SQ01072208财务报销管理规定排.docx

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SQ01072208财务报销管理规定排

版本A

管理工作文件

山东电力工程咨询院有限公司企业标准

SQ/01-207.107-2008

财务报销管理规定

2008—07—15发布2008—07—20实施

山东电力工程咨询院有限公司发布

前言

为进一步加强山东电力工程咨询院有限公司（以下简称山东院）的财务管理工作，统一财务报销的标准、程序和办法，结合山东电力工程咨询院有限公司贯彻实施质量、职业健康安全和环境三个管理体系标准，建立并实施三标一体化管理体系的要求，对Q02-207.107-2005，《财务报销规定》进行了修订。

本标准发布实施后，代替Q02-207.107-2005《财务报销规定》。

本规定由财务部负责起草并负责解释，质量安全部归口管理。

本规定编写人：

刘金贵

校核人：

于冉田玉环

审核人：

刘秀冬

批准人：

侯学众

1范围

本规定对山东电力工程咨询院有限公司财务报销管理工作的职责、内容、程序和要求做出了规定。

本规定适用于我院各职能部室（以下简称各部室），总承包项目部（以下简称项目部）及所属分公司、控股公司和负责经营管理的公司（以下简称各公司）的财务报销管理工作。

2引用文件

《审批权限管理办法》　山东院有限公司2008年6月12日

《资金管理规定》山东院有限公司2008年6月12日

3职责

3.1本规定的职责执行《资金管理规定》的有关规定。

3.2依据《审批权限管理办法》的有关规定对各项经济业务进行审批。

4管理程序

4.1财务报销工作流程

财务登记现金、银行帐簿，核对钱帐证无误

4.2报销标准及程序

4.2.1筹融资业务

4.2.1.1权益类筹资

新注册公司或原有公司增加注册资本，由发展投资部根据股东会决议、投资协议书及资金到位的银行凭证到财务部办理注资或增资手续。

增资完毕后，由发展投资部负责提供出资证明给出资单位，同时将出资证明副本交财务部。

分配利润及公司变更时，由发展投资部根据审议通过股东会的决议、详细的利润分配表及增减注册资本、合并、分立、变更或解散的经院长批准涉及资金收付的手续交财务部办理分配及变更的相关财务工作。

4.2.1.2借贷款、担保

借贷款、担保业务报销：

持借贷款、担保协议、经批准的借贷款、担保凭证报销。

4.2.2资本性支出业务

4.2.2.1对外投资

对外投资支出由发展投资部负责办理付款手续。

报销时应持股东会决议、投资协议及经分管院长审核，院长批准的报销单到财务部办理投资付款。

付款后在7个工作日内，由发展投资部将被投资单位提供的出资证明交财务部作长期投资处理。

被投资单位分配利润时，发展投资部持被投资单位经股东会决议批准的利润分配方案及被投资单位开出的银行凭单（支票/汇票或电汇）到财务部办理投资收益入账手续。

4.2.2.2购置固定资产、低值易耗品

固定资产购置严格按预算执行，持设备采购合同、固定资产（低值易耗品）购置申请表（成批购置由设备管理部门填制申请表）、设备购置发票、一式三份的固定资产卡片、固定资产入库单报销。

