甲供甲控材料管理办法.docx
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甲供甲控材料管理办法
甲供甲控材料管理办法
星-合约-管字20120215-004
一、总则
二、
1、为了规范星河湾集团工程建设中甲供、甲控材料的供应管理，特制定本管理办法。
2、甲供材料是以星河湾集团（含下属各项目公司,下同）名义采购的供施工单位在星河湾自营工程中使用的工程材料和设备，甲控材料是以施工单位名义采购的供施工单位在星河湾自营工程中使用的指定工程材料和设备。
本办法中的甲供甲控材料（以下简称“材料”）是主要指以下装饰性材料、设备和机电设备。
（1）装饰性材料、设备包括：
饰面材料、地板、洁具、淋浴隔、水暖装饰件、五金、炉具、热水器、厨房电器、厨柜、排气扇、灯具、开关面板、康体娱乐设施等。
（2）机电设备包括：
电梯、发电机组、水泵、阀门、变频柜、空调主机、空调末端、冷却塔、热水炉等。
（3）材料采购种类由采购部根据项目特点参照常规采购范围确定。
（4）本办法将是含有甲供甲控材料的工程合同的组成部分，亦是材料采购合同的组成部分。
施工单位和供应商应按本办法的要求履行各自的职责。
三、材料的总量计算
四、
（一）材料的总量计算如下：
1、项目工程部在样板房装修施工过程中，对损耗较大的装修材料（如墙纸、扪皮、扪布、瓷砖、玻玛、石材等）应收集及制订最佳的施工方案，预定施工损耗率，为今后大面积施工时控制其损耗率建立基础。
2、提供样板房装修施工图和物料表后一周内，采购部提供各种相应材料的规格、品牌、型号，合约成本管理中心预结算部完成编制甲供甲控材料清单,及含预定损耗率的数量，提供给采购部及项目部。
3、样板房装修完工后一周内，规划设计部按照现场实际施工情况编制样板房竣工图，以便后期大面积施工所用。
4、样板房装修完工后一周内，各项目合约成本部根据现场样板房的实际施工情况及时汇总计算出甲供甲控材料数量。
如出现实际施工与装修图纸有差异的地方统一提交预结算部。
5、预结算部将存在差异地方统一归类后交由规划设计部答疑，由规划设计部与项目工程部共同商议后的统一做法回复预结算部。
相关的图纸修改由规划设计部完成.
6、样板房装修完工后三周内，预结算部应组织采购部、招标部、审核部、项目合约成本部，会同项目工程部、样板房装修施工单位进行现场实测,进行材料损耗率复测。
7、预结算部结合现场实测计算的材料损耗率，复核各区域合约成本部统计的材料数量，提交工程审核部审核。
8、施工单位及石材供应商招标前，预结算部按修正后的样板房施工图计算的甲供甲控材清单，并注明损耗率。
经工程审核部复核后提交采购部、招标部及项目工程部，作为今后采购及发放总量控制的依据，并建立各项目材料台帐数据库。
9、工程项目在招标时无图纸或合同暂定价的，由招标部参照类似工程的甲供甲控材料占工程造价的比例测算。
（二）职责要求:
1、预结算部:
统筹各装修项目甲供甲控材料清单编制及统计安排,复核区域合约成本部的材料数量,并经工程审核部审核后的数据提交采购部、招标部、项目工程部，并负责超用甲供材料的结算及扣款相应手续.
2、审核部:
审核预结算部的甲供甲控材料清单及数量。
3、采购部：
提供装修甲供甲控材料的品牌、型号、规格，建立各区域材料台帐数据库，负责提供超供责任单位的材料的品牌、规格、数量及金额,及时通知预结算部.
4、招标部:
确定甲供、甲控、乙供、乙控材料的范围、品种、数量、限定品牌，共同核定材料损耗，并将核定的损耗率约定到各施工合同中。
5、项目工程部：
收集及制订最佳施工方案,参与预订损耗率及进场复核工作，样板房装修完工后竣工图的审核，并提供给预结算部.收集整理各施工单位的材料供应计划,及时提供区域采购部，参与甲供材料的到货验收、甲指乙供、乙供材料的样板封样及现场查验工作。
6、项目合约成本部：
及时跟进在样板房施工过程中的甲供甲控材料数量变化，对实际施工与装修图纸有差异的地方及时做好记录。
7规划设计部:
样板房装修竣工图准确及时完成编制,以便推进后期工作开展。
二、材料需求计划
三、
1、施工单位提交的甲供甲控材申购计划应包括采购的批次及各批计划的采购量、本批采购量及每批次交付时间等，计划到货时间精确程度不得超过五天，采购次数应符合合同及我司有关规定。
项目工程部在审核其计划的合理性后，填写采购单并由项目工程副总签发,采购部按此采购。
如要求采购总量超出合同规定采购总量,应由项目工程部注明原因；如因非我司原因造成超量采购,还应同时注明责任单位及处理意见，采购部在采购后应及时发文预结算部办理相应责任单位的扣款。
未按上述要求办理的不得进行采购。
2、合同约定的材料总用量（含损耗），如施工单位申购的该品种材料累计用量已超出但不超过总用量的5％，我司可代其进行采购并不收取手续费用；如超出总用量的5％,则我司有权对该超出部分按合同规定的比例计取手续费用，并将在当期进度款中予以扣减,不予返还。
除因我司原因外，施工单位提交材料需求计划给我司后,一般不做退货处理.
