行 政 管 理 标 准.docx

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行政管理标准

行政管理标准

1.目的

1.1为使公司行政管理更加科学化、规范化、程序化，提高行政管理工作效率，特制定本标准。

2.主题内容和适用范围

2.1本标准规定了公司关于会议、印信、文件、接待、办公车辆、档案、电话、卫生、劳保、福利等方面的管理程序和规定。

2.2本标准适用于公司行政和办公事务所涉及的相关部门和人员。

3.会议管理规定

3.1根据公司《章程》规定和精细化管理要求，为进一步规范会议内容和程序，提高公司的办公质量和工作效率，加强各部门沟通，建立健全决策机制，提升公司运营水平，特制订本制度。

3.2会议要求：

3.2.1会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。

3.2.2会议应注重质量，提高效率。

会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。

3.2.3讲求实效。

会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果。

3.2.4严格会议纪律。

会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为参会，会议出勤列入绩效考核成绩中。

3.3本制度适用于公司及各部门的工作会议和专业会议，如总经理办公会、公司主管工作例会、公司月度例会、项目部、部门例会等。

3.4公司各类会议及其安排如下：

3.4.1公司主管工作例会

3.4.1.1公司主管工作例会每周召开一次，于每周一上午召开。

3.4.1.2公司主管工作例会出席人员为公司领导成员，列席会议人员为各部门负责人；会议由总经理主持。

3.4.1.3公司主管工作例会的主要内容是：

会议主持人通报重要事项；各部门负责人报告本部门上周工作情况，提出需要公司协调解决的问题和工作建议，提出本周工作安排方案；与会人员讨论有关事项；会议主持人安排和部署下周公司整体工作并宣布议定事项。

3.4.1.4公司主管工作例会由综合管理部负责组织和记录，议定事项形成《公司主管工作例会会议纪要》，由综合管理部起草，经审核后，交各参会人员、董事审阅。

3.4.2总经理办公会

3.4.2.1总经理办公会不定期召开，由总经理根据需要决定召开，总经理办公会议题由公司领导成员提出，或由公司各部门提出建议后，由总经理确定；公司领导成员对议题如有意见或建议，可在会前提出。

3.4.2.2总经理办公会研究决定公司重大事项，主要内容：

3.4.2.2.1审议公司的发展战略、中长期规划、年度计划，审批重大投资项目；

3.4.2.2.2审议决定公司年度财务预决算和内部利润分配方案及弥补亏损方案；

3.4.2.2.3审议公司业绩考核、薪酬分配方案和基本工资制度；

3.4.2.2.4研究公司内部管理体制、组织机构设置与调整方案；

3.4.2.2.5研究公司重大改革方案和部署；

3.4.2.2.6审议通过公司重要规章制度；

3.4.2.2.7研究决定公司生产经营和管理中的重大问题；

3.4.2.2.8讨论公司年度工作报告，听取公司各部门的工作汇报；

3.4.2.2.9总经理认为应研究审议的其他问题。

3.4.2.3总经理办公会参加范围为：

公司领导成员；根据会议议题，公司相关部门负责人参加。

总经理主持会议；总经理办公会议出席人员为公司领导成员，列席会议人员为各部门负责人。

3.4.2.4总经理办公会议定事项形成《总经理办公会议纪要》，由综合管理部根据会议记录起草，报总经理签发。

3.4.2.5总经理办公会讨论的有关文件原则上会前要送达与会人员阅研。

3.4.2.6总经理办公会的材料、记录、纪要均为公司涉密文档，由综合管理部妥善保存，并于下一年度的二月底前归档。

查阅会议材料、记录、纪要须经综合管理部门主管批准。

3.4.3、部门例会

3.4.3.1部门例会，由各部门自行安排，或由各部门负责人根据工作需要决定，但必须服从公司统一安排，开会时间、参会人员等，不得与公司会议冲突。

3.4.3.2部门例会由各部门负责人主持，该部门全体员工参加。

3.4.3.3部门例会的主要内容是：

部门负责人传达公司会议精神，通报公司近期总体工作安排和面临的问题；每名员工汇报上月工作情况，提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和本月工作安排；与会人员讨论有关事项；部门负责人提出部门下周工作要点、具体安排和有关要求。

