采购过程的控制.docx

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采购过程的控制

结合ISO9001－2000标准谈采购过程控制

刘长胤、王丽萍冯秀玲

对采购过程实施控制的目的是为了使采购产品能够满足企业对采购产品的要求。

是企业对产品实施控制的源头，是企业向顾客提供合格产品的基本保证。

那么，如何对采购过程进行控制才能实现以上目的?

要求企业应将对产品质量控制的手段前移到对采购产品的供货源头，对供方实施控制，要求供方具备长期稳定地g提供合格产品的能力，从而使本企业采购的产品能够符合规定的采购要求。

采购过程的识别、确定

采购本身是过程，同时也存在若干子过程。

这些过程都存在输人、转换和输出，每个过程都存在过剧的目标和相关要求。

只有对采购则全过程和若干子过程实施控制才晓实现对采购产品实施控制的目的。

企业对采购过程的控制应适则企业实际运作的需要，企业的规模和采购产品不同，控制的过程可能有较大的差异，但通常情况下，企业的采购过程可以包括以下子过程：

1.确定采购产品的需求

企业根据生产的需要，可以确E定采购产品的种类和特性，提出采购产品清单或以适宜的其他方式表述。

这种采购产品的需求，必须根据企业实施运作需要的方式提出。

在大多数批量或小批量轮番生产的I企业，可以在某阶段内，例如一年或对年时间内，在盘查库存的基础上，贴出需要购人的采购产品名录。

在刚某一工程项目进行一次性施工的限筑施工企业，也应在确定施工项目之后，在施工准备阶段提出本项工程所需的采购产品清单，并完成目供方的调查和评价，选择好合格四方，为具体实施采购做好准备。