3、补货次数：
按施工合同约定的补货次数执行，补货次数超出合同规定的，我司有权按当次补货总价的一定比例计取补货管理费，费用在下期进度款中扣除，具体比例以合同规定为准.
4、甲供甲控材料的供货时间：
（1）国产材料从施工单位提交材料需求计划至货到现场的第一次供货时间不少于60天，补货的供货时间不少于20天；
（2）进口材料从施工单位提交材料需求计划至货到现场的第一次供货时间不少于3个月，补货的供货时间不少于40天，且补货申请的最后期限不迟于第一次交楼前45天。
施工单位申购时应充分考虑供货时间，如因此影响工期由其负责。
5、甲指乙供材料的采购及结算规定：
对合同或我司指定品牌的材料由施工单位自行采购，施工单位应于施工前30天把材料价格和样板报予我司审核，并按合同或我司指定的品牌或厂家进行采购，在工程结算时应向我司提供该材料发票。
如材料发票中的材料工程量少于合同清单工程量，则按发票记录采购量进行工程结算；如材料发票中的材料工程量大于合同清单工程量,则按合同清单结算。
6、施工单位须对其提出的材料需求数量的准确性负责。
因数量不准造成材料过剩的，如采购合同未作规定，则合约部不负责剩余材料退货。
7、因设计变更导致材料用量增减的,施工单位应在收到变更指示后的一周内向项目部发出材料需求增减指示。
该指示延误的责任参照本办法中相关原则承担.
五、材料卸货及保管责任
六、
1、无论什么时候到货，装饰性材料、设备及机电设备原则上都由供应商自行卸货。
2、装饰性材料、设备的卸货责任包括用人力将材料搬离运输车辆、转运至仓储场所、堆放整齐或安放牢固。
机电设备供应商卸货责任包括用人力或机械辅助手段将材料搬离运输车辆、转运至采购部指定的位置（包括露天场地和仓储场所）、堆放整齐或安放牢固,不负责二次转运.
3、施工单位对其使用的材料负有存储、保管、看管、采取措施以防恶劣天气及自然条件对材料造成损害的义务.因未尽义务造成材料丢失、损坏的，施工单位承担赔偿责任。
使用机电设备的施工单位，应负责将设备从堆放地点搬运至安装地点。
四、采购样板
五、
饰面材料、地板以及水暖装饰件、五金的主要品种材料应确认样板；淋浴隔所使用的主要材料应确认样板;非标准灯具视验收需要可确认样板。
采购样板应确认两套，一套由采购部保管，另一套移交施工现场，供项目部和施工单位使用。
样板一般由供应商免费提供,需计取费用或当作供货数量一部份的，供应商须在确认样板前提出。
六、到货准备
七、
1、采购合同签订后，采购部将在适当时间要求施工单位提供甲供材料接收人员姓名、职务、联系方式、签名式样及施工单位项目部印章式样。
合同中有关供货计划及验收标准的内容由采购部整理送交使用该材料的施工单位。
2、首批材料到货前一周,施工单位应准备好仓储场所.采购部和供应商将现场查看仓储的位置和条件。
对仓储条件有特殊要求的,施工单位应配合完成。
3、项目部、采购部、供应商、施工单位应共同确定运输车辆停靠地点.
八、材料验收
九、
1、用于星河湾工程的材料和设备须经过项目部、施工单位、采购部（仓库）的联合验收，并进行会签。
甲供材料由采购部（仓库）通知和组织验收,供应包安装材料和设备由项目部通知和组织验收，甲控材料由施工单位通知和组织验收,收到验收通知后，各相关方应于1小时内抵达验收现场.
