汇编环境记录管理程序.docx
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汇编环境记录管理程序
汇编环境记录管理程序
1目的
通过对质量/环境记录的控制和管理，为产品、过程和质量/环境管理体系符合要求提供证据，为生产的可追溯性及纠正和预防措施提供客观依据。
2适用范围
本程序适用于公司质量/环境管理体系记录的管理。
3流程与职责
3.1流程
信息收集
记录表格编制
记录表格填写
记录修改
3.2管理者代表负责监督、审查、协调质量/环境记录管理程序实施情况。
3.3规划发展部负责质量/环境记录的的编号，编制质量/环境记录清单。
3.4各部门负责本部门质量/环境记录的编制、填写、保存、归档、移交和处理。
4工作程序
4.1各部门应收集相关信息，根据质量/环境体系运行的要求和工作需要确定编制记录的种类和数量。
4.2质量/环境记录表格的编制
公司各部门根据质量控制要求、工作需要和质量/环境管理体系程序文件的要求，依据《文件控制程序》编制相应的表格，经部门负责人审批，由相关单位填写。
4.3质量/环境记录的更改
质量/环境记录的更改依据《文件控制程序》进行。
4.4质量/环境记录的汇总
规划发展部负责编制和保存《质量/环境记录清单》，清单包括记录名称、编号（版本）、保存期、使用部门等内容，交分管副总经理审批。
4.5质量/环境记录的填制要求
4.5.1认真填写质量/环境记录，确保质量/环境记录内容的真实性、完整性、准确性。
4.5.2字迹应工整清晰、不得随意涂改，如有笔误，可以划改，并予以签章。
4.5.3质量/环境记录不允许随意更改。
需更改时，须经授权，更改人员在更改处签名，以示负责。
4.6质量/环境记录的保存和检索
4.6.1各部门应有兼职（专职）人员负责本部门质量/环境记录的管理。
记录管理的职责应在相关部门/岗位/人员的职责中明确。
4.6.2质量/环境记录要按不同类别收集、汇总，以有利于查阅、使用。
4.6.3质量/环境记录应根据记录的性质按期装订成册并附有封面，以便检索。
4.6.4质量/环境记录应放置于适当的环境中，采取防蛀、防潮措施，防止损坏和丢失，保持质量/环境记录的完整性。
4.6.5质量/环境记录的保存期按《质量/环境记录清单》的规定执行。
4.6.6质量/环境记录一律不外借，如合同需要验证质量记录时，应办理借阅登记手续，填写《质量/环境记录借阅登记表》，经部门领导审批，方可借阅。
4.7质量/环境记录的处理
质量/环境记录保存期依据《质量/环境记录清单》执行，对超过保存期的质量/环境记录，经分管副总经理批准后，由各部门兼职（专职）人员负责实施销毁。
5相关文件
5.1《文件控制程序》
6相关记录
6.1质量/环境记录清单
6.2质量/环境记录借阅登记表
环境法律法规及合规性评价程序
1目的
确定对生产、生活、经营活动过程中适用的法律、法规及其他相关文件进行有效收集、控制，确保及时、有效地传送到各有关部门并认真执行，同时对遵守环境保护法律法规、其他相关文件要求的情况进行评价。
2适用范围
本程序适用于与公司质量/环境活动相关的法律、法规、标准及其他要求的识别、收集、传递和宣贯，以及本公司遵守环境保护法律、法规及其他要求的评价。
3流程与职责
3.1环境法律法规及合规性评价流程如下：
国家法律法规
国家政策、行政文件
质量/环境标准
收集文件
识别相关条款
评价环保文件运行情况
运行文件
文件发放、宣贯
3.2职责
3.2.1安全生产环境部负责收集环境保护方面的法律、法规及其他要求的文件，并建立获取这些文件的渠道；负责识别相关条款和组织宣贯执行；定期评价对适用环境法律法规的遵循情况；
3.2.2公司办负责接收国家、地方各级政府、行业协会下发的各类与质量/环境有关的法律法规和行政文件；法律事务室会同有关部门负责各类法律法规的宣贯工作。
3.2.3各相关职能部门负责获取与本部门职责相关的法律、法规及其他相关文件，组织宣贯执行；
4控制程序
4.1各职能部门获取与本部门职责相关的法律、法规、标准及其他要求的渠道有：
ａ）与各级行政业务主管部门的联络；
ｂ）互联网查询；
ｃ）各部门订阅的报纸、杂志。
4.2公司办接收的国家、地方各级政府和其他组织下发的各类与质量/环境有关的行政文件后呈公司主要领导批阅，按批示的要求发放至各有关部门办理。
4.3各相关部门收到文件后，应及时修订现有文件并宣贯执行：
ａ）有关环境保护法律法规变更后，公司办法律事务室应负责最新的解释；
ｂ）环境保护技术标准变更后，安全生产环境部、股份公司环保部、规划发展部应及时废止老版，执行新的技术标准；
