工程项目部财务管理制度及实施细则.docx

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工程项目部财务管理制度及实施细则

第二章工程项目部财务管理制度及实施细则

为满足公司综合经济规划、内部经济管理的需要,加强资金使用管理,及时反映资金运用状况;合理使用资金,明确资金管理部门和使用部门的责任;加速资金周转,提高企业效益;保证资金安全运转,清楚反映资金去向,明确责任,参照国家相关的会计法规规定,特制定本制度及实施细则。

第一节财务部的基本职责

１、业务范围

Ø组织制定公司会计规章制度,编制公司财务预算。

Ø对工程项目部财务管理工作进行监督检查。

Ø负责对项目部项目的运作提供可操作性强和具体的成本分析、资金筹集和资金使用方案。

Ø负责配合总经理进行公司资金调度和动作,保证资金按计划收支运转。

Ø负责项目部财务的日常管理,办理现金和银行存款的收支和结算。

Ø负责项目部财务印鉴的保管。

Ø负责原始凭证和记帐凭证的审核。

Ø编制项目部月度、季度和年度的生产经营情况报表及说明,并进行财务分析,正确核算经营成果。

２、会计人员岗位职责

Ø会计人员必须贯彻执行国家的财经方针、政策和会计制度及法规,遵守公司的各项规章制度,遵守职业道德,任何涉及违反国家相关法律法规的,公司有责任将其移送司法机关法办。

Ø会计人员要严格审核各项费用开支,建立和健全各项原始记录,正确核算,如实反映和监督各项经济和业务活动。

为企业领导开展预测、决策分析提供准确的会计数据。

Ø会计人员必须执行相关的会计核算制度,做到手续齐备,数字准确,妥善保全各种会计凭证和会计资料,并严格执行公司的保密制度。

Ø建立会计工作的内部牵制制度,明确会计人员的分工与责任、

Ø监督和管理好仓储工作,配合仓库管理好生产现场的材料和物资,防止浪费。

Ø负责公司固定资产、低值易耗品的核算,对购入、调入、调出、报废的设备、大型工具等资产,要及时办理会计手续,定期对公司固定资产和低值易耗品进行盘点、清查,并上报固定资产明细表。

Ø负责处理公司领导交给的其它业务工作。

3、出纳员岗位职责

Ø办理现金收付和银行结算业务,严格依照有关现金管理和银行结算制度的规定管理好货币资金。

现金的使用范围:

包括员工工资、差旅费、各种补贴、各项福利及壹仟元以下的各种业务开支等,库存现金不得超过公司核定的限额,超过部分要及时存入银行。

Ø现金支付必须严格按财务手续办理、对以现金支付的会计业务,均应由经办人员填写支出凭证,由经理和会计审查并签名后交出纳员,出纳员依据原始凭证进行核对,票款相符,据实支付现金,并加盖“现金付讫”章、领取现金应当面点清,并在付款凭证上签字、财务人员拒收白条,也不得挪用现金、

Ø现金收入做到收款有依据。

财务人员依照原始凭证办理收款,加盖“现金收讫”章,并依照会计科目登记入帐。

Ø登账要及时,库存现金做到日清日结,账款相符,每季度、

Ø发生长短不平的现象要查明原因,并依照财务制度做帐务处理,属财务人员工作失职的责任自负。

Ø逾期未用空白支票要及时收回注销,关于填错的支票或由银行退回的支票,须加盖“作废”戳记与存根一并保存。

Ø顺序及时地登记现金和银行存款日记帐,保证数字清楚,内容准确,做到日清月结、

Ø经办人员报销支票时,出纳人员核对支票存根金额是否与发票相符,支票号码是否相符,并在支票登记簿上加盖已报销戳记,将支票领用单的附联粘贴在报销的最后一张上。

Ø依照每日收支记录,结出银行存款日余额,并及时与银行核对;当日收入的支票、汇票必须当日送存银行,即使取回银行的各种回单、传票,随时掌握银行存款余额,做到日清月结、

Ø每月分三期汇总原始收支凭证（１0日、20日、30日/月次）填制《现金及银行结算存款收支报告单》（见附表一）送会计审核记帐。

Ø每月依照银行的对帐单填写《银行存款余额调节表》交付会计审核、保存;每季末、年末进行现金盘点,并填写《库存现金盘点报告表》（见附表二）,分析现金盘点情况。

Ø保管库存现金,如有短缺,要负赔偿责任,保管好钥匙,不得任意转交他人。

项目部银行帐号严格保密。

４、会计核算流程

流程说明:

Ø依照正确的原始凭证填制记帐凭证,记帐凭证采纳由财政部门统一监制的格式。

Ø依照收、付款凭证登记现金日记账和银行存款账。

Ø依照收、付款凭证和转帐凭证登记各类明细分类账,包括:

往来应收和应付日记账、管理费用明细账、生产成本或工程施工多栏式明细账、固定资产明细账、营业外收支明细账、利润分配明细账、、应收税金明细账。

采纳财政部门统一监制的明细账簿。

Ø依照记账凭证分期编制科目汇总表。

Ø依照科目汇总表登记总分类账。

Ø月末核对各种明自账余总账余额。

Ø月末依照总分类账和明细账编制会计报表、

Ø各类表报采纳财政部门统一格式,工程项目部必须在每月的5日前将报表上报公司汇总,公司财务部需要在8日前将相关的汇总表报总经理。

Ø公司财务部定期或不定期对属下项目部财务管理和会计核算工作进行监督检查,并将检查结果上报总经理;在检查中发现的违规违法问题将依照公司有关规定进行严肃处理,对违反国家相关法律法规的移送司法机关法办。

二、资金使用管理及实施细则

1、采购资金管理

Ø财务部审核工程部《　　公司采购项目登记表》（见附表三）的内容包括:

采购品目（品牌）、数量、详细技术参数、规格、配置、型号、功能与作用的详细描述及预算金额等;并就采购项目的预算资金的筹措、使用及付款方式提出合理的方案供公司高层决议。

Ø各种工程机械设备、主材的采购合同,由工程部提出提出《物资计划表》,项目总工核定后交物资部须填写《工程项目设备供应商、价格一览表》;如是大宗机械设备的采购,事前应提交采购和租赁的经济指标比较情况供项目部进行讨论决定后,财务部提出资金筹措和支付方案,再交项目经理审核,经总经理签署（须亲笔签署,口头同意本审批表无效）,物资部依照总经理批复到财务部门申领支票,在领取支票七天内,必须凭经手人、验收人、批准人签字发票及进仓单向财务办理报账手续（由于特别原因不能在七天之内报帐,需提交书面报告到财务部,违者将给予１00元的处罚）。

大笔款项支出（２万元以上）没有合同、协议或者其他资料备案,会计人员一概不给予付款,违者追究经办人责任。

2、费用管理

Ø差费:

公司员工出差外地需住宿的,依照每人每天住宿费８０元（特区按１00元／天）、伙食费２5元、车船费按规定的往返地点和里程凭票核准报销的标准;如出差人员乘座飞机或火车软卧需要公司总经理签名审批才可报销;在本城市内出差办事的,原则上公司提供用车,如公司无法提供用车的,经财务部审核,所属部门主管审批后才能办理报销。

Ø员工工资和奖金:

财务每月依照合同规定的员工工资制定工资表经分公司或项目部经理审批后定时发放;工程项目部员工的奖金由工程部制订方案,合约部审核,项目经理会同项目副经理、项目总工审定后,报公司总经理审批后发放;各分公司经理、工程项目部经理、副经理、项目总工、财务部及合约部正式签约员工的工资、奖金全部在公司财务部发放。

Ø业务招待费:

公司及分公司、工程项目部原则上设业务费定额支出;公司将依照工程项目的规模和运作的实际情况核定各工程项目部的业务费额度,经总公司审批后授权项目经理执行;各部门主管需要业务接待的,经请示项目经理审批后才能开支,金额超过贰仟元的需报总经理审批后开支。

项目经理、副经理和项目总工的接待费一律由总经理审批,否则财务部不予报销、

Ø日常零星费用:

伙食费、水电费、电话费等零星费用的开支没有合同、协议或者其他资料备案,会计人员一概不给予付款,违者追究经办人责任。

３、应收、应付帐款的管理

为了提高资金的使用效率,保障资金的流动性,对往来帐款、采购、销售合同,需要考虑付款的时期性与收款的及时性、财务部对应付款或应收款,均应在事前、事中、事后实行跟踪管理;应付帐款的管理,财务部门应按合同期限付款,以保持公司的信用。

财务部随时检查各部门未解货款的情况、

3、１应收帐款的管理

Ø工程价款的回收:

合约部审核授权委托人审签和经监理与业主认可的工程价款结算单、统计资料等有效文件,并依照上述资料编制分包工程价款结算清单及相关有效资料,经项目部总工、经理审核后交财务部开具发票办理结算手续。

Ø工程竣工后合约部编制工程竣工结算单,经财务部核准后报项目部总工、经理审批,财务部依据相关资料文件及时向业主办理工程决算款结算手续。

Ø工程保质期满后由合约部编制工程质保金结算单经项目部经理审批后交财务部办理结算手续、

Ø对外租赁业务:

分公司、工程项目部与客户协商后签定合同（机械设备出租、技术劳务出租等）;财务部依照合同收到租赁方交来的款项后开具发票或收据、

Ø建立往来帐户结算的定期核对与清理制度,包括每月终了对往来款项进行全面清理,对应收帐款按帐龄长短,金额大小逐项进行分析、并向对方送对帐单进行核对;每月将情况上报总经理。

Ø财务部有责任和义务采取有效的方法对相关的应收账款进行定期催收,次数不得少于每月两次、

3、2借款的管理和核算

Ø项目部的借款仅限于项目经理及管理人员的差旅费、接待费、零星材料采购费等。

Ø项目部任何人因业务需要的借款,应在业务完成后7天内凭经手人、验收人、批准人签字的发票向财务部门办理报帐手续。

Ø项目部的司机和采购员可保留1８00元和5０00元的定量借款,每月清理结算一次,定期按报销手续

Ø财务部负责审核报销单据,填写会计凭证后交出纳办理收付手续。

Ø项目部财务部原则上不借支各种款项给外单位及人员,特别情况需总经理审批方可借支;施工班组（分包队伍）的借款需提出书面申请,经工程部核准工程进度,合约部和项目总工审核,项目经理签字后报总经理审批后方可借支,累计借支的额度上限为该施工班组或分包队伍累计应付工程款的３０％。

Ø财务部有责任对员工报销单据进行审核。

部门经理有责任按有关管理规定向所属员工问清报销单据中的超规定部分的情况,履行签批手续、

3、3应付账款的管理

Ø工程项目部的应付账款由于涉及数额较大、项目较多,财务部应设专人管理该科目明细账,及时反映应付账款发生的时间、时间、金额并经常核对清理。

Ø对每月发生业务所需支付的货款、工程款等,先由工程项目部的财务部门整理好该应付款的合同、发票、进仓单、验收单、工程结算表等资料单据,经合约部、工程部审核报项目总工、项目经理初步审批编制应付款项审批表,上报总经理最后审批后办理支付手续。

Ø项目工程部将应付账款汇总填制《　　项目应付账款汇总表》（见附表六）,表后附相关的原始平凭证的复印件,以杜绝因要经常查阅原始凭证而造成原始资料的丢失等情况的发生;该表由分公司或项目部财务部的出纳负责填制管理、

Ø工程分包备料款的支付:

由分包单位填写备料申请拨付单,经项目部相关人员进行现场检查后签字报合约部审核,经项目经理审批后报总经理最后批复后,由财务部办理支付手续、

Ø工程分包进度款的支付:

分包单位提供工作量统计表,每月２0—25日由项目总工组织人员对各分包单位的工程数量和质量进行核实,由合约部出具工程决算单,经项目总工、项目经理签字确认报总经理批复后,财务部依照相关的资料和合同在扣除分包单位应摊销费用和月度材料款后办理支付手续。

Ø工程分包结算款的支付:

工程竣工验收合格并移交业主三十天后,备齐相关的文件资料申请办理结算手续,合约部编制完工程结算书,由财务部与对方核实施工期间已支付的工程款、材料款和应分摊的水电费、检测实验费、测量费及各种税费等各种费用,并按规定扣除5—10％的质保金后填制结算表报项目经理审核、总经理审批后办理支付手续。

Ø工程保质金的支付:

分包单位在保质期满后提出保质金支付申请,合约部在核准后填制保质金拨付单,财务部扣除对方在保质期内发生的各种费用后报项目总工和项目经理审核,报总经理审批后办理支付手续。

Ø办理应付工程款的支付手续时,财务部出纳员按总经理批复的应付款项审批表填制转帐或现金支票,经主管会计复核,项目经理在支票存根上签字后交收款方,并留下收取支票人员的身份证资料、

Ø应付的工程款若非签定正式分承包协议（分承包需经工商登记并具资质）,在经上述流程审核后,财务部应会同工程部、合约部主管在对方工程队中随机抽取员工三人以上陪同对方主管到财务部经验证对方身份证并在收据上签收和打上指模后方可支付。

Ø对业务经营发生的应付款项,原则上全部需要经银行办理转帐支付,关于部分小额的支出（贰仟元内）经项目经理审批后可酌情支付现金,除此以外的款项必须转帐支付,超额的现金支付由总经理审批后方可办理支付现金的手续。

三、固定资产的管理和核算制度

Ø固定资产核算设置固定资产、累计折旧、固定资产清理总帐科目,按固定资产类别和使用部门设置二级科目,按固定资产名称设置明细科目、

Ø固定资产的批准:

指使用年限在一年以上,单位价值在2,0０0元以上;如单台价值在2,０0０元以下,是某种劳动资料的必要组成部门,使用年限在一年以上,也可列入固定资产、

Ø固定资产计划经批准购置后,财务部门要设立专帐登记,实行谁使用（申领固定资产必须填写“固定资产申领单”）,谁管理的原则,使用人员需经常对其进行保养,以延长使用年限;由办公室定期进行清理盘点、

