海典医药软件系统管理员手册.docx

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海典医药软件系统管理员手册

上海海典软件系统管理员手册

目录.....................................................................................................................................1

前言.........................................................................................................................................2

一、系统管理员岗位职责.....................................................................................................2

二、系统管理员的基本要求.................................................................................................4

三、系统管理员每日工作清单.............................................................................................5

四、常用维护方法.................................................................................................................6

6......................................................................................................................................用户管理、17...........................................................................................................................................数据传输2、.8、................................................................................................................................数据库作业说明311.4、.........................................................................................................................................盘点说明

2..........................................................................................................................、51系统自动更新说明4..................................................................................................................................1报表统计查询、651新店开业业务系统设置步骤..........................................................................................................7、附录一、系统管理员按期向领导提供数据参考：

（按周期）..........................................18

81每日需提供给各部门的数据报表..........................................................................................................

9..............................................................................................1每周需提供给各部门数据（相关报表）02..............................................................................................每月需提供给各部门数据（相关报表）12每季度需向各部门提供数据（相关报表）...........................................................................................

附录二：

利用动态扩展脚本或扩展权限针对项目给不同的人设权限............................22

附录三、如何建立新闻快报...............................................................................................25

附录四、如何制作动态报表...............................................................................................29

附录五：

SQL数据库异地备份操作手册...........................................................................32

附录六、提供数据库安全级别...........................................................................................34

前言

系统管理员是系统运行状况的监控者和系统安全运行的保障者，具有为各业务部门提供日常信息服务的义务和监督各业务部门业务流程规范操作的权利。

总而言之，系统管理员是一个很重要的岗位，一个优秀、合格的系统管理人员是整个系统正常运作的有力保证。

本系统管理员手册主要针对的是海典软件医药管理系统的系统管理员。

通过本手册希望系统管理员能够清楚自己的岗位职责并能胜任自日常的系统维护工作。

因本手册在写作时，系统仍处在不断开发与完善中，如果本手册内容出现与系统实际不符的情况时，希望系统管理员提出宝贵意见，以便我们不断改进、修正，使得本手册成为系统管理员最得力的助手。

一、系统管理员岗位职责

·负责配合软件供应商进行零售医药系统的建设和运行。

·根据总部的系统建设方案执行系统的建设和实施。

·保证业务数据的及时处理，保证业务数据的安全性，保证硬件设备的正常运行。

·监督各业务部门对操作规范和业务流程的正确执行。

·为各业务部门提供信息支持服务，负责处理各业务部门系统日常应用中出现的故障。

·负责管理使用系统的用户并严格控制用户使用系统的权限。

·负责公司所需计算机设备的准备、安装、维护。

·负责和各业务部门进行沟通、进行系统所需基础数据和基础系统参数的录入和设置。

·负责公司内部管理人员的计算机操作培训、系统的跟踪培训、新开门店管理人员和收银员的系统培训。

·负责和各系统使用业务部门沟通，收集系统使用信息，并及时向软件供应商提供反馈。

．

·负责系统统计分析的数据提供。

·负责企业数据传递的安全、及时、可靠。

·参与企业业务流程的制订。

·负责网络安全、畅通以及数据的安全和完整。

二、系统管理员的基本要求

·热爱本职工作，敬业，对工作认真负责。

·能够完成计算机以及其他外设硬件的安装、维护工作。

·会安装Windows2000，Sqlserver，Office等常用软件。

·具备数据库操作基础，能够熟练使用企业管理器、查询分析器等数据库工具。

·了解本企业业务流程以及日常维护所需要完成的工作。

·能够熟练使用海典医药管理系统。

·应具有良好的沟通能力，能与各部门探讨和优化流程，并在软件供应商和最终用户之间起到充分的沟通使用。

．

三、系统管理员每日工作清单

1.检查数据传输是否存在数据丢包、执行失败等传输故障。

检查作业的执行情况。

检查作业是否按设定的时间执行，并检查执行的结果是否存在失败。

2.必要的数据核对3.

1）门店上报的销售额与系统报表进行核对。

进销存余额与库存余额核对。

2）当天打印的单据与系统中的单据进行核对。

核对的项目包括张数、明细条数、数量和3）金额累计。

业务种类包括批发（退货）单、配送（退仓）单、移仓单、店间调拨单、入库（退货）单，以及企业规定的其他的票据。

总之，尽量做到所有打印的票据都能定期与系统中的数据进行核对。

4）会员积分记录与会员积分余额的核对。

4.检查服务器运行状态

1）检查硬件是否运行正常。

尤其是检查服务器硬盘有无损坏。

数据库的相关服务是否正常运行。

2）

升级操作系统和杀毒软件、防火墙3）

查杀病毒和黑客程序。

4）

5.以打印或软件查询的方式，向各部门提供各种报表。

详单参见附录一。

检查和下载软件更新6.

