档案管理系统及保密制度.docx
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档案管理系统及保密制度
档案管理制度
河源市经通测绘有限公司
河源市衢通公路规划设计有限公司
二00八年一月一日
第一章总则
第二章档案管理机构
第三章档案管理人员
第四章库房和设备
第五章档案管理
第六章安全保密
第七章档案统计
第八章档案的利用
第九章档案人销毁
第十章附则
第一章总则
第一条为规范测绘、设计成果及资料档案的管理，确保测绘、设计成果、资料档案的安全，促进测绘、设计成果的广泛应用和档案信息化建设，为加强我公司档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国测绘成果管理条例》和国家测绘局、广东省国土资源厅、河源市国土资源局、交通局、地方公路总站的要求，特制订本条例。
第二条适用范围：
测绘及设计成果资料及公司其它档案的管理。
第三条本制度所指的档案是：
1、我公司从各项工作中直接形成的、反映我公司活动历史的、对我公司和社会有保存价值的各种文件、图表、声像等不同形式的历史记录。
2、各类规章制度、办法、人事资料、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结、业务合同。
3、各类测绘、设计工程图纸及其电子文件。
4、添置工作软件、设备、财产的产权资料及各项说明。
第四条档案工作是办好企业的重要基础工作，要把档案工作纳入公司整体发展规划，加强档案工作的领导和管理。
第二章档案管理机构
第五条我公司档案室由一名副总经理分管，由办公室领导，配备一名专职档案人员。
第六条档案室是我公司档案工作职能管理部门，集中统一管理全公司档案工作。
第七条档案室的基本任务
1、贯彻执行国家、省、市关于档案工作法规、政策来规划全公司档案工作。
2、制定本公司关于档案工作的规章制度，并负责指导、监督和检查执行情况。
3、负责接受、分类、编目、鉴定、统计、保管全公司各类档案和有关资料。
4、负责协作各归档部门档案工作。
5、开展档案利用工作。
6、编辑档案参考资料。
7、开展档案学术研究和交流活动。
8、负责全公司的综合统计工作。
9、办理公司领导交办的有关档案、文史、统计等方面的业务工作。
第八条我公司各设计工作室分别配备一名兼职档案人员具体负责各部门档案工作，各归档部门的档案工作在公司档案室的指导下进行。
第三章档案管理人员
第九条我公司档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。
第十条档案工作人员岗位职责
1、岗位要求：
高中以上文化程度，经过上岗资格培训，具备档案专业知识。
2、加强团结协作，遵守工作纪律，严格执行各项工作制度。
3、积极参加各种档案管理培训活动，不断提高自身业务素质和岗位工作质量。
4、在办公室的领导下，负责对各项测量、设计成果资料的收集、保管工作，按照上级有关主管部门的规定及要求，制定完善的各项档案规章制度，使档案管理工作能达到测量、设计资质等级的要求。
5、加强档案的管理，做好档案分类、档案著录、档案鉴定、档案统计、库房管理等工作。
6、对档案管理工作中存在的问题，应及时向上级领导汇报并提出解决问题的方案或改进措施。
7、负责打字、复印等文秘工作；负责办公用品、办公消耗材料的采购、入库验收。
第十一条分管档案工作的主管领导职责
1、组织本公司人员学习档案法规，执行档案工作规章制度，把档案工作纳入本公司的议事日程，每年度研究一次档案工作。
2、加强与上级档案部门联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档的质量；
3、做好档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。
第四章库房和设备
第十二条我公司档案工作所需经费，列入公司预算，在行政办公费用中统筹解决。
第十三条配备档案专用库房20㎡以上，有足够的档案保管专用柜，加设铁门、铁锁等完善的工作条件。
第十四条档案库房管理制度
1、按公司规定将档案分类排放、排列整齐。
2、保持库房清洁、干燥和卫生，切实做好防盗、放火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作，发现问题，及时处理。
3、库房内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险产品，经常检查库房消防器材。
4、非经允许，外人不得随便进入库房。
5、管理人员做到人走加锁、关窗，妥善保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。
对已破损和字迹褪色的档案，应及时复制。
6、熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。
对已破损和字迹褪色的档案，应及时复制。
7、有库房温度记录，掌握湿度变化情况，进行分析，制定管理计划。
8、未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、外传，要严格遵守保密制度。
9、切实做好平时防范工作，做到人离灯熄，消灭火灾隐患，保证档案安全。
10、经常打扫库房卫生，保持库房整洁，对设备进行保养，使各种设备始终处于良好状态。
第五章档案管理
第十五条各部门要把反映本公司主要职能活动的各种文字、图表、声像材料完整、系统地收集起来。
第十六条我公司根据具体要求建立和完善相应的归档制度，做到每项工作都有完整、准确、系统的文件材料、资料归档。
第十七条档案工作要与公司的各项工作协调发展，要把各种文件材料的归档列入公司各部门岗位责任制。
第十八条我司文书、科技等档案实行文件材料形成部门立卷制度，立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，交本部门主管领导审查后向档案室办理交接手续。
