档案管理制度.docx
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档案管理制度
档案管理制度
第一章总则
第一条目的
为规范宁夏瀛海集团（包括集团总部及各子公司）各类档案管理工作，实施企业档案的科学化和标准化管理，提高企业管理水平和工作效率，特制定本制度。
第二条集团档案归档范围
集团总部及各子公司包括：
集团总部及公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对集团及公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第二章管理机构及职责
第三条档案管理实行集团集中统一管理和属地管理相结合的制度。
属于集团管理的档案全部上交集团档案室或机要档案室管理；属于公司管理的档案，由公司综合管理部档案室、计划财务部档案室、销售部档案室、供应科档案室及安全生产部档案室自行管理。
避免交叉管理，防止混乱和职责不清。
第四条实行专职档案人员管理制。
集团设机关档案室、机要档案室，各公司设综合管理部档案室、计划财务部档案室、销售部档案室、供应科档案室及安全生产部档案室，分别设置专人专职管理，任何个人不得私自占有。
第五条集团机关档案室由集团总裁办行政管理专员负责管理，机要档案室由董事长或总裁授权专人负责管理，各公司综合管理部档案室由综合管理部行政管理专员负责管理，各公司计划财务部档案室由各计划财务部综合管理员负责管理，各公司销售部档案室由各销售部内勤统计人员负责管理，各公司供应科档案室由各供应科综合管理员、司磅员、备品备件库库管员分别负责保管各职责范围内归属档案，各公司安全生产部档案室由各安全生产部综合管理员负责统一管理。
集团将定期对档案管理人员进行培训，对所保管档案资料进行核查，实行奖惩制和责任追究制，不断提高档案管理人员的责任心和工作质量。
第三章文书档案管理制度
第六条集团上传下达的一切文件、董事长和总裁的讲话稿、集团召开的重要会议文件、纪要、记录等。
第七条文书档案的归档范围：
一、具有保存价值的本集团及公司的正式收文、发文，除文件的正件外，还应包括它的附件。
二、集团及公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间往来文件（即外部文件），包括请示、报告、项目立项、批复、重要函件、经营合同等。
三、集团及公司在经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、会议纪要、机构调整、人事任免、计划、总结、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。
四、集团总部及公司在发展过程中获得的被国家和社会认证证明其实力和相关资格的证书材料。
第八条文书档案归档要求：
一、已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存。
二、归档文件材料要收集齐全（包括附件），按照文件形成的先后次序排列清楚，并依次编号。
第九条文书档案的借阅
一、因工作需要，须由借阅人签写文书档案借阅申请单，并在办公系统中档案管理借阅栏目电子申请，履行借阅手续。
二、借阅档案只能在档案室查阅，不能带出，需带出档案室查阅的，借阅一般性文件资料，报上级分管领导签字审批；借阅重要文件或密级资料，报集团总裁审批。
三、借阅时间：
一般档案不得超过10天，密级档案不得超过3天，档案管理员凭相关领导批示办理调档借阅手续，并按时催要归还。
四、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损借阅档案，不得在文件上圈点、划线和涂改、未经批准不得复印。
五、借阅人确因工作需要复印或摘抄文件需要经上级分管领导或有关领导批准
第四章人事档案管理制度
第十条人事档案归档范围：
个人简历等履历材料、任免调动文件、政治材料（党团工会政审材料）、奖励材料、违纪违法处分材料、劳动合同书、职工福利保险材料、工资级别登记表及其他可供参考、有保存价值的材料，如残疾人员名册及材料、证书、工伤事故调查报告等。
