会务岗位职责.docx

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会务岗位职责

会务流程

为规范*****公司会务操作流程，提高会务质量，优化会务流程，减少会务成本支出，特制定本操作流程。

自本操作流程下发之日起，所有会务工作均按本操作流程执行：

一、会务管理权限及岗位设置

1、适用范围：

2、会务管理

A、会务负责人

设会务总负责人一名，接授公司总经理的领导，全权负责公司所有会务管理工作，对会务工作进行督导，审核会务。

B、场内负责人、场外负责人

会场设场内负责人、场外负责人各一人，接受会务总负责的领导，以课程会场为界，负责安排、监督、检查各项具体工作。

嘉宾服务组

嘉宾来之前:

1准备日常茶水、点心、水果；

2精神饱满，形象一流，微笑一流，注意卫生；

3与嘉宾接洽人员对接，提前安排好场内接送；

嘉宾来之后：

1提醒嘉宾上场时间；

2场内接送嘉宾；

3准备金嗓子，感冒药等应急事务；

4保持贵宾室桌面清洁，及时清理杂物，避免脏乱，及时整理物品，使桌面整齐有序，及时情绪用具

5及时清点物品数量，与后勤部门对接，让后勤负责人进行购买；

会议嘉宾接洽组

1负责与嘉宾沟通上场时间和需求；

2与嘉宾服务组对接，确保演讲嘉宾顺利进场；

3与外场司机对接，通知哪位嘉宾需要接送；

4如果有嘉宾需要住房，与客房组对接；

销售组

1熟悉产品和打包优惠政策；

2上岗前认真检查销售区产品种类及数量；

3课程期间应防止产品丢失、错卖，每晚检查产品种类和数量；

4下课期间要站立服务，售书区任何时间都要有人留守，以确保产品安全；

5销售时要有极高的兴奋度叫卖，不可站立默默无语；

6每天销售的金额要及时与财务对接；

音控组

会前

1负责会场内音响、电脑和投影的准备工作，确保正常使用；

2播放消磁音乐；

3提前准备好，主持人和演讲嘉宾所要用到的资料；

会中

1负责每个嘉宾的资料播放和音乐配合；

3负责每位讲师的资料播放；

4配合讲师播放音乐烘托课堂气氛；

5通知灯光组播放视频或幻灯片时，灯光关暗；

6配合主持人，烘托课堂气氛；

7播放音乐要及时；

会后

1播放****公司的官方网站，公司官方微信，客户服务热线；

2准备好下一场所需资料；；

主持组

会前：

1熟悉主讲嘉宾的资料以便塑造；

2着装大方得体，状态一流；

3语言表达清晰、流利；

4注意和讲师沟通每个环节成交重点，随时做好调整安排；

开会期间：

1欢迎参会人员入场；

2宣导进场客户，按照安排就坐；

3指挥助教带动客户气氛；

4塑造主讲嘉宾；

5欢迎主讲嘉宾上场；

6配合主讲成交；

7宣导客户刷卡或交现位置；

会后：

1中午或晚上宣导客户就餐位置，并祝午餐或晚餐愉快或晚安；

2宣导客户离场；

引导组

穿银色助教服，佩戴徽章和授带；

会前：

1客户在酒店下车时，门口迎宾要立刻上前开车门，面带微笑，鞠躬欢迎，并说：

“请问您是参加****活动的吗？

”帮助客户拿行李；

2引领客户到大厅签到，并询问客户：

“请问您是----------------------引导到相应的位置去签到；

3助教引导客户分别到完款签到处或现场购票处，配合签到和收款人员，热情帮助客户，服务客户；

4签到后，引导客户办理入住酒店；并致“学习愉快！

”。

会中：

1队长安排留守4人在大堂引导，直到签到组签到结束；

会后：

1及时站到门口欢送学员“祝您用餐愉快！

”；

2引导有餐票的学员到就餐地点用餐；

3引导后，统一就餐和休息，如有特别事情，向组长请假；

守门组

课前

1面带微笑，认真检查学员胸牌和手环，无手环无牌者拒绝入内。

注意礼貌用语：

“您好！

请戴好您的胸牌！

请出示您的手环！

谢谢”；

2保持好学员的入场秩序，不要出现拥挤或踩踏事件；

课中

1把控好助出入场，不要让那个助教出入会场太频繁；

2维持现场质素，不得出现混乱现象，保证门口环境的安静，不要影响学员上课；

课后

1下课后及时开门，欢送学员；礼貌用语：

“午餐愉快！

或晚餐愉快！

”

