行政专员绩效考核方案设计.docx
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行政专员绩效考核方案设计
行政专员绩效考核方案
工商管理13-4
曾佳
学号120106130241
2016年5月
第一章公司背景
四川申发科技有限公司是一家集软件开发、系统集成、产品代理以及行业解决方案的高新技术企业。
公司位于成都市高新区，本着“品质第一、信用至上、服务满意”的经营宗旨，为客户提供更优质的服务。
公司现拥有本科及研究生以上学历的人员30多人，拥有多年的多领域行业工作经验。
四川申发科技有限公司追求永续经营，尤其注重研发创新，在软件行业，在线教育行业、移动互联网行业、医疗行业、建筑行业等拥有自有知识产权的产品。
四川申发科技有限公司的价值规范是亲和顾客；核心能力是持续创新、快速响应。
根据客户需求开发新产品和系统方案，提供可靠的质量和最好的服务，并降低客户成本。
申发科技愿景：
成为行业领先的方案提供商
申发科技使命：
为客户提供优质的解决方案
申发科技价值观：
本着“以人为本”的经营理念，“亲和顾客”的价值规范，为客户提供创新、协同和高效的信息化服务，建立“共建共享”的价值分配准则。
合作伙伴：
中软国际、中科和迅、东软学院、Pearl牙科、联想、Dell
公司产品：
1、在线教育类：
奕课在线教育平台
通过应用信息科技和互联网技术进行内容传播和快速学习的方法，是以网络为介质的教学方式。
通过网络，学生与教师即使相隔万里也可以开展教学活动；借助网络课件，学生可以随时随地进行学习，真正打破了时间和空间的限制。
奕课在线教育实现了电子化的学习、有效率的学习、探索的学习、经验的学习、拓展的学习、延伸的学习、易使用的学习、增强的学习，真正让网络远程教育成为最佳的学习方式。
2、解决方案类服务：
OA办公自动化
OA办公自动化解决方案是针对企事业单位、政府部门等日常办公信息化而设计的标准解决方案，基于协同办公理念，将日常办公电子化、网络化、规范化、统一化。
实时跨部门、跨地域协作办公，达到节省办公时间、节省办公成本、提高工作效率的目的。
随着OA的日常使用，逐渐建立了单位内部的完整知识库，利于单位内部知识的传播与分享。
OA协同办公标准平台，能充分体现单位的管理思想、企业文化、单位成果等。
最终目的是提高单位的管理水平和运营效率。
3、应对突发类服务：
数据库加速解决方案
系统故障诊断应急，重要数据丢失应急，重要时间点服务应急，应急电话支持服务，预防应急服务等等。
随着互联网和电子商务的迅猛发展，传统的大型结构化数据库系统越来越多的应用在互联网上，并担当着企业业务和信息系统核心的重任。
但是，本来是为了传统业务的开展而设计出来的数据库系统，已经越来越多的受到超大规模数据量和高强度瞬时并发访问的折磨和考验。
无论是企业在互联网上的企业商务网站，还是企业内部Intranet/ERP/CRM等内部业务管理系统，随着数据量和业务量的不断高速增长，数据库系统的执行效率日趋低下，已经越来越成为制约整个系统性能和效率提升的瓶颈。
4、企业网络类服务：
企业路由器
企业路由器是一种专门为企业级用户量身打造的一种智能路由器，除了提供稳定高效的路由功能之外，还结合企业或者公司的特点，增加了一些更加智能的功能：
路由器作为网关，提供外线接入和该、流控等功能。
此路由器安全联动交换机，构建千兆安全内网。
实现了WEB安全管理，减少网络风险，外防攻击，内防病毒，全面防御ARP病毒。
第二章岗位分析与岗位说明书
2.1工作责任
1、严格执行公司各个制度、程序，根据需要对制度和流程进行建设和改进；
2、对相关数据、资料的真实性、准确性、及时性、完整性、安全性负责；
3、对保存资料的完整性、有序性负责；
4、对所汇报工作的真实性负责。
2.2工作任务
文档管理
1、公司文档、合同、证照的日常管理工作，包括新建、编号、录入、审核、归档、外借、查阅、销毁等工作；