第十一条分别由集团人力资源部、公司综合管理部人事管理专员按照所含内容，分类整编所含资料，每个员工的档案分袋管理，并将新增材料及时归入员工档案。
第十二条员工在进集团、公司及离职时，相关手续必须完整。
第五章科技档案管理制度
第十三条科技档案归档范围：
项目可行性研究报告、招标书、设计任务书、工程设计说明书、竣工验收报告、产品设计、试制、实验定型等研发文件、工艺文件、技术开发规则等工程决算、预算资料。
第十四条按企业技术改造、新上项目的名称，对可行性研究报告、设计任务书、工程设计说明书、竣工验收报告、工艺文件等分类整理，由公司综合管理部统一管理，安全生产部只保存复印件。
第十五条科技资料属于企业机密，一般情况下不得对外复印和外借，集团、公司内部查阅，必须先征得总裁的同意。
第六章法律档案管理制度
第十六条各类与企业有关的裁决书、各类法律诉讼材料等。
第十七条以时间为顺序，按诉讼与被诉讼，分类整理。
第十八条仲裁委员会或法院下达的民事判决书、每个案件的全部诉讼资料，均设立独立的档案袋，标明时间、原告、被告、事由等主要内容，分类整理。
第十九条按照所属单位，由集团总裁办公室或公司综合管理部负责管理。
第二十条法律档案一律不得外借和复印。
若因工作需要借阅，需事先征得集团董事长或总裁同意。
第七章合同档案管理制度
第二十一条生产物资购买合同、产品销售合同、技改项目建设合同和其他合同协议等。
第二十二条集团所有合同必须先经法律顾问审核后，在报集团董事长或总裁审定。
第二十三条供应合同由公司综合管理部按照年限、供应物资类别或生产进度，分类整理存档。
第二十四条销售合同由公司综合管理部按照年限、水泥型号和合同限制，分类整理存档。
第二十五条工程项目合同由公司综合管理部按照年限、工程名称，分类整理存档。
第八章党团工会管理制度
第二十六条党团工会归档范围：
上级党团工会组织的批复、通知及相关文件；集团党委、工会、团委有关文件及会议材料；各公司党支部（总支）、工会委员会、团支部（总支）有关文件会议材料。
第二十七条党团工会文件档案由各总支、支部按照有关规定直接管理，确保其保密性和严谨性。
第二十八条做好党团关系的转移和迁入工作，并及时转入员工人事档案袋。
第九章证书奖牌类档案管理制度
第二十九条证书奖牌归档范围：
包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、统计证、房产证、土地证、采矿证、矿产资源证等，以及上级政府部门及有关部门向集团、公司颁发的各类证书和奖牌，向董事长、总经理颁发的奖牌及荣誉证书；集团向各公司、部门颁发的各类证书和奖牌等。
第三十条所有证书、奖牌实行属地管理。
凡是颁发给集团的证书或奖牌，均由集团直接管理，各公司可复印件或复制品。
凡是颁发给公司的证书或奖牌，均由公司直接管理，但必须向集团报送复印件或复制品存档。
第三十一条凡是上级政府或部门颁发给董事长、总经理的荣誉证书或奖牌，一律交集团存档，各公司可留存复印件或复制品。
第十章照片、图片及音像档案管理制度
第三十二条上级领导来公司考察指导的资料照片，重大会议及活动照片，集团宣传画册和新闻宣传、广告音像资料等。
第三十三条照片：
按照内部及时间，用专门的图片档案册分类整理保管，同时表明时间、地点、主要内容。
第三十四条图示及音像：
同意登记、整理所管辖书籍，分类陈列保管。
同时制定借阅制度，严格按照制度办理借阅手续。
第十一章财会档案管理制度
第三十五条根据财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知的规定，为加强集团和子公司会计档案管理，保证会计档案妥善保管有序存放、方便查阅，严谨毁损、散失和泄密，特制订本制度。
第三十六条财会档案归档范围：
一、会计凭证类：
原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。
二、会计账薄类：
总账、明细账、现金及银行存款日记账、辅助账和其他会计账薄。
三、会计报表类：
月度、季度、年度财务报告包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告。
