浅析酒店业采购成本控制问题.docx

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浅析酒店业采购成本控制问题

浅析酒店业采购成本控制问题

（提纲）

余建平

（一）酒店业采购成本的内容

一些连锁和经济酒店已经建立起了比较完备的酒店采购成本控制方面的制度但是从整体体系建设方面还存在不足。

酒店行业对于财务管理在采购成本控制中所起到的作用缺乏正确的估量和认识。

酒店的采购成本预算过于形式化，没有针对性。

现实中，酒店业许多的采购人员素质不高，缺乏严格的市场调查，采购信息渠道不畅，缺乏责任心。

在采购成本控制中财务管理发挥着巨大的作用，酒店业要实现有效的采购成本控制必须注重财务管理作用的发挥，进而探寻建立科学的财务管理体系，降低酒店的采购成本。

（三）制定科学的成本预算

专业人员结合酒店的实际情况制定出针对性强的成本预算，在实际的采购过程中要严格按照之前所制定的预算方案开展采购活动。

浅析酒店业采购成本控制问题

余建平

内容提要：

酒店经营的目的是为了获得更多的盈利，在市场竞争中要实现企业盈利必须增强产品的竞争力，价格高低是体现产品竞争力强弱的一个指标，通过在采购环节进行细致化、科学化的处理可以帮助酒店有效的节省用于此环节的现金支出，进而达到降低产品价格，提高企业竞争力的目的，本文主要对酒店业在采购环节实施成本控制展开论述，首先阐述了酒店业采购成本控制的内容和意义，其次对当前酒店业在采购成本控制方面存在的问题进行重点分析，并提出相应的解决对策。

关键词：

酒店管理；采购成本；企业竞争力

成本是衡量企业效益状况的一个基础性概念，对于酒店业来说，成本控制指的是其在经营活动中采用一定的措施对成本形成的过程进行控制，在整个控制过程中应当设置反馈环节，对于经营活动中的措施实施纠偏管理，确保企业的经营耗费和支出都能够被严格的限定在一定的范围之内，这样才能够有效地实现酒店降低成本的目的。

（一）酒店业采购成本的内容

酒店成本控制环节也就是酒店成本控制的主要内容，酒店成本一般包括：

客房成本、餐饮成本和工程成本；按照原材料进入酒店的先后又分为采购成本、加工成本、人力成本和能源成本。

成本控制的具体内容也就涵盖以上几个方面。

采购作为酒店经营管理的第一环，要做到货比三家，使得供货商形成有效的竞争机制，这样也可有效降低采购成本和储存成本。

降低采购成本环节涉及到采购原料、供货商、采购时间以及采购数量的问题，从成本控制角度看，关键是采购时间和数量的问题。

大批量采购时，价格较便宜，但库存量加大，导致库存成本增大。

微量采购虽然可以节约库存成本，但又会增大原料购买次数和购买过程中的成本，使得采购成本与库存成本负相关，此消彼长。

因此，必须权衡利弊，使库存成本与采购成本达到最低。

酒店经营的暴利时代已成往事，酒店行业开始步入微利时代，在全球经济增长趋缓的背景之下，无论是政府部门还是公众个体都开始压缩各方面的开支，这些都导致酒店行业深刻体会到经济萧条的威胁，要实现经济的生存与发展并且在激烈的市场竞争中获得长足的发展必须在酒店经营的过程中进行成本管理，采购成本作为酒店成本的重要组成部分，理所当然成为酒店成本控制的重要模块。

事实上，成本控制是酒店管理中始终要重视的一个环节，成本控制应从物料采购环节抓起，这是因为采购环节是成本控制的第一环而物料采购方面的成本占酒店业成本的比例不轻。

如，对于酒店餐饮部门来讲，食品原料成本占食用收入的比例为三分之一到二分之一之间，酒水成本则要占到酒水收入的四分之一多。

作为成本控制的首要环节也是第一个环节，物料的采购是成本控制中最具有难度的环节，也是最容易产生管理漏洞的一个部分，虽然管理者对于这一个环节的关注远远超过其他环节。

但是对采购成本实施有效管理的效益明显，如果能够解决这一个环节上所出现的问题，那么可以使整个成本控制效益提升一倍，所以说采购成本是酒店成本控制的关键也是酒店能否实现经营业绩提升的关键。

