文书处理中的公文传阅.docx
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文书处理中的公文传阅
文书处理中的公文传阅
篇一：
浅谈文书处理中的公文传阅
浅谈文书处理中的公文传阅
作者：
俞乔筠
来源：
《科技创新导报》20XX年第05期
摘要:
公文传阅技巧是适应办公自动化建设的需要,是提高公文处理质量的需要。
随着办公自动化的建设,对公文传阅也提出了更高的要求。
所以需要一定的方法和技巧,使公文达到最佳的传阅效果。
关键词:
公文传阅方式技巧
中图分类号:
c931.46文献标识码:
a文章编号:
1674-098X（20XX）02（b）-0222-01
公文传阅顾名思义是指公文轮流着看。
在日常生活中指办公室文书将需要领导阅知的公文集中在一起呈送给领导,让领导领会上级文件精神、掌握信息、交流认识、统一思想和智慧的过程。
同时通过公文传阅,集亲笔签署意见于一纸,可以实现公文处理过程的完整记录,形成准确的文书档案。
公文传阅不仅仅是将文件呈送给领导阅毕,再取回的简单过程,是文书处理工作中比较重要的环节,所以它需要一定的方法和技巧,使公文达到最佳的传阅效果。
探索公文传阅规律,对于提高文件传阅的质量和效果,将起到积极而有益的作用。
1公文传阅的方式
分传,又称树型传阅,即以文秘人员为中心组织传阅,依次将公文传送给阅文者,每个阅读者阅毕后,需将公文退回给公文管理人员,由文秘人员检查无误后,再传递给其他阅读者。
这种传阅方式的优点在于,文秘人员自始至终都是传阅活动的中心（像树干）,其他阅文者（像树枝）的阅文活动均处于文秘人员的监督、控制之中,可以保证公文信息传递的可靠性和传递效率。
专传是指由专人将文件送传给有关领导阅批的过程。
这种传阅方式通常用于特急件、绝密件或领导专门交代的文件。
秘书必须严格按照限定的阅知范围,亲自将这种文件按指定时间迅速送达有关领导阅批,坐候领导阅完签名后马上送其他领导,直到传完为止。
采用专传方式可以减少中间环节,加快传阅速度。
回传即后边阅批人的指示意见需要向前边已经作过批示的领导通报,是一个倒流传阅的过程。
通常是二种情况,一类是领导a对一个文件已作了批示,要求传给领导B和领导c阅知,领导B同意领导a的意见,而领导c却批了一些同领导a相反的意见,这时文秘人员就应将领导c的意见回传给领导a和领导B,使他们的意见能够相互沟通。
第二类是尽管几位领导的意见基本一致,但后边阅批人对前边的阅批人的意见作了重要补充,这时也应将后边阅批人意见回传给前边作过批示领导。
集中传阅指因紧急程度或密级所要求,一份公文需在极短的时间内由多人传阅,而阅件人办公地分散,采用专传方式还不能满足要求时,将阅件人集中在一起传阅公文的方式。
横传,又称轮式传阅方式,即一个阅文者阅毕后直接将公文交给另一个阅文者,依此类推。
这种方式,公文被送出后,就在各阅文者之间相互传递,文秘人员不再能够掌握和控制公文运转的时间、速度、安全,如发生公文丢失、损坏、积压、泄密现象,不易明确责任。
适用于阅文范围较小的情况,阅文范围较大时,不宜采用。
公文传阅的各种方式在实际操作过程中并非各自孤立存在,而是相互联系,有时甚至是交叉使用的。
秘书人员具体操作时,要根据领导的要求和各自的工作习惯,选择合理的传阅路线形式,积极利用并发展多种传阅形式,但无论采用哪种传阅方式,都必须遵循迅速、有序、安全的原则。
2传阅技巧
2.1合理安排公文送取时间
公文呈送,不是随便地找个时间将文件放到领导办公室就可以了,它要求文秘人员必须掌握领导的工作规律和作息时间。
比如,领导正在办公室办公,你突然冒失地闯了进去,虽然你送文件不错,但领导肯定会因此而打断思路,即便你走后,领导的思路也难以马上转移到办公思路上来。
因此,给领导呈送公文一定要选择好时间。
一般要选择领导不在的时间,这样,既惊动不了领导,又让你有时间做一下文件的整理工作。
给领导呈送公文,还要进一步考虑到领导的最佳精神状态问题。
一般习惯早晨来到办公室先看文件。
因为这段时间,人的注意力最集中,精力最充沛,所以阅读文件的效果也最好,思维也能达到最佳状态。
这就要求我们一定要及早地送文件。
当然,如果领导喜欢晚上阅读文件,那也不能等到第二天早上才将文件送到。