Ø固定资产的处置需经总经理批复后,财务部门方可进行帐务处理;分公司所购置的固定资产如产生下列情况,可进行报废处置:

一是经常使用而不断磨损直至报废;二是由于技术进步等原因提早报废;三是受自然灾害等特别损失发生损毁的报废。

工程项目部依照所购置的固定资产的实际情况,参照上述的条件由工程部会同物资部提出固定资产处置书面申请,财务部予以审核,经项目部经理和项目总工初步审批后报公司总经理批复后,财务部严格依照相关会计规定办理固定资产报废或出售的核算手续、

Ø固定资产原值的构成及折旧的提取,必须符合会计制度的规定。

四、存货的管理及核算制度

Ø存货设置低值易耗品、库存材料等总帐科目。

Ø商品的成本:

低值易耗品是指使用年限在一年以下,或单位价值在２,0０0元以下的办公设备、仪器、工具等,采纳一次摊销法,工具如单位价值较高,一次领用数额较大时,可采纳待摊的方法,分期摊如成本,摊销期最长为一年。

Ø存货核算的总帐和三级分类帐由财务负责登记,仓管员负责出、入库单及收、发货的台帐登记、进仓工作流程:

采购员填写一式三联进仓单,（一联交仓管员,一联附在报销凭证交财务,一联存根　　仓管员依照进仓单登帐）每天对存货做实物盘点,月末与财务部对帐,财务部可对存货进行不定期盘点;出仓工作流程:

领用人员填写一式三联出仓单,（一联交仓管员,一联交财务部,一联存根　　　仓管员依照出仓单登帐）经管理人员清点发出货品,财务部专人复核,数量相符在仓管单盖“出货章"方可放行。

Ø期末,经公司确认的存货盘盈、盘亏或亏损,先转入“待处理财产损溢”帐户,经批准后,核销部分在管理费用列支,责任人造成的损失“其他应收款”帐户核算,盘盈记入当月营业外收入。

五、会计等重要档案的管理

Ø会计档案包括:

会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他与经济业务有关的资料。

Ø工程部的各种会议档案必须妥善保管,不能丢失损坏。

Ø工程项目部的年度会计报表及各方权益有关的重要会计档案,如:

协议、合同、签订的长期经济合同等,必须永久保存。

Ø会计凭证要装订整齐,定时间顺序进行编号,不许出现前后号颠倒和丢失现象,装订成册的凭证要妥善保管便于查找,防止丢失。

Ø如有查阅或调阅会计档案者,必须由总经理及财务主管批准后,登记会计档案调阅登记簿方可查阅,但不准带出公司,查阅后迅速归档。

Ø各种会计档案,保存期满需销毁时,应抄具清单经总经理批准同意后,才能销毁、销毁会计档案的清单应永久保存。

六、　公司重要资料保管

Ø工程项目部的资料要装订整齐,定时间顺序进行编号,不许出现前后号颠倒和丢失现象,装订成册的凭证要妥善保管便于查找,防止丢失、

Ø按资料的分类工程部的重要资料的交、借分别由财务部、合约部和办公室专人进行登记,。

七、印章管理

Ø工程部财务章、公章、业务章等各类印章由财务部统一管理。

Ø银行预留印鉴中的财务章由会计保管,私章和支票由出纳员保管;设立支票使用登记部记录支票使用的日期、号码、用途、金额和经办人。

Ø外借公章必须填写申请盖章表（见附表五）,注明事由、时间、还章日期等,并需由公司总经理、分公司经理或项目经理审批。

Ø管理印章的人员在因公出差或因私请（休）假离开工作岗位时要及时请示总经理,并与总经理指定的人员办理好印章交接手续、

附表一

现金及银行结算户存款收付报告单

摘　要

现　金

银行结　算

备　　注

上月结存

本月收入

本月付出

本月结存

附:

现金　收入　凭证　　字第　　　　号至第　　　号共　　张

现金付出　凭　证　字第　　　　号至第　　　　　号共　　张

银行结算户收入凭证　　字第　　　号至第　　　　号共　张

银行结算户付出凭证　　　字第　　　号至第　　　　号共　　张

以上凭证经核对无讹　会计　出纳　　

（签收）200年　月　日（报告）

ﻬ

附表二

库存现金盘点报告表

面　值

数量

金额

盘点异常及建议事项

其他项目

未核算费用

员工借支（未入帐）

盘点现金总计

帐面现金总计

盘盈

盘亏

附表三

采购物品技术详细需求表

物品名称

品牌

数量

型号

预算金额

功能