我国酒店业部分酒店已经建立起了比较完备的酒店采购成本控制方面的制度但是从整体体系建设方面还存在不足。

在酒店产品采购中发挥重要作用的采购部只具有名义上的采购权，在实际上其权力被各级部门严格限制，这样做虽然可以在一定程度上规范采购行为，降低部门违规操作，但是也容易造成控制过严过死不利于采购部灵活机动的实施购买行为，并且对于采购部的工作人员工作的积极性也会产生影响，其同供应商的正常接触应当鼓励因为只有这样他才能充分了解到市场上商品价格变动的信息，在酒店实施的控制体系中工作人员这种主动了解市场的积极性备受打击，会被怀疑同供应商密谋私利，在此情况下工作人员只能奉行“多一事不如少一事”的思想，宁可在办公室中消磨时间也不愿意去跑市场。

此外对于采购申请的审批环节设置过严过多，降低了企业的采购效率，不利于酒店采购成本的控制。

以新都酒店为例，一宗大于2000元的商品采购需要层层上报经由多个部门，在报告批复回来之后当时设定的价格很可能已经发生变化，导致采购成本同采购实际所需资金不符，这又会导致新一轮的采购申报，长此以往会严重的降低酒店的行政效率，同时给其他部门增添任务量。

第三，采购成本控制只是酒店管理中的一个环节，对于酒店来说其同时实行的规章制度有许多，包括人力资源方面的、服务管理方面的和业绩考核方面等。

酒店对于其下属部门的考核是以其实现营业额的数目为指标的，采购部门不同于餐饮和服务部门其本身只是对成本进行控制的部门，它所形成的效益只是实现成本的增减而不会直接增加酒店收入，所以对于采购部门业绩考核就存在标准不清晰的问题，传统的考核方式很难激发餐饮部门内部控制采购成本的源动力。

成本控制实质是数字上的较量，这需要精通经济财会的部门参与并主持其中才更容易收到良好的效果，但是酒店行业对于财务管理在采购成本控制中所起到的作用缺乏正确的估量和认识，大多数的酒店没有设置财政部门主管这类的职位，有些酒店即便是设置了这类职位的酒店也严格限定了其对采购行为的参与和管理行为，并没有赋予其领导权限，如果财务部门的负责人只是作为部门经理，这样就失去了财务总监（或者部门经理）对各部门费用支出的监督协调作用，无法有效控制各部门费用支出的成本。

另外，多数酒店也没有设置专门的采购部门或者财务总监（或者财务部），对采购缺乏跟踪监管，无法及时了解和掌握市场行情并迅速做出反应，不能对酒店的成本进行有效控制和监督，最终导致酒店的采购成本增加，给酒店带来严重的经济损失。

酒店对于采购成本要提前制定支出预算，这既是对材料购买的保证也是为了能够更好的评估经营可能遭遇的风险，但是采购成本预算的制定需要考虑到许多方面的因素，比如材料历年的价格水平、社会物价指数变化趋势和当地经济发展水平等，总之要制定出科学合理的采购成本预算必须综合考虑多方面的信息，但是对于大多说的酒店来说对于此项工作的重要性意识不注重，导致制定成本预算的工作往往流于形式，大多数酒店在制定成本预算时并不能结合企业自身的实际情况和当地的经济发展水平、饮食文化等状况，只是为了编制预算而编制预算，其编制出来的采购成本预算效果就可想而知了，不仅不能应用于实际，对酒店的采购行为实施有效的指导，反而浪费了大量的人力和资源。

一些酒店建立起来的严格制度并不能严格杜绝在采购环节上发生的种种不规范行为，其对采购部门建立的严格束缚反而被财务部门所利用成为其同采购人员合谋共同获取好处的工具，接受了采购部门工作人员好处的财务负责人员对于采购成本的审查就比较松懈，对于价格的高低就不再细致调查，只要整个采购的过程符合酒店所规定的程序，财务部门就会批准，按照合同的规定付款。