检查数据库备份文件7.如果当日为会计月末日，则应做如下操作：

8.1）检查新的会计月份对应的会计期间是否已设置完成。

设置至少未来两个月的会计月。

2）

9.企业规定的其他工作。

四、常用维护方法

1、用户管理

·操作步骤：

a.系统设置->用户清单模块设置好用户对应信息；

系统设置b.->用户权限模块设置好用户对应权限；

系统设置->c.用户对应机构模块设置好该用户可以在何处使用；

系统设置->d.用户部门权限模块设置好该用户对应部门；

以上设置都完成后，即可正常操作海典业务系统。

·注意事项：

a）系统管理员应检查申请人是否参与过系统的培训工作，并是否能够使用系统，如若不能一定要培训后才能上岗，并告诫用户注意修改口令并严禁把自己的口令借给别人使用

b）对用户的权限进行登记

定期追踪用户的使用情况c）定期对用户进行培训d）

如果系统用户忘记密码，首先由用户提交书面报告，经部门领导批准以后，系统管理员在e）

系统中重新初始化该用户密码为：

1

f）应该正确的设置“用户机构设置”，除非确实需要，否则不要将某个用户对应所有机构。

在《用户清单》里通过双击某用户设置该用户的权限、扩展权限、对应机构，与直接通过g）

《用户权限设置》、《用户扩展权限设置》、《用户机构设置》来设置权限的效果是一样的。

h）新建用户默认没有任何权限，也不对应任何机构。

新建用户的初化密码为“1”。

i）一般来说，新建用户时，至少应给该用户内部邮件、修改密码、重新连接数据库的权限。

j）如果系统用户因为离职等原因不允许再使用系统，系统管理员不能删除该用户信息，应把k）．

1-1：

用户的状态设置成作废。

如下图

1-图（2、数据传输

·操作步骤：

a）传输模块->传输设置；该模块只要传输机构代码设置好后，传输设置内容自动生成；只需修改其对应的FTP服务器地址、用户名、密码和本地目录，选中对应传输项目即可。

如下图（1-2）：

）图（1-2收发数据；将传输设置好定好且启用后，即可通过这个界面向目标机构发送数->传输模块b）据·注意事项：

a）数据传输是系统正常运行的关键，应有专人负责，尽量固定在同一台电脑上操作。

根据门店与总部的实际情况，数据传输负责人应协商好数据传输的时间、方式以及数据的核对。

c）．

且循环收发时按时发或循环收发，应注意不能关闭收发数据这个界面，d）收发数据如果选中了按时收、：

1-3）分钟已上，否则可能导制系统运行缓慢。

间不能过于频烦，最好大于30如下图（

1-3）图（如特殊原因，数据发送后，目标机构数据没收到或接收不完全，源发送机构可通过发送记录模块，重e）新生成对应文件，然后发送即可。

3、数据库作业说明并密切监控系统管理员必须确保数据库正常运作，数据库的正常运作才能保证整个系统的正常运行，并可通知海典软件有限公司。

下面数据库作业的运行情况。

一旦发现数据库作业异常必须及时处理，对海典数据库作业说明如下：

一、门店作业

作业名称功能描述

该作业用来备份门店数据一般在凌12:

0执1门店数据库备）

该作业是用来清理门店数据库操作日门店清除日一般一周执行2）

3门店自动调该作业是门店用来启动执行日期为当天的调价一般0执）

4更新促销调价状更新门店促销调价状执行日期可以以分为一1分钟执行一）

5统计报各门店日报统包括供应商单品销售日报PO机时段售日报、营业员单口销售日报、收银员报表、会员销售.一般在早0执）

二、总部数据库作

作业名功能描

该作业用来备份总部数据库注意备份目录不要被清（总部数据库备1

般在晚上数据库较闲置的时候执行

2自动备份期末库备份总部期末库

该作业是用来启动执行日期为当天的调价3自动调

该作业是用来清理总部数据库操作日清日4

各门店日报统包括供应商单品销售日报PO．统计报机时段售日报、营业员单口销售日报、收银员报表、会员销售）

执0一般在早.表．

进销存核对67会员积分核异地备份方法参见附数据库异地备89自动计算销售额贡献和毛利贡10定期修正待出库数

注意事项：

·如果作业未执行成功，有几种情况：

sqlserveragent）作业服务没开启（a.

