集中采购管理.docx

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集中采购管理

集中采购管理：

在业务流程方面，支持集中订货、分开收货、分开付款的采购流程；支持集中订货、分开收货、集中结算的采购流程；支持集中采购而后分拨的采购流程，从而适应多种集中采购的管理操作模式；

集中采购模式

   面对激烈的市场竞争，集团制造企业需要实现集中采购，构建集团监控下低风险、低成本和高效的供货体系。

依据采购决策、商流、物流及凭证流的不同，分为以下四种集中采购模式：

■ 集中决策、分散采购、分散结算模式

   集团总部负责供应商选型、管理和评估工作，并负责制定价格和批量等采购政策。

各分公司分别负责自己范围内的采购订货工作，下达采购订单给供应商。

供应商接到订单后按期交货至各分公司，分公司根据收货通知单或采购订单进行收货及入库，并与供应商结算货款。

■集中订货、分开收货、分开开票模式

   集团总部负责管理供应商及制定采购政策，并且负责采购订货业务处理。

分公司提出采购申请，由总部进行汇总、调整，并根据调整结果下达采购订单给供应商，同时发出收货通知单给各分公司。

供应商接到订单后向各分公司送货，分公司根据收货通知单或采购订单进行收货及入库，并与供应商结算货款。

■集中订货、分开收货、集中开票模式

   集团总部负责管理供应商及制定采购政策，并且负责采购订货业务处理。

分公司提出采购申请，由总部进行汇总、调整，并根据调整结果下达采购订单给供应商，同时发出收货通知单给分公司。

分公司根据收货通知单或采购订单进行收货及入库，再由集团总部汇集分公司的入库单与供应商结算货款，并根据各分公司的入库单与分公司进行内部结算。

■集中订货、集中收货、内部调拨、集中开票模式

   集团总部负责管理供应商及制定采购政策，并且负责采购订货工作。

分公司提出采购申请，集团总部进行汇总、调整，并下达采购订单给供应商，供应商送货至总部，由集团总部完成后续的收货、入库、外部货款结算处理。

集团总部根据各分公司采购申请，制定调拨订单并调拨出库，后者根据调拨订单作入库处理，最后由集团和分公司进行内部结算处理。

集团供应链应用架构图

集团集中采购管理解决方案

1.关键目标

本解决方案重点解决集团企业集中采购管理中的如下问题：

1）    如何建立集团企业有效的集中采购管理模式；

2）    如何对供应商进行统一规范、准确评估；

3）    如何发挥集中采购规模优势，降低采购成本；

4）    如何获得合理采购价格，有效控制采购成本；

5）    如何掌控集团全局库存，合理控制库存，降低资金占用；

6）    如何有效地规范和控制集中采购业务流程；

7）    如何及时、准确地掌控集团采购业务执行情况。

2.解决方案

以企业全局库存为基础，通过对主要供应商、关键采购业务环节的集中统管，构建集团企业集中采购管理应用平台。

图注：

1）  集团总部制定采购管理、物资管理、集中采购物资目录等管理制度；

2）  主要供应商选择、评估及重要物资的采购合同等关键业务环节由集团总部统一掌控；

3）  下属企业根据业务需要提出采购申请，并把集中采购的物资提交到集团总部；

4）  集团总部根据全局库存情况及采购策略，选择供应商进行采购，下达订单；

5）  供应商直接送货到各工厂，有些企业是要求供应商送货到总部，然后由总部再调拨到各工厂；

6）  根据企业管理要求不同，与供应商的采购结算可以由总部集中结算，也可以由各工厂分别与供应商结算。

2.1.建立集团企业有效的集中采购管理模式

2.1.1.集中采购、集中收货、集中结算、内部调拨

主要特点：