值得注意的是，采购产品的需际和采购产品清单的提出，以及后用的对供方的调查、评价和选择，都民为能够及时采购到合格产品而做出准备。

“工欲善其事，必先利其回”。

在采购计划下达前，对拟采购品的供方进行调查、评价，并选择确定合格的供方。

在采购计划下达后，可按采购计划的要求，立即到已确定的合格供方采购合格产品，而采购计划则是实施采购的指令。

如果采购计划下达后，再对供方进行调查和评价则会影响采购活动的顺利进行。

因此，在多数情况下，采购产品清单的提出和具体执行采购任务的采购计划还是有所区别的。

2.对采购产品实施重要度分级。

GB/T19001－2000标准7.4.1提出：

“对供方及采购的产品控制的类型和程度应取决于采购的产品对随后的产品实现或最终产品的影响”。

这就明确提出了本企业采购的产品对产品实现过程和最终产品的影响程度是不同的。

有的采购产品对最终产品将起到至关重要的作用，有的采购产品可能对最终产品或后续活动的影响无关紧要。

例如，生产不锈钢水杯的企业，采购的产品有不锈钢的钢材和包装时使用的塑料薄膜。

对这两种采购产品而言，不锈钢的钢材对水杯的质量特性将起到重要作用，而起保护作用的包装盒内的塑料薄膜，对产品质量的影响则是很小的。

企业应针对以上采购产品的重要程度，将不锈钢的钢材列人重要的采购产品实施重点监控，而对塑料薄膜实施一般控制即可。

因此，企业应什对采购产品清单，按采购产品对最终产品或后续产品实现影响的重要程度划分级别。

可分为关键、重要和一般的采购产品或按企业的实际需要划分。

一般情况下，企业的关键采购产品往往是少数的，重要的采购产品也不一定占有较大数量。

企业可以集中主要精力控制关键和重要的采购产品，对大量的一般采购产品实施一般控制，从而大大提高企业对采购产品实施控制的效果。

3.提出供方预选名单

   企业应针对关键和重要的采购产品，提出每种采购产品的预选供方名单，对这些列人预选的供方分别进行调查和评价，进行充分比较，做到“货比三家”，从而选择质量好。

价格合理、服务周到的供方作为企业的供货来源。

同时，在选择和比较过程中也可以形成供方的竞争机制。

通过供方的竟争，可以采购到价格更加低廉的产品，从而降低产品成本，获得更多的利益。

值得注意的是，有的企业对采购产品，无论是关键、重要的采购产品，还是一般的采购产品，都没有提出预选的供方。

对采购的某种产品，只是提出由一家供货，并对一家供方进行调查，确定一家供方为合格供方。

这样，如何能做到”货比三家”，形成供方的竞争机制而使企业获利呢？

这种做法很可能偏离GB/T19001－2000标准7.4.1条款的要求，而使企业对供方的选择流于形式，何谈对采购过程实施控制的有效性呢？

供方的市场也是动态的，供方本身也不是一成不变的，为确保本企业能长期稳定地采购到符合要求的产品，应随时对供方进行评价和选择。

4.对预选供方进行调查、评价和选择

   根据采购产品清单中需采购的产品及按重要度分级要求，对提供关键和重要采购产品的供方，参照企业已确定的采购信息要求进行质量保证能力的调查、评价和选择。

调查的内容应包括供方相关人员的能力、技术水平和资格要求等；还包括供方的设备能力二工艺水平、检验和试验能力、合格原材料的供应能力。

生产环境的保证能力等；同时地应包括供方的自我调控和改进提高的能力、产品实物质量、产品价格及售后服务和信誉情况等内容。

通过调查，对供方作出总体评价，并进行选择。

合格供方清单应经过授权人批准，并按受控文件管理。

对供方调查的方式应根据采购的不同产品及供方的具体情况具体确定，切不可以某种统一的模式进行。

例如：

（1）可以采取试用的方式进行。

经过使用认为供方的产品可以满足本企业的需要，同时应对供方的相关质量保证能力进行调查评价，以确保供方有能力长期稳定地提供合格产品。

（2）根据采购产品的质量水平和信誉程度以及产品的品牌，直接将其确定为合格供方，如采购德国的西门子电器产品、我国宝钢生产的钢材等产品，不必进行质量保证能力的调查和评价。

（3）对新列人采购名单的供方或了解不够深人的供方，应按对供方调查和评价的内容进行，并依据企业制定的《对供方调查、评价和重新评价准则》的规定进行调查和评价，对判定合格的供方列人合格供方名单。