2、公文、公告的草拟、呈批、发布等工作；
3、公司制度的发布、更新管理；
4、公司图书管理；
5、公司大事记资料录入、整理、归档；
6、公共类信息的审核和发布（包括通讯录、网页等）；
7、公司荣誉奖牌、奖状管理，并对其进行录入登记、保管、复制、清洁、维护等工作。
会议管理
1、例会的通知、组织工作；
2、会议纪要的整理、签发、归档工作；
3、会议记录的监督和考勤工作；
4、会议室的使用安排。
物料管理
1、公司各部门每月办公用品的购买、派发和记录；
2、记录并保管物料出入明细账册；
3、定期盘点仓库物品；
4、派发新员工入职办公用品。
其他
1、公务接待工作，公司间的员工交流活动、聚餐、客人来访、公务接待等工作，为其安排食宿、行程及票务办理等。
2、负责行政部门经费管理、做好经费明细账册，列举当月支出；
3、招聘、录用、升迁、离退职的办理工作；
4、各项规章制度监督与执行；
5、节假日公司的值班安排工作；
6、管理保洁员的卫生清理工作，保证员工良好的工作环境；
7、完成上级交办的其他工作。
2.3工作关系
1、直接上级：
行政经理
2、内部协调关系：
公司各职能部门
3、外部协调关系：
办公设备用品公司、订票公司、酒店等
4、晋升轮换：
可在行政经理之间晋升轮换
2.4工作量
1、工作时间：
每周1至周五（9:
00-18:
00）
2、劳动定额：
视公司业务而定
3、绩效标准：
德、才、勤、绩进行综合的检查和评定
4、工作循环周期：
部分工作一天一循环，部分工作一周一循环，部分工作根据公司业务而定。
2.5工作环境分析
1、自然环境：
温度、湿度、照明度适宜，辐射较强，环境接触时间长；
2、安全环境：
危险性较低；
3、易患职业病：
颈、肩、腕综；眼病；信息焦虑综合症；慢性疲劳综合症；
4、患病率及危害程度：
较大；
5、社会环境：
生活较为便捷；环境变化程度大；与他人交往程度大。
2.6任职必备条件
1、必备知识：
行管政理、文秘等相关管理类专业大专以上学历；
2、必备技能：
熟悉office等常用办公软件的操作等；
3、必备能力：
◆良好的亲和力及沟通协调能力
◆较强的执行能力
◆较强的文案撰写能力
◆良好的团队合作精神，优秀的沟通、协调、组织与开拓能力
◆较强的观察力和应变能力
4、必备的个性特征：
活泼热情的性格，认真负责的态度，踏实勤奋的作风。
2.7岗位说明书
岗位名称
行政专员
岗位编号
所在部门
行政部
岗位定员
直接上级
行政经理
晋升方向
行政经理
岗位概况
负责公司文档、信息保密管理；组织策划公司会议、年会，对会议纪要整理、归档工作；负责总部各部门办公用品的领用；其他工作。
工作职责
文档管理
1、公司文档、合同、证照的日常管理工作，包括新建、编号、录入、审核、归档、外借、查阅、销毁等工作；
2、公文、公告的草拟、呈批、发布等工作；
3、公司制度的发布、更新管理；
4、公司图书管理；
5、公司大事记资料录入、整理、归档；
6、公共类信息的审核和发布（包括通讯录、网页等）；
7、公司荣誉奖牌、奖状管理，并对其进行录入登记、保管、复制、清洁、维护等工作。
会议管理
1、例会的通知、组织工作；
2、会议纪要的整理、签发、归档工作；
3、会议记录的监督和考勤工作；
4、会议室的使用安排。
物料管理
1、公司各部门每月办公用品的购买、派发和记录；
2、记录并保管物料出入明细账册；
3、定期盘点仓库物品；
4、派发新员工入职办公用品。
其他
1、公务接待工作，公司间的员工交流活动、聚餐、客人来访、公务接待等工作，为其安排食宿、行程及票务办理等。
2、负责行政部门经费管理、做好经费明细账册，列举当月支出；
3、招聘、录用、升迁、离退职的办理工作；
4、各项规章制度监督与执行；
5、节假日公司的值班安排工作；
6、管理保洁员的卫生清理工作，保证员工良好的工作环境；
7、完成上级交办的其他工作。
任职资格
1、教育水平
大专及以上
2、专业要求
行管政理、文秘等相关管理类专业
3、性别/年龄