4.4文件宣贯执行
4.4.1各相关职能部门接到文件后应修订或补充现行文件，并针对补充内容更新现有的考核制度，纳入管理文件体系，按《文件控制程序》发放执行；
4.4.2各有关部门接到文件后修订或补充本部门的《文件清单》，组织本部门干部、职工学习各类法律、法规有关知识及其他文件。
按《人力资源管理程序》执行；
4.4.3宣传部应利用闭路电视、广播、报纸、局域网等各种媒体进行法律、法规的宣传；
4.5合规性评价
安全生产环境部定期组织对公司遵守的环境保护方面的法律、法规及其他要求的执行情况进行评审。
评审的频次每年不少于一次。
评审前，安全生产环境部应策划详细的评审方案。
4.6合规性评价结果应作为管理评审输入。
4.7合规性评价引起的记录按《质量/环境记录管理程序》保存。
5相关文件
5.1《文件控制程序》
5.2《质量/环境记录管理程序》
6相关记录
6.1外来文件登记表
6.2管理评审报告
6.3文件批阅单
6.4文件清单
信息交流程序
1目的
促进公司内、外部信息交流，增进沟通理解，推动质量/环境管理体系有效运行，保证质量、环境工作方针、目标的实现。
2适用范围
适用于公司内、外部质量、环境方面的信息交流管理。
3职责
3.1管理者代表负责内、外部质量、环境信息交流的监督与协调。
3.2市场部负责与顾客和供方的信息交流。
3.3安全生产环境部负责环境信息的外部交流。
3.4规划发展部、安全生产环境部、股份公司企业管理部、生产技术部、环境保护部、技术研发中心负责质量方面的信息交流。
3.5各单位负责职能范围内的内外部信息交流。
4作业程序
4.1信息交流分为内部信息交流与外部信息交流。
4.1.1内部信息交流，包括：
a）生产过程的控制及工艺、设备情况，原辅材料、产成品检验情况，环境指标监测情况，质量/环境管理体系运行情况，质量、环境工作方针、目标实施情况等。
b）技改技措，质量改进方案，环措实施情况。
4.1.2外部信息交流，包括：
a）产品信息。
b）顾客问询、合同或订单的处理，包括对其修改。
c）顾客反馈的信息，包括顾客投诉或抱怨。
d）公司决定的就重要环境因素的控制方面可与外部相关方进行交流的信息。
e）与项目开发建设相关机构、生产设备检验机构、环境监测机构，环境评价机构，质量技术监督局，环境保护局，上级有关部门，认证、咨询机构等单位的交流。
4.2信息交流方式
4.2.1外部信息交流方式
通过定货会、展览会、征询顾客意见、报告、电子邮件、传真、通讯、问卷、调研、座谈、对话等方式进行信息交流与沟通。
4.2.2内部信息交流方式
通过文件、会议、局域网、厂内广播、电视、报纸、板报、简报、走访等方式进行信息交流与沟通。
4.3信息处理
4.3.1外部信息各部门按职责归类，按部门标准要求处理，疑难问题报管理者代表协调处理，重大问题报公司主要领导协调处理。
4.3.2内部信息由安全生产环境部、规划发展部牵头，相关部门配合处理。
4.4信息、资料的归档、保存
4.4.1各部门按工作范围做好信息、资料的收集、传递和归档。
4.4.2安全生产环境部负责原料、产品检验、环境监控资料的归类保管。
5相关文件
5.1《改进控制程序》
5.2《文件控制程序》
5.3《顾客满意度调查程序》
5.4《物资采购管理办法》
5.5《数据分析管理程序》
6相关记录
6.1文件
6.2《淮南化工报》
6.3调研报告
6.4简报
6.5问卷
6.6质量、环境月报
6.7生产工艺报表
6.8会议记录
6.9电子版的信息交流记录
内部审核管理程序
1目的
按照公司管理手册的要求，对公司内部质量/环境管理体系相关单位开展的质量、环境工作及其结果进行审核，及时纠正体系运行中出现的问题，促进公司质量/环境管理体系持续有效地运行。
2适用范围
本管理程序适用于公司内部质量/环境管理体系审核。
3职责
3.1公司内部质量/环境体系审核由管理者代表组织制定年度内审方案，报总经理批准后实施。
3.2规划发展部依据内审方案编制内审计划，并组织实施审核。
3.3相关单位对审核中发现的不合格项制订整改措施并组织实施。
4内审程序
4.1内审方案
4.1.1每年12月份由管理者代表制订公司下一年度的内审方案，质量、环保的关键岗位、重要环节要重点审核，相关单位每年至少接受1次内审。
内审方案经总经理批准后实施，内审方案的内容包括：
a）审核目的；
b）审核准则；
c）审核范围；
d）审核时间；
e）审核方法。
4.1.2在质量、环境管理体系发生重大变化，外部要求或环境条件发生变化，发生重大质量或环境事故等情况下，公司应根据需要由管理者代表组织追加内审。
4.2内审准备
