采购操作规程doc.docx

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采购操作规程doc

采购流程：

采购计划采购订单验收入库发票付款

采购合同

预付流程：

预付款采购计划采购订单验收入库发票核销预付款

采购合同

1操作界面

目前操作只用到主功能菜单中的【供应链】和【系统设置】两大块。

打开序时簿时系统都会先弹出过滤窗口，可以按照个人习惯设置过滤条件，并保存为方案，方便以后使用。

2采购计划

流程：

生成采购计划生成采购订单生成或签订采购合同采购入库录入采购发票采购付款

2.1采购计划生成

流程：

【引入】（采购员自己名下的品种）【计算】【提交】（【更新】）【审核】【订单】

【供应链】【采购管理】【采购计划】【采购中心】

1、【引入】：

每次做计划都需要引入，采购员在此只能引入自己管理的品种，同一次计划内的商品只能引入一次。

2、【计算】：

系统会根据采购计划参数设置中设置好的参数自动生成计划数量，采购员可手工修改计划数量。

3、【提交】：

此笔计划添加到屏幕下半部窗口中，表示此笔计划完成。

提交后如果需要修改，可以点击“修改”。

4、【更新】：

在弹出窗口中选择供应商、采购员、部门、发票类型、供应商业务员等信息。

供应商业务员处需要回车选择。

带*号项为必填项。

如果是预付的，需要挑上【需要预付款标志】。

如果提交到下窗口的数据有供应商且不需要修改可不点更新。

注：

如果没做第三步更新步骤且信息不全，直接审核的话，系统会弹出如下提示：

5、【审核】：

计划制作完毕。

【审核】是审核已经确认完成的计划，是计划完成的确认过程。

6、【订单】：

系统会根据刚刚制作的计划下推生成订单。

◆【采购中心】界面上的【新增】：

可以新增所有品种的计划，不限制是否是本采购员名下的品种。

◆“引入”：

显示本操作员自己的品种+没有确定采购员的品种。

◆【计算】，连锁总部计算不生成计划数量，默认为0。

连锁总部通过【生成】取得计划数量。

2.2采购计划高级审核

条件：

计划数量+当前库存>采购周期*日均销量，需要高级审核

流程：

【通过】【审核】/【驳回】

【供应链】【采购管理】【采购计划】【采购计划高级审核】

1、【通过】：

选中要审核的计划，点击通过。

2、【审核】：

符合条件的点击【审核】，计划生成。

【驳回】：

不符合条件的点击【驳回】。

3生成采购订单

流程：

将采购中心生成过来的订单进行【审核】【修改】（【生成合同】）【勾稽合同】【审核】

【供应链】【采购管理】【订单处理】【采购订单-序时簿】

在此看到上一步点击【订单】生成的订单。

1、【审核】：

选中一条订单点击【审核】，系统会出现如下图的错误：

2、上图错误说明目前还没有可供订单勾稽的合同，此时需要选中此条订单，单击【查看】打开下图界面：

3、【生成合同】：

输入必填信息，点击【生成合同】。

4、【钩稽合同】：

生成合同后，在合同界面审核合同完毕，要回到此界面【钩稽合同】。

5、【审核】，如出现【审核成功】的提示，表示此笔订单制作完毕。

5、当订单执行了一部分，不再需要来货时，订单可以关闭，但是未审核的订单不能关闭。

此时订单是可以删除的。

注意：

采购订单可以直接录入，特别是针对新品种的时候，可以直接录入采购订单，不需要先作计划，不管什么样的订单，都是需要钩稽合同的。

注意：

如果供应商是“每批签订合同”，可以通过订单生成合同，系统自动钩稽生成的合同。

生成的合同需要审核后，才能审核订单

4签订采购合同

4.1由订单生成采购合同

【供应链】【采购管理】【合同协议】【采购合同-序时簿】

【审核】：

查找过滤出已生成的合同，点击【审核】，完成。

如需高级审核的，进入高级审核步骤。

4.2手工录入采购合同

流程：

【新增】录入明细【保存】【审核】

【供应链】【采购管理】【合同协议】【采购合同-序时簿】

1、【新增】：

弹出下图，在供应商处输入助记码或者代码选择供应商，输入【书面合同号】等信息，修改合同效期，如果是批次合同，需要挑上【批次合同标志】。

2、【保存】后，点击【审核】，弹出审核成功提示。

◆以下几种情况时，【审核】时会提出合同需要进入高级审核：

1.首次签订合同、2.进价高于上次合同进价、3.底价高于上次合同底价、4.结算期低于上次合同结算期

4.3采购合同高级审核

【供应链】【采购管理】【合同协议】【采购合同高级审核】

1、【通过】：

选中要审核的合同，点击【通过】。

2、【审核】，符合条件点击，点击【审核】系统弹出【审核成功】窗口。

不符合条件的，点击【驳回】，在弹出的窗口中输入驳回原因，点【是】，驳回完成。

5采购入库