不限，30岁以下
4、工作经验
一年以上工作经验
5、健康状况
身体健康
6、身高要求
男1.72米以上女1.58米以上
7、仪表要求
五官端正，仪表俱佳
8、政治面貌
不限
9、计算机水平
能熟练使用办公软件；熟悉网络知识
10、外语知识
基本的英语应用能力
11、职称
不限
12、专业知识
行政、文秘相关知识
13、技能与能力
良好的亲和力及沟通协调能力；
较强的执行能力；
较强的文案撰写能力；
良好的团队合作精神，优秀的沟通、协调、组织与开拓能力；
较强的观察力和应变能力。
14、个性与品质
活泼热情的性格，认真负责的态度，踏实勤奋的作风
15、培训经历
受过行政、公文写作等方面的培训
16、出差要求
偶尔
17、普通话要求
普通话良好
工作地点
办公室
工作时间特征
正常上下班，偶尔加班
使用工具/设备
计算机、电话、传真机、复印机、扫描仪、打印机
管理状态
听从行政部经理指挥，遇到紧急、特殊问题，要求能独立工作
工作环境
干净、明亮、茶水间、取暖/制冷设备
和谐友好的工作氛围
工作培训及公平公正的绩效考核和晋升体制
第三章绩效指标设计
3.1考核要点
由于行政专员岗位具有以下特点：
◆工作难以量化；
◆工作内容注重过程，成果不明显；
◆临时性工作较多，计划性不强；
◆行政部门内部存在大量临时性团队合作是工作；
◆需要横向、纵向协调多部门工作。
所以在设置考核指标时，主要设置横向和纵向两类考核指标：
横向：
即指行政部的协调部门同级员工对被考核人员进行评价，主要考核员工的工作响应时间、工作质量、团队合作精神等。
纵向：
即指上级（行政部经理）对员工进行考核，主要从两方面进行考核，一是根据岗位职责设置相应的考核指标，二是根据员工的积极性、责任心等设置态度类考核指标。
3.2考核方法及周期
考核方法
纵向考核：
上级评价法，即行政部经理直接评价打分，再由上级领导复核，以免出现不公平现象。
横向考核：
及由其他部门员工进行评价打分，以对行政专员的工作进行全面评价。
考核周期
由于行政工作的对的特殊性，在考核周期上不可过长或过短，过长达不到刺激、激励的效果，过短又容易给其他部门员工增加负担，所以将考核周期定为一季度一次。
3.3考核的内容和实施流程
考核的内容分一下几个部分：
1、绩效成果：
根据考核期内的工作重点设置考核内容，考核其完成情况；
2、专业技能：
工作中需要的专业技能和必须具备的能力；
3、工作态度：
本职工作内的协作精神、积极态度等。
考核实施流程
1、行政部经理为考核负责人，具体执行行政专员的绩效考核；
2、考核结束后进行总结，并与被考核者进行沟通，以改进工作中的不足，提高工作效率；
3、根据考核情况制定下一阶段的绩效考核目标；
4、根据考核确定奖惩措施。
3.4考核指标设计
绩效成果
1、会议管理：
对公司会议的安排及会议室使用安排；
2、公务接待：
公司对外接待工作及相关安排，公司员工出差安排；
3、公文写作：
起草公司内部通知及其他公文；
4、物料管理：
公司档案、相关文件、办公用品等的购买、保存、派发工作。
专业技能
1、错误率：
行政各项工作的错误率程度；
2、满意度：
对行政各项工作的满意程度；
3、执行力：
员工的执行能力高低；
4、处理能力：
对各项工作、突发事件的处理能力。
工作态度
1、协调性：
与其他部门、各项工作之间的协调能力；
2、责任感：
对工作的责任心；
3、积极性：
处理工作和各项问题的积极性；
4、工作勤惰：
对待工作的勤奋程度、出勤率等。
第四章绩效评价表
4.1绩效指标的权重分析
绩效成果
专业技能
工作态度
评分值
序号
考核指标
会议
管理
公务
接待
公文
写作
物料
管理
错误率
满意度
执行力
处理
能力
协调性
责任感
积极性
工作
勤惰
绩效
成果
1
会议管理
/
3
2
2
1
2
1
2
2
2
2
3
20
2
公务接待
1
/
3
3
1
2
2
2
1
3
2
2
19
3
公文写作
2
1
/
2
1
3
1
3
