财务报销管理制度守则.docx

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财务报销管理制度守则

财务费用报销管理制度

1.总则

1.1为了加强公司内部管理，规范公司财务报销流程，规范费用报销程序，合理控制费用，特制定本制度。

1.2本制度根据公司的实际情况，将财务报销分为业务招待费、礼品费、暂借款、差旅费、办公用品费、行政类办公费、市场费用、专项费用等。

1.3本制度适用于公司本部，分子公司参照执行。

2.报销审批流程及票据具体要求

2.1报销审批适用于经办人先垫付资金并已取得相关发票，财务部后将资金支付给经办人的情况。

2.2报销审批流程

报销审批及流程

金额权限

申请人填写《支付审批流程单》及报销明细表→部门负责人审核→董事长审批→财务负责人审核→财务部报销放款

待定

2.3任何费用报销，由当事人本人发起报销流程，并经直线领导审核。

2.4票据的具体要求

2.4.1报销的发票必须是国家有关部门批准的合法票据，票据的印章应齐全，报销的发票必须有税务部门统一印制的发票监制章，并加盖开票单位发票专用章或财务专用章；收款收据报销必须为政府机构或非营利性社会团体不能开具发票的单位提供的合法有效收据。

如：

军队招待所收据、红十会出具的财政专用收据、医院专用收据等；

公司开票信息如下：

企业名称:

纳税人登记号:

开户行与账号：

2.4.3票据记载的各项内容均不得涂改。

票据有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处还应加盖出具单位印章；票据金额记载有错误的，应当由出具单位重开，不得在票据上更正。

对不真实、不合法的票据，财务部有权不予接受，对记载不准确、不完整的票据予以退回。

2.4.4票据的内容包含：

单位名称、经济业务内容、日期、品名、单价、数量、金额等项目，均应据实填写齐全、字迹清楚、金额正确、大小写相符。

2.4.5报销单据粘贴要求

3.财务报销内容的规定

3.1招待费

3.1.1为加强对招待费的管理，严格控制业务招待费的发生，所有人员必须预估招待费金额，填写《招待申请表》经过事前审批，严格按照本制度执行，如在非常时期或特殊情况可以作相应的请示和说明。

招待申请审批流程

金额权限

主管级以上申请人填写《招待申请表》→部门负责人审核→董事长批准→申请人安排招待事宜

待定

3.1.2招待费报销原则

招待费均应事先填写《招待申请表》，否则不予报销（紧急情况下可以向董事长手机确认事后补填）。

行政方面的招待费用，每月实行额度控制。

3.1.3招待费报销要求

3.2礼品费

3.2.1为加强集团员工在经营活动中赠送礼品的管理，减少开支，避免浪费，所有礼品申领应严格按照本制度执行。

3.2.2礼品采购

经审批的《礼品申请单》由行政部负责采购到位，如需自行采购的，必须经行政部同意。

3.2.3礼品领用

礼品申购人凭已获审批的《礼品申请单》，至总部行政部领取所申购的礼品，《礼品申请单》审批不完整的严禁领用，一经发现，行政部礼品管理人将负全部责任。

3.2.4礼品管理

行政部负责礼品的采购、保管和领用发放登记工作，及时做好日常礼品库存的台账，月末与财务核对库存礼品数量，提供礼品领用明细清单，以便财务更好地核算各部门的礼品成本。

3.3暂借款

3.3.1暂借款范围：

暂借款是指因工作及业务需要，特殊用途的临时性借款，具体包括：

（1）差旅费借款；

（2）特殊事项的临时性借款等；

3.3.2暂借单填写时必须写清具体事由、金额及归还日期。

3.3.3暂借款归还与清理

3.4差旅费

3.4.1出差申请

3.4.1因公出差的员工必须事先填写《出差申请单》，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数，完成出差申请审批流程后，员工自行订票（紧急情况下可以向董事长手机确认事后补填）。

3.4.2行政部根据完成审批流程的《出差申请单》为出差申请人办理订票手续，预定人员将预定的详细信息，包括航班（车次）、日期、起飞（发车）时间、落地（到站）时间填写在《出差申请单》的背面，复印一份留底作为考勤使用，原件退还申请人。

