企业行政制度.docx

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企业行政制度

行政管理制度（参考）

第一部分　　对外接待办法

第一条对外接待工作是公司行政事务和公关事务和公关活动的重要部分，为使公司对外接待工作规范有序，体现统一良好的公司形象，特制定本办法。

第二条公司行政人事部为负责接待的职能部门。

第三条遇到重大接待工作和活动，可由行政人事部调度其它部门作好工作，有关部门要积极配合。

第四条对外接待原则：

应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来，满意而归。

1．平等原则。

对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢；

2．对口原则。

各职能和业务部门对口接待。

综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待，谁结帐；

3．节约原则。

内部成本效益核算。

招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数；

4．周到原则。

接待程序应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到；

5．保密原则。

向来宾介绍情况，注意保守公司商业秘密。

重要会议要有记录。

巧妙回避不宜回答的问题。

第五条接待礼仪

一、见面。

原则为主动、热情、礼貌。

1、接待：

主动起迎，问明来意。

2、安排交谈地点：

（1）根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈：

（2）手头忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；

（3）切忌让客人久候而无人过问；

（4）客户如提出与领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。

二、引见

1、首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。

2、引见顺序：

（1）把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；

（2）按职务高低，依次介绍一行来客；

（3）职务相同，先介绍年纪大的。

3、领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。

三、行路

1、陪同客人行路，请客人行于自己右侧；

2、乘坐车、上下楼梯、电梯、礼让在先，主动开关门；

3、自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。

四、其他

1、穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；

2、主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；

3、尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节；

4、因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。

第六条接待内容和程序（接待内宾）

1．接受任务：

弄清来宾的基本情况：

单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班；

2．布置接待：

提出接待意见：

接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请主管领导批准；

3．迎接安排：

根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接；

4．看望、商议日程：

来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门；

5．安排有关领导会见：

按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间陪同人员；

6．组织活动实施：

按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会；

7．送别：

根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站或机场；

8．小结：

每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。

第七条接听电话时，遵守以下程序：

铃响不过三次迅速拿起电话----自报家门----向对方简单问候----认真听清电话事由----按对方要求逐条记下并复述----记下或问清对方通知的时间、地点、姓名或事由----向对方表示感谢----对方挂电后轻放电话。

第八条　接待标准

招待对象

标准（元/人.餐）

陪同人员

审批权限

重要官员、关系户

80以上

总经理、副总经理或指定人员

总经理

一般关系户

40~80

对口部门

副总经理

协作单位

40以下

部门有关人员

部门经理

长客

10

工作餐

部门经理

在凡招待费开支金额在100元以下的，可用现金支付（先垫支后报销），超出100元的，须用转帐支票进行结算；在标准之内的由陪同接待人员接待后由具审批权限人员（具体见上表）审批，超过接待标准的，须先请示主管领导同意，在接待完毕后审批。

