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人事档案管理流程DOCdoc

人事档案管理流程文件编号：

人事档案管理流程

1目的

本文件规定了XX农村银行（以下简称“本行”）人事档案管理的流程和控制要点，旨在规范人事档案管理，保证人事档案的完整性和安全性，提高人事档案的管理质量和利用效率，为全行人力资源管理服务。

2适用范围

本文件适用于本行所有劳动合同制员工的人事档案管理活动。

3定义、缩写与分类

3.1定义

人事档案管理：

是指本行为提高员工人事档案的管理质量和利用效率，而从档案资料的收集、整理、鉴别、分类、归档以及查（借）阅、转递等环节实施一系列规范化管理的过程。

人事档案：

是指组织人事部门按照党的干部政策，在人员培训、选拔、任用等工作中形成的记载员工经历、政治、思想、品德、作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据，可分为档案正本和档案副本。

3.2缩写

无

3.3分类

1）人事档案可以分为：

档案正本和档案副本

a）档案正本：

是由历史地、全面地反映一个员工情况的档案材料构成，全卷分为

24大类（详见附件五），是一个员工全部原始材料的总和；

b）档案副本：

是概括反映一个员工情况的档案材料，由员工人事档案正本主要材

料的复制件（或重复件）构成。

2）人事档案的查（借）阅可以分为：

内部查阅和外部查（借）阅

a）内部查阅：

是指本行内部有关部门因工作需要，在履行有关查阅手续后办理员

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人事档案管理流程文件编号：

工人事档案的查阅；

b）外部查（借）阅：

是指外部有关单位因工作需要，在履行有关查（借）阅手续

后办理员工人事档案的查（借）阅。

4职责与权限

部门/岗位职责与权限不相容职责

1）负责本行人事档案的外部查（借）阅手续的审批工作；

主管领导

2）负责本行员工档案转递的审批工作。

1）负责制定本行人事档案管理办法；

人力资源2）负责组织落实本行人事档案的管理工作；

部门/经理3）负责本行员工人事档案资料的鉴定审查工作；

岗4）负责本行员工人事档案的内部查阅审批和外部查（借）阅审核；

5）负责本行员工档案转递的审核工作。

1）负责编制员工人事档案名册，建立档案保管底册，做到记录完整，

准确无误；

2）负责收集、补充、整理档案材料，做到分类准确、目录清晰、材

人力资源

料完整、装订整齐；

部门/档案

3）负责人事档案保管工作；

管理岗

4）负责落实人事档案入室保管、查（借）阅登记、转递等工作；

5）负责人事档案管理系统的使用和管理，及时输入、更新材料，保

证管理系统正常运行。

5原则与基本规定

5.1原则

1）集中管理原则：

本行人事档案应由人力资源部门统一集中管理，严禁任何个人

私自保管人事档案材料。

2）保密性原则：

本行人事档案管理人员以及档案使用人员要严守秘密，不得泄漏

员工人事档案内容。

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人事档案管理流程文件编号：

3）严肃认真原则。

本行应强化对人事档案的管理工作，严肃认真的开展人事档案

的资料收集、整理鉴别、分类归档以及查（借）阅、转递等各项工作。

5.2基本规定

1）本行人事档案的日常管理工作由人力资源部门负责，并配备档案室和专（兼）

职人事档案管理人员。

2）本行各分支机构及部门要积极配合人力资源部门做好人事档案管理工作，及时

将员工不同时期形成的各类人事资料送交人力资源部门鉴别、入档、入室保管。

3）本行员工辞职、退职、自动离职、解除劳动合同后，其人事档案应及时转递到

新单位或由职工自己委托当地人才流动服务中心代为保管。

4）本行应为领导班子成员建立人事档案正、副本，其中正本交由省联社人力资源

处管理，副本由本行人力资源部门管理；其他员工原则上一般只建人事档案正本即可。

5）查（借）阅本行员工人事档案，应遵循如下规定：

a）本行内部查阅员工人事档案应填写《XX农村银行查（借）阅人事档案审批表》

（附件一），经人力资源部门经理签字同意后，在专人监督下方可查阅；

b）外部有关单位因工作需要查阅本行员工人事档案的，查阅单位应派二名中共党

员持正式介绍信，填写《XX农村银行查（借）阅人事档案审批表》（附件一），经本

行人力资源主管领导批准，在专人监督下，方可办理查阅；

c）本行员工人事档案一般不得外借，如必须借出使用，须填写《XX农村银行

查（借）阅人事档案审批表》（附件一），经本行人力资源主管领导批准后限期归还，

本行人事档案管理员在外借前应做好档案内容的详细登记工作，借出单位借出期间不得

擅自转借他人；

d）本行任何个人不得查阅本人及其亲属档案；

e）档案查（借）阅人应严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、

撤换档案材料，不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容；

f）外部查（借）阅档案的单位不得擅自拍摄复制档案内容，确因工作需要从档案中取证的，必须经本行人力资源主管领导批准同意后才能复制（拍摄），且复制的有关材料要经本行核对无误后盖章确认；