预算外购置应同时具备预算外资金申请表。

4.2.2.3非生产性基本建设

支付前期费用，持前期费用呈报、对方发票报销；

支付工程款，持合同、合同签署单、付款申请单、对方发票或收据报销；

工程完工，持工程决算报告、固定资产卡片、验收单、发票、已付款情况表办理转资。

4.2.2.4资产处置

4.2.2.4.1投资的出售、转让、收回，由发展投资部持股东会决议、股权转让协议或清算协议、对方开出的银行凭单等办理报销。

4.2.2.4.2固定资产的报废、毁损，由行政工作部持设备报废鉴定申请表、处置收入、收据等办理报销。

4.2.2.4.3固定资产的捐赠、划拨等，由行政工作部持资产捐赠审批表、资产划拨单等办理报销。

所有捐赠支出须通过公益性社会团体或者县级以上人民政府及其部门捐出。

4.2.2.4.4固定资产的出售，由行政工作部持资产出售审批表、出售款等办理报销。

4.2.3成本费用支出业务

4.2.3.1各项合同付款需填制合同付款申请单。

建筑安装工程款支付时需取得里程碑证书或工程结算单及收款单位提供的建筑安装业正式发票。

质保金前支付最后一笔工程款时需取得全额发票。

对外支付劳务费时应取得相应金额的服务业发票。

勘测设计外委（借工）费支付凭合同及签署单、付款申请单及收款单位提供的正式发票到财务部报销。

凡涉外合同及《审批权限管理办法》中由专业律师审核的合同付款，报销时须由专业律师审核。

设备采购预付定金时应取得专门注明“定金”字样的收款收据。

合同中规定有履约保函的，应同时提供经查询为真的履约保函方可付款。

支付预付设备款时应取得相应金额的收款收据。

设备到货后，经专人验收，由设备保管员填制入库单，经批准后办理入库手续，同时根据全额设备发票和相应金额的到货款收据支付设备到货款。

设备安装时由安装单位填写出库申请，由设备保管员填制出库单，经批准后办理出库手续。

发票挂账应填写发票挂账申请单，经批准后交财务部挂账处理，如取的是增值税专用发票财务必须于90日内挂账处理。

挂账后需支付此款时，应由经办部门持经批准的付款申请单和收款单位提供的相应金额的收款收据办理付款。

支付各项质保金时应由经办人员填写付款申请单，注明质保期已过且不存在任何质量问题。

同时提供相应金额的收款收据方可支付。

4.2.3.2职工薪酬发放

4.2.3.2.1工资发放程序：

每月5日前人力资源部将本部门领导批准的工资、保险、房贴等调整通知单（含电子版），行政工作部将批准的应收职工水电费报表（含电子版）报财务部，8日前财务部根据通知单进行工资项目的调整、扣款，计算应发工资，打印工资汇总表、发放签名表和发放表。

9日前经副总会计师或财务部部长批准，将支票送银行，由银行将本月工资发放到职工个人的活期存折上，遇到节假日应提前到假日前最后一日发放。

通知各部室事务员到财务部签字领取工资发放条。

12日前，取得银行代发工资清单，核对工资发放情况无误。

每月20日前人力资源部将经过本部门领导批准的聘用人员工资发放通知单报财务部，经副总会计师或财务部部长批准后，组织发放，程序同上。

4.2.3.2.2奖金发放程序：

每月18日前人力资源部将按独立核算单位汇总后的“奖金分配数据库”送财务部。

20日前财务部计算个人所得税，返回人力资源部。

22日前人力资源部将“当月奖金发放汇总表”、各部室“奖金分配单”和“奖金发放数据库”送财务部。

23日前财务部经部长批准后发放奖金。

30日前，取得银行代发奖金清单，核对奖金发放情况无误。

4.2.3.2.3社会保险费用管理程序：

每月5日前将本月保险个人扣缴变动通知单送财务部，财务部进行保险个人扣缴数调整。

13日前将保险通知单送财务部，提取各项保险。

15日前财务部核对保险无误后，将保险上缴社保中心财务统一管理。

4.2.3.2.4公司聘用人工费的发放须报人力资源部备案，公司经理批准后，报财务部组织发放。

4.2.3.3技术培训、职工教育、执业资格认证审查费等：

持培训申请表、培训或认证机构出具的发票或行政事业性收费收据报销。

4.2.3.4材料采购（含劳保用品）

持发票、材料入库单、领料单，财务核对月度材料采购计划后办理报销。

4.2.3.5会务费

本院组织会议，报销时需填制会议情况表，凭会务费发票到财务部报销。

外出参加会议时直接凭会务费发票即可报销。

4.2.3.6招待费、资料费

招待费凭发票报销。

规程规范经技术质量部验收、图书资料经档案室验收后凭发票报销。

4.2.3.7修缮费

设备维修凭维修预算、发票报销。

房屋修缮凭维修预算或决算、合同及发票报销。

更换固定资产主要部件，需办理固定资产增、减资手续。

4.2.3.8车辆运营费：

汽油等按材料费手续报销。

过桥、过路费、车辆保险费、养路费、车辆年检费及驾驶员年检费等凭正规发票报销。

租车费需要车辆使用部门验收后报销。

4.2.3.9邮电费

邮电费执行《通讯工具及费用管理办法》，持抬头为本人名字的发票按季报销。

未达到规定限额的按当月应缴话费数报销，超限额部分、滞纳金不予报销。

特殊原因超限额的书面申请经分管院长批准后报销。

4.2.3.10差旅费报销

差旅费主要包括：

出差来回的车船费、行李托运费、订票费、退票费、出差期间的住宿费、交通费、邮电费、会议费、伙食补贴、交通补贴等。

差旅费报销需填制差旅费报销单。

4.2.3.10.1住宿费及乘坐交通工具标准

项目

标准（元）

职务

住宿费

火车

轮船

飞机

直辖市、特区

省会及相当于省会级城市

其他

城市

院领导

480

420

360

软席车

二等舱位

经济舱

总师、教授级高工（正高）

400

360

320

软席车

二等舱位

经济舱

中层、年龄45岁以上高级职称以及相当以上专业技术职务的人员

360

320

280

软席车

二等舱位

经济舱

一般人员

200

180

160

硬席车

三等舱位

经济舱

（1）工作人员出差严格执行上述差旅费开支标准。

一般应乘坐硬（软）座，晚上8点至早上7点之间连续乘车超过6个小时的可以乘坐硬（软）卧，不符合乘坐软卧或硬卧标准而乘坐软卧或硬卧的，分别按软卧或硬卧票价的70%报销车票或按同车次硬卧、硬座报销。