：

如下图（1-4）

）1-4图（服务器可能晚上断电或关机。

正是因为有很多作业需要在晚上执行，因此要求服务器（连锁门b.

小时必须开机，否则可能因为错过某些特定作业的执行从而导致无法挽回的店或单店除外）24损失。

执行作业代码的服务器选择错误c.

4、盘点说明

·操作步骤：

a.盘点前的准备：

确认预计开始盘点的时点和盘点类型。

b.库存管理->盘点登记

c.登记帐存。

假如是连锁企业某门店盘点，必须保证总部收到了该门店的所有销售单、远程订单及店间调拨申请单后，才可以登记帐存。

假如先登记帐存后收到发生在盘点前的上述业务，会导致登记的帐存不准，从未使盘点的结果产生错误！

d.对于某些连锁企业来说，盘点登记产生后，并不需要总部做登记帐存，而是由门店做盘点预约。

具体流程是：

总部做盘点登记=>盘点登记传至门店=>门店在开始盘点的那个时点，点击“盘点预约”=>门店向总部发送数据=>总部收到盘点预约后，自动作登记帐存。

需要注意的是，门店点击完“盘点预约”后，必须马上向总部发数据，否则，在预约后、发送数据之前发生的销售等业务，全部算作盘点前的业务。

因此，盘点预约可以简单的理解为：

在门店做完盘点预约后第一次向总部发数据那个时点之前发生的所有业务，均算作盘点前的业务。

只要盘点没有结束，门店便可以针对同一盘点登记作多次预约，系统以最后一次的为准。

e.库存管理->录入盘点单。

应注意的是，盘点录入的内容和方式必须与盘点登记的方式对应，否则产生的盈亏将出错。

另外，在盘点录入时，切勿将批号或商品编码当作数量录入，否则，在产生盈亏时往往会因为数值太大而提示计算溢出。

f.库存管理->盘点登记->选中已登记的盘点单->产生盈亏->盘点盈亏报表查询

g.库存管理->修正库存

·注意事项：

a.必须正确的设置好会计月设置，才能进行盘点。

会计月设置说明如下：

会计期间字段格式为：

yyyymm。

前面四位为年，后两位为月；比如说2007年2月，那么会计期间为：

200702。

如下：

）1-5图（．

图（1-5）

b.只有在会计月设置中，标志字段为“当前会计月”的才允许做盘点登记。

c.可以一次性设多个会计月，到结束日期时，系统将自动备份期末库存

d.盘点登记模块；新增盘点登记时应注意选择好盘点类型；

a）如果盘点类型为全部盘点，那么录盘点单时所有有库存的商品得输进盘点单，否漏盘商品库存数量在修正库存时将会被清为零。

b）如果盘点类型为抽盘，则根据盘点单里录的商品数量来修正库存，

e.盘点步骤：

如果是门店盘点，则先在总部做好盘点登记—>登记帐存后—>发数据至门店。

门店收到总部传输过来的盘点登记后方能做盘点单

5、系统自动更新说明

·操作步骤：

当一个公司有多家门店或仓库使用海典业务系统，如果系统更新，一般只能通过手工一一来更新所有客户端，如果使用系统更新文件上传模块，则可以把更新文件一次性上传至数据库，然后通过收发数据，以达到整个公司业务系统同步更新的目的；

a.系统设置->更新文件上传，选择待上传的文件，保存后。

再通过上传文件按钮上传至数据库；如下图（1-6）：

）图（1-6）：

，把是否传输的勾点上。

如下图（传输设置->找到传输项目为3301-7b.

）图（1-7

当系统更新时客户端进入软件时系统会提示是否更新，点击“是“即把系统更新为最新版本。

c.

·注意事项：

sql“脚本更新，其它文件请不要选成：

代码，请选择上传时请注意更新类型，如果是a.SQLSQL脚本更新”，否则系统自动更新时将会报错！

单体店更新，只须将更新文件上传即可。

d.