1）     总部负责收集下级公司采购申请，统一向供应商下达订单；

2）     供应商统一送货到总部，总部收货质检，与供应商的物流在总部完成；

3）     总部收货后，根据各公司物资需求申请以及实际采购到货情况，向各公司调拨物资；

4）     总部与供应商统一结算；

5）     总部和下级公司进行内部结算。

2.1.2.集中采购、分散收货、集中结算、内部收付

主要特点：

1）  总部负责统一向供应商下达采购订单；

2）  下级公司分别进行收货质检与入库业务；

3）  集团总部与供应商统一结算；

4）  总部与下级公司内部结算。

2.1.3.集中采购、分散收货、分别结算、各自使用

主要特点：

1）     总部负责统一向供应商下达订单任务；

2）     下级公司各自进行收货质检与入库业务；

3）     下级公司分别与供应商结算。

2.1.4.统签合同集采模式

总部与供应商统签采购合同，并控制下级公司采购业务模式。

主要特点：

1）  总部统一与供应商签订采购合同；

2）  下级公司录入采购订单，并受总部采购合同的控制；

3）  下级公司执行采购订单后，进入后续的采购业务流程。

2.2.建立工业企业采购管理模式，规范采购业务流程

2.2.1.大宗原材料类物资的采购业务

工业企业中，大宗原材料类物资占用了企业的主要采购资金，主要包括：

生产使用的直接原材料和主要的辅助原料，还有一些燃料等；例如：

钢铁企业的矿石类原料，化工行业的化工原料，烟草行业烟叶，机械行业的钢材、纺织行业的原棉、食品行业的最初农产品等；生产辅助性的材料、燃料：

如煤、汽油、包装物、添加剂等。

1） 企业质检部门：

定义该类物资每一种原料的检验项目和优质优价标准，定义哪些检验项目与结算数量和价格相关；

2） 大宗原料采购通常与供应商签订合同，依据合同采购，合同中具体定义该类物资与这个供应商的优质优价计算标准；

3） 采购员依据采购合同向供应商下达采购订单；

4） 大宗物资通常是火车或汽车运输，通常需要进行过磅计量，毛重减去皮重得到净重；

5） 质检部门根据质检标准抽样进行质量检验，仓房进行验收入库；

6） 根据质检结果进行扣吨计算，主要是除水、除杂计算，得到结算数量；

7） 采购部门依据质检结果进行结算价格计算，生成价格结算单与供应商确认，供应商依据确认的数量和价格开具发票；

8） 财务部门依据采购发票、采购入库单进行采购结算，确认采购应付款、采购成本；

9） 财务部依据应付情况进行付款。

2.2.2.备品备件类物资的采购业务

工业企业备品备件类物资主要包括：

设备维修备件、工模具、通用五金配件等。

1）            工厂和车间用料部门提出物资需求申请，采购部门进行物资需求汇总，库存平衡，计算需要采购的数量进行请购；

2）            根据用户管理要求，可以直接从请购或采购订单开始进行采购业务；

3）            备品备件类物资通常使用采购询价、报价、比价的方式选择供应商采购；采购员进行询价、报价、比价，确定供应商，由采购主管在比价结果中进行供应商选择；

4）            采购员依据审批结果向指定供应商下达订单；

5）            仓储部门验收入库；

6）            财务部门依据采购发票、采购入库单进行采购结算，确认采购应付款、采购成本；

7）            财务部依据应付情况进行付款。

2.2.3.依据生产计划进行物资需求运算的采购

离散制造工业企业特别是装配型的生产企业，主要原料的采购是依据物资需求计划进行采购的；企业通常制定每月的主生产计划，根据生产计划、BOM进行MRP计算，平衡库存，计算出净采购量进行采购。