【供应链】【采购管理】【入库】【采购入库-序时簿】

1、【审核】：

选中要入库的验收单，点击审核。

2、【记账】：

审核后记账，入库工作完成，库存增加，增加应收。

6采购发票

流程：

【新增】【选择】【保存】【业务审核】【审核】【记账】

【供应链】【采购管理】【采购发票】【采购发票-序时簿】//【采购发票】

1、【新增】：

新增一笔发票录入。

弹出如下窗口，选择供应商，填上发票号，选择单据属性，输入税率。

2、【选择】：

选择入库明细，确定。

只能选择相同税率的明细。

修改时间段查找入库明细。

【自动】：

也可以输入【价税合计】数，点击【自动】，让系统自动挑选明细。

３、【保存】

４、【业务审核】：

表示业务人员录入发票工作完毕。

５、【审核】：

财务审核发票。

６、【记账】：

财务记账，生成发票帐。

7采购付款

7.1制作采购付款单

流程：

【新增】【选择】【计算】【保存】【业务审核】【打印】【审核】【记账】

【供应链】【采购管理】【结算】【付款单-序时簿】//【付款单】

1、【新增】：

新增一笔付款。

弹出如下窗口，选择供应商，选择支付方式。

2、【选择】：

选择入库明细，确定。

修改时间段查找入库明细。

【自动】：

也可以输入【付款金额】，点击【自动】，让系统自动挑选明细。

3、【保存】

4、【业务审核】：

表示业务人员录入发票工作完毕。

审核不通过时，提示需要进行高级审核。

5、【打印】：

打印付款通知书

6、【审核】：

财务审核，审核后付款通知书不能再次打印。

7、【记账】：

财务审核，付款工作完毕。

7.2付款单高级审核

【供应链】【采购管理】【结算】【付款单高级审核】

1、【通过】：

选中品种，点击通过。

2、【审核】：

符合条件，同意通过的点【审核】；不符合条件，不同意通过的点【驳回】，填写驳回原因。

8采购退货

8.1采购退货申请

流程：

【引入】【修改】【保存】【审核】【记账】

采购退货必须先做采购退货申请

【供应链】【采购管理】【入库】【采购退货申请】

1、【引入】：

引入原入库单。

可以按照供应商、商品、采购员进行检索。

挑勾，确定。

（如为不可售库存，点【不可售引入】，其他同【引入】）

2、【修改】：

在序时簿窗口中刷新出刚刚引入的申请明细。

点击【修改】，修改退回原因及退回数量。

2、【保存】【审核】【打印】。

3、【记账】：

点击记账相当于将此采购退货申请单完成关闭，不可反审不能修改。

4、退回状态：

是显示库房是否付货点单；点单数量：

库房实付数量

9采购预付发票

9.1录入预付发票

流程：

发票先到，或多到，就先做预付发票，【新增】手工录入发票明细保存审核记账核销入库

【供应链】【采购管理】【采购发票】【预付发票-序时簿】/【预付发票】

1、【新增】：

输入选择供应商，填写税率，选择品种。

表头录入注意：

税率录入后品种明细税率自动跟随不能修改

2、【保存】【审核】，业务人员预付发票录入完毕。

3、【记账】，财务记账。

9.2核销预付发票

【供应链】【采购管理】【采购发票】【预付发票-序时簿】

1、选中要核销的发票，点击【查看】弹出如下窗口

2、【核销入库】：

点击核销入库，严格限制品种明细对应，对应上的品种，点击【核销】，未记账也可以核销入库。

2、【反核销】：

在预付发票序时薄查询要反核销的预付发票单据，点击核销入库，选择已核销明细，点击“反核销”即已完成反核销操作。

10采购预付款

10.1预付品种设置

针对那些常规需要预付的品种，可以在此设置，新增输入供应商及明细后审核生效。

“每次预付上限”，是该供应商每次做预付款不能超过此金额，为空不限制；“明细区的库存数量上限”，是该供应商该品种预付数量加上当库存数量不能超过此数量。

10.2新增预付单

【供应链】【结算】【预付单-序时簿】/【预付单】

1、【新增】：

输入选择供应商等带*的必填项，输入品种，价格，数量信息。

2、【保存】【审核】【记账】，预收款录入完毕。

10.3核销预付单

流程：

选中已有预付单【查看】【核销入库】【查看生成预付单】

【供应链】【结算】【预付单-序时簿】/【预付单】

1、【查看】

2、【核销入库】：

预付单核销入库

【票据】：

查看客户付款票据是否可以转对。

【订单】：

选择了订单号可以看到订单明细。

【合同】：

选择了合同号可以看到合同明细。

【计算】：

计算预付明细商品的相关参考数据，如：

本年付款、应收余额、不合格额等

10.4入库进价调整

流程：

【新增】【引入】【保存】【核销合同】【审核】【记账】

【供应链】【采购管理】【结算】【入库进价价调整】

1、【新增】：

弹出窗口后，用供应商编码或助记码选择供应商，选择采购员、部门

