数据结构之美.docx

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数据结构之美

数据结构之美——EXCEL美妙的演绎了我的财务总监之路

一、缘起

清晨，我坐在办公室里，这些年养成的工作习惯，我总是部门里早上第一个来公司的，来公司后第一件事打开记事本，看看今天的工作安排，把待办事项一一罗列，把重点工作的工作思路整理出来，落实到具体的责任人，然后打开电脑，看看今天的财经新闻，不过今天没有细看，我靠在办公椅上，看着窗外的天空，想着今天晨起疾走产生的辞职创业想法：

趁自己现在风华正茂，应该闯出一番自己的事业。

这段时间这个想法一直萦绕在我脑海里，挥之不去，但是细想想，如果真要去实施自己的想法，却又对现在拥有的工作和环境割舍不去，所以，今天早上我就对自己说，要不对以前的工作作个系统的总结，也算是对自己五年多职业经理人生涯的一个交代和了结吧，所不定就放下了呢。

回想研究生毕业以后五年的工作，自己已经由刚毕业时的公司出纳员成长为能够独挡一面的公司财务总监，五年时间完成了出纳、会计、主管会计、集团资金副经理、集团高级预算经理，区域公司财务总监等岗位的晋升，现在拥有自己宽敞的办公室，管理着财务部门的十几名员工，是集团公司高级管理队伍中成长最快的，连续三年被评为公司优秀员工，不少人问我，快速晋升有什么秘诀吗？

我总是微笑的回答没有秘诀，只是凭自己的努力创造机会，再凭自己的努力抓住机遇，简而言之就是努力二字。

但是现在回头仔细想想，单纯依靠努力不一定能收获职场的成功，我翻出自己做的工作总结，这几年的工作可以总结为三个要素，一是系统性思维，二是严密的逻辑，三是细致的工作习惯，而这三项要素都通过自己对财务工作应用最多的电子表格工具EXCEL软件，表现得淋漓尽致，在我历任的每个工作岗位上，都会有美妙的EXCEL实用系统工具在这三个要素的指导下由我手里创造出来，最终成为我每次岗位晋升的跳板，比如出纳工作中制作的资金管理台账，会计工作中制作的成本管理台账等等，它们不仅大大提高了我本职工作的工作效率，使得我能够有更多的精力参与更多的工作内容，而且它们还帮助我获得了领导们的青睐，为了带来了很多晋升的机遇。

所以，我问自己，何不结合自己当时工作所处的环境，把自己这几年财务工作中所制作的EXCEL工具的创造条件、制作思路和过程系统的总结出来呢，说不定能为广大的财务学习和工作人员提供点借鉴呢。

二、故事梗概（其中涉及的公司名称和人名后续将进行隐秘处理）

2009年，我是财务管理专业研究生三年级学生，就读于东北财经大学，研究生课程已基本结业，大家都在各奔前程，我接到了大连海昌集团、东软集团、华电能源和万达集团等大型公司的录用OFFER，权衡再三，我选择了万达集团大连公司的出纳岗位工作，决心踏踏实实的从最基础的财务岗位做起，8月份，我办理了入职手续，正式参加工作。

大连公司是万达集团商业地产的母公司，出纳岗位只有一个人，同时管理大连区域公司所属4个公司的近100个资金账户的资金收支业务，是万达集团内部所有出纳岗位工作量最繁重的岗位，在我去之前，已经有好几任出纳离职，工作时限平均不超过3个月，我刚入职的时候，还积攒了前任的很多工作，刚开始工作的一个月，我每天去的最早，下班最晚，为了每周一能够给领导和总部报送上周的资金周报，每周末都要去公司加班，才能勉强完成自己的工作事项，公司领导看到我超负荷工作，几度想申请总部增设一个出纳岗位编制，我跟领导说再坚持一个月试试。

当时主要的工作内容有两项，一是每天要填写大量的支票，因为集团没有为区域公司批复相应的软件购置费用，所以所有的支票不能打印，只能手写；二是每天要编制完善资金台账，确保台账列示各资金账户资金余额准确，并且根据台账每天向总部和公司领导报送不同格式的资金日报表，每周报送资金周报表。

针对这种情况，9月份我利用周末一天的时间设计了一个支票打印工具（截屏见附件1：

支票打印工具部分截屏），大大节约了我支票开具的时间，同时将支票开具的错误率几乎将为零，并且通过将支票打印工具数据与资金台账对接，减少了资金台账的编制时间。

支票打印工具的制作改变了部门同事对我的看法，我对EXCEL的熟练操作能力在公司内部传播，大家开始找我咨询很多关于EXCEL应用的问题，受此鼓励，我利用十一长假时间，制作了公司资金管理台账系统（截屏见附件2：