公文的取回一般最好也要趁领导不在时取回。
领导阅知完毕,文秘人员应及时地将文件取回。
这样,也同样避免了打扰领导的工作思路。
2.2合理安排公文摆放顺序
给领导送文件,不是将文件简单放到领导办公桌上就算完事了,还要正确排序,适当调整。
这需要文秘人员必须先阅读一下文件的内容,将那些与本单位有直接关系的文件放在最上面,而那些关系不大可放到最后。
我也不主张将文件按来文单位的顺序或者文号摆放,如将省里的文件放一起,市里文件放一起等。
虽然这样摆放比较一致、统一,但因为这不是文件归档,所以没有必要那么做。
其次应当考虑的是如何让领导达到最佳的阅读效果。
如果一些文件的内容有内在的联系,比如省政府下达了《关于在全党开展深入学习实践科学发展观活动的总结》的通知文件,市里紧接着也有具体的实施意见和精神等等,就应该将它们放在一起,这样领导阅读起来能够有所借鉴、对照、启发,能够达到最佳的思考角度和效果。
再次,如果这次的文件提到了以前文件的内容,还需要将以前的文件提前找出来,以备领导的查找等等。
这些问题需要文秘人员根据具体情况灵活地掌握,切忌过于死板,机械地、教条地、僵化地传阅。
篇二：
文书处理中的公文传阅
文书处理中的公文传阅
公文传阅就是机关文秘部门或专职人员按照领导签署的传阅意见，及时将来文送有关领导和科处室人员阅知。
它是文书处理工作中的比较重要的环节，是办公室文秘人员当好领导参谋助手的基本功。
笔者通过公文传阅的工作实践，对这项工作的性质、意义、特点以及如何做好这项工作，有了一些粗浅的认识，主要有如下几个方面：
一、公文传阅的不可替代性随着办公现代化技术的普及和复印机的广泛使用，有人认为可以在速度和数量上满足多位领导、多个部门阅文的需要，因而在可以取代传统的公文传阅程序，这种看法是不妥的。
因为公文复制虽然满足了多位领导、多个部门同时阅文的需要，但达不到公文传阅的实际效果；一是公文传阅追求"流水式"批示效应，领导成员和有关部门依次阅文，然后把批示（意见）内容集中起来才能形成民主决策；二是公文传阅是领导之间交流认识、统一思想的过程，通过公文传阅互相通气，交换看法，可以避免对一些问题产生歧义，有助于领导之间取得共识；三是通过公文传阅，集领导亲笔签署意见于一纸，可以实现公文处理过程的完整记录，形成准确的文书档案；四是公文传阅与复制分送相比，慢中见快，所有阅文者的意见在传阅过程中均跃然纸上，可以提高办事效率，避（:
文书处理中的公文传阅）免失误、遗忘和其它漏洞。
二、公文传阅的多样性公文传阅工作看似简单，其实是一项重要而复杂的工作。
如果不采取适当的传阅方式，就无法有效地控制文件的行踪和传阅速度，造成积压、断线，乃至出现泄密、丢失文件的现象。
公文传阅有专传、回传、集中传阅方式。
（一）专传是指专人将传阅文件送传给有关领导阅批的过程。
这种传阅方式通常用于特急件、绝密件或领导专门交代的文件。
为确保在很短的时间内阅毕，并杜绝泄密，文秘人员必须严格按照限定的阅知范围，亲自将这种文件按指定时间迅速送达有关领导阅批，坐候领导阅完签名、注明时间，再由送文人直送下一位阅文领导，直至传阅全程终结。
这种方式，具有迅速、准确、保密、高效的优点，但占用专送人员的时间多，如运用过频，将干扰领导人的正常工作，应从严掌握。
（二）回传即后面阅批人的指示意见需向前面已经作过指示的领导通报，是一个倒流的传阅过程。
这种传阅方式通常是领导a对一个文件已作了批示，要求传给领导B和领导c阅知，B同意a的意见，而c却批了同a相反的意见，这时文秘人员应将c的意见回传给a和B，目的就是使他们的意见能够互通。
而且对于一些批交部门办理的文件，如果领导的意见不一致，承办部门就会无所适从。
还有一种情况是尽管几位阅批人的意见基本一致，但后边阅批人对前边阅批人的意见回传给前边作过批示的领导。
处理这类传阅件时拿不准的应征求有关领导同志的意见后再转。
（三）集中传阅是指因紧急程度或密级所要求，一份公文需在极短的时间内由多人传阅，而阅件人办公地分散、采用专传方式还不能达要求时，将阅件人集中在一起传阅公文的方式。
公文传阅的各种方式在实际操作过程中并非各自孤立存在，而是相互联系，有时是交叉使用的。
文秘书人员在具体操作时，要根据领导的要求和各自的工作习惯，合理地组织传阅。
但无论采用哪种传阅方式都必须遵循有序、及时、安全的原则。
