采购管理职位工作手册配套光盘.docx

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采购管理职位工作手册配套光盘

采购管理职位工作手册

第一章采购部职能描述

第一节采购部职能、工作目标与职责

一、采购部的职能

采购部由企业采购系统最高负责人领导，在相关职能部门的配合协助下，严格制定并执行采购制度与采购工作流程，确保企业生产、经营活动顺利进行。

采购部在企业中行使以下职能。

1.建立采购部组织

结合企业实际情况和发展需求，建立健全采购部的组织结构设计，明确职责分工，优化人员配置，提高采购工作绩效。

2.建立健全采购管理制度体系

根据企业管理要求及部门任务，制定并严格执行采购规章制度，规范采购作业。

3.采购计划管理

在调查和分析采购需求的基础上进行采购决策，编制采购计划与采购预算，指导采购活动。

4.供应商管理

根据采购计划进行市场调研，对供应商进行选择、评审和考核，建立并完善供应商档案。

5.采购价格管理

建立并更新重要物资及常备物资的价格档案，指导采购作业与价格谈判，提高采购绩效。

6.采购合同管理

组织合同评审，签订采购合同，建立采购合同台账并分类管理，监督合同的执行。

7.采购进度控制

监督采购合同的签订与执行，开展采购跟单与催货工作并进行交期管理，严格控制采购进度，确保供应及时。

8.采购质量控制

建立采购认证体系，对供应商及采购物资的质量进行检验和认证，确保采购物资符合企业质量要求。

9.采购成本控制

严格执行采购预算，监督采购询价、议价、订购过程费用的使用情况，开展成本分析，有效控制采购成本。

10.采购绩效管理

定期对部门采购作业及各采购人员进行绩效考核，并根据采购结果实施奖惩，分析采购过程中的薄弱环节与问题，制订改进计划，提高采购绩效。

三、采购部的工作职责

采购部的具体工作职责如表1-1所示。

表1-1采购部工作职责一览表

1．建立与完善采购

制度

（1）依据企业管理制度制定采购部门规章制度，以规范采购人员的工作行为

（2）制定采购管理制度体系，确保部门内各个环节的工作有章可循

2．采购流程设计

（1）根据企业采购特点及各部门分工情况，建立科学的采购流程

（2）监督采购流程的执行情况，确保采购作业的规范化、流程化

3．采购计划的制订

（1）根据企业战略目标和年度经营重点，制订年度采购计划及部门目标

（2）根据年度采购计划编制采购预算，确保采购计划顺利执行

4．供应商开发管理

（1）确保认证供应商数量每年增加三家以上，并且保持稳定

（2）定期对供应商进行考核，解除不合格的供应商

（3）维护和管理现有供应商，与其保持良好的合作关系

5．采购价格管理

（1）建立采购价格管理流程，确保价格管理工作有序的开展

（2）组织实施价格调研分析以及询价、议价等工作，以获取物料的最优价格

6．采购招标管理

（1）制定评标规则和评价指标的权重，以明确目标供应商的资质

（2）对招标工作各环节实施监控，确保整个过程公开、公正

7．采购合同管理

（1）建立合同管理流程，统一采购合同范本，实现合同管理的规范化

（2）签署合同并监督合同的执行情况，及时规避合同履行风险

8．采购质量管理

（1）制定各类采购物资的质量检验标准和规范，并监督落实情况

（2）妥善处理采购过程中出现的物资质量问题，确保入库物资全部合格

9．采购成本管理

（1）制定采购成本控制目标和计划，确保采购成本控制工作的有序开展

（2）监督下属人员采购成本控制计划的实施情况，有效控制采购成本

10．采购结算管理

（1）协调、管理并监督采购日常结算工作

（2）及时处理采购结算过程中出现的问题，确保采购结算工作及时、准确

11．采购风险管理

（1）建立完善的采购风险防范机制，有效防范和控制采购风险

（2）严密监控采购各环节，预防并及时规避采购风险

12．采购人员绩效管理

（1）依企业绩效管理制度和采购部门目标，制定合理的采购绩效标准

（2）定期实施绩效考核，有效应用考核结果，以促进员工绩效的提升

第二节采购部主要岗位工作职责

一、采购总监的岗位职责

岗位名称

采购总监

所属部门

采购部

上级

下级

任职资格

1．学历、专业知识：

大学本科及以上学历，采购类、管理类、物流类及相关专业

2．工作经验：

从事8年以上大中型企业采购或供应链管理工作，并担任本职位5年以上

3．业务了解范围：

具备现代企业采购管理实操经验；熟悉招标流程，熟悉原材料期货市场运作；能够根据企业发展制订出相应的采购计划；具备系统的采购和供应链管理理念以及较丰富的管理实践经验；熟悉各种原材料的供应渠道；精通采购原理及成本控制

