内部控制手册 档案管理.docx

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内部控制手册档案管理

16.1档案管理

1.1概述

规定了XXX股份有限公司及其下属公司的档案管理，旨在加强公司及各下属子公司档案管理工作，更好地为集团的生产、技术、经营管理提供服务。

1.2适用范围

适用于XXX股份有限公司及其下属公司。

1.3相关制度

暂缺，建议补充相关制度。

1.4职责分工

⏹部门文员：

负责文件材料的形成、积累、收集、整理、归档及有效利用工作；本部门档案的收集、整理，按规定向档案室归档，做好档案的登记和统计工作；以及负责本部门档案安全、保密工作。

1.5流程图

1.6控制矩阵

风险编号

风险描述

控制措施编号

控制类型

控制措施

应用系统控制

控制频率（随时/日/周/月/季/年）

控制实施证据

对应制度/管理办法

应用系统控制所属模块

系统控制措施

16.1-R1

内审部未妥善保管审计归档资料，在公司搬迁时遗失部分审计底稿及资料，可能导致相关部门对审计结论存在异议时无法查找到对应的审计证据，影响审计结论的说服力

16.1-C2

预防性

审计人员在审计项目完成后，及时对审计工作底稿进行分类整理并归档，以确保审计底稿的安全、完整；

审计工作底稿应由公司行政档案室负责妥善保管。

公司审计档案的保存期限为10年

年

归档资料清单

16.1-R2

未执行档案资料借阅审批程序，档案借阅以写借条的形式办理，无资料借阅登记记录，外借时也无借阅时间限制，可能导致档案资料管理混乱，档案管理人员无法有效跟踪被借阅的档案资料，造成档案资料遗失

16.1-C4

预防性

档案资料借阅时必须在档案资料登记簿上详细记录借阅信息，包括借阅人签字、归还时间、借阅原因及档案管理员签字确认，借阅信息未填写完整的不得将档案资料外借使用；

档案借阅人员需要对档案资料进行拷贝或复印时需向档案管理员申请并出示相关领导审批单，经档案管理员确认后才能拷贝或复印，同时借阅人员应在借阅登记中注明档案资料拷贝或复印数量并由档案管理员签字确认

年

借阅审批单

16.1-PR1

未对各部门应归档资料予以明确，可能导致各部门未将重要的资料归档，影响归档的重要性和完整性，从而影响公司经营效率目标

16.1-C7

预防性

归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程

年

档案管理制度

16.1-PR2

董事会等重要会议记录未及时保存、归档，不利于事后归档和查阅，影响公司经营效率目标

16.1-C8

预防性

在每次董事会会议后应当由记录人员将会议记录形成书面或电子档的会议纪要并由董事会秘书审核确认后归档保存

年

董事会会议纪要

16.1-PR3

各部门未在规定期限内将资料及时进行归档，可能导致重要资料无法及时得到有效管理，影响公司经营效率目标

16.1-C9A

预防性

产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，将归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，一个月内归档