三、公文传阅的原则性
（一）有序的原则。
公文传阅，顺序很重要，在实际操作中，文秘人员既要遵循公文传阅的一般程序，又不能死搬硬套，要特殊情况特殊处理，否则，不仅会给领导之间造成矛盾，而且还会影响公文的效率和质量。
对所有的公文，文秘人员一般先送办公室主任阅读、把关，然后送其他需阅知的对象。
公文在传阅过程中，文秘人员应按一般程序和特殊程序传阅。
公文传阅的一般程序是阅件一般先传主要领导后传主管领导，再传其他领导和有关部门；办件则应先传主管领导，一方面有利于主要领导和主管领导相互交流信息、沟通意见，另一方面有利于执行者按照主管领导的批示意见进行落实。
公文的特殊程序是紧急公文、专送公文和需要某位领导直接阅批的公文，应按照先办后传、急用于先阅、跳跃式传阅等方法处理。
此时，文秘人
员应在"文件处理单"上注明。
（二）及时的原则。
公文传阅的时效性很强，快速和及时是公文传阅的基本要求。
怎样才能保证公文及时传阅呢？
一是取送及时。
收到文件之后，马上进行清点、登记、分发，保证了公文传阅的顺畅。
二是适当调整传阅顺序。
有些文件传阅范围很广，需要很多领导和部门阅知，如果始终按一个固定顺序传阅，遇上领导外出开会或办事，定会影响传阅的时间和进度。
因此，不失时机地适当地调整一下传阅顺序，便可加快公文传阅的进度。
三是承办部门优先阅文。
有的文件需要某个或某几个部门承办，并且时效要求较强的，如果等所有的领导都阅定后再送给部门阅处，势必耽误部门办理。
主要领导阅后，即可给承办部门阅办，然后接着送其他领导传阅。
四是分类设夹，区别送阅。
对上级机关的批导性文件和需要办理的文件，急需处理的文件和一般参考性的文件，不要都放在一个阅文夹内，主次不分，要分别对待，分类设夹、传阅，对急件、特急件跟踪传阅，这样，就保证了公文传阅的时效性。
五是掌握领导阅文规律。
根据领导工作安排和活动规律，捕捉时机送阅文件；也可根据领导阅文快慢，适当掌握领导每次阅文数量，这样，就能避免公文的延误、堆积。
（三）安全的原则。
安全是公文传阅工作的政治性内在要求。
怎样才能保证公文传阅的安全呢？
一是建立文件的接收、登记制度。
文秘部门还应使用文件传阅、交接登记簿。
登记簿上注有文件号、送阅部门、接收人、接收时间、退回时间、备注等栏目。
这样就做到了心中有数，避免了盲目传阅，一旦出现文件遗失的情况，就能知道问题出在哪个环节上，既利于查寻，又便于确定责任。
二是杜绝文件横传。
公文传阅应该以文秘部门为中心点进行传阅，不允许抛开文秘人员在应阅人之间横传，以免传阅件失控、遗失。
三是公文传阅要由专人负责到底，其他人员均不得代行其职。
办理过程实行单线运作，纵向周转，由机关文秘人员一人经手，全权负责，以避免多人插手导致的职责不清和相互推诿。
四是严格按照阅文范围和领导确定范围组织传阅，既不能随意扩大，也不能随意缩小；既不能多传一个人，也不能少传一个人。
五是设置密级文件夹，封面贴有"密级"标志，提醒领导不要带出办公室阅文，密级文件即阅即退，没有阅完的也要暂时收回，以保证公文传阅的安全保密。
篇三：
公文传阅办理办法
公文阅办办法
一、机关公文（含电报）是传达党和国家方针政策,发布规章,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。
局内各处（室）要认真做好公文阅办工作。
二、局办公室负责局内行政公文处理工作。
对局内行政公文实行统一收发、分办、传递、立卷和归档。
三、收文
1、局内行政收文一律需经办公室开拆、登记、编号、分文和批办。
所有收文均要经局办主任阅后,再根据内容和性质,送有关领导批示或交有关部门办理。
紧急公文由办公室提出办理时限。
对于“亲收”、“亲启”的文件,须由收件人或其指定的人员收启;
2、各处（室）必须指定专人负责文件管理,建立登记簿,履行交接手续及负责本处（室）文件的催办;
3、各处（室）要履行签字手续，严格按时限要求阅办文件。
对需阅知的文件,文到二日内要及时退回办公室;对需承办的文件,承办处（室）要于七日内承办后退回办公室,如需延长时间,须事先与办公室联系，特殊急件按领导要求时限办结。
密码电报必须当日退回;
4、文件传阅要根据文件性质采取以下传阅方式：