公司资金管理台账系统），该资金管理台账已被多家区域公司采用，极大提高了出纳资金管理的效率，减少了出纳登记现金及银行存款日记账的时间，提高了向领导报送数据的质量和效率。

通过资金管理台账，我修改了每日向领导报送的资金日报格式，大大提高了资金日报的可读性和信息质量，获得了公司领导的高度评价。

由于工作效率的提高，我从十月份开始就不用加班了，每天下班准时搭乘公司骨灰级老员工张姐的车回家，张姐是公司做了20多年的老会计，现在负责销售会计相关工作，路上聊天了解到因为现在公司开发项目的增加，销售数据量巨大，以前开发楼盘的销售数据每天都要维护，新开发楼盘的数据又源源不断的增加进来，数据格式还不一样，公司销售团队还不稳定，数据提供不及时，前后数据格式也不统一，张姐每天牢骚满腹，天天跟我吐苦水，抱怨工作没法干了，张姐的话激发了我的兴趣，我决定利用空闲时间结合张姐的需求，帮助张姐开发一套销售管理台账，实现销售管理上多开发项目数据统一存储、分别管理、统一报表的管理目的，经过和张姐的多次交流，在半个月的开发后，我成功设计了销售管理台账，并很快在公司投入使用。

销售管理台账的成功应用，带来了我职业生涯的第一个转折点，在出纳岗位工作8个月以后，因为集团大型文化旅游项目长白山项目首开需要（项目首个楼盘开盘），我在2010年4月份调入长白山项目，任职销售会计，作为销售财务收款小组组长，我将大连项目的销售收款台账（见附件3：

销售管理台账）应用到长白山项目，出色的完成了首开财务收款组织工作，当年被评为公司优秀员工，并在年底破格提升为财务主管，负责公司成本核算工作，房地产开发公司成本核算工作是整个公司财务核算工作中最为复杂的工作内容，由于房地产行业是资金密集型行业，长白山公司作为集团第一个大型文化旅游开发项目，2010年开始，公司进入密集开发期,每个月的产值都好几个亿，公司成本核算工作量大，我刚接手成本核算工作的时候，项目成本核算混乱，成本核算对象不清晰，成本类合同管理不连贯，无法归集和分摊成本，导致公司存在极大的成本超支和合同超付的风险，针对这种情况，我决定利用工作的闲暇时间和下班时间，从头开始梳理公司成本核算资料，并设计了美妙的成本管理台账系统（见附件4：

成本管理台账），一揽子解决了大型文化旅游项目成本核算的难题，并迎来了我职业生涯的第二个转折点，在2010年集团财务评优中，长白山项目成本管理台账获得了全集团数百个参评公司的台账设计单项最优，我因此获得了集团财务领导的赏识，在2011年3月份调入万达集团总部财务部，任职资金副经理，负责全国所有项目开发的资金测算和资金控制，至此，我在短短两年的时间内，从一名基层财务人员到中层管理人员，走完了别人5年才能走完的路。

集团总部的工作和区域公司的工作完全不一样，因为集团所有开发项目的财务指标都在我手里归集，很多领导为了完成各类汇报材料，每天都需要我提供各种格式的各种数据，我每天都被事务性的工作围绕，一度限于苦恼和焦虑之中，一方面自己缺少独立思考的时间，很多事情只知道这么去做，却不知道为什么要这么做，另一方面因为涉及的数量量大，数据面广，经常因为粗心犯一些低级错误。

领导在我入职集团的第二个月找我谈话，问我是不是不适合集团的工作环境和工作节奏，我咬咬牙跟领导说，再让我尝试一个月，如果工作质量还是得不到提高，我就申请降级调回区域公司。

回去以后，我在电脑上写下了“大事做于细，难事做于易”十个字，鼓励自己坚持下去，在回家的地铁上，我萌发了制作一个集团项目档案管理工具的想法，设计一个管理工具，专门用于分类管理由我手里进出的项目数据，这样一方面可以大大提高数据的管理效率，另一方面可以降低数据提供的错误率，于是我利用大概一周晚上的时间，开发了万达集团项目档案管理工具（见附件5：

项目档案管理工具），利用这个工具，我终于从繁杂的实务性工作中解放出来，我专门针对档案管理工具开发了方便的查询功能，其他人可以通过公司局域网访问，方便的查询并获取他们所需要的各类数据，我只需要负责对数据进行维护即可。