4.2.1管理者代表指定内审组长，成立内审小组，内审组长分配小组成员任务。
分配小组人员任务时应注意审核人员与被审核人员项目无直接责任关系。
4.2.2内审计划经管理者代表批准后在内审前5天下发受审单位。
内审计划内容：
a）审核范围、目的、准则、日期；
b）审核的主要内容及时间安排；
c）审核人员分工。
4.2.3受审单位接到内审计划后若对审核日期、内容等有异议可在2天内通知内审组，经协商调整审核计划。
4.2.4内审组长负责组织编写审核检查表。
4.3审核的实施
4.3.1召开首次内审会议。
管理者代表召集内审组全体人员、受审单位代表及相关人员参加，必要时公司主要领导参加会议。
首次内审会议内容：
a）内审组长介绍审核小组成员及分工；
b）说明审核范围、准则和目的；
c）介绍审核方法；
d）解释审核计划中不准确的内容；
e）管理者代表和公司主要领导提出要求。
4.3.2现场审核
a）按照编制的“审核检查表”进行审核；
b）内审员通过问、查、看收集证据，检查质量/环境管理体系运行情况；
c）审核员应对审核内容作详细记录。
审核中发现的问题应让受审单位确认，并记录在“审核检查表”中。
4.3.3现场审核结束后，审核组长召集审核小组成员召开审核总结会议，汇总审核问题，确定不合格项。
4.3.4末次会议
管理者代表召集审核组全体成员、受审单位代表、相关人员及公司主要领导参加。
会议内容：
a）审核小组向受审单位说明现场审核中发现的问题；
b）宣读审核报告，提出内审结论和建议；
c）向受审单位发出“不合格报告”；
d）管理者代表和公司主要领导提出要求。
4.4审核报告
4.4.1内审组长负责编写“审核报告”，经管理者代表批准后送公司主要领导及相关部门。
内审报告包括：
a）受审单位的名称、审核范围、准则、目的、日期；
b）审核小组成员；
c）审核情况（审核方法、不合格项数、分布情况等）；
d）审核结论；
e）不合格项纠正要求；
f）公司质量/环境管理体系改进建议。
4.5纠正措施的落实
4.5.1“不合格报告”发出后相关单位要在规定时间内整改，内审员按分工对整改情况进行跟踪验证，并将验证结果记录，报管理者代表。
4.6内审全部记录由规划发展部按《质量/环境记录管理程序》进行保管。
4.7内审的结果提交管理评审。
5相关文件
5.1《质量/环境记录管理程序》
6相关记录
6.1内审方案
6.2内审计划
6.3内审检查表
6.4不合格项报告
6.5审核报告
过程管理考核程序
1目的
为加强生产经营过程管理，提高生产经营过程控制的有效性，确保质量、环境管理体系正常运行。
2适用范围
本考核程序适用于公司生产经营过程管理。
本程序中除规划发展部为集团公司的管理机构外，其他均指股份公司管理机构。
3职责
3.1生产技术部负责生产过程的指挥、协调和控制；负责工艺、质量、设备、电气、仪表等方面的管理考核；负责备品备件的采购管理考核。
3.2环境保护部负责环境等方面的管理考核。
3.3安全技术部负责生产经营过程中的安全技术、尘毒、人身伤害、禁烟、消防等方面的管理考核。
3.4供应部负责生产经营所需原辅材料、机械设备、电器仪表等物资的采购、仓储管理考核。
3.5销售部负责产品销售过程和进出口物资过程的管理考核。
3.6人力资源部负责劳纪、劳资等方面的管理考核。
3.7规划发展部负责生产经营过程的综合管理考核与兑现。
3.8各分厂、车间负责岗位作业管理考核。
4作业程序
4.1管理考核办法的制定
4.1.1公司各职能部门根据公司管理方针、目标、指标并结合有关法律、法规，制定相应的管理考核办法。
包括：
a）工艺、质量管理考核办法；
b）环境管理考核办法；
c）安全管理考核办法；
d）设备管理考核办法；
e）物资采购管理考核办法；
f）产品销售管理考核办法；
g）禁烟、消防管理考核办法；
h）劳纪管理考核办法。
4.2管理过程考核
4.2.1公司各职能管理部门，每月7日组织月度考核的初评，并形成初评报告。
4.2.2每月8日公司经理办公会组织考评会进行月度考核。
4.2.3规划发展部按照公司经理办公会考核结果汇总报总经理批准后，兑现当月考核。
4.3整改措施
4.3.1对考核中发现的问题（不合格项），职能部门下发〈整改通知单〉至被考核单位，要求及时整改，需要相关单位配合解决的问题，报管理者代表协调解决。
4.3.2发生质量、环境、人身、设备等事故后，应及时分析原因，采取有效措施，防止事故再发生。
5相关文件
5.1《管理考核办法》
6记录
6.1〈考核明细表〉
6.2〈考核汇总表〉
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