3.4.3.4部门例会由部门负责人指定一名员工负责记录，会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求。

3.4.4公司月度例会

3.4.4.1公司月度例会每月召开一次，于每月1-3号择期召开。

3.4.4.2公司月度例会出席人员为公司全体员工。

3.4.4.3公司月度例会的主要内容是：

各部门总结上月工作完成情况，提出本月工作安排方案及需要公司协调解决的问题和工作建议，与会人员讨论有关事项；总经理安排和部署本月公司整体工作并宣布议定事项。

3.4.4.4公司月度例会由综合管理部负责组织和记录，议定事项形成《公司月度例会会议纪要》，由综合管理部起草，经审核后，交各参会人员、董事审阅。

3.4.5项目部例会

3.4.5.1项目部例会，由工程部及下属项目部自行安排，根据工作需要随时召开。

3.4.5.2项目部例会由工程部主管或项目经理主持召开，该项目部全体人员参加。

3.4.5.3项目部例会的主要内容是：

对近期的工作进行总结和部署，针对项目中存在的问题进行逐一解决。

3.4.5.4项目部例会由项目部负责人指定一名员工负责记录，会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求。

　　3.5会议准备

　　3.5.1会议通知遵照以下规定：

　　3.5.1.1会议通知期一般应提前一天以上通知对象为与会人和会务服务提供部门；

3.5.1.2会议前各部门应提前准备好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等），准备好会议所需的各种设施、用品等；

3.5.1.3与会人应事先安排好其他工作事务，避免与会议时间发生冲突。

　　3.5.1.4遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；

　3.5.1.5做好本人的会议纪录。

3.6管理权责和处罚

3.6.1综合管理部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督，并有权对违反本制度的行为提出处罚。

　　3.6.2迟到、早退、缺席

　　3.6.2.1迟到：

参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；

　　3.6.2.2早退：

凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退;

　　3.6.2.3缺席：

凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。

4.印信管理规定

4.1公司行政印章、总经理个人行政签名章由综合管理部负责管理使用，综合管理部经理负责。

公司财务专用章、合同专用章、总经理个人财务签名章由财务部负责管理使用，由财务总监负责。

总经理批准的各部门印章由部门负责人负责。

4.2凡是以公司或部门名义对外加盖的公章及总经理签名章，必须办理公章使用登记手续，否则视为无效。

4.3公司所有印章应使用红色印油或印泥。

4.4因使用磨损需要更换印章，则由印章管理使用部门提出申请，总经理同意后进行制作。

原印章同时截角后封存。

4.5公司对外开具的行政、劳资等方面的介绍信、证明信件，由综合管理部统一办理，加盖公司行政公章后方可有效。

5.文件管理规定

5.1公司文件的种类有决议、通知、通告、通报、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划等，其使用环境和书写的格式符合公文写作的要求。