在项目档案管理工具的帮助下，我获得了大量的时间用于思考集团公司的财务管控模式，洞悉了集团公司的财务管理思路，大大的开阔了我的视野，这是在区域公司永远无法涉及到的管理模块。

在一次高级别的集团财务管控模式讨论会议上，我列席旁听，集团领导们在探讨整个集团的资金平衡模式，在集团高速扩张的形势下，现有的项目开发资金控制模式会不会因为市场的波动给公司带来大的资金风险，公司能承受多大的市场波动，带来的资金风险能不能衡量，为降低这种风险应该控制多大的项目开发规模？

带着这些问题，公司会议结束了，我下班以后一直在思考这些问题，这是一个大的系统性工程，需要建立一个完整的多项目发展模型，设定基础条件和项目资金平衡参数，进行项目发展推演才能得出有说服力的结论，由此，我接连三天搭建了集团公司资金平衡模型（见附件6：

集团公司资金平衡模型），并于第四天向我的直管领导进行了探讨，在与直管领导进行了多轮的讨论和完善后，直管领导向集团领导做了专题汇报，汇报很成功，为此类问题的探讨提供了一种新的分析模式和长效机制，散会后我的直管领导对我大为赞赏，由此带来了我职业生涯的第三次转折，打破了系统内一年不能两次越级提拔的先例，我被破格提拔为集团高级预算经理，负责集团公司资金预算工作。

任职后摆在我眼前的一个棘手工作就是区域公司的费用控制，经过多年的快速发展，集团已经成为一个庞大而且臃肿的组织机构，大公司病屡见不鲜，管理费用居高不下，集团领导多次在会议上强调今后两年公司业务扩展会逐步放缓，要控制各公司的费用水平，这个工作任务无疑就落在了我们财务部预算组的身上，首先应该设定一个合理的预算标准，但是这却是一个很棘手的问题，不同公司开发阶段、项目情况、所属区域都不一样，很难寻找一个统一的标准对费用水平进行规范，以前各个项目的费用标准都是有总部预算管理人员和区域公司财务总监经过多轮讨价还价，结合项目情况和已经发生的历史数据协商确定费用总指标，然后将总指标分解到每年，按年度进行控制，现在需要设定一个统一的标准进行一刀切，大家一听都摇摇头，认为肯定不可行，我很快意识到这是一个系统性问题，不是简单的讨论能够解决的，我牵头成立了费用预算研究小组，经过多轮的调研和讨论，搭建了系统性的开发项目管理费用控制模型（见附件7：