工作职责

职责细分

1．企业总体战略规划

（1）参与企业目标规划、规章制度、重点工作计划的制订，并组织贯彻执行

（2）根据企业经营目标制定采购战略规划，为重大采购决策提供建议和信息支持

（3）组织制定采购部相关规章制度、工作规范和工作计划，并监督检查其执行情况

2．部门组织管理

（1）规划采购部的组织结构，规划下属人员的工作职责

（2）负责筛选并任用采购部主管级及以上的工作人员

3．采购计划管理

（1）审核采购工作计划的制订、分解、实施及考核工作

（2）负责准确传达和执行企业的采购计划安排

4．采购预算管理

（1）汇总、审核下级上报的月度预算，参加企业月度预算分析和平衡会议

（2）审查部门预算外的临时采购需求，审核临时采购计划

5．供应商管理

（1）组织建立物资采购供应系统

（2）多方面开拓供应渠道，并对供应商进行管理

6．采购部人员调动管理

（1）负责采购管理人员的招聘工作

（2）指导、监督、考核采购管理人员，根据工作需要提出人事调整建议，控制部门人事费用和人员编制

二、采购部经理的岗位职责

岗位名称

采购部经理

所属部门

采购部

上级

采购总监

下级

任职资格

1．学历、专业知识：

大学本科及以上学历，采购类、管理类、经济类、物流类等相关专业

2．工作经验：

从事过5年以上大中型企业采购管理工作，并担任本职位3年以上

3．业务了解范围：

熟悉招标和采购流程，熟悉供应商评估、考核流程，熟悉合同法、国际贸易规则以及货物进出口流程，熟悉相关质量体系标准

工作职责

职责细分

1．制定采购战略规划

（1）分析内部采购需求和外部市场供需信息，根据企业战略规划情况制定采购战略

（2）根据采购战略制定采购部门工作方针和目标

2．建立采购管理制度体系

（1）依企业管理要求和采购战略，建立健全企业采购管理制度

（2）贯彻各项采购管理制度，并监督其落实情况

3．建立并规范采购工作流程

（1）根据采购业务模式和各岗位职责分工情况，制定科学合理的采购流程

（2）根据企业发展和市场变化需要，及时调整并优化采购各项工作流程

4．制订采购计划

（1）根据采购战略和部门目标制订阶段性采购计划

（2）根据采购计划编制采购预算

（3）审核采购部门内部各岗位工作计划，并监督落实

5．控制采购成本

（1）审核采购成本控制目标和成本控制计划，并监督其落实情况

（2）审核采购订单和物资调拨单，严格控制成本费用

6．供应商管理

（1）负责指导下属做好供应市场调研，开发合格的供应商

（2）定期组织对供应商的考核、评估工作

（3）选择新的合格供应商，并对其进行审批

（4）指导下属做好供应商维护工作

7．采购谈判与合同管理

（1）监督并开展大批量订货业务的洽谈工作，监督采购合同的执行和落实情况

（2）主持采购招标、合同评审工作，签订采购合同，监督执行情况，建立合同台账

8．采购交期管理

（1）整体负责采购进度控制，指导下属开展采购监督跟单、催货工作

（2）进行采购交期管理，确保货物及时供应

9．采购质量控制

（1）指导下属认真检验采购货物质量

（2）负责采购货物的废料、质量事故的预防与处理工作，并定期编制采购报告呈上级领导审阅

10．部门日常管理

（1）负责本部门的日常管理工作，并与其他部门进行工作协调，完成领导交办的任务

（2）负责采购人员的考核、指导等管理工作

第二章采购部组织管理

第二节采购部组织管理细化执行

二、采购部组织管理工作模版

（二）不同规模企业采购部组织结构设计模板

1．中小型企业采购部组织结构

中小型企业采购部组织结构如图2-3所示。

图2-3中小型企业采购部组织结构示例

2．大型企业采购部组织结构

大型企业采购部组织结构如图2-4所示。

图2-4大型企业采购部组织结构示例

（三）不同行业企业采购部组织结构设计模板

1．超市采购部组织结构

超市采购部的组织结构如图2-5所示。

图2-5超市采购部组织结构示例

2．酒店、宾馆采购部组织结构

酒店、宾馆采购部的组织结构如图2-6所示。

图2-6酒店、宾馆采购部组织结构示例

3．工程项目采购部组织结构

房地产、建筑施工企业的工程项目采购包括项目承包、分包招标采购和工程材料采购。

同时，工程项目采购可分为企业统一采购、项目采购、统一采购与项目采购相结合三种采购方式。

工程项目采购部的组织结构如图2-7所示。

图2-7工程项目采购部组织结构示例

三、采购部组织管理工具表单

（一）采购管理职务权限表

业务内容

经办单位

权限

备注

承办人

采购部经理

采购

总监

总经理

董事长

1．年度采购计划拟订

企

√

√

○

会同会有关单位

2．中长期采购目标拟定

企

√

√

○

会同会有关单位

3．部门内业绩评价

企

√

√

○

会同会有关单位

4．部门管理流程拟定

企

√

√

○

会同会有关单位

5．部门业绩评分

企

√

○

会同会有关单位

6．部门经营成效分析

企

√

○

7．营业目标拟定

企

√

√

○

会同会有关单位

8．服务目标拟定

企

√

√

○

会同会有关单位

9．各项账务检查业务

稽

○

10．各项事务的检查业务

稽

○

11．财务账务检查业务

稽

○

12．采购账务检查业务

稽

○

13．各项检查问题点呈报

稽

√

√

○

会有关单位

填写说明：

“√”审核；“○”核定。

（二）采购部工作分析表

部门

科室

岗位名称

直接上级

直接下属

岗位要求

工作目标

主要职能

工作内容

职位互动关系

（三）采购部工作岗位列表

部门

岗位名称

预计岗位人数

实际在

岗人数

岗位要求

采

购

部

采购总监

采购部经理

采购助理

采购计划主管

采购预算主管

供应商主管

招标采购主管

采购合同主管

采购质量主管

供应商管理专员

采购专员

采购跟单员

采购稽核员

第三章采购计划与预算管理

第二节采购计划管理工作细化执行

一、采购计划管理工作知识准备

（一）采购计划的基本要求

1．采购计划应符合企业客观需要

企业应严格按照企业的实际情况制订采购计划，尽量避免采购计划过于保守或理想化。

2．企业计划的可行性和预见性

在采购计划编制过程中应考虑企业年度目标达成的可能性，并对企业年度销