舞蹈组

1人员服装统一，队形整齐有序，动作统一，情绪高昂；

2每次与主持人做好沟通，与DJ配合好，音乐提前准备；

3跳完后，跑不下台；

4活动期间要注意与学员的互动，表情、眼神、肢体语言的互动，带动整体会场气氛；

站位组

1不可弓腰弯背，站位时，不可依靠身旁设备或靠墙等，面带微笑注视顾客，保持高度敏感度，观察上课期间客户需求，以便随时服务；

2不允许私换岗位，替岗，随意走动，接打电话，站位时不允许记笔记，或是其他小动作，影响公司形象；

3学员有打电话者，友好提醒道外面接听，礼貌用语：

“您好！

上课期间，请到会场外接听电话，好吗？

”

4配合讲师和主持人，微笑最灿烂，回答最大声，掌声最响亮，带动学员气氛；

5课程期间学员不允许录音、录像、照相，影响其他人学习，站位助教要立刻上前制止；

7成交环节，要拉客户上台，然后要站到前台，防止学员下台溜走，引导学员交款；

8主持人说到按摩的时候，站位助教上台按摩带动；

9护送老师安全上场；

10每次下课，协助清理会场；

跑麦组

1动作要迅速，反应要快，脚步要轻，敏感度高，兼顾全场；

2半蹲或俯身道发言者身旁，确定话筒打开，可以使用后交给发言人，之后半蹲在发言人身边，随时准备接受话筒，收回话筒会后，确认关闭；

3每次下课需要收回麦克风，检查麦克风电池电量是否充足，及时更换；

灯光组

1配合DJ组做好开关灯工作；

2掌握好开关灯时间，要在播放前关闭，保证无误差；

3不得擅自离岗、撤岗、换岗；

4熟悉课程流程；

5随身佩戴对讲机；

摄影、摄像组

1妥善保管摄影机、照相机等机器设备，及时给摄影机充电，保证拍摄顺利；

2及时抢拍经典镜头（感动、悲伤、激情高昂、分享、激情讨论）；

3拍摄时，不允许打盹，睡觉，坐姿不雅等；

4负责将设备安全无误的交回公司；

仓库组

1做好工作人员领取物品登记表，并详细记录，确保可回收物品不丢失；

2随时和会务内外场总监保持联系，确保每个环节需要的物品准确无误；

3销售组与仓库对接，需要有销售组组长签字才可以拿产品；

4保证仓库内整洁，不允许除库管以外的其他人在仓库逗留；

5会议物资准备，要检查物品是否齐全，如缺物资，与后勤组联系，提出购买；

6仓库组组长要随货车一起去会场，监督装卸物资无误；

白板组

1字迹清晰；

2站姿挺立，不许东张西望；

3有亲和力，面带微笑面对学员；

4认真听老师的讲课内容；

5敏感度高；

签到收款组：

1提前把所需物资准备好，（报名表，笔，A4纸，手环，剪刀，胸牌）；课前负责签到工作，认真核对每个学员信息；

2现场工作小组由三人为一个工作小组，其中：

开票人员一人，收款人员一人，登记签到人员一人，

3小组负责人负责发放手链和胸牌，并负责手链胸牌的核实；

4收取现金必须由开票人开票，收款人受到的现金和开出的收据必须相符。

5如有学员手环损坏，则带身份证和损坏的手环到签到收款处领取更换手环；

课程老师成交后

1现场收款由两人为一组，其中一人收款，一人开票填单。

2报名表、收据一式三联，第一联开票人，第二联现场收款人凭此收款，第三联交给客户；

收据一式三联，同上；

3报名表、收据的填写一定要字迹清晰，内容填写齐全；

4现金卡单、报名表的交接，每次收款后向出纳和会计进行交款交单，收款人员的第二联和现金卡单交给出纳员，开票人员第一联交给会计，四方同时队长交接；

5现场代收款一律开收据，无凭据一律不予收款；

酒店接洽组

1负责学员及贵宾的酒店安排；

2贵宾一人一间大床房；

3确定酒店协议价格；

4负责监督酒店餐票销售；

5服务态度友好，认真为客户办事；

6帮学员安排午餐、晚餐，提前问内场总监中午下课的时间，晚上下课的时间及时帮助学员安排好午餐和晚餐，如果遇到课程时间有厌恶，应及时与会务公司联系；

7在去酒店会场之前，提前与会务公司联系，接洽酒店签到台的摆放时间、摆放位置及酒店入住手续，另外还有物资储存的地方；

8做出课程的电子屏幕或纸质资料；

9配合引导组，签到组办好学员的酒店入住手续；

10帮助讲师、嘉宾安排住房；

11告知学员早上的用餐时间，用餐地点，课程的开课时间，会场的位置；