第十九条归档制度
1文件材料的归档范围
1.1文件档案的归档范围，包括本公司在公务活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等内容。
1.2技术档案的归档范围，包括本公司在测量、设计、软件采购、设备调试等活动中形成的图纸、产权、说明书等内容。
1.3专门档案的归档范围，包括本单位在专门业务活动中形成的档案，如会计档案、声像档案等。
1.4甲方交来的一切文字材料，发往公司外的一切图纸及文字材料。
1.5修改后图纸。
2归档要求
2.1归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。
2.2归档的文件材料要完整、系统、准确。
2.3归档文件必须是原件。
2.4保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。
2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。
2.6修改图纸的归档：
2.6.1、凡建设单位提出的图纸修改要求，必须在图纸上注明“本修改应建设单位要求而作“字样。
2.6.2、所有图纸修改必须归档，用“修改意见”修改，“修改意见”单粘帖于已归档的有关图纸上，用兰图、白图修改须有我公司图签，兰图、白图归档后须在图纸目录上补注，由修改人操作。
2.6.3、修改图必须用文字说明修改原因和修改时间（标明至年月日以防前后混淆）；要注意由此而起的其它图纸或其它专业的变更。
2.6.4、其他人员代他人修改图纸，须将修改意见通知负责人，修改责任由负责人承担。
2.6.5、不是一个工程的修改不允许用同一份修改单。
2.7、补充绘图，必须用电脑或其它手工绘图工具，不能徒手绘图。
补充图纸不论白图或兰图均须有图签。
2.8、每一项工程必设“图纸修改目录表”由图档员根据发生的修改逐项登记。
3归档时间
3.1文书档案在第二年上半年内归档。
3.2测量、设计资料完成并经领导审核后，提交甲方前正式归档。
3.3新购设备在开箱时必须会同档案进行技术资料核对登记，并将说明书等资料归档。
3.4各项管理工作形成的文件材料，在去年上半年内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。
4归档份数
4.1各类文件材料一般归档一式一份，其电子文档随纸质材料共存。
4.2重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归份数。
5不归档文件材料的范围
5.1重份和无查考选用价值的事务性、临时性文件。
5.2普发供参阅的文件材料。
5.3上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定搞的文件。
5.4未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、一般性文件的历次改稿。
5.5从正式文件上摘录的供工作参阅的非证明材料。
5.6参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。
6单位的档案部门要求对本单位文件材料的形成、积累整理和归档工作进行指导、监督和检查。
第二十条归档的具体要求和手续
1必须按照归档范围将应收集归档的文件材料收集齐全、完整、准确、既不杂乱，也不短缺或遗漏。
2按照文件材料的形成规律和内在区分简直、合理组卷。
3凡是归档的案卷、卷面、卷内目录、备考表等各项内容，必须填写正确、规范，标题简明、确切。
4凡装订的案卷要按“三孔一线”装订整齐、牢固、卷容美观大方，不装订的案卷、文件、图纸等要折叠整齐，编写件号与页号。
第二十一条文件的立卷（归档资料分类，编号规定和保管期限）
1立卷的原则和方法：
立卷应遵循工程文件的自然形成规律性，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
2立卷可采用如下方法：
工程技术文件可按单位，分部工程、专业、阶段等分类。
3立卷过程中宜遵循下列要求：
3.1案卷不宜过厚，一般不超过40mm
3.2案卷内不应有重复文件；不同载体的文件一般应分别组卷。
4卷内文件的排列
4.1文件材料按事项、专业数学排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并按批复在前，请示在后；印本在前，定稿在后；主体在前，附件在后的顺序排列。
4.2既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
5案卷的编目
5.1编制卷内文件页号应符合下列规定：
5.1.1卷内文件均按有书写内容页面编号。
每卷单独编号，页号从“1”开始。
5.1.2编写位置：
单面书写的文件在右下角，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在下角。
5.1.3成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
5.1.4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
5.2卷内目录的编制应符合下列规定。
5.2.1卷内目录的式样宜符合本规范的要求。
5.2.2序号：
以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
5.2.3责任者：
填写文件的直接形成单位、部门和个人。
有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
5.2.4文件编号：
填写工程文件原有的文号或图号。
5.2.5文件题名：
填写文件标题的全称。
5.2.6日期：
填写文件形成的日期。
5.2.7页次：
填写文件在卷内文件首页之前。
5.2.8卷内目录排列在卷内文件首面之前。
5.3卷内备考表的式样宜符合下列规定：