1）            企业生产部门按月制定主生产计划；

2）            采购计划员根据主生产计划运行MRP计算采购净需求，产生请购单；

3）            采购员依据请购单向供应商下达采购订单采购，主要原料通常有采购合同的控制；

4）            该类物资通常要进行严格的质检；

5）            质检合格后库房进行验收入库；

6）            财务部门依据采购发票、采购入库单进行采购结算，确认采购应付款、采购成本；

7）            财务部依据应付情况进行付款。

2.2.4.消耗类物资采购业务

办公用品等消耗性采购业务特点：

采购完成通常即被消耗掉，记入企业经营或管理费用，一般无库存管理，也有企业进行实物管理，不进行存货成本核算；如办公用品采购、购买劳务等。

2.2.5.供应商寄存采购方式

供应商寄存方式的采购主要见于一些“核心、优势”企业，对其上游的供应商采取的一种采购策略，从而实现核心企业的零库存管理，转移库存风险，减少资金占用。

图注：

1）  通常企业与供应商签署协议，协商采购、库存管理及结算方式，系统定义为“供应商寄存”核算规则的业务类型和“外寄仓”的仓库进行管理；

2）  采购计划、订单、到货、质检、入库等流程与其他流程基本一致，可依据用户要求进行流程配置；

3）  采购入库后不进行采购结算，不记采购成本，物资所有权归供应商；

4）  企业根据生产需要从库房领料；

5）  企业定期进行物料领用消耗汇总，并与供应商确认，供应商根据确认的数据开票，价格通常根据协议价格执行；

6）  企业根据消耗汇总清单和发票进行采购结算，确认成本及应付款；

7）  财务部依据应付情况进行付款。

2.3.建立商业企业采购管理模式，规范采购业务流程

2.3.1.普通销售的商品采购

图注：

1）       请购单可以由商品部门手工填写，也支持由销售订单导入；

2）       采购订单参照请购单生成，同时支持对订单进行细致的业务状态管理；

3）       根据采购订单进行到货签收，生成到货单；

4）       库管员根据到货单中的合格品数量生成入库单；

5）        结算员根据入库单生成采购发票，生成采购发票后进行结算，生成成本确认单；结算员对采购发票进行确认，确认后生成应付单，形成供应商应付款。

2.3.2.受托代销方式的采购业务

受托代销是一种先销售后结算的采购模式，通常是根据销售数量进行采购结算。

图注：

1）    请购单、采购、到货、入库等业务环节与普通采购基本一致；

2）    采购结算：

查询销售发票，根据销售情况与厂家进行采购结算，系统自动生成采购发票匹配采购入库进行采购结算；

3）    根据采购发票确认应付，向厂家付款。

2.3.3.直运销售方式的采购业务

企业直运销售无需进行实物的收发，即完成购销业务，由供应商直接将商品发给企业的客户；结算时，由购销双方分别与企业结算，开具购销发票，进行资金的划转。

1）    直运采购是由销售驱动采购的采购业务，销售部门先在销售管理中录入销售订单，销售订单审核后将推式请购单；

2）    请购单、采购订单的处理与普通采购基本一致；

3）    直运采购无须入库，货物直接从供应商发给销售客户，因此没有入库处理；

4）    可以在实际结算的时候参照采购订单生成采购发票，直运采购的采购发票保存后，系统将自动生成一张结算单，传存货核算系统，确认采购成本；直运采购的采购发票审核后，会将数据传到应付系统，生成一张应付单，形成应付账款；

5）    直运销售业务发票结算，销售成本取自采购发票成本。

2.3.4.多配送中心收货方式的采购业务

跨地域经营的分销企业通常在全国有多个配送中心，支持区域市场的销售，但采购业务通常由公司一个采购部门进行统一采购；企业采购部就需要根据多个配送中心需求进行采购，然后分配到多个配送中心，通常可以通过订单到货安排，安排供应商在什么时间、送什么品种、多少数量到那个配送中心。

1）        通常销售部门根据销售计划制定采购计划；

2）        采购部门依据采购计划进行请购、向供应商订货；采购订单通常为按月执行的大订单，便于供应商的生产备货；

3）        采购部门或物流部门根据市场情况和配送中心的库存情况，制定到货计划安排，并通知供应商依据到货计划送货；

4）        配送中心可以依据到货计划进行收货安排工作准备；

5）        供应商统一开票，系统中发票和各配送中心的采购入库单匹配验证进行采购结算，确认应付，并依据应付进行付款。

2.4.供应商统一规范、准确评估

1）  建立供应商和存货关系，建立供应商评估基础；

2）  设置供应商评估标准，以标准评估供应商；

3）  查询已有历史采购交易中，查询供应商供货价格、质量及交货履约情况；

4）  冻结不合格供应商，控制不再与该供应商发生交易；

5）  供应商重新评估合格后，将会重新纳入企业候选供应商。

2.5.获得合理采购价格，有效控制采购成本

1）计划员提出请购申请；

2）采购价格管理员根据请购申请询价，同时，也可以自制询报价单；

3）选择询价供应商，供应商报价后，协商最终采购价格，形成价格审批单；

4）价格审批单价格除来自询报价单外，会获取采购合同价格，同时，也可自自制询报价单；

5）根据价格审批单价格形成采购订单价格；

2.6.掌控集团全局库存，合理控制库存水平；

为企业各领导层及相关岗位员工实时提供多角度的报表。

包括现存量查询、动态库存查询、多物料属性库存查询等。

2.7.有效地规范和控制集中采购业务流程

⏹         规范流程：

建立规范业务流程，确保企业业务运作的规范性；

⏹         流程可控：

企业在处理业务时，将会受到业务规则的控制；

⏹         流程可调：

根据企业业务发展需要，实现业务流程及时调整。

2.8.及时、准确地掌控集团采购业务执行情况

为领导层及相关岗位员工实时提供多角度的报表。

3．应用效果

●         协助企业建立了集团级供应商管理平台，统一对供应商进行资质审核、评估，使得供应商的管理更加科学、合理；

●         充分发挥了集中采购的规模优势，降低了采购价格；

●         通过集中掌控主要物资的库存，使得物资调配更加合理，库存水平明显下降，资金占用更趋合理；

●         实现了对采购价格执行情况实时、动态分析，有效地控制采购成本；

●         采购业务处理流程更加规范、合理，采购漏洞逐渐减少。