2、质量验收时通常按10—50％进行抽查,对重大设备、高价值材料进行全面检查，数量验收应当场全面清点。
验收包括（但不限于）：
检查包装是否完整、包装所示的材料和设备外观特征与采购要求是否相符、包装如有损坏是否影响材料和设备的完整、质量、规格、型号、颜色、附件及配件等，清点本批数量.对抽查或全面检查的情况书面记录于《抽查记录》表中，作为请款的依据.经会签后初步验收完成，除因产品隐蔽质量瑕疵外，各方对质量是否合格作出判定,并确定可以签收的合格数量、应当退换的数量和处理措施。
3、经初步验收合格的材料和设备由接收单位进行签收，签收单一式多联，供应商三联（存根、进度款、结算款）,其余各方各一联.通常甲供材料和设备由采购部（仓库）负责签收，供应包安装的材料和设备由项目工程部负责签收，甲控材料由施工单位负责签收。
签收后，除因产品隐蔽质量瑕疵卖方应当承担的责任，其余责任由签收单位负责。
4、施工单位对材料质量的检查责任：
（1）施工单位在开箱（封）启用材料时，若发现下述现象,应暂停使用材料，并立即报告材料管理部：
（2）材料质量存有疑问；
（3）材料的规格、系列、颜色等与采购合同不符；
（4）箱内材料实际数量少于包装所示数量;
（5）缺少附件、配件。
5、采购部接到报告后，应立即给予解答或亲赴工地检查。
反映现象属实的，由采购部向供应商交涉.如整批材料均存在上述情况之一或数种的,则施工单位暂停使用该批材料，造成工期延误的,施工单位不负责任.如部分材料存在上述现象之一或数种的，施工单位应先行使用合格材料，以尽量减少对工期的影响。
6、施工单位在开箱（封）后，如未作基本检查即大量使用，之后发现材料存在第十六条
（一）、
（二）现象且经证实的,则施工单位应承担该批材料因不能退货可能造成的损失.如材料存在潜在的质量缺陷，难以通过基本检查发现的，施工单位对使用该材料可能造成的损失不负责任.
7、施工单位于开箱（封）时箱内材料已经损坏的，应立即报告采购部，待采购部会同供应商鉴定责任。
8、材料通过验收后，即视为采购部已将材料交付施工单位使用。
施工单位接收人员应向供应商签署材料验收、接收凭据.施工单位应先行收集整理技术资料，在竣工后或交付业主使用时编制竣工资料或将原始资料移交业主。
供应商须凭经签署的验收、接收凭据向采购部申请货款。
施工单位应自存一份验收、接收凭据，以备与采购部结算材料数量.
9、供应商负责安装的材料，其验收与接收由项目部负责.
十、仓库管理
十一、
1、除施工单位直接接收的材料外，其余材料需要仓库保管的,业主将设立甲供材料专用仓库，并委派仓管员,负责具体的材料收货、保管、发放、及时清点工作。
2、甲供材料验收入库后，由需要使用甲供材料的施工单位填写领料单（一式三联），施工单位项目经理签字后，交由业主专业工程师和项目副总审核签字后,方可到仓库领用。
3、仓库建立甲供物质的供应台账,仓管员对甲供材料入库台账及出库台账每日及时登账（包括由施工单位直接接收的甲供材料），台账及汇总表每月末定期报送采购部、项目部、财务部、预结算部。
十二、材料使用
十三、
1、采购部根据工程合同向施工单位提供的材料仅供该工程合同规定的施工单位使用，未经采购部同意，施工单位提供给其他任何单位或部门使用的将不被认可，采购部将按该施工单位实际签收的材料数量计算货物价值，并通过工程合同抵扣工程款。
2、施工单位应小心使用材料。
使用、安装需要技术指导的，由采购部安排供应商现场指导。
因施工单位使用或操作不当造成材料损坏的，采购部不负责退换。
3、经采购部认可的退货，施工单位应与供应商办理签收凭据.施工单位应在退货后一周内将供应商签收材料的凭据报知采购部，以便采购部与供应商结算货款，与施工单位结算材料数量。
4、施工单位如未能在规定的期限内将退货凭据报知采购部，而在该期限届满后，采购部已与供应商办理结算手续且付讫货款，造成退货款项难以收回的,施工单位应承担责任。
5、施工单位应对需退材料的包装完整性负责。
因无包装或包装损坏严重导致供应商拒收的,采购部不负责任。
十四、材料数量结算
十五、
1、每一采购合同的材料最后一批到货后，施工单位须在一周内将签署的所有验收、接收凭据报送采购部,由采购部分别与供应商和施工单位核对材料供应、领用数量.