2、【引入】：

挑勾后，点确定。

默认引入的调整数量是当前库存数量，引入后调整数量可修改。

3、【保存】【核销合同】【审核】【记账】

注意：

可通过入库进价调整修改入库单税率。

10.5供应商调账

流程：

【新增】【引入】【保存】【审核】【记账】

【供应链】【采购管理】【结算】【供应商调账序时簿】

1、【新增】：

弹出窗口后，用供应商编码或助记码选择原供应商，选择原采购员、原部门，新的同前。

此功能可调户、调业务员。

2、【引入】：

“选择”挑勾后，输入待调账款日期范围，点查询。

在出现数量区，单击鼠标左键拖动鼠标选择数据，点确定。

引入后，调账数量、金额可修改。

3、【保存】【审核】【记账】

注意：

1.不能调账条件：

调进价的原入库和负数，调账的原入库和负数，退货的，已做发票付款的

2.供应商调账时系统自动生成正负发票及付款通知，需审核。

入库：

按原供应、原业务员生成负数入库明细，按新供应商、新业务员生成正数入库明细

发票：

按原入库明细和新生成的负数入库明细生成一笔合计是0的发票，未审核状态

付款：

同发票

10.6批次库存管理锁库

流程：

【锁库引入】【修改】【保存】【审核】【记账】

【供应链】【仓存管理】【库存调整】【批次库存管理锁库序时簿】

1、【锁库引入】：

按助记码或货号等条件查询批次库存，点查询。

在方框内挑勾，点确定。

引入后，调账数量、金额可修改

2、【修改】：

点修改后，填写锁库数量。

3、【保存】【审核】【记账】

批次库存管理解库，不可售批次库存锁库，不可售批次库存解库操作同批次库存管理锁库操作。

10.7系统内结算底价设置

流程：

【新增】【保存】【审核】

【供应链】【采购管理】【初始业务】【系统内结算底价设置】

1、【新增】：

输入供应商，商品，结算底价

2、【保存】【审核】

10.8库存采购员调整

流程：

【查询】【调整采购员】

【供应链】【采购管理】【采购其他】【库存采购员调整序时簿】

1、【查询】：

按品名助记等条件查询待调库存数据。

2、【调整采购员】：

选择待调数据，点调整采购员，弹出窗口后选择调后采购员。

10.9验收待查采购反馈处理

流程：

【保存】【调采购员】

【供应链】【采购管理】【来货通知】【验收待查采购反馈处理】

1、【保存】：

选择采购员反馈意见后点保存，验收即可入库

2、【调采购员】：

选择待调数据，点调整采购员。

10.10查询

1、库存查询：

万能报表—》库存管理—》库存查询—》批次库存查询（品种库存查询、批次库存查询（采购员）、品种库存查询（采购员）、零售库存商品查询）

2、到货通知：

万能报表—》库存管理—》库存查询—》到货信息查询

3、购进记录查询：

万能报表—》采购管理—》采购入库—》入库单明细表

4、应付账款查询：

万能报表—》采购管理—》应付账款—》供应商往来明细账

10.11实用说明

一、业务程序

1.订单是否已传物流，订单物流是否执行

主表‘到货状态’，明细有一笔到货显示已到货否则显示未到货

2.采购入库差价单

4．供应商调账

不能调账条件：

调进价的原入库和负数，调账的原入库和负数，退货的，已做发票付款的

5.入库进价调整

不能调进价条件：

已退货，已做付款发票的，调账原正和负数

6.　返厂：

过期的在不合格库返厂

７.应付账款调整时系统自动生成正负发票及付款通知过程及查找审核。

入库：

按原供应、原业务员生成负数入库明细，按新供应商、新业务员生成正数入库明细

发票：

按原入库明细和新生成的负数入库明细生成一笔合计是0的发票，未审核状态

付款：

同发票

8．月末业务结帐前检查

9．入库时，进价大于零售价，能否有提示或审核步骤

进待查库，由业务员反馈后入库

二、报表

1.对账程序窗口的使用，月末31日或30日业务账款余额与财务余额的差额关系。

2.雨人库存到货的查询。

了解物流微机程序到货流程每个阶段在雨人程序中的到货体现。

在验单据：

到货验收提交到下窗口数据

订单待查：

由订单入待查库

暂存/新增待查:

在验收待查商品处理中手工增加的，因无订单或无货号或无供应商码

未提交：

未做入库验收审核确认

提交未入：

未做采购入库保管确认

3.业务返厂物流波次状态的查询。

已分配：

已分完波次

进行中：

正在拣货

已拣选：

拣货完成

4.库存动销率及多批号率的程序查询。

多批号库存：

同货号，同进价，

动销率：

同货号，同批号，分库龄

5．如何查看计划员的品种满足率

6.采购税额汇总月报（待扣税金月结报表）

7.月份库存分仓明细表（进销存平衡表），单品业务账（库存账）

8.应付账款汇总账页，应付账款汇总月报