使用这个方法，有利于你理清思路，建立明确的方向指引。

你只需要针对列出的具体步骤，逐步去完成就可以了。

可以避免在工作过程中不断进行调整和偏移，乃至前功尽弃的情况。

考虑到人的工作记忆容量为7（正负2），每一个模块下面最多分7-9个步骤。

再多的话，就再深入划分。

按「三明治模型」分解每一个模块

大多数任务都可以分成两个部分。

一个部分是「核心思考区间」，需要长时间持续不断的思考和处理，难以容忍打断；

另一个部分是「操作性动作区间」和「支持性思考区间」，亦即不需要太多精力的、纯粹补完性、支持性的工作。

在完成核心思考区间之后，只需要按图索骥，将任务填充完整即可。

例如：

做一个PPT，那么，设计PPT的架构，就是「核心思考区间」。

它通常需要一个完整的思路，需要一段很长的时间去慢慢思考、打磨，难以容忍中断。

而当你花了一整段时间弄好PPT架构之后，剩下的找素材、做图表、排版，都是不需要太多精力的「支持性」和「操作性」动作，逐步推进完成即可。

所以第二步，就是在第一步的基础上，划分出每一个模块的「核心思考区间」。

安排思考时间

划分出每一个模块的「核心思考区间」后，就是根据重要程度和紧迫性给它们排序，然后按照优先级，在日程表上为每一个核心区间留出一整块的时间来处理。

比如，做一份策划案，那么最优先的，就应该是了解客户品牌、消费者和市场。

这时，就应该把它们放在日程表最靠前的位置。

通常来说，排程时要注意下面几点：

1）每一段「思考时间」通常应该在一个小时以上。

2）一天内尽量不要安排超过三段「思考时间」，否则会造成太大压力。

通常来说，早晨、下午、晚上各一段，或者下午两段晚上一段即可。

3）「思考时间」内禁止一切打扰。

把手机调到静音，关闭一切提醒、IM软件和SNS，必要时断网。

不要看邮件，也尽量不要接电话。

你可以这样做：

1）拿出一支笔，一张纸，关闭一切提醒。

2）开工。

3）任何时刻你想到任何该做的事情，比如回邮件、回信息，或者别人有事找你，或者有电话，把它们记在纸上，然后立刻继续工作。

4）结束之后，再逐一完成记录在纸上的事项。

虽然名为「思考时间」，但当然不是只能用来思考。

搜集资料当然也算，专心写稿当然也算。

关键，在于找出你的工作里面，最大最难啃的骨头，并安排一段整段的、无打扰的时间优先把它们搞定。

剩下的时间，就是完成剩余的操作，以及各种琐事了。

设定截止时间

你有没有这种感觉很多时候，不是事情做不完，而是把时间耗费在了一些琐碎的细节上，总想尝试着做得更好，结果到deadline时，才发现还有很多事情未做。

所以，在安排思考时间时，要为每一段思考时间设定一个截止期限。

时间到了，立刻停止一切新信息的处理，先专注地把现有的部分补充完整。

也就是说，你留给这个PPT架构的时间是2小时。

2小时到了，立刻放弃一切还未成形的想法，先把已经想到的写下来，完善，出第一稿。

然后转手做下一步的工作。

人非完人，交出一份平庸但完整的成品，总比交出一份精彩却不成形的想法有用得多。

项目的时间不是你一个人的，保证整个团队的进度才是第一要务。

分割工作区间

处理好「核心思考区间」后，接下去，再将剩下的支持性工作，划分成可以在5分钟、15分钟、半个小时内完成的碎片事项，记下来，并利用零碎时间去完成。

这些「碎片事项」可以是：

·一句Slogan；

·一页PPT的标题；

·一篇文章的提要；

·一段数据的简缩和结论；

·推理、论证过程；

·图文排版版式；

·……