2、经核对并经确认的数量，由采购部与供应商办理决算；合约成本管理中心预结算部门在办理分包工程决算时按分包合同规定计算施工单位扣款金额。
十六、施工单位对供应商履约评价
十七、
施工单位有义务按采购部的要求对供应商合同履行情况作出评价，为采购部决定供应商资格提供意见。
公司原发布各制度、流程中未明确或与本管理办法不一致的，按本管理办法的相关规定执行，合约成本管理中心负责修订、解释。
本管理办法自2012年3月1日起实施.
合约成本管理中心
二O一二年二月十五日
附件一：
甲控甲供材料总量计算流程图
样板房装修施工图出图（规划设计部）
答疑及样板房装修竣工图出图（设计部和项目工程部）
编制甲控甲供材料清单预定损耗率（预结算部）
材料排版工艺最佳方案制订（项目工程部）
现场核定材料损耗用量，确定损耗率（预结算部,采购部,招标部,审核部,区域合约成本部,项目工程部）
现场汇总计算甲控甲供材料数量及统计图纸与施工差异的地方（区域合约成本部）
整理材料清单及数量（预结算部）
审核材料清单及数量（审核部）
提交材料清单及数量，建立台帐（采购部,招标部，项目工程部）
提供甲控甲供材料品牌、型号、规格（采购部）
附件二：
甲供甲控材料统计清单
甲供甲控材料统计清单
工程所在区域：
工程项目名称：
序号
材料名称
用料位置
材料品牌及规格型号
单位
图纸数量
损耗率
实际数量
图纸编号
备注
一
墙纸类
二
扪皮、扪布类
三
乳胶漆类
四
玻玛类
五
瓷砖类
六
五金类
七
卫浴洁具类
八
机电类
九
石材类
附件三：
工程材料和设备验收流程图
符合
退货
处理
签订采购合同
供应商备料、排产
供应商送货
项目部、采购部、施工单位、供应商会同验货验单
会签抽查记录
签收
送货签收单签章
不符
供应商依约定提交结算款请款报告
供应商依约定提交结算款请款报告
项目部、采购部、供货包安装方会签验收合格证明书（甚至专业机构验收证）
供应商办取保修完成证明书
供应商提交质保金请款报告并附保修完成证明书
甲供甲控材料
供货包安装设备
现场安装调试
供应商依约定提交进度款请款报告
供应商依约定提交进度款请款报告
附件四：
甲供甲控材料抽查记录表
抽查记录
到货日期：
年月日抽查日期：
年月日
供应商：
送货单号：
合同订单：
分批交货：
□是□否
送货单
实际抽查情况
物料编号
品名
品牌/规格/型号
单位
数量
抽查数量
规格型号
不符数量
实际规格型号说明
抽查总数：
件（其中:
抽样%不良，全数 单位不良）
产品装配图：
□有□无
产品检验报告：
□有□无
包装损坏情况:
□完好□有损坏,共 件（附照片 张）
产品合格证：
□有□无
报关单文件：
□有□无
产品标识：
□符合□不符合
与样板相符：
□符合□不符合
抽查结论与处理建议：
配件齐全:
□齐全□不齐：
件
产品说明书:
□有□无
备注：
本抽查记录即为初步验收的内容。
施工单位：
供应商：
项目部：
采购部（仓库）：
星河湾工程材料送货签收单
供货合同名称:
材料使用部位:
编号:
供货
单位
供货合同
编号
合同供货期
供货
批次
本次供
货金额
通知供
货日期
供货人
联系电话
实际到
货日期
收货
单位
收货人
联系电话
序号
材料名称
型号/规格
单位
数量
单价
金额
1
2
3
4
5
6
7
8
9
供货单位
收货单位
采购部仓库
工程项目部
（公章）
经办人：
负责人：
（公章）
经办人：
负责人：
经办人：
负责人:
（部门章）
经办人:
负责人：
重要说明：
1。
签收单一式六联，①存根联、②进度款请款联、③结算款请款联、④收货单位联、⑤采购仓库联、⑥工程项目部联，由供货单位送货时提供，供货单位收回①、②、③联，其中②、③联供货单位须于签收后1周内送付款方采购部；2．此单须经供货单位、收货单位、开发商等签名盖章方为有效,验收后当即完成签章，各方应当核对收货人签名是否与所提交备案收货人员名单相一致；3。
本单以填表时刻的两位数年两位数月两位数日—（文件流水号,此号留采购部仓库填写）进行编号，如2012年3月1日第一张签收单编为120301001，依此类推。
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