报销管理Financial Reimbursement财务报销规定.docx

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报销管理FinancialReimbursement财务报销规定

《财务报销制度及报销流程》

FinancialReimbursementSystemandProcedures

Contents

第一章总则Chapterone:

generalprinciple

第二章借支管理规定及借支流程Chaptertwo:

cashborrowingregulationsandprocedures

第三章日常费用报销规定及流程Chapterthree:

systemsandproceduresofapplyingforreimbursementondailyexpenses

第四章工薪福利及相关费用支出制度及流程Chapterfour:

systemsandproceduresofapplyingforreimbursementonwelfareandrelevantexpenses

第五章专项费用支出、报销制度及流程Chapterfive:

specialexpenses;systemsandproceduresofapplyingforreimbursement

第六章报销时间的具体规定Chaptersix:

provisionsforthetimetoapplyforreimbursement

第七章附则Chapterseven:

others

第一章总则

ChapterOne:

GeneralPrinciple

　　第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务行为,合理控制费用支出，特制定本制度。

Articleone:

forenhancingcorporatemanaging,standardizingfinancialproceduresandcontrollingtheexpensesrationally,thesearticlesaremade.

　　第二条本制度根据相关财经制度及公司实际情况，将财务借支和报销分为日常费用、工薪福利费用、专项费用及其它专项支出；同时规定了公司借款制度及流程和各项支出报销制度及流程。

Articletwo：

accordingtorelevantfinancialsystemsandourcorporatesituation,thesearticlesdividefinancialborrowingandapplyingforreimbursementintothreepartsasdailyexpenses,staffwelfarespecificcostandotherspecialexpense.

第三条本制度适用公司全体员工。

Articlethree:

theseregulationsapplytoallstaffs.

第二章：

借支管理规定及借支流程

Chaptertwo:

cashborrowingregulationsandprocedures

第四条借款管理规定Articlefour:

cashborrowingregulations

（一）周转金借款：

周转金主要用于公司财务部用于日常工作开支，根据月度财务预算填写《借款申请表》经总经理批准后由财务部申领和管理。

Borrowingrevolvingfund:

revolvingfundismainlyusedbyfinancialdepartfordailyexpenses.Afterfillingtheapplicationformofcashborrowingbasedonmonthlybudgetandsignedbygeneralmanager,thefinancialdepartmentcangettheappliedamountofmoneyandtherighttospendit.

（二）出差借款：

出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

Cashborrowingforbusinesstrip:

borrowcashafterfillingtheapplicationforbusinesstripandfinishtheproceduresofapplicationforreimbursementwithinfivedaysbacktooffice.

　　（三）其他临时借款，如办公费、招待费开支等，借款人员应填写《借款申请表》报总经理或其授权的分管领导签批后，按批准的借支项目及金额到财务部办理借款手续。

临时借款应在限定开支时间完毕后的5个工作日内办理报销还款手续。

　　（四）各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。

Anycashborrowingabove5,000RMBneedtobeinformedtothefinancialdepartmentinadvanceofoneday.

（五）借款销账规定：

Rulesaboutwrite-off:

（1）借款销账时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围支出的，须经总经理或授权的其他分管领导批准，否则财务人员有权拒绝销账；Write-offsshouldbebasedonapplicationforms,exceededamountneedsgeneralmanagerorotherauthorizedleader’sapproval,otherwisefinancialaccountantcanrefusethewrite-off.

（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销账手续。

Normally,borrowedchequeshouldbewrittenoffinfivedays.

　　（六）借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还者由财务部从其本人工资中扣回。

Anyborrowerwithunreturnedloancannotborrowagain.Financialdepartmentwilldeducttheloanfromborrower’ssalary.

　　第五条借款流程Articlefive:

borrowingprocedures

（一）借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、借款方式（支票或现金）。

FillingBorrowingformwithreason,amount（identicalChinesetraditionalnumberswithArabicnumbers;rewritingwillnotbeaccepted）,loanform（cashorcheque）

（二）审批流程：

主管部门经理审核签字→分管财务领导复核→总经理审批。

Approvingprocedures:

signaturebydepartmentmanager→checkbyfinancialofficer→approvalbygeneralmanager

　　（三）财务付款：

借款人凭审批后的《借款单》到财务部办理领款手续。

Paymentbyfinancialdepartment:

borrowergetstheloanafterfinishingrelevantformswiththeBorrowingform.