把它们写下来，随身携带，或者用GTD、Todolist工具同步到手机上，利用走路的时候、等车的时候、坐车的时候、吃饭的时候去处理。

当然，也包括除「思考时间」之外的工作时间。

利用好云同步的笔记软件，比如Onenote，任何时刻有新想法，立刻补充进来，再定期安排时间去整理。

每天检查，并调整第二天的计划

做完一天的工作之后，请留出半个小时进行检查和总结。

最好是写工作日志，将今天做的事情，事无巨细地记下来，并跟计划进行对比。

详细写出每一个事项花了多长时间，做出了怎样的成果，获得了什么新的知识，GET了什么新技能……等等。

人总有一种高估自己的倾向，安排计划时，通常会低估情绪和状态带来的影响。

其实，每个人都会有状态的波动，这非常正常。

所以，安排日程时，就要有意识地留出缓冲的余地。

检查时，如果当天未能按量完成任务，也可以将第二天的量适当减少一点，而不是把今天的任务延期到明天，那样会增加不必要的压力。

如果第二天状态转好，再把前一天留下的任务完成即可。

这也是前文「设定截止时间」的另一个目的。

只要严格按照计划完成最难啃的部分，剩下的，拖一拖、缓一缓，其实也无伤大雅。

整理并标准化

每天定期检查的时候，可以将今天做的工作中可重复的部分，做成模板，下次直接套用就行。

比如：

·将图表做成模板，下次填入数据即可。

·将报告做成模板，下次稍加改动即可。

·将搜集资料用到的网站放到一个书签里，下次可以直接打开。

·将工作步骤记下来，下次可以按图索骥。

·……

留出「专属时间」

这部分，其实跟前面没有关系。

不过也放在这里一并说了吧。

所谓「专属时间」，就是一段只属于自己的时间。

在这段时间里，就算当天的工作没有完成，也请抛开一切，尽情地做自己想做的事。

如果想投资自己，也可以利用这段时间来学习。

想读书，就读吧。

想学软件，就学吧。

想做作品，就做吧。

想练英语，就练吧。

想弹弹琴唱唱歌画点什么，都行。

你的生活属于你自己。

工作也好，人际关系也好，只是为了更好地生活的一种手段。

如果你不能把工作变成生活的一部分，那就每天留给自己一段时间，好好享受生活。

这段时间里，忘记一切工作上的事情，贴近自己的内心。

进一步来讲，是什么事情让你觉得「没有白费一天」是成就感。

学习充电也好，享受生活也罢，利用这段时间，每天做好一件事情，都会令你在入睡之前，满怀充实的成就感和满足感。

方法如下：

在每个讲座，会议，或其他一些有价值的学习经历后（比如读完一本书的一个章节），花30秒，不多不少，写下你本次学到的要点（通常为1~2点）。

这个方法的优点及背后的逻辑是什么

1.这比单纯记笔记的效果要更好

是的，我们可能边听（看）边记，记下了许多内容，但这并不代表我们就可以不做这30秒的总结。

虽然过程很短，但总结与记笔记完全不同。

总结能调动我们的分析能力，决策能力，和确认任务优先级的能力。

2.这是一次有价值的脑力考验

决定什么是最重要的，是一项令人精疲力尽的任务。

我们常常会因为已经在边听边读时记下了许多内容，就给自己找不做事后总结的借口。

这样，我们就遗憾地错过了一次脑力百米冲刺的锻炼机会。

3.细节有时也是陷阱

不是记得越多就越好。

出色的人在面对信息的海洋时，最常做的就是减法，给信息做减法。

从繁杂的，良莠不齐的信息中筛选出精华，这是一种艺术，一种我们当代人需要掌握的艺术。

4.速战速决，才能记下最精准的见解。

如果我们等读完书，开完会，听完讲座后若干个小时再去总结，我们或许能回忆起一些细节，但我们极有可能忘了一些细节上的细微差别（nuance）。