若无事先审批的出差，出差费用不予报销。

3.4.3出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。

3.4.4所有出差员工（长期驻外员工除外）按员工职级可享受误餐费（每天的餐费按照标准实报实销，不可累积）。

如已有统一的会议或应酬安排，则不得另行报销误餐费。

餐费标准如下：

（单位：

人民币元/天）

序号

职级

境内

境外（含港澳台）

1

董事长

实报实销

实报实销

2

部门经理/总监

200

待定

3

普通员工/主管

100

待定

3.4.4境内交通

飞机适用于长途、远距离的出差，如乘坐飞机，应选择乘坐飞机经济舱，并应尽量提前三天预定折扣机票。

火车适用于短途、近距离的出差，若有动车或高铁方便直达，时间不超过5个小时的行程，普通员工应选择火车二等座或经济座出行，厉行节约。

如乘坐长途巴士，必须凭长途车站机打发票报销，手撕票不予受理。

无论采取何种方式，报销交通差旅费时必须填写每日的详细行程，包括往返起始及目的地（明确到县级市或地区）。

3.4.5境内住宿

职级

住宿标准

国内一线及省会城市

二线及以下城市

董事长

实报实销

实报实销

部门经理/总监

300

300

普通员工/主管

150

150

同性别人员共同出差的，需合住双人标准间，住宿标准不叠加。

3.4.6随同出差人员交通及住宿标准可采用从高原则，即与主要出差人员安排在同一航班、车次或酒店。

3.4.7境外出差

境外出差乘坐飞机时间在1-10小时之间的，部门总监以上人员可选择头等舱，部门经理人员可选择商务舱，基层员工选择经济舱；超过10小时的，基层员工可选择商务舱。

员工因公外出在市区间办理公务首先应选择地铁、公交车辆等常规性公共交通工具作为出行载体，确因特殊情况无法或者不便乘坐常规性公共交通工具时，方可改乘出租车等其他交通工具。

3.5办公用品费

3.5.1为加强和规范对行政类物品的采购、发放、领用、报废注销等环节的管理，使之既能满足员工工作需要，又可以达到有效控制、压缩公司行政费用开支，特制订本规定。

3.5.2总部行政部负责办公用品的采购工作，定期根据各部办公用品需求，进行集中采购，分发，每月末盘点库存。

各分公司行政部收到分发，或自行购买，也按此规定执行。

3.5.3行政部负责日常办公用品的领用登记工作，并做好办公用品台账。

3.6行政类办公费用

3.6.1为加强各部门、各分公司、各支行在经营活动中行政类办公费用的管理与规范，规范开支，避免浪费，特制订本规定。

3.6.3私车公用时，按里程数（每公里1元）报销加油费，过路过桥费则据实报销。

3.7市场费用

控制费用合理开支，避免浪费，实现费用管理的规范化和程序化。

3.7.2公司品牌运营中心是各分公司、各支行市场费用的管理与责任部门，负责对预算制订、费用申请、标准设置、支出范围、合同审批市场活动的审批备案、制度规则的设定修改、市场费用的提取核销等进行事务管理。

3.7.3市场费用包括总部品牌运营中心、各公司市场部、各支行市场部因市场营销活动而产生的营销、宣传、推广、媒体等相关的费用，为维护客户关系赠送的小礼品、物品与奖品或项目活动等相关的费用。

3.7.4额度管理与使用范围

分行机构市场费用额度内，65%以对公形式支付，35%以备付金形式计提发放至分行公司账户，如该分行暂无公司账户，该费用发放至机构最高负责人，负责人发生变化，市场部监督办理备付金的交接。

市场费用主要包括（但不仅限于）市场活动、礼品、招待费用等,费用范围如下:

市场费用使用范围

市场活动

场地租赁费、赞助费、咨询费、物料搬运费、加班餐费、交通费、数据库营销费、搭建费、异业合作费、演出费、服务费、培训费、会务费、团队建设费（不能以现金或消费卡形式）

物料

宣传资料印刷费、广告制作费（易拉宝制作费、海报制作费等）、设计费、打样费、服装费、快递费

礼品

关单礼品费、随手礼品费、市场活动礼品费、食品费

招待费

客户公关餐饮费、渠道公关费等与市场推广有关的招待费用，例：

单独客户招待费、团队聚餐费等

备注：

市场费用使用以市场活动为主要支出，原则上市场活动费用支出不低于额度总额的65%。

3.7.5流程

65%市场活动）

市场部费用对接专员按照各分行提报的《市场活动预算表》制定《市场活动付款日期总表》，并提交至财务部，按照活动执行日期及合同约定日期付款，市场费用的合同应符合公司合同管理规定；