（2）工程队人员住宿费标准，一般按100元/人.天。

（3）住宿费超标准、乘坐火车软卧超标准、乘飞机等须填制《差旅费报销审批表》，经分管院长批准后可全额报销。

4.2.3.10.2出差补助标准：

出差伙食补助：

从离开单位算起，12点以前离开公司（指火车、轮船、飞机、长途汽车开车的时间）按一天计算，12点以后，20点以前按半天计算，20点以后不计算住勤补助。

到达公司12点以前（指火车、轮船、飞机等到站时间）按半天计算，12点以后按一天计算，外埠按实际天数计算。

济南市所辖县区（长清、历城、济阳、商河）6元/天，山东省内其他地市及省外一般地区15元/天，特区20元/天，按在特区的实际住宿天数计发伙食补助，在途期间按一般地区标准计发伙食补助费。

乘坐火车、汽车，连续乘车超过12小时（含12小时）的，可凭车票每满12小时，加发20元伙食补助费。

晚上8点至早上7点之间连续乘坐硬座车超过6个小时，按硬座的30%发给补助。

夜间乘坐慢车和直快、特快、空调特快列车硬席座位，可分别按硬座票价的60%、50%、30%发给补助。

购买列车茶座的费用由个人自理，不予报销。

常驻工地人员伙食补助按院规定的标准和工地实际考勤天数计发。

管理人员去工地出差，连续在工地住宿超过30天的按工地补助标准发放补助，30天之内按一般地区出差发放补助。

设备催交人员根据规定的标准，按实际出差天数计发补助。

参加会议的出差人员，只报销往返路途伙食补助，不报销会议期间的伙食补助，出具无伙食费补助证明者可报销会议期间伙食补助。

汽车司机在市区内出车，按误餐次数给予补助；早餐0.80元，午、晚餐各1.10元，不误餐不补助。

汽车司机在市区外出车，每行车200公里按15元补助计发，住勤按15元/天计发。

每月由部室统一到财务部报销一次。

4.2.3.10.3交通补助

交通补助：

出差人员（济南市区外）未报销市内交通费的，按出差天数交通补助3元/天，乘本单位车辆出差无补贴，前往工地且工地有车辆安排的，只给予往返路途的交通费补贴。

职工上下班交通补助：

住院外且住处距单位4华里以外的职工可于每年12月份（12月20日前）申请当年的交通补助。

其中购买月票的职工由个人负担月票价的10%，其余部分由部室领导签字后报销；不报销月票者按每月10元申请自行车补贴，填写《自行车补贴明细表》，由部室领导签字后报销。

按差旅费报销的批准权限签字后报销。

4.2.3.10.4出国人员费用开支

临时出国人员费用开支标准，执行财政部外交部《临时出国人员费用开支标准和管理办法》和院《外事管理办法》的有关规定。

4.2.3.10.5其他补助

（1）因工作需要，并经单位领导批准，参加有关部门举办的短期技术、业务学习班、培训班、研讨班、考核班等，学习时间在一个月以内的，按出差补助标准办理；超过一个月以上的部分一般地区每人每天4元，特殊地区每人每天6元。

（2）新生报到经各部室领导批准，可报销从学校到单位的单程路费（不报销机票，参照4.2.3.10.1中一般人员标准执行），及50公斤以下行李托运费。

（3）经批准参加外地学习或学历教育的人员，只按标准报销面授时的往返路费和住宿费。

按《职工教育培训管理规定》报销学费，不允许事先借款。

4.2.3.11勘测施工准备七项费用报销

（1）报销范围：

青苗赔偿及障碍拆除发生的费用；修通至勘测施工现场钻孔机台的道路、接通电源、水源和平整场地的费用；测量标准材料费、地下管道开挖和修复费、建筑物沉降观测、地基回弹观测和地下水动态观测的标志，水上交通安全监督维护费，材料和管材钻孔、探井、探槽支撑材料与回填，测振模拟基础材料，泥浆、储浆、排水坑的开挖与回填等及物料加工费、包装费、运杂费等；水上勘测用作业船、排及驾船船工费等；土、水、石试料的包装及运杂费；冬季作业的取暖设施及燃料；勘测队伍的调遣费（人员器具一次性进出现场的差旅费\运输费\装卸费及搬运费）；由于委托单位不再为勘测队伍提供临时生产、生活设施包括库房、宿舍、食堂等）而发生住宿费、库房费、停车费等；工程队发生的民工费。