5.3.1卷内备考表的式样宜符合本规范要求。
5.3.2卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。
5.3.3卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
（说明：
案卷备考表主要说明卷内文件复印件情况、页码犯错情况、文件的更换情况等。
没有需要说明的事项可不必填写说明。
）
5.4案卷封面的编制应符合下列规定：
5.4.1案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。
案卷封面的式样宜符合要求。
5.4.2案卷封面的内容应包括：
档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。
5.4.3档号应由分类号、项目号和案卷号组成，档号由档案保管单位填写。
5.4.4案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。
案卷题名应包括工程名称、单位工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
5.4.5编制单位应填写案卷内文件的形式单位或主要责任者。
5.4.6保管期限分为永久、长期、短期三种期限；
永久是指工程档案需永久保存。
长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。
短期是指工程档案保存20年以下。
同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。
5.4.7密级分为绝密级、机密、秘密三种，同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
6案卷装订
6.1案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。
既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。
装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。
6.2装订时必须剔除金属物。
7卷盒、卷夹两种形式。
7.1案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。
7.1.1卷盒的外表尺寸为310mm*220mm，厚度分别为20、30、40、50mm。
7.1.2卷夹的外表尺寸为310mm*220mm，厚度一般为20-30mm。
7.1.3卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。
7.2案卷脊背：
案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。
第六章安全保密
第二十二条档案保密制度
1按照有关档案验收、保管、查阅利用制度，认真履行核对、签字、登记、注销手续。
2档案工作人员要严守国家秘密，不得私自摘抄、复印、传播密级档案内容。
单位主要负责人承担保密管理领导责任，保密管理人员承担涉密的保密管理责任。
3查阅密级档案，必须履行批准手续，一般情况下，不允许摘抄、借阅密级档案。
对涉密文件的使用、传递、复制、保存等情况实行登记管理，凡使用涉密文件须经主管领导及总经理批准，并予登记后，方可提供。
涉密文件使用后应及时归档。
登记清册须存档保存，要求帐物相符、记录清晰。
任何个人不得擅自复制、转让或转借涉密文件，不得拷贝、对外传送涉密文件。
确需复制的，应报原提供成果的测绘、设计行政部门批准，并向原测绘、设计成果提供部门登记备案。
4需要销毁的档案材料，按规定造册，经主管领导批准后，由两人以上监销。
5档案室在工作中形成的废纸应即时销毁。
6一切密级档案，都应当存放在有保密设施的保密柜中。
7档案室每年进行一次全面的保密工作检查，执行好的部门给予表彰奖励，违反者视情节轻重，按规定给予处理。
8成果档案管理机构和档案管理人员承担涉密日常管理工作。
档案管理人员发生工作调动时应办理资料管理交接手续。
9使用基础地理信息数据，须严格遵守《计算机信息系统保密管理暂行规定》、《计算机信息系统国际联网保密管理规定》等计算机信息系统保密管理的有关规定，杜绝外传、丢失、泄密事件的发生。
10处理、传输、存储涉密文件的计算机软件和硬件系统必须采取安全保密防护措施，设置进入登陆密码和屏幕保护密码，密码应超过八位；安装加密防毒软件。
涉密计算机及信息系统应采取物理隔离措施，不得与互联网、外部网络相联，不使用无线网卡等无线联网装置。
涉密计算机和载体介质未经批准不得带出保密档案室。
使用和维修涉密计算机系统，须有成果资料专管人员监督。
11涉密文件只能用于被许可的使用目的和范围。
因使用目的或应用项目结束等原因，须销毁涉密文件，必须报本单位主要领导及总经理审批，并报原提供单位备案。
12如发现涉密测绘成果泄密、失密事件，应及时报告单位主管领导和国家保密管理部门，及时查清事件发生的原因及责任，将事件调查处理到位。
第二十三条档案保密岗位职责
1档案人员必须遵守保密守则，要严守秘密，严防泄露、失密，否则要追究责任，严肃处理。
2档案人员要严格执行档案的查借阅制度，借出的档案要及时归档、核实。
发现问题及时处理。
3档案人员要随时检查库房安全、保密设施，发现问题立即报告，及时解决，离开档案室时，必须锁好门窗。
4销毁档案要登记造册，须经领导签字批准后方能进行，销毁时要有监销人，并履行签字手续。
5入库的档案要根据国家《档案法》和《保密法》的有关规定，确定密级、变更密级和解除密级。
6库房内严禁吸烟，以防火灾。
7加强保密观念，每逢节假日进行一次安全、保密检查，及时消除不安全因素。
第七章档案统计
第二十四条档案统计制度