项目管理费用控制模型），在经过集团财务部多轮讨论和内部汇报后，在集团管理年会中进行了费用控制的主题演讲，并由集团总裁颁发作为2014年费用控制的指导文件。

三、写作大纲

1、第一年：

出纳

✓工作内容：

详见出纳工作总结；

✓工作事项：

毕业求职，放弃财务实施工作，安心做出纳；

出纳工作受会计排挤，谦和的做好本职工作；

拜师李宏宇，制作个税计算公式；

资金日记账初露才华，融入团队；

帮助张姐制作销售台账，获得领导认可和推荐；

✓生活事项：

搬家第一个温馨的小家；

和宿舍的兄弟们周末聚餐喝酒唱歌；

研究生毕业；

双方父母相聚，领取结婚证；

✓专业应用：

支票打印工具制作；

资金管理系统；

销售管理台账；

2、第二年：

会计到会计主管

✓工作内容：

详见长白山工作总结；

✓工作事项：

集团培训，推荐到长白山项目；

担任销售财务工作小组组长，完成项目首开收款组织工作；

推荐担任财务主管，接手成本会计工作；

重建成本核算体系，打造大型旅游地产项目成本核算系统；

✓生活事项：

独自来到长白山脚下的小镇；

长白山马甲男的周末；

凌晨三点去车站接辞职的崽子；

参加集团财务系统评比，获得辅助台账设计单项最优；

✓专业应用：

项目成本核算系统；

3、第三年：

集团资金经理

✓工作内容：

详见万达集团工作总结；

✓工作事项：

跟着德迅开始口传身授的学徒生涯；

细心是一种可以培养的品质；

张总裁口中的系统性思维；

重新设计项目决策管理体系；

编制子公司资本金适用模型；

编制项目发展测算模型；

✓生活事项：

首都的生活；

开始过精打细算的日子；

崽子怀孕后的生活；

带着父母去旅游；

✓专业应用：

子公司资本金适用模型；

项目发展测算模型；

4、第四年：

高级预算经理

✓工作内容：

详见中投发展工作总结；

✓工作事项：

和佳欣姐共同负责公司预算工作；

制作预算编制和汇总工具；

老乡邹总的管理之道；

设计并实施集团公司预算管理体系；

担任管理费用研究小组组长，设计项目管理费用测算模型；

✓生活事项：

为了更高的收入，跳槽加入中投发展；

儿子出生，初为人父；

在上有老，下有小的责任与压力下生活；

每晚下班，万家灯火中有一盏为自己而亮，翘首等待自己回家；

✓专业应用：

预算汇总工具；

集团公司预算管理体系；

项目管理费用测算模型；

5、第五年：

大型投资公司财务总监

✓工作内容：

唐山和无锡工作总结；

✓工作事项：

财务工作框架与分工；

下属员工职业发展规划；

全周期税务筹划体系编制；

项目融资与融资模型编制；

做好几类事情（见冯总发文）；

做好财务工作，协助总经理做好公司运营管理；

与人相处之道；

✓生活事项：

中秋的月台，难得的亲子时光；

把看书当初一种习惯；

走路与静坐，独立思考；

三十而立，追寻自己的梦想；

✓专业应用：

融资测算模型；

四、部分截屏附件

1、支票打印工具

数据录入工作表

支票打印页

数据存储页

支票预览页

VBA代码设置

PrivateSubCommandButton1_Click（）

Sheets（"打印页"）.Select

Application.ActivePrinter="HPDeskJet1220C在Ne07:

"

ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOutFrom:

=1,To:

=1,Copies:

=1,ActivePrinter:

="HPDeskJet1220C在Ne07",Collate:

=True

Sheets（"支票预览"）.Activate

'数据存储

'存款单位

Fori=2To10000

IfSheets（"录入页"）.Cells（23,2）=Sheets（"数据页"）.Cells（i,1）ThenExitFor

IfSheets（"数据页"）.Cells（i,1）=""Then

Sheets（"数据页"）.Cells（i,1）=Sheets（"录入页"）.Cells（23,2）

ExitFor

EndIf

Nexti

Fori=3To10000

IfSheets（"数据页"）.Cells（i,2）=""Then

Sheets（"数据页"）.Cells（i,2）=Date&"_"&Time

Sheets（"数据页"）.Cells（i,3）=Sheets（"录入页"）.Cells（23,2）

Sheets（"数据页"）.Cells（i,4）=Sheets（"录入页"）.Cells（24,2）

Sheets（"数据页"）.Cells（i,5）=Sheets（"录入页"）.Cells（25,2）

ExitFor

EndIf

Nexti

MsgBox"打印任务已提交"

End

EndSub

2、资金管理台账

银行存款日记账页面

现金日记账页面

资金日报表页面

银行信息数据表

账户资金数据表

部分VBA代码

rivateSubComboBox1_Change（）

DimmydataAsString

DimmytableAsString

DimsqlAsString

DimcnnAsADODB.Connection

DimrsAsADODB.Recordset

Dimi,jAsInteger

mydata=ThisWorkbook.Path&"\database\Bank_Inf.mdb"

ListBox1.ListStyle=fmListStyleOption

Setcnn=NewADODB.Connection

Withcnn

.Provider="Microsoft.jet.oledb.4.0"

.Openmydata

EndWith

mytable="银行信息"

gs=ComboBox1.Value

sql="select*from"&mytable&"where公司='"&gs&"'And可否动用<>'已销'"

Setrs=cnn.Execute（sql）

WithListBox1

.Clear

rs.MoveFirst

DoWhileNotrs.EOF

.AddItemrs.Fields（0）&"_"&rs.Fields

（2）&"【"&rs.Fields（5）&"】"

rs.MoveNext

Loop

EndWith

Setrs=Nothing

Setcnn=Nothing

EndSub

3、销售管理台账

销售管理系统首页

合同管理页面

佣金结算页面

销售统计页面

销售页面

VBA代码（约1万行代码）

4、成本管理台账

合同管理页面

合同新增页面

合同管理页面

付款管理页面

成本分摊页面

合同汇总页面

合同信息卡页面

成本控制页面

VBA代码（约1万行代码）

5、项目档案管理工具

首页

服务协议管理页面

内部档案管理页面

合作协议管理页面

项目测算数据管理页面

6、集团公司资金平衡模型

模型假设条件

经验数据来源

标准项目现金流模型

集团公司资金平衡模型

7、项目管理费用控制模型

管理费用标准设置

单项目运营参数设置

多项目交叉运营参数设置

管理费用指标控制模型