4
2
3
3
23
4
物料管理
2
1
2
/
1
3
3
4
2
3
2
3
23
专业
技能
1
错误率
3
3
3
3
/
3
2
1
2
3
3
4
27
2
满意度
2
2
1
1
1
/
1
2
1
1
2
3
16
3
执行力
3
2
3
1
2
3
/
2
2
3
1
3
22
4
处理能力
2
2
1
0
3
2
2
/
2
2
2
3
19
工作
态度
1
协调性
2
3
0
2
2
3
2
2
/
3
2
3
21
2
责任感
2
1
2
1
1
3
1
2
1
/
3
2
19
3
积极性
2
2
1
2
1
2
3
2
2
1
/
3
20
4
工作勤惰
1
2
1
1
0
1
1
1
1
2
1
/
10
合计
239
说明：
非常重要的指标为4分，比较重要的指标为3分，同样重要的指标为2分，不太重要的指标为1分，很不重要的指标为0分，
4.2权值因子计算表
序号
考核指标
评分值
评分人
评分总分
平均评分
权重
调整后权值
A
B
C
D
绩效成果
1
会议管理
20
15
14
22
20
71
17.75
0.074267782
0.07
2
公务接待
19
20
19
20
24
83
20.75
0.086820084
0.09
3
公文写作
23
22
17
24
20
83
20.75
0.086820084
0.09
4
物料管理
23
22
25
15
15
77
19.25
0.080543933
0.08
专业技能
1
错误率
27
25
30
25
25
105
26.25
0.109832636
0.11
2
满意度
16
11
22
20
20
73
18.25
0.076359833
0.08
3
执行力
22
17
19
30
25
91
22.75
0.095188285
0.10
4
处理能力
19
25
15
20
20
80
20
0.083682008
0.08
工作态度
1
协调性
21
21
18
15
20
74
18.5
0.077405858
0.08
2
责任感
19
25
19
22
20
86
21.5
0.089958159
0.09
3
积极性
20
19
22
17
15
73
18.25
0.076359833
0.08
4
工作勤惰
10
17
19
9
15
60
15
0.062761506
0.06
合计
239
239
239
239
239
956
239
1
1
4.3绩效考核评价表
考核指标
序号
具体指标
指标说明
权重
上级评分
同事评价
上上级复核
绩效成果
1
会议管理
对公司会议的安排及会议室使用安排；
7.00
2
公务接待
公司对外接待工作及相关安排，公司员工出差安排；
9.00
3
公文写作
起草公司内部通知及其他公文；
9.00
4
物料管理
公司档案、相关文件、办公用品等的购买、保存、派发工作。
8.00
专业技能
1
错误率
行政各项工作的错误率程度；
10.00
2
满意度
对行政各项工作的满意程度；
8.00
3
执行力
员工的执行能力高低；
10.00
4
处理能力
对各项工作、突发事件的处理能力。
8.00
工作态度
1
协调性
与其他部门、各项工作之间的协调能力；
8.00
2
责任感
对工作的责任心；
9.00
3
积极性
处理工作和各项问题的积极性；
8.00
4
工作勤惰
对待工作的勤奋程度、出勤率等。
6.00
合计
100
评分人签字
考核时间：
年月日
4.4考核总结和反馈
行政经理应根据考核，发现行政工作人员在工作中存在的问题，并做好详细记录，在考核后与员工进行他谈话，指出其在工作中存在的问题，并帮助其改正。
考核结束后，行政经理还应根据公司情况开始着手制定下一次的绩效考核。
将考核的打分表格做好保管，以便在奖惩时作为参考凭据。
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