1建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各情况数据，按国家、省、市等部门要求及时报送各种报表。
2档案统计包括档案数量、保管状况、鉴定情况、利用情况及档案部门基本情况的统计，档案部门要建立上述各种情况的登记簿，定期进行统计分析。
3按上级和公司要求进行定期的综合和专项统计分析。
要保证统计资料的准确性，系统性和及时性，做到完整、连续、报送及时。
4对统计数字进行综合分析，找出存在问题，提出改进措施、建议、报告公司领导。
5定期统计档案利用情况，每年年末统计当年档案借阅人次、卷数，总结档案利用效果。
6各类档案统计报表及综合统计表，均要保留一份存档备查。
7档案工作人员要加强档案统计工作责任心，认真学习和掌握档案统计方面的基本知识，建立科学的档案统计系统。
8搞好档案统计分析，提高档案工作的管理水平。
第八章档案的利用
第二十五条档案室保存的档案，主要供本公司利用，执行借阅制度
第二十六条档案借阅制度
1本公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
2本公司人员在档案室内查阅档案，须办理登记手续。
3在借阅档案时应做到以下几点：
3.1按规定办理登记手续，填写借阅登记表。
3.2对各类档案均按规定的查阅范围提供利用，查阅人员要如实说明查档的目的和内容，符合查阅条件的办理手续后，方可查阅，且只能在档案阅览室查阅。
特殊情况需借出阅览者，须经主管领导批准。
3.3本单位工作人员借阅本人职能范围内的档案，办理借阅登记手续后方可借阅；借阅本人职能范围外的档案须经主管领导或档案管理部门负责人，报主管副总经理批准，方可借阅。
3.4如摘抄、拍照、复制所查档案内容，需经档案管理人员同意，其中涉密内容需抄录、复制，要经主管领导及主管副总经理批准，且只能在档案阅览室内进行，利用者对涉密内容要负责保密。
3.5借阅机密、绝密档案材料，需经保密责任人签署意见，报主管副总经理批准。
3.6测绘、设计成果及资料档案利用者，对所借档案要妥善保管，不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不准拆卷、抽页，不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等，未经许可，不得摘抄或复制档案，不得向无关人员泄露档案内容。
3.7借阅国家密级测绘成果，不得擅自复制。
确因工作需要复制的，须经国家密级测绘成果提供部门批准，并按原密级进行管理。
3.8要爱护档案，不得丢失。
3.9所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。
4借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。
5档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。
6借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。
以总结规律、扩大档案宣传积累素材，为更好地提供利用公司档案。
7调离本公司的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
8外单位人同借阅本室档案需经主管副总经理批准。
9对于重要珍贵的档案，一般不提供原件使用。
第二十七条要编制档案检索工具，为档案管理标准化打好基础。
第二十八条积极开展档案编研工作，为各项工作服务。
第二十九条积极开展档案的宣传工作。
第九章档案的销毁
第三十条档案鉴定销毁制度
1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行，鉴定小组由总经理主持，由主管档案的领导、档案员和有关业务管理人员组成。
日常的鉴定工作由档案员负责。
2鉴定小组的任务
2.1负责制定本公司档案保管期限表。
鉴定工作要根据国家有关档案鉴定工作的原则和标准，用全面、历史、发展的观点考查分析档案价值，确定保管期限，切忌随意性。
2.2对到期档案提出存、毁意见。
对鉴定结果要写书面报告。
需延长保管期限的案卷，要在有关目录及案卷备考表中注明。
对应销毁的档案，要编制销毁清册一式两份，报总经理批准后予以销。
3确定保管期限原则
3.1对本公司有长远利益并能反映本公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。
3.2凡是在一定时期有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
3.3凡是介于两种保管期限之间的档案分别为长期或短期保存。
3.4对保管期满但属国家重大工程项目的测绘、设计档案，要根据需要适当延长保管期限。
4鉴定工作应该定期进行
5档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，公司应及时责成有关人员和部门不择手段修改，补充。
6销毁档案的程序包括：
6.1由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告并报公司领导审批。
并根据有关规定的酌情处置，超过资料保存期的技术资料应填写“资料销毁登记表”报部门负责人、副总经理、总经理批准方可销毁。
销毁清单及报告由档案室保存。
6.2销毁国家密级图纸或测绘、设计成果，必须经省级行政管理部门批准。
6.3档案销毁时，由公司派二人以上进行监销并在销毁清册上签名。
6.4销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现的失密造成损失的，将根据国家和公司有关规定对相关责任人进行处理。
第十章附则
第三十一条本管理制度应根据国家和地方规定的新要求和新情况作必要补充和修订。
第三十二条本管理制度自2008年1月1日起执行。
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