　　第三章日常费用报销制度及流程

Chapterthree:

systemsandproceduresofapplyingforreimbursementondailyexpenses

　　第六条日常费用主要包括差旅费、电话费、办公费、低值易耗品、业务招待费、资料费等。

在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

Articlesix:

dailyexpensesincludecostonbusinesstrip,phonebill,officestationery,low-valueeasy

　　第七条费用报销的一般规定articleseven:

generalrulesonapplyingforreimbursement

（一）报销人必须取得相应的合法票据（相关规定见《发票管理制度》）并注意审核真伪,且发票背面有经办人签名。

特殊情况开支如无合法票据，报销人应在收据、白条上注明情况，另外至少1名以上公司当事人签字证明，方可核销。

Reimbursementmustobtaintheappropriatelegalbills（relevantrulescanbeseenininvoicemanagementsystem）,whichneedsauthenticationandsignatureofhandlingperson.Specialexpenseswithoutlegalbillsneednotificationonreceiptwithsignatureofatleastonecorporateinterestedperson.

（二）填写报销单应注意:

根据费用性质填写对应报销单；严格按报销单要求项目书写，注明附件和票据张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；摘要栏内简述费用内容或事由。

Attentionforfillingapplicationforreimbursement:

guidedbythecharacteroftheexpenses;strictlyfollowingtherequirements,withattachmentandthequantityofthebillsclearlyindicated;amountofmoney（identicalChinesetraditionalnumberswithArabicnumbers,rewritingwillnotbeaccepted）;expensecontentandreasonsshouldbenoted.

　　（三）按规定的审批流程报批。

Applyforreimbursementbytheregulatedprocedures.

　　（三）报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

Reimbursementabove5,000RMBneedstobeinformedtofinancialdepartmentinadvanceofoneday.

　　（四）费用报销的一般流程:

报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→应办理借款申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→分管财务领导复核→总经理审批→到出纳处报销。

Regularproceduresofapplyingforreimbursement:

fillingformsandpreparethereceiptdocuments→signaturebydepartmentmanager→checkbyfinancialdepartmentofficer→examandapprovalbygeneralmanager→getpaidfromcashier

　　第八条差旅费报销制度及流程systemsandproceduresofapplyforreimbursementforcostonbusinesstrip

（一）费用标准expensestandard:

根据不同岗位和出差性质以及出差区域参照《差旅费报销标准》

（另发）执行。

超出《差旅费报销标准》的按总经理签批意见核销。

Duetodifferentpositionsandcharactersofbusinesstripandtripdestination,reimbursementpaidaccordingtoexpensestandardsofapplicationforreimbursementforcostonbusinesstrip,whichistobeissued.Amountsoverthestandardshouldbepaidundergeneralmanager’sadvice.

因公发生的市内交通费和特殊情况下的出租车费，填写《差旅报销单》（粘贴相关交通票据），按公司相关规定报销。

Travellingexpensesandtaxifeeforspecialoccasioncangetreimbursementwithreceiptfollowingthecorporateregulations.

（二）补充说明additionalremarks：

　　1.报销住宿费必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准的或未经总经理批准的开支部分由员工自行承担。

Lodgingcostneedsreceiptforreimbursement.Amountsbelowstandardwillnotbepaid,thesameasunapprovedexceededamounts.

　　2.实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间至到达目的地时间为准，当日12：

00以后出发（或12：

00以前到达）以半天计，当日12：

00以前出发（或12：

00以后到达）以一天计。

Virtualtriptimeshallbecountedbythetimeontravelvehicles.Settingoutorarrivalafter12o’clockcountshalfaday.Otherwise,oneday.

3.出差期间伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。

panyaffordsallBoardandlodgingfeesaccordingtotherealcost.Exceptionalcaseswithoutreceiptcangetreimbursementbythestandards.

4.出差期间宴请客户需事前请示总经理批准（以短信回复为依据）后方可安排宴请并凭发票报销招待费，同时按比例（早餐20％、午餐或晚餐40％）扣减出差人当天的伙食补贴。

Entertainingguestduringbusinesstripneedsgeneralmanager’sapprovalbytextmessage.