（2）报销要求：

上述各项费用报销必须取得当地税务部门代开的正式发票，除民工费外，其他费用尽量用转账方式结算。

4.2.3.12职工子女托儿费、学杂费

根据鲁价费发（1998）352号文《托儿所收费标准》规定，职工单方每月可报托儿管理费和代办费的一半，最高分别报销25元和27.5元。

4.2.3.13其他支出凭发票经批准后方可报销。

4.2.3.14职工借款：

出差借款需填写借款单，详细注明出差地点、出差时间、借款用途及借款金额，经批准后办理借款。

出差归来后一周之内报销并归还借款，最迟不得超过壹个月。

职工出差借款前不清后不借。

工程用分包款及设备材料采购等借款需分别按工程付款的审批权限填写付款申请表，及批准填写借款单付款。

保函保证金借款需填写投标保证金（履约保函）审批表、借款单，详细注明事由、时间、金额及对方银行帐号等，经批准后办理借款。

4.3报销凭证要求：

4.3.1各种开支必须符合国家财税法规。

4.3.2所有报销的原始单据应该提供国家统一发票，经营性收款收据一律不能报销入账。

发票上抬头必须和报销单位一致，发票内容填写齐全，不得涂改，否则为废票不能报销。

外来发票应由对方单位加盖发票专用章或财务专用章，自制凭证应由经手人盖章。

4.3.3凡各类支出报销时需按费用项目类别分别粘贴整齐，注明单据张数。

其中所列各项凡涉及到的必须填列清楚、完整，包括时间、分类摘要、金额、支付方式、部门、项目、申请人、领款人等，并依据支出内容分类粘贴合格的原始发票、合同协议、明细说明、呈批报告、出（入）库单等其他合法票据，并按要求折叠凭证（见财务部折叠样本），所填内容不得做任何涂改、挖补。

凡不符合上述要求的报销凭证，一律视为不合格凭证，财务部按规定不予办理报销手续。

4.3.4对外签订的各种合同、协议及内部职工与公司签订的各种协议需送财务部一份，作为财务收、付款依据，对无依据的支付款项，财务部应拒绝支付。

4.3.5经手人无法取得正式报销凭据时，须向财务部提交具体情况报告，报告上注明具体原因，经公司经理和财务负责人批准后方可报销并做纳税调整处理。

4.3.6各部门因发生经济业务收取的现金或支票，应立即交与财务部办理结算手续。

收到无效支票或假钞时，由业务经手人负责与付款方交涉退换。

4.3.7各部门、公司发生的费用应及时办理报销手续，当年费用必须当年报销，否则视同自愿放弃报销处理。

特殊原因跨年度报销，需由报销人提出申请，经公司经理、财务部主任审核、副总会计师批准后方可报销。

5相关文件和记录

本规定有以下报告和记录：

a）差旅费报销审批表

b）会议情况表；

c）捐赠审批表；

d）付款申请单（详见审批权限管理办法）

e）设备购置申请单（详见审批权限管理办法）

f）预算外开支申请单（详见审批权限管理办法）

差旅费报销审批表

年月日

申请人

部门

所在班组

住宿费标准

实际开支

超支金额

超支原因

说明

乘坐交通工具及席位

实际乘坐

席位

实际开支

金额

原因说明

乘飞机理由及

单双向说明

部室主任审批

分管院长审批

备注

注：

1、本表用于差旅费超标准、乘坐飞机等情况。

2、多人同行在备注中说明，列出名单，同等标准的填写一张表。

3、本表分管院长审批视同差旅费报销单上的领导批准。

会议情况表

根据中华人民共和国国务院令[2007]第512号《中华人民共和国企业所得税法实施条例》的通知要求编制本表。

会议时间

地点

出席人员

费用标准

会议目的

会议内容

部门负责人：

经办人：

捐赠审批表

日期：

受赠单位

委托捐赠单位或团体

损赠原因

捐赠形式及金额

经办人：

经办部门负责人：

副总经济师：

副总会计师：

分管院长：

院长：

注：

所有捐赠支出须通过公益性社会团体或者县级以上人民政府及其部门捐出。