根据对一些酒店进行的员工调查情况显示当前采购人员所具有的素质并不容人乐观，其中有近60%的员工不知道成本控制方面的内容，近三分之一的人则不熟悉餐饮成本控制的基本流程，另外有占总人数80%的员工认为酒店在成本控制方面需要加强管理和教育。

一般而言采购人员都是由一些综合素质比较高，责任心比较强，能够鉴别商品优劣，懂得商品相关知识的专业人士去担任这样的任务，但是在现实中，许多酒店业的采购人员素质不高，缺乏严格的市场调查，采购信息渠道不畅，缺乏责任心，不能严格执行采购制度，采购时不能做到货比三家，对季节上的差价、时令上的差价不能准确掌握，加大了采购成本，另外在采购人员中存在一种思想就是其不愿承担任何风险和责任，他们普遍认为，酒店成本控制是高管的责任，和自己无关。

在采购成本控制中财务管理发挥着巨大的作用，酒店业要实现有效的采购成本控制必须注重财务管理作用的发挥。

首先要设置机构和岗位，设立财务总监使之以全力做好酒店的采购成本控制为己任，对于财务总监同财务部之间的关系也应当加以明确，采购成本支出及审核都是由财务部负责，为了充分发挥该部门的监督作用，可以考虑将其归入财务部门由总监之间管理，并给与总监一定的领导权限使其能够参与到酒店的管理和决策之中。

财务部门对采购环节的全过程进行监督控制，加之具体的采购事宜由财政总监直接分管，如此安排有助于财政总监加强对市场行情的了解，进而探寻建立科学的财务管理体系，降低酒店的采购成本，促进酒店经营状况的改善。

采购成本的控制对于提高酒店业绩意义非凡，酒店要着力探索如何进一步完善酒店的采购成本控制体系，首先对于采购进行的整个环节过程进行控制，要从申请采购到材料领取环节都有细致的程序安排。

在完善采购管理制度的过程中要注意明确采购的全部流程，及时明确相关负责人员及部门的职责所在，对其权力范围进行明确规划。

对采购人员的工作规范和准则做出详细规定，进一步推动酒店采购成本控制体系的完善。

对酒店来说实施采购成本管理的重点一般都会放在企业的内部，比较注重的是通过对企业内部各个环节的控制加强来实现其对采购成本进行管理的目的，但是如果只是从内部着手对采购成本进行控制这并不足以达到采购成本控制的目的，要实现采购成本管理战略必须实施由内基于外的采购成本管理战略，首先就是要做好对供应商的管理，必须对供应商的情况有所了解，这样在未来的价格谈判等方面才更容易占据主动地位，在同供应商接触的过程中可以对供应商企业进行深入的调查，比如参观其生产设备，要求供应商提供必须的资料，通过这些资料估算供应商提供产品的采购成本，对于采购成本信息的掌握可以运用到后期的价格谈判之上，注重同供应商的联系和沟通，对于导致其产品价格上涨的部分可以通过和供应商联系的方式一起寻求降低大宗材料采购成本的途径，进而降低自己的材料采购成本，可以通过谈判的形式来谋求双赢的局面，酒店还应当注重同信誉好、质量优的供应商保持一个长久的合作关系。

酒店在经营过程中会面临比较多的竞争，对竞争对手酒店也要有充分的认识，要对其状况进行分析，明白自身同竞争对手之间的差距所在，譬如自身的优势是什么，劣势在哪里，同样竞争对手有哪些长处和短处，这些不同产生的原因在什么地方，通过改进那些措施可以实现自己的进步，比如在产品采购成本控制方面对方有那些地方值得学习，通过分析这些可以帮助酒店消除劣势，保持优势入手，制定出能够在竞争中战胜对手的策略。

并且酒店通过对竞争对手的分析，还可以找到自身努力的方向，从而在竞争中是企业始终保持先机。

以速8快捷酒店为例，速8快捷酒店充分遵循了一个商业的基本原则，那就是经营自己擅长的，而不擅长的部分选择擅长的专业供应商来供给，通过强强联合的方式，提升速8快捷酒店整体竞争力。

对于速8快捷酒店来说，客房是经营的核心，对于核心的管理，速8快捷酒店采用了非常严格的管理措施，针对客房要做到每天更换日用品、整理客户床单、每隔一天务必更换床单、甚至一天一换，确保客房干净整洁，房间无异味等。