报表统计查询6、

操作步骤：

·一般门店交接班时，都要统计收银员收款情况。

：

1-8->->零售零售收款按会计日查询，将按收银员分组显示当天收银情况；如下图（a.）

当天的销售额、退货报表毛利、毛利率、2入库/流量、单品销售排名、3.批发/退回报表时段销售排有门店，仓库的库存情况。

2库存报表

3零售报表采购部经理1零售报表1.配送退仓申请报表可以清楚了解门店要货计划退货报表2入库/2.3库存报表补货申请单可以及时了解仓库缺货计划退仓申请报表4配送/35补货申请单商品负毛利报表及时反应当天销售中是否有负毛利销售商品6商品负毛利销售报表配送部经理1配送退仓报表

1.入库/商品部（价格部）退货报表查询当天向供应商进货价格1.2.2.查询调整的商品零售价调整售价单

3.促销调价单

4.商品负毛利销售报表

仓库1库存报表

1.查询当天交接班后，财务部收银员收款1.零售报表金额，以便财务与收银员对帐

集团总部（信息中心）1新增商品报表1.了解当天新增商品数据，是否存在一品多码，一码多品等情况

名、类别销售排名、供应商销售排名等相关信息

2.通过零售报表，可以清楚的了解到各个门店，子公司的销售情况。

3.通过入库/退货报表可以了解到当天的购进量（可按类别、供应商查询等）

4.通过批发/退回报表可以了解到当天的批发销售额，批发的付款方式与客户的批发销售情况等销售（业务）经理1入库/退货报表1.通过库存报表可以及时了解所

图（1-8）·注意事项：

a.查询零售收款报表与财务对帐时，请确认该用户在查询后已没用此编码收银或退货；

7、新店开业业务系统设置步骤

·操作步骤：

a．总部端设置：

1、在[传输机构代码]模块新增一传输机构

2、在[业务机构代码]模块新增加一对应传输机构的业务机构，设置好对应的价格组、上下限库存天数等项目。

3、在[用户对应机构]模块，设置好哪些人员能在对应门店使用系统，特别是要先设置好安装本人的使用权限，否则安装完后将不能进入系统。

4、在[传输设置]模块参照其它门店设置好新门店的传输设置。

5、最后就是在[传输设置]模块初始化生成新门店的初始化文件，将此生成文件带到门店进行安装备用。

b．门店数据库安装

1、SQLServer数据库安装，注意：

SQL配置属性->安全性->登录模式必须为：

SQLserver

和Windows登录否则不能登录海典业务系统

”安装程序。

setup.exe运行海典业务系统下面的“、2．

3、登录服务器后，输入新门店数据库名，选择数据库存放的文件目录，然后单击“下一步”，提示选择初始文件，即选择在总部初始化生成的那个文件。

4、几分钟后，数据库就安装完成，然后根据提示创建作业。

5、最后一步是设置传输内容。

经验：

传输设置项目可以将其他已经设置好的门店的传输保存为模块，然后通过模块调入来设置。

．

6、修改hydee.ini，将ServerName，database，busno，Posno等各项设置改成正确的名称。

7、双击hydee.reg将之导入注册表，运行注册工具，通过手机或QQ将注册码发给海典工作人员进行注册；

8、在零售收银模块设置好小票打印格式，设置好各模块打印格式标题等；

测试与总部的传输是否通畅。

、9．

附录一、系统管理员按期向领导提供数据参考：

（按周期）

每日需提供给各部门的数据报表

部门：

提交数据（相关报表）备注

1.总经理通过零售报表可以了解分析到1零售报

每周需提供给各部门数据（相关报表）

1每周需提供给各部门的数据报表

部门：

提交数据（相关报表）备注

1.通过零售报表可以了解分析到1零售报表总经理

每周的销售额、毛利、毛利率、2入库/退货报表

流量、单品销售排名、时段销售排批发/退回报表3.名、类别销售排名、供应商销售排名等相关信息

2.通过零售报表，可以清楚的了解到各个门店，子公司的销售情况。

3.通过入库/退货报表可以了解到当天的购进量（可按类别、供应商查询等）

4.通过批发/退回报表可以了解到当天的批发销售额，批发的付款方式与客户的批发销售情况等

销售（业务）经理1入库/退货报表1.通过库存报表可以及时了解所有门店，仓库的库存情况。

2库存报表3零售报表

配送退仓申请报表可以清楚了1.零售报表采购部经理1/2入库退货报表解门店要货计划3库存报表退仓申请报表/4配送配送部经理商品部（价格部）仓库集团总部（信息中心）

1.

1配送退仓报表入库/退货报表1.库存报表1新增商品报表1

是否存

了解一周新增商品数据，

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