这些细微的差别包括演讲嘉宾说话的语调，某一句话引发听众强烈共鸣的具体原因，或我们在听到某个细节时从内心迸发出的非常微妙的感受。

5.让我们成为更好的听众和学习者。

一旦我们养成这30秒速记的习惯，我们将能渐渐学会如何有目的地听一场讲座，参与一次讨论，或看一本书。

我们能更懂如何规避无用或无关的信息，更专注于一个学习中的要点，就好像在一个充满噪音的房间中辨别出那些为数不多的美妙旋律。

6.不断升级

随着我们越来越多地践行这个方法，这个方法之于我们，会越来越简单，越来越有效，也越来越有趣。

问与答

常见疑问1：

如果讲座时间太长，或整本书的内容太多怎么办

答：

可以分章节或分时段来进行30秒总结。

比如，我们可以每小时停下来进行一次总结。

常见疑问2：

一定要限制在30秒吗

答：

是的。

当然一开始大家还未熟练掌握这个方法时，可以先延长至60~120秒。

如果大家还有其他问题可以在评论区里提出，我会回答并整理到主答案中来。

也欢迎大家之后在评论区里交流实践心得，我也会将其中好的评论分享到主答案中来

1喜欢看电影然后截下有意义或喜欢的场景，再建立一个相册，并记录感受。

每看完一部电影便会搜索影评，最终得到的体会更丰富。

2别人用过的水杯时，最好喝握手柄的那个方向，比较干净卫生

3尽快回别人信息。

4养成写日记的习惯，就算是一些不开心的事，在日记里发泄也总比传染到周围的人好吧。

（比如手机丢了的时候，晚上回宿舍，舍友怕我不高兴就努力想逗乐我，我直接说你们嗨，我要写日记诅咒那个贼，室友反被逗乐了。

。

。

）还有手机安装便签。

随时记录下感受，原创段子等等，在图书馆看书同样受用。

5随身带纸巾。

6吃半块西瓜的时候，先将皮洗干净底部戳穿，然后架在空的碗或杯子里，最后将得到纯纯的西瓜汁哦！

7在毕业季的时候能够在学长学姐那淘到好多实惠又低价的东西！

（聊天时学姐说在贴吧里逛逛便能收获满满。

）

8将学会或是发现的新奇有趣的事物与人分享。

9在外住旅社时，在门后放一个玻璃水杯，提防陌生人入门。

10记着身边朋友亲人的口味，与忌口的食物，方便点菜照顾到大家。

11出门前将钱放在男票钱包里，男票有面，又不为其增加压力。

（单身狗看别人秀恩爱时总结的。

。

。

）

12。

打错电话时，除了说不好意思打扰了，还可以再多说一句祝您生活愉快，真的让人更容易接受你的歉意。

13。

不要把深爱的歌拿来做起床闹钟，会毁掉的。

14。

真诚的赞美与肯定他人。

比如点赞！

！

！

15。

摩擦双掌，生热，然后赶紧敷在眼部，可以促进眼部血液循环，缓解疲劳。

重复几次效果更佳。

或是眼珠上下左右转动，也是缓解眼部疲劳的小方法。

（翻白眼了是吗那正好来一卦。

。

。

）

16。

工作时吃零食提高幸福感！

比如嚼口香糖缓解压力。

17。

烧西红柿炒鸡蛋的时候加入少许的小虾米味道鲜美好多，还补钙咩⊙▽⊙

18。

橙子味儿的牙膏显饿。

19。

胡作矫情的微博朋友圈说说都麻烦您用蜡笔小新的声音念过。

（然后。

。

。

笑着原谅。

）

20。

超市存包的时候，用手机将条形码拍下。

开箱时直接用图片扫描即可。

亲测有效，有备无患。

21。

夏天痛饮冰啤之前先挤入半颗柠檬汁，酸爽。

（嗯。

女孩子少喝冰水呀！

）

22。

炒青菜时要热锅冷油，且及时下菜，加水时从锅壁倒入，颜色会更加翠绿诱人。