企业在采购过程中，有的采购产品可能直接从商贸公司进货。

在这种情况下，企业对供方的调查和评价，可以是既评“商”又评“厂”。

评价商贸公司的信誉是否可以长期稳定经销货真价实的产品，是否存在经销假。

冒、伪、劣产品的劣迹等。

但更重要的是评“厂”。

应根据相关信息，追溯到采购产品的直接生产厂家。

5.在合格供方采购产品

   合格供方的产生一般应属企业采购计划下达前的准备工作。

在具体实施采购时，应根据采购计划的安排，到合格供方进行采购进货。

但企业可能发生“紧急采购”的情况。

也就是已列人合格供方的企业由于某些特殊情况不能按正常情况进行供货。

在这种情况下，对新的供方进行调查和评价，在时间上已来不及了，因此企业应作出“紧急采购”的具体规定。

例如对‘紧急采购”的供方通过授权人员的批准，取代对合格供方的调查；对“紧急采购”产品应做好标识，以便发生不合格时进行跟踪更换等。

同时还需要注意做好合格供方的继续调查和评价。

   6.调查、评价和再评价的记录

GB/T19001—2000标准第7.4.1条款提出，评价结果及评价引起的任何必要措施的记录应予保持。

因此，这些记录应属于对采购过程实施有效控制的组成部分。

这些记录可以包括对供方质量保证能力的调查、评价和批准合格供方的相关记录，以及对供方再评价的记录；也可以包括通过对供方的调查和评价提出的相关措施的记录。

例如对供方提出限期改进的要求，企业严格进货检验的规定，以及在供方不能满足本企业要求的情况下，从合格供方名单中除名的决定等记录。

“采购产品的验证”和‘’对合格供方的重新评价”子过程从略。

评价、选择和重新评价的准则

GB/T19001—2000标准7.4.1条款明确提出：

“应制定选择、评价和重新评价的准则。

”这一准则是对供方进行调查、评价和选择以及重新评价的依据。

因此，企业应对此作出具体安排。

通常情况下，这一准则可以包括如下内容：

   对供方进行调查、评价和选择的主要目的；

对供方调查、评价和选择的主要职责和权限，其中可以包括调查人员，参与评价的部门，合格供方的授权批准等职责和权限的规定；

调查的主要内容及要求；调查评价的步骤安排；调查评价方法的规定及说明；合格供方的判断；

当供方不能满足要求时的处理意见；

再评价的时机、方法和要求；记录要求。

   采购信息

GB/T19001—2000标准7.4.2条款提出，采购信息应表述拟采购的产品。

因此，采购信息是对采购产品的要求和采购的依据。

特别是7.4.2a条款提出了“产品、程序、过程和设备的批准要求。

”这就明确提出了这些要求是由企业批准后，由采购人员代表本企业向供方提出的要求。

对企业的采购信息作出明确的规定，有助于确保采购产品的质量。

不同的采购产品，应有不同的采购要求。

什对企业的实际需要，适当时，采购信息主要内容可包括：

1.产品的批准要求。

例如，对采购产品的质量特性要求，可以包括产品功能和性能特性的要求，提出采购产品的验收准则，规定采购产品的规格、型号、等级以及应满足的相应产品标准和产品规范等内容。

对重要的采购产品，也可能提出对构成采购产品的原材料的批准要求，以及产品“紧急放行”和出现不合格时的批准要求等。

2.程序的批准要求。

在采购过程中，有很多需要企业和供方共同遵守的程序。

这些程序在企业实施采购之前双方达成共识，可以减少不必要的纠纷，避免给供需双方造成不必要的损失。

例如，在采购过程中双方应严格遵守《产品交付程序》，其中可以包括采购产品交付的步骤、方法、存放地点、产品标识、产品防护、采购产品说明和相关文件的要求，以及双方需签署的交接手续等。

特别应注意对产品交付过程中的产权转移作出明确的界定，以避免造成双方不必要的纠葛。

这些采购程序的要求，还可以包括《采购产品的让步接收程序》、《不合格品处理程序》、《供需双方纠纷处理程序》等。

3．过程的批准要求。

对于某些重点工程以及航天、核能、军工等领域，针对重要的采购产品可能提出过程的批准要求。

例如，产品的加工工艺流程，要求供方必须严格遵守。

产品加工中不能漏掉某些工序，生产和服务提供中必须按批准的作业文件操作。

执行的工艺要求如发生变更，应由企业批准后实施。

特别是产品形成中的关键过程、重要过程及需要确认的过程的控制，对过程能力的有关要求等，都应严格按企业的批准要求实施。

对检验和试验过程更应严格按企业的批准要求操作，其中可以包括验证点和停止点的设置，检验方法、步骤及对接收准则的批准要求等项内容。

这些要求未经本企业批准，不得作任何变更。

4设备的批准要求。

对重要的采购产品，使用企业批准的加工设备可以确保采购产品的质量。

一旦发生加工设备的变更，包括设备的规格、型号的变更都可能影响采购采购产品加工设备的变更，应由本企业批准后实施。

特别是对关键过程和特殊过程使用的设备，更应由企业批准。

企业对必要的工艺装备也可能提出批准要求。

5.人员资格的要求。

根据采购产品的需求，企业可能对供方人员能力、操作水平及人员资格提出要求。

例如，供方人员的技术能力、操作人员持证上岗等要求。

6.质量管理体系要求。

对重要的供方、大批量采购产品的供方或长期合作的供方等，企业可能提出质量管理体系的全面要求，要求供方按GBH19001MO（llfi准建立并保持质量管理体系；要求通过质量管理体系认证，获得认证合格证书，或由企业实施第二方质量管理体系审核，在满足企业审核要求的前提下，方可作为本企业的合格供方。