按顺序要求传阅；对只需各处（室）阅知的文件,采取接力式传阅，由最后阅文部门退交办公室;
5、凡借阅文件、档案严格履行借阅手续;
6、年末前,各处（室）要将当年各类文件全部清退办公室，并由办公室于次年二季末前立卷归档。
四、发文
1、发文要经处（室）负责人认真审阅,签署意见后送办公室进行核稿；报送省厅以上机关发布的交通法规、规章和以
局名义下发的规范性文件,须经局体改法规处审核,提交局长办公会议讨论同意后,履行正常发文手续;
2、需要局内有关部门会签的文件,要由主办处（室）与有关处（室）协商会签后,再送交办公室处理;
3、局办公室接到拟发文稿后,先由文书进行登记,并交相关秘书工作人员进行初核,再交办公室主任审核签字。
一般公文,一周内审核完毕,急件两日内审核完毕，对质量较差、需改动较大的文稿由办公室提出处理意见退回拟稿处（室）修改;对不符合发文规定的文稿,退回拟稿处（室）处理;
4、文稿经办公室审核后,由拟稿部门眷清,再由办公室文书人员呈局领导签发;
5、重要的或涉及面广的局发公文以及上报省厅以上机关的请示、报告等,由局长签发，急件在局长外出期间由主持日常工作的局领导签发。
其他局发公文由主管领导签发;
6、局发文件经局领导签发,由局办公室编号。
凡经局领导签发后的文件,原则上不得随意更改,确需改动时,应经办公室请示领导同意;
7、公文正式印制前，办公室应对审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等进行复核；
8、发文由各处（室）自行校对、分发;
9、各类文件印发后,要将原稿及2份印件交局办公室文书人员存档，并分送每位局领导一份。
应转发有关部门的,由发文处（室）自送。
10、各处（室）以局名义发的便函,须经主管局长签字后,方可加盖局印章;
11、需翻印转发的文件按打印制度要求,经处（室）负责人签署意见,送办公室主任（副主任）审批后,方可打印（复印）;
12、机关发文应遵循精简原则,严格控制发文数量和范围:
（1）以局名义发文,必须是关系全局重大问题及必须由省局行文的事项;
（2）凡不需提出具体贯彻意见的上级机关的来文需转发时,一律原件翻印下发;
（3）交通部各司局、交通厅的文件,如需翻印或转发,一律由对口部门办理;
（4）领导在各种会议上的讲话,不印文件,确需印的,经局办公室同意后,由会议主办处（室）承办;
（5）经省厅、省局批准召开的全省性各类专业会议,一律由主办处（室）下发会议通知,会议上领导讲话的初稿由主办处（室）起草。
向交通厅归口部门报告和请示的一般性业务工作,由承办处（室）直接行文上报;
（6）能用电话布置的工作、说明和解决的问题,不要行文。
五、行文
1、对上行文:
向交通部、交通厅报告、请示,向交通部、交通厅各部门发函商洽工作、询问和答复问题、请示批准有关业务事宜;对下行文:
向各市、州、县（市、区）运管（维管）处、所部署工作、答复问题,批复有关请示事项;
2、未经同意,省局各处（室）不得以处（室）名义对下一级运管（维管）处、所直接行文。
不得与运管部门以外非同级部门联合行文;
3、向下级机关的重要行文应抄报直接上级机关;
4、凡处（室）之间对有关问题未协商一致,一律不得各自向下行文;
5、请示性公文应一文一事。
报送的请示及所有公文,原则上须先经局办公室处理,不得越过文书部门，直接送局领导,更不得将请示同时送几位领导。
六、建立局机关公文办理督办制度，对已送领导批示或交有关部门办理的公文,办公室要负责检查催办,防止漏办和延误。
文书人员要定期向办公室主任汇报公文处理情况。
下行文的贯彻、落实,各发文处（室）要在规定的时间内检查、督促并将落实情况向分管领导或局长汇报,不能发文了事，办公室要定期向局长办公会议通报公文督办情况。
七、文件事故处理
文件在拟稿、审核、印发过程中,有下列问题者,分别给予通报批评、罚款、取消评优等惩处。
1、政策失误,给工作造成恶劣影响的,由文件承办处（室）和相关处（室）及相关人员负责。
2、文件印发过程中出现错别字、串页、缺页,由承办处（室）负责。
3、文件词不达意、语句不通,结构不合理,由局办公室负责。
4、文件传递遗失，由最后签字的人员负责。
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