四、其他类：
银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案保管清册及销毁清册、财务成本计划、主要财务文件、合同、协议、主材、辅材结算单存根联、主材结算用明细表、结算原材料运费时收回磅码单、销售票存根联、年终盘点表、资源综合利用相关资料、财务人员交接清单等。
第三十七条财会档案的管理：
一、会计档案的保管期限，从会计年度终了后第一天算起。
二、每年形成的会计档案，由集团及子公司财务部按照按名称、类别、年限分类整理，装订成册，编制会计档案保管清册。
三、集团及各公司财务部当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满之后，应当由财务部编制移交清册，移交财务部档案管理专门人员进行管理。
四、移交财务档案室保管的会计档案，原则上应当保持原资料的封装。
个别重要拆封重新整理的，档案管理专人应当会同财务部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
五、财务档案室保存的会计档案不得借出。
如有特殊需要，经主管领导批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。
查阅人不得拆卸、调换、污损、复制会计档案，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
第三十八条财会档案的销毁
一、要销毁的会计档案由子公司财务部提出销毁意见上报集团，经集团审核批准后，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
二、财务总监、总会计师在会计档案销毁清册上签署意见。
三、销毁会计档案时，由集团和财务部共同派员监销。
四、监销人在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告集团。
五、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出保管，保管到未了事项完结时为止。
单独抽出保管的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。
六、使用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案。
使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案，做好电子备案工作。
七、建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工结算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。
第三十九条各公司财务人员在离职、换岗之前，必须严格履行交接手续，移交会计档案的公司，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限、已保管期限等内容。
集团财务中心、审计部必须派人严格监督整个过程，并做好详细的交接清单，离职人、上任人、监交人三方签字留档。
第十二章安全生产部档案管理制度
第四十条安全生产部档案归档范围：
一、产品开发、设计、试制、生产过程形成的具有凭证和考察作用的图纸、图表、文字材料。
二、企业生产、管理活动中形成的具有保存价值的各种文件资料。
三、各种设备、仪器在设计、安装、调试、制造、验收、使用过程中形成的具有保存价值的图样、说明书和与其有关的文件、资料等。
四、公司技术改造工程建设项目的提出、设计、施工到竣工投产、交付使用全过程中形成的，应当保存的文字材料、图纸、图表等各种资料。
五、公司化验室的化验原始记录、化验设备台账、化验报告等具有保存价值的各种文件材料。
第四十一条档案的收集管理部门：
一、安全生产部综合管理员对长期和永久保存价值的文件、技术资料、生产工艺、设备（仪器）文件资料、设备台帐及生产经营统计台帐的收集、整理进行集中统一保管。