5.2文件是用来传达公司方针、精神，发布指示、命令，指导公司各单位工作，向上级请示、报告工作的书面表达。

5.3公司文件管理归公司综合管理部。

综合管理部必须做好文件的印编、分发、传递、盖章、催办落实、归档、销毁等工作。

5.4文件处理力求准确、及时、简便。

5.5文件处理程序

5.5.1公司各类文件必须由部门负责人审核，主管领导批准签字后，方可交综合管理部打印。

经主办人员校对后，由综合管理部印刷，主办单位装订。

5.5.2文件必须在交付打印前注明文件的拟稿、核稿、审批人签字及打印的份数、主送单位、抄送、抄报部门、主题词等内容。

5.5.3各部门打印印发的正式文件，必须由综合管理部统一编号。

所使用的文件头，必须使用公司统一印制的文件头。

5.5.4文件的发放由主办单位按照发送范围发放，并做好发放记录，另交综合管理部一份正式文件与原稿及领导审批单一并存入档案。

5.5.5文件需修改或变更的，必须由主办部门下发书面修改通知，并做好修改变更记录，将修改通知和记录交综合管理部备案。

5.5.6如文件出现错误或到期的文件需要回收、销毁时，经主管领导审核签字，由主办部门书面通知，综合管理部统一回收、销毁并做好记录。

5.6禁止任何人以公司、部门或领导个人名义传达口头通知、决定。

5.7所有外来文件均由综合管理部填写文件传阅单，按文件性质由领导确定传阅范围。

5.8综合管理部按时间要求做好催阅工作，并按领导批示意见做好催办工作。

5.9外来文件使用完毕后，文件归入档案管理。

6.档案、图书资料管理规定

6.1档案管理遵守“集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主”的原则。

除财务档案由财务室管理外，其它部门的档案由部门整理后交综合管理部负责管理。

6.2档案管理的程序

6.2.1收集：

综合管理部及相关部门要做好档案资料的收集、整理工作。

6.2.2归档：

将收集、整理的文件、资料进行分类、立卷、编目存入档案室。

6.2.3利用：

各部门及个人可按档案借阅规定进行查阅。

6.3档案立卷的范围

6.3.1上级部门、机关发来的法规、命令、指示、决定、决议、通知、任务、计划、批复、统计年报、规章制度及颁布的各种标准、工作总结报告等。

6.3.2公司向上级机关的请示、报告、工作计划等。

6.3.3公司与有关单位的来往信件、各种协议、合同等。

6.3.4以公司或部门名义下发的各种文件。

6.3.5公司颁布执行的各种规章制度、工作标准等。

6.3.6公司召开的各种会议原始记录、会议纪要及领导讲话稿。

6.3.7公司制定的计划、统计报表、工作总结等。

6.3.8各种公司信函、传真以及上访材料和处理意见。

6.3.9其他具有保存价值的文献资料、重要经验材料等。

6.3.10财务档案和工程档案、安全技术档案由财务室、工程技术部根据工作要求和有关规定立卷。

6.4立卷要求

6.4.1立卷的文件材料应按照自然形成的文件字号、历史时间联系的原则和文件的内容进行立卷。

6.4.2在一定案卷内按照文件形成的时间系统安排。

6.4.3档案应有编目规定和案卷目录，以便快速提供和利用。

6.4.4文件的保管应规定保管期限。

一般分永久性、长期（10年以上）、中期（3年以上）和短期（3年以下）保存四种。

6.5档案借阅

6.5.1借阅档案要履行借阅登记手续。

查阅档案只限在公司，必须带出的档案，应由综合管理部经理或相应的主管领导签字批准。

6.5.2一般档案的借阅时间不超过10天，密级档案不得带出。

6.5.3档案借阅人不得转借、调换、拆卸、污损所借的档案，也不得在档案上涂改、圈划，未经综合管理部经理或相应主管的同意不得复印。

6.5.4外单位查阅档案，必须有相关介绍、证明文件，并由有关部门派人陪同查阅，原则上不允许外单位借出档案。

6.6图书、图册、标准及设备说明书和随机资料的管理

6.6.1图书、图册、标准及设备说明书和随机资料（以下均称为资料）均为公司经营和工程施工管理的重要工具，必须由综合管理部行政管理员妥善保管，各种资料的原件必须存于行政管理员处。

6.6.2图书的预订、采购应根据工作的需要，经总工审阅确定，总经理批准后由综合管理部统一办理，未经批准而擅自购买的图书一律自行负责。

期刊每年预订一次（特殊情况经主管领导批准可随时订购）。

6.6.3所有资料统一归综合管理部保管，供借阅，确有必要经批准登记方可发给个人作工具书或参考资料之用。

6.6.4图书藏书量每种不得少于一份。

标准、规范、图册、设备说明书等的原件必须统一保存。

6.6.5采购图书、期刊后，综合管理部应按实物核对验收，并填写“图书验收清单”一式两份，一份作存底，另一份作财务报销凭证附件，验收后综合管理部必须在五天内登帐、分类、编号、建卡以利借用，未经整编的书籍一律不得外借。