活动执行前

对公付款附件

内容要求

《支付审批流程单》

正确填写表格相关内容信息

《活动方案》

活动方案、流程、费用明细单及活动所涉及的客户名单

《合同》

≥10000元必须提供

活动执行后

《费用明细表》

逐项登记：

时间，地点，原由，经办人，发票号码

《活动简报》

人流量、因活动所成交关单金额、例子数、活动效果等

活动现场照片

活动地点、公司LOGO露出、现场效果等

发票

与合同主体、内容及支付申请内容保持一致

由公司以备用金方式核发给分行机构,用于市场活动的零星支出。

备用金领取后的二个月内必须核销,如果不能及时核销,财务部可停止下期市场费备付金的核发；

类形

审批及流程

对公支付、备用金核发

申请人填写《支付审批流程单》→部门负责人审核→财富中心总经理或董事总经理审批→财务总监审核→财务部放款

专项事项

申请人填写《支付审批流程单》→部门负责人审核→财富中心总经理或董事总经理审批→财务总监审核→集团分管副总裁审批→集团董事长→财务部放款

二个月内必须核销；

3.7.6注意事项

3.7.7市场活动合同审批

合同类型

附件（参考）

合同条款（必须提供）

户外广告投放

1．广告投放排期表，

2．投放位置照片（多张）

3．供应商投放资质证明

4．供应商三证

1．广告投放时间、地点、

2．投放周期

3．周/月/年播放频次

商超租赁

1．合法租赁该房产的证明

2．展业平面位置图

3．供应商三证

1．租赁面积（如：

3平方）

2．租赁期限周期

3．租赁日时间段（如：

10:

00--21:

00）

4．租赁总金额

酒店合同

1．菜单明细，

2．活动方案及流程

3．租赁场地照片

4．供应商三证

1．租赁日期及时间

2．人数及桌数

3．标明人均价格

4．酒店方提供的免费项目

5．酒店方其他相关收费项目

活动合同

1．活动方案及流程

2．活动场地照片

3．甲方参与项目明细

4．甲方权益表

5．供应商三证

1．活动时间、地点、活动范围

2．活动形式、活动参与方式

3．活动周期、活动频次

4．甲方权利及义务

物业居委合同

1．合法租赁该房产的证明

2．场地照片

3．供应商三证

1．合作项目明细

2．参与形式

3．活动or租赁时间、地点

4．合作时间周期

其他合同

1．活动方案及流程

2．场地照片

3．供应商三证

4．其他

所有合同内必须明确以下条款：

1．供应商对公账户

2．明确发票类型、开票时间

3．违约赔偿支付比例

4．关于违约规定

5．甲乙双方权利义务

3.8专项费用

3.8.1专项费用包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问费用、广告及宣传活动费用、公司员工活动费用、办公室和门店的选址签约和相关装修费用及其他专项费用）。

3.8.2此类费用一般金额较大，由部门负责人根据实际需要向集团总裁提交请示报告（含项目可行性研究报告、其他可选项的对比分析、费用预算及相关收益预测表等），获得批准后方可执行。

3.8.3相关请示报告及批准文件需提前三天报财务部备案，以便财务部备款。

4付款申请的具体规定

4.1付款申请的支付方式包括银行转账、支票、现金等。

4.2《支付审批流程单》后必须附相关合同或协议。

4.3如需采购商品或服务，《支付审批流程单》后应附收款单位所开具的发票，内容需与付款经济业务匹配；各类费用预付款由经办人负责索取发票，并自付款之日起10个工作日内交至财务部，且发票信息应与合同及实际相符。

4.4对于超过规定时限未将发票交到财务部的，该经办人申请款项一律暂停审批，直至取得发票止。

4.5原则上合同签订时，必须约定先取得发票，再行付款，特殊情况参考4.3；

5.报销时间的具体规定

5.1为了协调公司对内、对外的工作安排，方便员工费用报销，财务部将统一报销时间，公司本部财务部每周五为个人财务报销放款日。

5.2对于大额现金（5000元以上）的报销及暂借，应事先在财务部预约，以便财务部提前合理安排资金。

6.附则

6.1本制度解释权归当天资管财务部。

6.2本制度自颁布之日起正式执行，之前若有其他制度与本制度不一致的，以本制度为准。

6.3本制度未涉及部分按原有规定执行。

将另行逐步补充完善各种规章制度。

2016年3月10日