g）在查阅档案时，查阅人要爱护档案，不得吸烟、喝水，防止损毁档案。

6）本行员工人事档案的转递应遵循如下规定：

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人事档案管理流程文件编号：

a）调入人员的档案交接：

本行接到调出单位转来的《人事档案材料转递通知单》后，由人力资源部门经

理根据主管领导同意转入签批意见，安排档案管理员办理接收手续；

档案管理员对照转递通知单所列内容逐项验收，材料不齐的，应退回给转出单

位，待补齐无误后，方可在《人事档案材料转递通知单》回执上签字盖章并退回回

执；

档案管理员将转来的档案入室，并登记注明档案转入时间、数量等内容。

b）调出人员的档案交接：

本行档案管理员提取转出人员档案，按规定整理装订，由人力资源部门经理对

档案内容的完整性审核确认无误后，报人力资源主管领导审批同意后，密封加盖人

事公章并编号，填写《XX农村银行员工档案材料转递通知单》（附件二）；

本行档案管理员将密封好的员工人事档案交综合办公部门机要岗用机要寄出，

并登记注明档案转出时间、数量等内容；

本行收到档案接收单位回执后，由档案管理员做好回执登记和保管；若一个月

内未收到回执，要及时查问，避免丢失。

c）本行员工人事档案的转递应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交员工本

人自带。

7）处罚规定

本行人事档案管理过程中存在弄虚作假、营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处

理，对违反《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

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人事档案管理流程文件编号：

6流程描述与控制要求

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人事档案管理流程文件编号：

第6页共21页

人事档案管理流程

文件编号：

阶段

环节

风险点

6.1.1收

环节名称

档案收集

集与归

适用部门

人力资源部门;

档

适用岗位

档案管理岗

;

职责要求

收集整理人事档案材料

操作规范

1）在日常工作中收集人事档案

材料，收集归档范围包括员工任免、调动、

考察考核、培训、入党（团）及学习成绩等

反映员工德、能、勤、绩的有关材料。

2）

根据工作需要，应有计划地组织填写履历

表，及时补充人事档案内容。

环节名称

档案鉴别

适用部门

人力资源部门;

适用岗位

档案管理岗

;

职责要求

鉴别收集的人事档案材料

操作规范:

1）人事档案管理人员对收集的档案材料应

认真鉴别、严格审查，防止不符合归档要求

的材料装入档案，应遵循以下规定：

a）必须严格审核归档材料是否对象明确、

齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、

手续完备；

b）成套材料必须头尾完整，缺少的档案材

料应当进行登记并及时收集补充；

c）员工人事档案材料，须统一使用十六开

规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔或

红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

d）发现材料填写错误或归档材料填写不规

范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时

间、参加工作时间和入党时间等与原有档案

记载不一致的，材料形成部门应当重新制

作，补办手续，或者由具有干部管理权限的

组织（人事）部门审改（或出具组织说明）

并加盖公章；

2）发现有不该归入档案的材料要按规定撤

除，发现缺少材料的要及时追查补齐。

环节名称:

审核鉴别情况

适用部门:

人力资源部门;

适用岗位:

经理岗;

职责要求:

审核档案材料鉴别情况

操作规范:

按照归档材料的相关规定审核

鉴别整理的档案材料是否符合归档要求。

环节名称:

归档、保管

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6.1.2查

（借）阅

人事档案管理流程文件编号：

适用部门:

人力资源部门;

适用岗位:

档案管理岗;

职责要求:

把鉴别后的人事档案材料整

理、归档、入库保管

操作规范:

1）本行人事档案的整理遵循以下规定：

a）每类员工人事档案材料，都要根据材料

内容的内在联系和材料之间衔接或材料的

形成时间排列顺序，并在每份材料右上角编

上类号或顺序号，在其右下角编上页数；

b）每卷员工人事档案必须有详细的档案材

料目录，编写材料名称要确切、简要、准确

无误、字迹清楚；

c）对一些纸张不规则、破损、折皱材料要

进行技术加工；

d）员工的档案材料必须装订成卷。

装订后

符，卷面整洁，全局整齐、平坦、装订结实。

2）整理装订完毕后，应及时归档，入库保

管。

环节名称:

接受查（借）阅申请

适用部门:

人力资源部门;

适用岗位:

档案管理岗;

职责要求:

接受查（借）阅申请

操作规范:

查（借）阅人事档案必须严格

履行查（借）阅审批手续，填写《XX农村

银行查（借）阅人事档案审批表》（附件一）。

环节名称:

审核、审批查（借）阅申请

适用部门:

人力资源部门;

适用岗位:

经理岗;

职责要求:

审核查（借）阅申请

操作规范:

了解审核、审批查（借）阅人

身份、查（借）阅原因、查（借）阅对象等

信息，审核同意则在《XX农村银行查（借）

阅人事档案审批表》中签署审查、审批意见。

属外部查（借）阅的应报主管领导审批；属

内部查阅的通知档案管理岗办理查阅。

环节名称:

审批外部查（借）阅申请

适用部门:

行长;

适用岗位:

主管领导;

职责要求:

审批外部查（借）阅申请

操作规范:

审查《XX农村银行查（借）阅

人事档案审批表》各项信息，同意查（借）

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人事档案管理流程文件编号：

阅的在主管领导意见栏签字。

环节名称:

办理查（借）阅

适用部门:

人力资源部门;

适用岗位:

档案管理岗;

职责要求:

办理查（借）阅手续和档案的

收回

操作规范:

根据审批意见办理查（借）阅

档案手续，按时收回档案，并做好查（借）

阅登记和注销登记手续。

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人事档案管理流程文件编号：

第10页共21页

阶段

6.2.1档

案接收

人事档案管理流程

环节

环节名称

接到转入通知

适用部门

人力资源部门;

适用岗位

档案管理岗;

职责要求

接到转出单位的转递通知单

操作规范

1）查看转递通知单上转入人员是否是本行已录用员工。

2）查看人事档案是否密封盖章，外观是否有破损等，在确保档案外观完好的前提下，转经理岗审核是否接收。

环节名称

审核档案转入

适用部门

人力资源部门;

适用岗位

经理岗;

职责要求

审核档案转入

操作规范

审核转入档案人员是否是本行

员工，审核转入档案是否密封盖章，

是否有

破损，审核通过报主管领导审批。

环节名称

审批档案转入

适用部门

行长;

适用岗位

主管领导;

职责要求

审批转入档案

操作规范

审批转入档案人员是否是本行

员工，审批通过通知人力资源部门做好接收档案工作。

文件编号：

风险点

风险描述:

接收档案时审核不认真,没有发现档案缺损、材料不全,导致档案丢失、档案信息的泄密。

风险等级:

中等风险

控制措施:

要提高警惕，对接收的档案资料

认真审核，确保档案资料齐全。

控制部门:

人力资源部门;

控制岗位:

经理岗;

环节名称

接收档案

适用部门

人力资源部门;

适用岗位

档案管理岗;

职责要求

接收转入档案

操作规范

接收档案时要严格对照档案封装袋上的目

录核对档案内容与该目录是否一致，是否有

缺页等。

环节名称:

审核接收档案

适用部门:

人力资源部门;

适用岗位:

经理岗;

职责要求:

审核接收的档案是否符合要求

操作规范:

按照档案管理相关规定审核档

案管理岗接收的档案是否符合要求，审核通

过的，交档案管理岗入室保管；审核不通过

的，通知转出单位补充或更正。

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6.2.2档

案转出

人事档案管理流程

文件编号：

环节名称

档案入室保管

适用部门

人力资源部门;

适用岗位

档案管理岗

;

职责要求

将接收档案入室保管

操作规范

对经理岗审核通过后的档案，

及时做好人事档案的入室保管工作。

环节名称

退回回执

适用部门

人力资源部门;

适用岗位

档案管理岗

;

职责要求

向转出单位退回回执

操作规范

及时将接收回执盖章后退回转

出单位。

环节名称

提取相关档案

风险描述:

适用部门

人力资源部门;

档案管理岗工作不认真或存在道德风险

遗

适用岗位

档案管理岗

;

漏档案材料、随意抽取、扣留档案材料或分

职责要求

提取整理档案材料

批零散转出,导致档案不完整和档案信息的

操作规范

因工作调动等原因需要转出人

泄密。

事档案的，档案管理岗接到经理岗通知后，

风险等级:

中等风险

应及时办理档案转递手续。

1）按照档案内

控制措施:

整理提取档案时必须认真负责，

容和分类要求分类整理档案材料。

2）逐项

整理档案时逐项列明材料清单，做好记载。

列明档案材料清单，并对照清单目录检查核

整理完毕必须密封加盖公章。

否则一旦造成

对档案材料。

对原件上出现缺页、少份、等

档案丢失或档案信息泄漏，

追究相关人员责

情况要加以说明。

3）填写《XX农村银行

任。

员工档案材料转递通知单》（附件二）。

控制部门:

人力资源部门;

控制岗位:

经理岗;

环节名称:

审核转出档案

适用部门:

人力资源部门;

适用岗位:

经理岗;

职责要求:

审核转出档案是否符合要求

操作规范:

审核转出档案是否整理完整，

是否存在擅自抽取、扣留档案材料等情况。

审核通过的，在《XX农村银行员工人事档

案转递审批表》（附件三）中签署审核意见，

并报主管领导审批。

环节名称:

审批转出档案

适用部门:

行长;

适用岗位:

主管领导;

职责要求:

审批转出的档案是否符合要求

操作规范:

审批转出档案是否符合要求，

审批通过的，在《XX农村银行员工人事档

案转递审批表》（附件三）中签署审批意见，

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人事档案管理流程

文件编号：

并通知人力资源部门做好档案转出工作。

环节名称

封装转递

适用部门

人力资源部门;

适用岗位

档案管理岗

;

职责要求

封装转递档案

操作规范

由档案管理岗负责密封盖章，

由专人转递或通过机要交通转递，

不得通过

普通邮寄转递。

环节名称

收回回执

适用部门

人力资源部门;

适用岗位

档案管理岗

;

职责要求

收回转入单位退回的回执

操作规范

及时催促接收单位退回回执，

回执逾期一个月未到的，

要去函催收，以防

丢失。

7检查监督

牵头检查部门检查内容检查频次报告路线检查结果的利用

内部审计部门人事档案管理情况一年至少一次董事会持续改进

8附件

附件一：

《XX农村银行查（借）阅人事档案审批表》附件二：

《XX农村银行员工档案材料转递通知单》附件三：

《XX农村银行员工人事档案转递审批表》附件四：

《XX农村银行人事档案查（借）阅登记簿》附件五：

《XX农村银行人事档案正本内容分类》

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人事档案管理流程文件编号：

附件一

XX农村银行查（借）阅人事档案审批表

查（借）阅对查（借）阅

人

象人数

查（借）阅原

因

查（借）阅单

位（部门）

查（借）阅人查（借）阅时

年月日时分起至年月日时分止

间

人力资源部门

负责人意见签名：

主管

领导意见

年月日

签名：

年月日

查（借）阅档

案情况登记档案管理员签名：

年月日

备注

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人事档案管理流程文件编号：

附件二

XX农村银行员工档案材料转递通知单存根

第号

寄去:

经手人:

年月日

姓名原在何部任何职何时调往何部任何职档案袋数备注

袋

XX农村银行员工档案材料转递通知单

第号

兹将等名同志的档案材料转去，请按档案内所列目录清点查收，并将回

执退回。

年月日

姓名原在何部任何职何时调往何部任何职档案袋数备注

袋

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人事档案管理流程文件编号：

回:

你处20年月日转来的第号员工档案转递通知单中所列的

等同志的档案材料共袋，我处于20年

执月日已收到。

经清点无误。

现将回执退回，请查收。

收件人：

收件单位盖章：

年月日

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人事档案管理流程文件编号：

附件三

XX农村银行员工人事档案转递审批表

转递对象转递人数人

转递原因

转递单位（部

门）

转递人

转递时间年月日时分起至年月日时分止

人力资源部门

负责人意见签名：

主管

领导意见

年月日

签名：

年月日

转递档案情况

登记档案管理员签名：

年月日

备注

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人事档案管理流程文件编号：

附件四

XX农村银行人事档案查（借）阅登记簿

序被查（借）阅

查（借）阅时间查（借）阅人归还时间签收人

号者

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人事档案管理流程文件编号：

附件五：

人事档案正本内容分类

第一类履历材料：

履历表和属于履历性质的登记表等材料。

第二类自传材料：

自传和属于自传性质的材料。

第三类报告个人有关事项的材料：

领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材

料。

第四类考察、考核、鉴定材料：

考察材料，在重大政治事件、突发事件和重大任

务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。

第五类审计材料：

经济责任审计结果报告。

第六类学历学位材料：

高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生

推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表

等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。

第七类培训材料：

为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。

第八类职业（任职）资格材料：

职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格材料：

职业资格考核合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格申请表等材料。

第九类评（聘）专业技术职称（职务）材料：

专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。

第十类反映科研学术水平的材料：

当选为中国科学院士、中国工程院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。

第十一类政审材料：

上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据

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人事档案管理流程文件编号：

与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。

第十二类更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料；个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。

第十三类党、团组织建设工作中形成的材料：

（一）中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新

登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；

（二）中国共产主义青年团入团志愿书；

（三）加入或退出民主党派的材料。

第十四类表彰奖励材料：

县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记

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