二、安全生产部下设化验室综合管理员对长期和永久保存价值的化验报表、化验原始记录、化验设备台账及各种文件材料的收集、积累、整理工作进行统一保管。
三、技改工程项目建设文件材料的形成要与工程全过程同步。
从项目的提出、调研、可行性研究、评价、决策、计划安排，到勘测、设计、施工、生产准备、竣工投产、交付使用的全过程，主管单位、设计单位、施工单位都要同时进行该项目文件材料的形成、积累、整理工作。
公司工程负责部门要指定专人负责工程的档案资料的收集管理。
第四十二条档案文件资料的整理要求：
一、生产工艺技术、主要设备图纸和文件资料的整理一定要完整、准确，字迹清楚、签署完备。
并按其形成规律进行订卷、分类、编目、装盒、写签。
二、技改基建工程项目的文件资料按单项工程分类立卷，其资料要齐全完整，排列有序，能反映自然形成规律。
技改基建工程归档材料的正本一律要原件。
三、立卷归档的文件资料，一律不准用铅笔书写，破损的文件要进行裱糊。
第四十三条归档文件资料的移交：
一、凡属应交档案室集中保管的工艺技术、经营管理和文书方面的归档文件资料，在每个年度末，下年三月份以前移交档案室。
重大技改基建工程项目归档文件资料在工程项目竣工之后移交公司综合管理部行政管理专员统一保管，安全生产部只保留复印件。
二、移交档案室的文件资料，在移交前必须填写移交目录，履行移交手续，对整理不符合规定要求的档案资料，由责任单位或人员重新整理。
第四十四条档案的鉴定与销毁：
一、对安全生产部的各类档案，由主管领导、档案员和本部门的有关人员组成档案鉴定领导小组，每五年进行一次鉴定，对确已失去保存价值的档案可提出销毁意见并上报集团运行管理部审核。
二、通过集团领导审批后，对需销毁的档案，由档案管理人员进行登记造册，办理销毁手续，销毁时必须由部门负责人进行监督。
第十三章物资及票据档案管理制度
第四十五条物资及票据档案的归档范围：
一、与生产有关的物资、原燃材料、备品备件、机械设备等合同，以及合同所附带的一系列资质、产品检测报告、售后服务承诺书等。
二、各种设备、材料进、出入库的磅码单。
三、各种材料出入库明细表、统计表以及收到有关文件及各种材料化验单。
第四十六条物资及票据档案管理
一、各子公司物资供应合同必须按合同号码逐次逐号登记、归档，由供应科综合管理员进行保管。
二、材料出入库单、统计表及磅码单按月装订、分类保管，禁止复印档案传递他人。
由磅秤房司磅员进行保管。
第四十七条档案的移交：
每年年底由各管理人员将档案汇总、整理后交公司档案室并办理相关移交手续。
第四十八条档案中所涉及到传阅的对外合同，无公司总经理、集团领导的许可不准传阅他人，对合同中所涉及到的各项条款不得向他人透漏。
第十四章销售票据档案管理制度
第四十九条目的
为加强各公司销售票据档案管理，保证销售票据档案妥善保管有序存放、方便查阅，严防毁损、散布、灭失和泄密，以及界定销售部票据档案与公司档案室的档案交接、管理，特制定本制度。
第五十条销售票据归档范围：
销售产品过程中登记、记录和证明产品提货真实有效状况的交货凭据（单据）和报表等，是记录和反映销售公司及各销售业务往来的重要证据。
具体包括：
一、单证票据类：
水泥大票、提货小票、提货票底联、发货回单、散装水泥通知单、磅单、运料单等。
二、报表台账类：
销售日报表、销售台账、预收应收款台账及报表、往来企业间对账函、工业品买卖合同。
三、业务收据类：
业务收据（包括装费收据、差价收据、水泥回收收据、现金收据）、欠条。
四、电子数据类：
企业办公系统（销售业务部分）、各销售部开票（过磅）系统中的电子数据
第五十一条销售公司负责各销售部档案的统一监督和管理，销售公司及各销售部内勤管理人员为主要实施者及管理主体。
第五十二条每年形成的销售票据档案，由各子公司销售部按照归档要求，负责按月分类整理归档，装订成册，并编制年度销售票据档案保管清册。
一、当年形成的销售票据档案，在该年度结束时或该年度销售业务终止时，由销售公司、销售部内勤统计人员按月份、分类整理，核对后存放、保管销售部档案室。
二、保管在销售部档案室的销售档案资料，原则上应当保持原资料的封装。
未经集团同意，任何人不得擅自拆封、借阅、增减任何票据单证。
因特殊情况需要拆封重新整理的，必须报经集团同意，并由集团销售公司派专员会同销售部负责人和经办人员共同拆封整理。