6.6.6凡公司职工均可借阅，借阅时应登记。

行政管理员应做好经常性催还、查对、整理和损坏图书的修补工作，根据需要，有权随时索回借出的书刊。

6.6.7借出的书刊应爱护，不得在书上圈点、划线、涂写、批注、撕页，发现上述情况应按价赔偿。

6.6.8外调、退休、离职的职工应及时办理书刊归还手续，否则作适当扣发工资处理。

6.7对档案管理人员的规定

6.7.1公司档案由行政管理员负责。

6.7.2行政管理员应保守档案秘密，严格履行档案管理制度，做好防虫、防霉、防火、防盗、防尘等工作。

6.7.3行政管理员应学习档案管理知识，提高业务素质，有效提高档案的利用率。

6.8根据档案的保存期限，决定档案的销毁时间。

在销毁前应由主管总经理或部门负责人审批并做好销毁记录，综合管理部负责实施。

7.保密管理规定

7.1公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

7.2公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。

7.3公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。

7.4对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。

7.5公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项：

7.51公司重大决策中的秘密事项。

7.52公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。

7.53公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。

7.54公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。

7.55公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

7.56公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。

7.57其他经公司确定应当保密的事项。

7.6一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。

7.7公司秘密的密级分为"绝密"、"机密"、"秘密"三级。

绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。

7.8公司秘级的确定：

7.8.1公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；

7.8.2公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况、重要工程信息、项目预决算及图纸、商业合同、招投标信息为机密级。

7.8.3公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘书级。

7.9属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级，并确定保密期限。

保密期限届满，自行解密。

7.10属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理办公室或主管副总经理委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑部门负责保密。