年

项目归档资料

16.1-C9B

预防性

各项管理工作形成的文件材料，在次年一季度由各职能部门负责人审定后整理归档

年

管理工作归档文件材料

16.1-C9C

预防性

会计档案，按国家规定在会计年度终了后，暂由财务部门保有一年，期满后移交归档

年

会计档案

16.1-C9D

预防性

声像档案在各项活动后，由摄像（影）者或承办部门整理并编写说明及时向档案部门归档

年

声像档案

16.1-C9E

预防性

实物档案（各种证书、奖状、奖旗、各级领导的题词等）各部门应及时归档

年

实物档案

16.1-PR4

没有统一的档案归口管理部门，容易造成公司信息分散，机密信息丢失或泄露，影响公司经营效率目标

16.1-C10

预防性

行政部作为公司档案归口管理部门，负责建立档案管理室，统一对公司所有资料进行编号归档管理。

各部门可以保存相关资料的备份件

年

档案管理制度

16.1-PR5

未明确归档资料归类方法和归档资料编码规则，可能导致资料归类、编码不统一，影响资料的归集和查阅，从而影响公司经营效率目标

16.1-C11

预防性

档案管理制度应明确归档资料编号方法，如归档编号以归档日期、归档部门首字母缩写或相互组合的形式将归档资料进行编号，各部门应统一编号方法

年

档案编号方法

16.1-PR6

已归档资料无资料明细目录，无法辨识卷内具体资料明细，可能影响资料的保管和后期利用，从而影响公司经营效率目标

16.1-C12

预防性

档案管理员应根据各部门归档时提交的归档资料清单制作档案资料目录附在档案盒内，档案资料目录内容需与归档资料一一对应

年

档案目录

16.1-PR7

归档资料的资料材质和标识不符合要求，导致归档资料标识不明显，影响档案资料的完整度，从而影响公司经营效率目标

16.1-C13

预防性

归档的文件材料必须符合文件格式及书写标准，禁用圆珠笔、铅笔起草和批改文件

年

档案标签

16.1-PR8

未统一使用档案盒存放归档资料，档案存放形式不规范，可能导致档案资料容易损坏，保管期限降低，影响公司经营效率目标

16.1-C14

预防性

档案管理制度应明确规定所有纸质归档资料应装订成册，装入档案盒内统一归档。

光盘及其他电子归档资料应存放在专用包装物内连同档案盒一起归档

年

档案管理制度

16.1-PR9

未具体明确各种归档资料的保管期限，可能导致档案管理人员不清楚档案应该保存多久或何时应销毁哪些档案，影响公司经营效率目标

16.1-C15

预防性

档案管理制度应明确各种归档资料的归档期限，如年度财务报告应永久保存；各类会计凭证及账簿应保存15年；银行对账单应保存5年；月度季度财务报告应保存3年等

年

档案管理制度

16.1-PR10

未在档案盒上注明档案保管期限，可能导致部分已失去价值的档案长期滞留或重要资料被提前销毁，影响公司经营效率目标

16.1-C16

预防性

在归档时应明确在档案盒上标注归档期限并经档案管理员核对确认后归档处理

年

归档期限（档案盒上）

16.1-PR11

未定期对档案室进行清洁整理，可能导致档案室内环境脏乱，造成档案资料保管环境不符合要求，影响公司经营效率目标

16.1-C17

发现性

档案管理员负责档案室的安全、保密工作。

做好防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠工作，进行档案室温湿度的测定与控制，做好记录

年

档案室内部清洁记录

16.1-PR12

未制定档案库房人员出入制度，可能导致无关人员随意进出档案库房，以免造成档案资料丢失或受损，影响公司经营效率目标

16.1-C18

预防性

应明确档案室人员进出规定，公司内部人员进入档案库房需持有部门负责人或领导的许可或批示；外部人员进入档案室时需有相关领导审批单

年

档案室人员出入登记记录

16.1-PR13

档案借阅登记表信息填写不全，包括经办人等信息，可能导致档案管理人员无法有效跟踪被借阅的档案资料，影响公司经营效率目标

16.1-C19

预防性

档案资料借阅时必须在档案资料登记簿上详细记录借阅信息，包括借阅人签字、归还时间、借阅原因及档案管理员签字确认，借阅信息未填写完整的不得将档案资料外借使用

年

档案借阅登记簿

16.1-PR14

档案管理员没有对档案资料借出拷贝、复印等进行跟踪管理，可能导致公司机密资料被泄露，影响公司经营效率目标

16.1-C20

预防性

档案借阅人员需要对档案资料进行拷贝或复印时需向档案管理员申请并出示相关领导审批单，经档案管理员确认后才能拷贝或复印，同时借阅人员应在借阅登记中注明档案资料拷贝或复印数量并由档案管理员签字确认

年

档案借阅登记簿

16.1-PR15

未明确电子资料保管制度，可能导致电子资料归档缺少有效分类和管理，查阅困难，影响公司经营效率目标

16.1-C21

预防性

档案管理制度中应明确各种电子资料的归档制度，制度内容及要求应参照纸质资料归档制度编写

年

电子档案管理制度

16.1-PR16

档案室未将已超过保管期限、已无利用价值的档案及时销毁，占用档案室空间，可能影响其他档案的存放管理

16.1-C22

发现性

档案鉴定的主要任务：

一是对档案密级的确定和调整；二是对档案价值的鉴定，通过鉴定对失去保有价值的档案剔除销毁；对具有保有价值的档案科学地确定保管期限，对于管理期限永久、长期的档案重点保护和保管

年

档案资料销毁审批记录