三、当年结束时，所有销售票据档案必须移交公司档案室集中保管，各销售部不得自行存放和保管上述票据档案资料的原始材料。
第五十三条销售部档案室保存的销售票据档案不得随意外接。
如有特殊需要，经主管领导批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。
查阅或复制销售档案的人员，严禁在档案资料上涂改、拆封、抽换或借故灭失
一、每年度，由销售公司及销售部人员共同建立和完善年度销售票据档案查阅、复制、登记制度。
二、档案管理主体按照管理时限的长短分为销售部和公司档案室。
销售部只保管当年内各类销售票据档案资料；公司档案室负责长期保管各类销售票据档案资料。
其中
1、销售部负责当年销售业务票据、资料的存放和保管，进入第二自然年度后，相关以上资料分别建档分册，按交接程序移交公司档案室长期管理。
2、移交手续结束后，由交接双方逐项核对签字确认，销售部（或销售公司）则分别保留销售票据档案移交保管清册和销售票据销毁清册。
3、销售票据档案的保管期限按照自然年度算起，即每年的1月1日至12月31日止。
第五十四条保管期满的销售票据档案，除本第五十三条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：
一、销售部提出销毁意见上报集团审查。
经集团审核批准后，编制销售票据档案销毁清册。
销售票据档案销毁清册中必须列明销毁销售票据档案的起止时间、类别、名称、卷号、册数和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间，以及是否存在应收账务等内容。
二、各销售部在票据档案销毁清册上签署意见后，报销售公司初审，初审完毕经集团审查批准后集中销毁。
三、销毁票据档案时，由销售公司和销售部共同派员监销。
四、监销人在销毁票据档案前，按照销售票据档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的票据档案；销毁后，应在销售票据档案销毁清册上签名、盖章，并将监销情况书面报告集团。
第五十五条保管期满但未结清的应收账款各类票据档案，或涉及其他未了事项的销售票据档案，不得销毁，应当单独抽出保管，保管到未了事项完结时为止。
单独抽出保管的票据档案，必须在销售票据档案移交保管清册和销售票据档案销毁清册中明确列明。
年度内，各类正在发生或尚在进行的销售业务档案，一律不得销毁。
第五十六条使用计算机办公系统和开票系统进行销售业务票据管理的，必须保存有打印出的纸质档案。
通过电子数据手段传递或保存销售业务进程和票据档案信息的，由销售部上报集团电子系统主管部门（或系统管理员），由集团电子系统主管部门（或系统管理员）负责做好销售业务电子数据的拷贝及销毁工作。
第五十七条如出现销售部合并等情形，需要部门间合并或交接销售票据档案的，交接双方应当办理销售票据档案交接手续。
移交档案的单位，应当编制销售票据档案移交清册，列明应当移交的档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限、已保管期限等内容。
交接销售票据档案时，交接双方应当按照销售票据档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。
交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在销售票据档案移交清册上签名或盖章。
第十五章电子档案信息管理制度
第五十八条为加强各集团及子公司各种电子信息档案管理，保证电子档案数据的特殊性和安全性，并妥善保管有序存放、方便恢复，严防毁损、拷贝、销毁和泄密，特制定本制度。
第五十九条定义及范围
一、销售部信息数据，是指各子公司销售部电脑销售系统的上传数据和备份数据以及销售部在工作中生成的重要的电子合同、报表、office文档。
二、安全生产部信息数据，是指各子公司安全生产部各科室在工作中生成的重要的信息合同、报表、office文档，供应磅房电脑称重系统的上传数据和备份数据。