7.11对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：

7.11.1非经总经理或主管副总公司批准，不得复制和摘抄；

7.11.2收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；

7.11.3在设备完善的保险装置中保存。

7.12属于公司秘密的信息，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。

7.13在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。

7.14具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：

7.14.1选择具备保密条件的会议场所；

7.14.2根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；

7.14.3依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。

7.14.4确定会议内容是否传达及传达范围。

7.15不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。

7.16公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室；总经理办公室接到报告，应立即作出处理。

7.17出现下列情况之一者，给予警告，并计入绩效考核成绩内：

7.17.1泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；

7.17.2违反本制度第十条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条规定的秘密内容的；

7.17.3已泄露公司秘密但采取补救措施的。

7.18出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失。

7.18.1故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；

7.18.2违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；

7.18.3利用职权强制他人违反保密规定的。

8办公车辆管理规定

8.1办公车辆由综合管理部统一调配管理。

8.2管理人员使用车辆必须经部门主管同意，综合管理部统一安排。

如不履行相关手续而私自出车，综合管理部有权拒绝派车。

司机在收到手续齐全的派车单后，方可出车，如没有派车单私自出车，所发生的一切问题及经济损失由司机自行负责承担，并对用车部门和司机进行相应的处罚。

8.3出车单程距离在200公里以内由副总经理签字，并告知总经理，超过200公里或时间超过三天的必须由总经理签字。

8.4小车司机接到派车单后应准时出车，不得无故拖延或拒绝出车，否则将给予一定的处罚。

如因司机迟到或失去联系，综合管理部必须承担管理责任。

8.5车辆如需维修，司机必须提前告知综合管理部，由综合管理部统一安排。

8.6收车时，司机将实际行驶里程如实填写在派车单上，由用车人签字后送综合管理部，不得虚报或瞒报行驶距离，否则给予司机和用车人以50—100元的罚款。

8.7因紧急用车而不能办理用车申请时，必须告知综合管理部经理同意后方可出车，并在收车后补办相应手续，否则由此发生的各项费用均有出车人承担。

8.8如遇大雨、大雾、雪等恶劣天气不能出车时，综合管理部有权拒绝一切用车要求，以保证安全。

8.9司机在出车前八小时不得饮酒。

乘车人在用车期间不能劝司机饮酒（包括含酒精饮料），否则将予以严肃处理，造成事故损失的由司机和责任人自行承担。

公司对因酒驾出现安全事故的司机直接辞退，终身不予录用。

8.10应严格遵守交规，违章处罚及车辆损失由司机承担。

8.11驾龄不足1年的司机必须由驾龄1年以上的司机监护，禁止将车辆交由无证人员驾驶，否则驾车人与交车人共同接受处罚，并承担违章或事故责任。

9.办公用品管理规定

9.1办公用品统一由综合管理部负责分配、管理，严禁部门之间或个人之间私自调换、串用。

办公用品必须登记造册，分配给个人使用的物品由个人签字，分配给部门使用的物品由部门主管签字。

9.2各部门若需添置办公用品应以书面形式报综合管理部，经综合管理部报请主管领导后统一购买，擅自购买一律不给予报销。

9.3各部门办公用品由部门主管负责管理，如发现损害或丢失由部门主管追偿。

9.4上班期间禁止用电脑从事与工作无关的事项，如：

听音乐、上网、玩游戏。

9.5需打印、复印的文件资料应经部门主管审核后由综合管理部统一办理。

9.6综合管理部应定期对办公用品进行检查、维修。

9.7因个人工作变动必须向所属部门或综合管理部移交办公用品。

10.通讯管理规定

10.1公司通讯设施包括办公电话、移动电话等。

10.2通讯由综合管理部统一管理。

遵循“满足需要、保障畅通、控制开支、节约费用”的原则。

10.3管理办法：

按规定配备的移动电话实行定额包干，每月补入工资，不另列支。

10.4公司所有的传真必须经部门负责人审核，经综合管理部经理或主管领导批准并登记。

10.5其它配备通讯工具的人员，因工作需要，经主管领导批准后所发生的话费，可以据实报销。

10.6使用电话应礼貌、简洁、长话短说，不闲聊，禁止因私拨打声讯服务、长途电话，尽量不在上班时间因私拨打电话。

11.印签、介绍信管理规定

11.1公章、合同专用章、介绍信由综合管理部统一保管和使用；财务章、发票专用章、总经理财务印章由财务室分别保管和使用。

11.2印信的使用应严把审核关，对文件、介绍信及发出的信函的盖章工作必须经公司有关领导批准，不得私自随意使用。

11.3印信一般不得外借，特殊情况时须经总经理批准并办理手续，用后应及时归还并附使用说明。

11.4介绍信只限本单位人员使用，不得随意转交他人使用。

12.卫生管理规定

11.1公司卫生包括办公场所、库房及施工住所的卫生清扫和保持工作。

11.2办公场所、库房的卫生由综合管理部统一负责安排，施工住所的卫生由项目部统一负责安排。

11.3卫生要求

11.3.1各办公室的地面、桌面、门窗必须干净、整洁，室内物品必须摆放整齐，推行定置管理。

11.3.2库房物资应归类放置，摆放整齐，并保持室内干净卫生。

11.3.3施工住所的地面、门窗、床铺等必须干净、整洁，室内物品必须摆放整齐。

13.劳保用品管理规定

13.1劳保用品由综合管理部行政管理员负责。

13.2综合管理部根据劳保用品的领用标准定期提出采购计划，经副总经理批准后进行采购。

13.3劳保用品的采购要多方寻价，做到价廉物美，质量合格。

13.4行政管理员按公司劳保发放标准按时发放，领用劳保用品必须建立登记台帐并履行签字手续。

13.5因施工需要临时增发劳保品，项目部报请主管副总批准后按实际用量发放。

14.福利管理规定

14.1公司正式职工均可享受福利待遇，试用期员工在试用期满后方可办理。

14.2除养老保险、医疗保险、失业保险、生育保险、工伤保险、住房公积金，公司职工可在节日享受福利费或福利品。

14.3综合管理部负责福利管理工作。

15.本标准由综合管理部负责解释和修改。