　　5.出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

Anycostpaidbycounterpartwillnotgetreimbursement.

　　（三）报销流程proceduresofapplyingforreimbursement

　　1.出差申请：

拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具和预计差旅费用项目及余额等，报总经理审批。

Businesstripapplication:

staffwhoisgoingtotakeabusinesstripshouldfillapplicationformforbusinesstripwithdetaileddestination,purpose,plan,transportationvehiclesandbudget.Thensendtheformtogeneralmanagerforapproval.

　　2.借支差旅费：

出差人员将已审批的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

Businesstriploan:

sendingtheapplicationformtofinancialdepartment;finishingtheproceduresofcashborrowingandgettingthemoneyfromfinancialaccountant.

　　3.返回报销：

出差人员应在回公司（或项目部）后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，送财务部审核签字，呈总经理审批；报销时首先还清预借款，原则上预借款未清者不予办理新的借支。

Applicationforreimbursement:

Thisprocedureshouldbedonewithinfivedaysafterthetripisfinished.Fillingthereimbursementformforbusinesstripbasedonbusinesstripexpensesstandard,askingforapprovalfromdepartmentmanager,financialdepartmentandgeneralmanager.Oneshouldpayofftheloanbeforeapplyingforreimbursement.

　　第九条电话费报销制度及流程Articlenine:

systemsandproceduresofapplicationforreimbursementoncellphonefee

（一）费用标准expensestandard:

　　1.移动通讯费：

员工手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位、工作性质和职位设定不同的报销标准，具体标准见公司相关规定。

Mobilephonefee:

duetotheposts,jobcharactersandpositions,thestandardsaredifferent,whichcanbefoundinrelevantcorporateregulations.

2．固定电话费：

公司固定电话，由公司统一支付话费。

Telephonefee:

thiscostwillbepaidbythepany

（二）报销流程procedures:

　　1、公司办公室每月初（10日前）将上月员工手机费执行标准（含特批执行标准）交财务部。

Eachofficesendmobilephonefeestandardwithspecialapprovedonesoflastmonthtofinancialdepartmentbefore10thofeachmonth.

　　2、财务部通知员工于每月中旬（15日前）按话费标准将上月发票交财务部集中办理报销手续。

Financialdepartmentwillinformallstafftoturninthereceiptofmobilephonefeeoflastmonthbefore15thofeachmonth.

　　3、财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。

Financialdepartmentwillappointonespecialpersontooperatetheproceduresofalltheapplicationforreimbursementofmobilephonefee.

　　4、员工到财务部出纳处签字领款（每月25日前）。

Staffsgetreimbursementatfinancialdepartmentaftersigningthebillsbefore25th.

5、固定电话费由办公室指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续。

Speciallyassignedpersonwilltakecareofthetelephonefeeaccordingtostandardsofdailyexpenses.

第十条办公费、低值易耗品等报销制度和流程articleten:

systemsandproceduresofapplyingforreimbursementofofficestationeryandlow-valueeasilywornarticles

（1）公司此类费用由办公室统一管理，集中购置，并制定专人负责登记。

Thiskindofexpenseswillbeundercontroloftheonespeciallyassignedpersonandpurchasedcollectively.

（2）报销流程procedures:

　　1、购置申请:

公司办公室每月度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时支出100元以下的口头向分管领导请示，100元以上应填写《购置申请单》报批。

Purchasingapplication:

basedonthemonthlyneedandstorage,officewillmakepurchasingbudgetaccordingtobudgetmanagingsystem.Expensesunder100RMBneedoralapprovalfromleader,andpurchasingapplicationforexpensesabove100RMB.

2．报销程序：

报销人先填写《费用报销单》（附出入库单），按日常费用审批程序报批。

审批后的报销单交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。

Procedures:

afterfillingtheapplicationforreimbursementwithAddingStorageInforminaccordancewithrelevantregulations,onecangetthereimbursementfromfinancialdepartmentorusethemoneytowriteoffhisloan.

3．工程项目部此类费用的购置和报销另行规定。

Forconstructionprojectdepartmen