三、公司档案室信息数据，是指各公司档案室所接受到的重要的信息数据，包括公司各科室移交的各种数据信息（图纸、合同、系统备份数据、政府文档，公司文档）。
四、个人电脑信息数据，是指集团/公司配备的个人电脑上的数据信息。
五、服务器信息数据，是指集团NC系统、集团OA系统的信息数据。
第六十条适用范围：
集团总裁办、人力资源部、公司安全生产部、销售部、综合管理部负责相关部门的档案的统一监督和管理。
集团总裁办、人力资源部经理、安全生产部经理、销售部内勤经理、公司综合管理部经理为主要的管理、监督主体；集团信息化专员、集团档案管理员、公司安全生产部统计、公司销售部票员、公司综管部档案员为主要的实施者。
第六十一条各公司档案管理员配备一部移动硬盘（存储容量：
320G），用于拷贝、存储电子文档数据（例如：
合同、公文、图纸、台账等）。
第六十二条各公司档案管理员严格要求自己，严禁私自外带存储电子档案信息的移动硬盘；严禁自用。
定期（每周一）到销售部、安全生产部，对销售、供应的备份数据进行拷贝，并删除电脑上存储的上一周备份数据和数据上传的数据。
第六十三条销售部数据的上传与备份，销售票员每天（下午下班前5分钟）对1,2号销售系统进行数据备份，1、2号备份数据单独存储。
按时进行数据上传（次日上午9点前），保证OA系统的数据实时性。
第六十四条销售部内勤经理要随时监督票员是否按要求进行备份数据和数据上传工作，并配合公司档案管理员的工作。
第六十五条供应磅房部数据的上传与备份，磅员每天（下午下班前5分钟）对过磅系统进行数据备份，数据单独存储。
安全生产部统计按时（次日上午9点前）进行数据上传，保证OA系统的数据实时性。
第六十六条磅房票员每天按时备份数据；公司安全生产部统计每天做好数据上传的工作，并配合公司档案管理员的工作。
第六十七条公司综合管理部经理要定期核查档案员是否按要求进行数据信息存储。
第六十八条集团信息化专员定期（每月底）到各公司进行数据拷贝，刻录成光盘。
同时，每日对NC系统进行数据备份，每十天将备份数据信息刻录成盘。
第六十九条集团信息化专员，每周一对OA系统紧系数据备份，每月将备份数据信息刻录成盘。
第七十条集团信息化专员在次月时，将所有刻录成盘的数据信息交由集团档案管理员处存档保管。
第七十一条所有信息数据要严格保密，严禁私自外带、外传。
第十六章档案保密制度
第七十二条档案管理人员和利用者，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容，非档案人员不准私自开档案柜或者翻阅档案材料。
第七十三条利用者只能查阅与本单位或与本人工作有关的内容，其他档案内容不得随意翻阅摘抄。
第七十四条查阅复制有关机密档案材料时，须经分管领导批准。
第七十五条借阅档案资料必须进行登记，收回时核对无误后及时入库。
第七十六条不准将所借档案资料随便转借他人，不准将档案带到家里或公共场所。
第七十七条销毁期满的档案需要经集团相应的职能部门核定，报领导批准后备案，严把废纸出售关。
第十七章档案室的设施及档案员职责
第七十八条档案室必须专设独立房间，不得存放电气和杂物，不得在内办公和住人，同时，应具备防盗、防虫、防潮、防鼠等设施，必须安装防盗设施和防火设备。
第七十九条档案员应及时分类、整理、编辑与传递文件资料，科学归档保管，提高档案管理的质量与效率。
第八十条档案员在进行档案保管工作中，应注意档案室的清洁卫生，这主意防潮防腐。
第十八章档案的保管年限
第八十一条文书档案管理年限
类别
名称
保管年限
机要文件
本单位的请示、报告与上级单位的批复、批示等重要文件
永久保管
企业年度生产经营计划
重要仪式、会议纪要、
市、区级领导视察工作形成的文件材料
集团历史沿革、大事记及反映集团重要活动剪报、照片、录像、录音等
受区级以上表彰、奖励的文件材料
员工花名册
工资、保险、福利名册
工程技术图纸
法律文书
证书、证件
集团产品品牌、年检工作材料
通过参展、商务谈判及其他管道获取的样品、画册。
影像等行业信息
各种项目或工程合作协议
法院裁决书、各种安全事故处理协议及工伤处理协议、涉及企业利益的担保证明函
重要文件
会议文件（经营主体）
十年保管
宣传资料
市场调查的汇总报告书
本单位内部年度考核评先评优文件材料
升级会员 