对以上采购信息，应根据企业的实际需要向供方提出要求。

这些采购信息都属于标准742条款提出的“适当时”O在企业认为某项要求没有必要，或不需要向供方提出，也不会影响采购产品质量时，则可以不纳人采购信息之中向供方提出要求。

GB/T19001—2000标准7.4.2条款还明确提出，在与供方沟通前，企业应确保所规定的采购要求是充分与适当的。

这就要求企业在向供方提出采购产品要求亡前，进行较充分的评审，以确保对供方提出的要求是全面的，是适用的。

   采购产品的验证

1.采购产品验证的方式

  GB/T19001—2000标准7.4.3条款提出，企业应确定并实施检验或其他必要的活动，以确保采购的产品满足规定的采购要求。

这就要求企业应针对本企业采购产品的特点，对采购产品的验证方式作出安排。

验证的目的是确保采购产品满足现定的采购要求。

一般情况下，企业对采购产品的验证，存在以下几种情况，见下图：

企业对采购产品实施进货检验或试验，以及对采购产品实施进货的验证，是目前多数企业实施的验证方式。

在上面的关系图中属第2种验证方式。

企业派出代表到供方货源处进行验证。

例如，派出检验员到供方货源处进行检验或派出采购人员到供方现场进行综合评价等。

这种验证方式对多数企业是适用的。

在上面的关系图中属第1种验证方式。

顾客派出代表到企业，在采购产品投产前进行验证。

顾客验证合格时，企业可以投产使用，反之不能投产使用。

这种情况只对重点工程或要求较高的产品适用。

对于一般的产品，顾客不会提出这种验证方式。

在上面的关系图中属第3种验证方式。

顾客派出代表到供方货源处进行验证。

当验证合格时，供方可以向企业发货，反之不能向企业发货。

只有对重点工程或要求较高的产品，顾客才提出这种要求。

这种情况属上面关系图中第4种验证方式。

企业可根据实际需求，针对不同的采购产品，对验证方式作出适当安排。

   2.在供方货源处验证的安排以及产品放行的规定

GB/T19001—2000标准7.4.3条款提出，当企业或其顾客拟在供方现场实施验证时，企业应在采购信息中对拟验证的安排和产品放行的方法作出规定。

根据我国的实际情况，顾客到供方现场实施验证的情况并不多见。

只有对重点工程等，才提出这样的要求。

但企业派人到供方现场实施验证的情况，则是普遍存在的。

因此，对这种验证的安排和产品放行的方法应在采购信息中作出规定，并向供方以采购信息的方式提出，要求子以配合或予以满足。

在有些情况下，企业可以派出检验员到供方货源处进行验证，这就要求企业需要在采购信息中作出安排。

例如，由企业的哪个部门，派出什么资格的人员到供方现场验证；企业派出的验证人员到现场后如何抽样；按哪些标准或依据进行验证或检验；验证的结果需作出哪些记录；验证的结论给出后，应明确在什么情况下供方可以向企业发货，在什么情况下不能向企业发货等。

在这些验证的安排和放行的方法作出规定后，应及时通报供方，以便供方与企业的有关部门联系，于以接待，配合企业的验证活动顺利实施。

除此之外，企业经常发生的验证活动是由采购部门派出采购人员到供方现场实施验证。

由于采购人员不具备检验能力，只能到供方进行现场综合评价。

在这种情况下，企业可以在采购信息中规定由采购部门派出采购人员到供方现场实施验证。

验证的方式和内容，可包括查验采购产品的实物质量状况，验证产品的检验纪录及产品合格证明资料，查验产品加工中的工艺执行情况，观察加工设备是否符合相关规定，抽查操作人员的操作能力或持证上岗的证据等、通过这种验证，对采购产品的质量状况可以作出综合评价，按规定做好记录，并给出在什么情况下可以发货，在什么情况下不能发货的结论。

   除此之外，还可能存在其他的验证方式，应由企业具体子以识别和确定，井在采购信息中作出安排。