从而提升了速8快捷酒店的品牌形象。

而对于餐馆以及商务配套设施、以及酒店里的常用的一些日耗用品，就可以通过外包的方式，联系专业的供应商来解决，这样不仅仅能够提升速8快捷酒店整体的附加价值，同时让速8快捷酒店节省了大量的硬件和软件成本投入，而且通过和这些外包供应商的合作，还能够获得一定的利润，形成双赢的局面。

（三）制定科学的成本预算

预算控制是采购成本控制的第一步，科学的成本预算在整个成本控制过程中发挥着重要的作用。

如何确定科学的成本预算牵涉到多个方面数据的统计，酒店应当就这些信息的收集和分析安排专门的专业人员进行，并且要结合酒店的实际情况制定出针对性强的成本预算，在实际的采购过程中要严格按照之前所制定的预算方案开展采购活动，使采购活动在成本预算的指引下发挥作用。

例如：

在酒店业的客房中，有许多物品需要采购，如客房内的电视、空调等电气设备，还有卫生间内的洗漱用品以及床罩、被罩和被褥等物品在采购前一定要先制定科学的采购成本预算，先确定采购数量、采购的条目明细、使用时间等，这些都需要经过精确的采购成本预算才能够降低有效降低采购的成本。

除了对采购部门加强监督之外，对于其他相关的部门也要加大监督和查处的力度，比如对财务部门就要严防其工作人员同采购人员同流合污，浑水摸鱼。

财务部门应当对采购物资价格水平进行严格审查，即便面对手续齐全的采购环节也要审查其是否超出预算，是否存在暗箱操作的行为。

对采购资金的管理，财务部门也是肩负重任，财务部门要对采购人员使用资金的情况进行监管，监督其是否对资金合理的加以使用。

酒店采购成本的管理还需要采购人员的配合，制度只能约束行为，加强职业道德素养方面的教育才能凝聚人心，使其发自内心的去接受酒店对采购成本的管理，对采购人员进行职业道德方面的培训，须让其全面了解市场的情况，进而保证采购信息能够渠道畅通，同时要提高采购人员的自觉性和责任感，使其自觉按照酒店的规定执行采购管理制度，自觉地抵制不正之风，不仅是普通的员工，更主要的是酒店的领导和管理层，应当接受同员工一样的成本管理方面的培训，要建立全员成本控制的理念，将对成本的管理细化到酒店的方方面面。

酒店行业的暴利时代已经过去，酒店业开始面临着越发激烈的市场竞争，如何在激烈的市场竞争中存活下去并获得发展对酒店来讲是一个迫在眉睫的问题，对采购成本进行控制可以帮助企业在一定程度上减少流动资金的使用，可以将宝贵的资源用在其他关键领域，对于一个优秀的酒店企业来讲，进行包括采购成本在内的成本控制是企业在竞争中获取生存的必由之路。

在未来的竞争中，酒店需要通过强化其内部的管理，控制经营成本实现酒店效益的提高，酒店要注重发挥每名员工的主动性和创造性，这样才能增强企业的战斗力和竞争力，才能够在市场上勇立潮头，不断发展。

参考资料：

1、韩国华，《战略成本管理在饭店成本控制中的应用研究》，山东师范大学硕士学位论文，2013年3月。

2、胡阿芹、仵凤清，《浅谈经济型酒店的低成本战略》，《燕山大学学报（哲学社会科版）》，2011年第3期。

3、蒋丽娟，《浅谈经济型酒店在中国的发展前景》，《中国商界》，2012年第9期。

4、林宇，《经济型酒店控制战略》，《酒店管理》，2014年第8期。

5、李娜《浅析我国经济型酒店的发展》，《中国商界》，2013年第11期。

6、孙育红，《经济型酒店发展战略研究》，山东大学硕士学位论文，2013年8月。

7、万后芳、汤定娜、杨智，《市场营销教程（第2版）》，高等教育出版社，2011年版。

8、赵东恒，《现代企业战略成本管理》，《现代商业》，2013年第5期。

9、余绪婴主编，《管理会计学》，中国人民大学出版社，2013年版。