第九条　《来宾登记表》

日期

访客姓名

访客单位

被访人姓名

部门

事由

备注

第二部分　　低值易耗品管理规定

第十条总则：

为加强低值易耗物品管理，严格控制行政费用开支，特制定本办法。

第十一条　低值易耗物品范围

1．公司办公用品：

笔、本、纸、信封、橡皮、小刀、大头针、曲别针、墨水、墨汁、胶水、订书机、订书钉、图钉等；

2．办公用具：

热水瓶、文具尺、文件夹等；

3．办公室汽车用清洗用品；

4．劳动保护用品：

第十二条　管理体制

1．公司行政人事部为低值易耗品之采购、管理部门。

财务部为核算监督部门；

2．公司设立物品明细账和库存统计表进行管理。

第十三条　物品的采购、入库

1．凡部门需采购之物品，均须填写购物申请，经行政人事部汇总编制计划，经财务部审核，总经理批准后方可购进；

2．采购本着节省成本、价廉物美、急需急办原则，不得谋私利，对于经常使用的办公用具，可稍多采购一定量，保证实时供应；

3．采购物品后，办理入库手续，填制有关物品帐目；凭发票和入库单向财务部报销。

第十四条　物品领用与管理

1．在库物品由行政人事部负责保管，指定专人管理；

2．在库物品，按月或按季不定期盘点，填写库存统计表，注明盈亏值，说明原因，报财务检核；

3．公司制定各级人员低值易耗品的领用标准和使用期限，并定期改进，依据各部门的工作特点适当倾斜、变通，各部门经理可在部门标准上上浮*%。

4．公司发放物品可分定期（月初）一次性领用和随时领用。

领用人填写办公用品申请表或领用登记。

公司对员工领用费用进行内部财务核算，并与成本效益综合评价；

5．贵重办公用品（如计算器可按金额的多少区分贵重物品）等，须经公司行政人事部经理批准后才能领用；

6．物品报废时应由使用部门填写情况说明，交行政人事部、财务部门审核注销；

7．职工调离、退休，须归还物品的应交回原物，否则按规定折价赔偿；

8．行政人事部经理应组织人员定期统计物品采购、库存、发放、使用情况。

在满足保证办公效率情况下，使库存资金最小化，压缩行政费用。

附表单《办公用品登记表》。

部门/人员

标准或品名与数量

签字

总经理、副总经理

销售部

进出口部

储运部

财务部

行政人事部

第三部分　　车辆使用及管理办法

第十四条为加强公司机动车辆管理，提高办事效率，减少经费开支，特制定本办法。

第十五条　派车范围：

1．公司总经理、副总经理外出办事；

2．接送贵重仪器，10公斤以上物资设备及秘密以上的图纸资料，危险物品；

3．银行提款（500元以上）；

4．接送职工危重急诊病人（由医生签字生效）；

5．接送公司邀请的重要客人；

6．外部开会、协调工作、接送三人以上下厂服务及联系工作用车；

7．公司集体活动，车辆由行政人事部统一调配；

8．长途用车和其他情况用车由部门经理和总经理批准。

第十六条　用车手续：

1．用车应提前一天申请，长途用车提前三天申请，同一天申请按工作重要紧急程度由行政人事部经理决定；特殊情况无法派车，由行政人事部协助解决。

2．对于属于派车范围内的，填写派车单交给行政人事部，行政人事部登记、落实后通知用车人；

3．对于不属于派车范围的特殊情况，填写派车单，并经过行政人事部经理和总经理同意后，行政人事部落实并通知用车人；

4．行政人事部要准确登记行车公里数，并经用车人核对后签字生效。

第十七条　规定和要求：

1．为了提高效益，控制费用，去同方向、同地点办事，在时间适合的情况下合并用车；

2．如果行政人事部无合适的车派，由行政人事部经理在派车单上签字，允许用车人打车外出；

3．发现在用车过程中有虚假现象的，按照确认的行车公里数，以出租车价格的***倍予以罚款。

第十八条　无特殊情况禁止非上班时间开公车外出。

特殊情况需通知行政人事部。

第十九条　各部门用车核算到部门和项目及人头。

第二十条　交通事故处理：

第二十一条　车辆保养与维修：

由行政人事部按车辆行驶里程和车状进行保养和维修。

例行保养由行政人事部经理审批，特殊保养和维修的项目要做预算，经总经理批准后方可保养和维修。

第四部分　计算机管理规定

第二十二条　为加快信息流动速度和提高公司办工效率，特制定本公司计算机及计算机网络管理办法。

第二十三条　行政人事部为公司计算机及其网络的归口管理部门，负责计算机及其网络的日常维护和管理，确保有效运行和安全。

第二十四条　行政人事部管理计算机的职责：

1、负责计算机及其网络运用的长远规划；

2、根据资金的安排，负责机器及外设、备件的计划和采购；

3、负责制定软件的配置与开发规划，并组织软件开发成果鉴定；

4、开展计算机技术培训；

5、负责计算机日常维修管理；

6、对分散使用的计算机进行不定期的检查。

第二十五条　计算机系统建设应综合考虑成本、费用、效率、效果、先进性和适用性，选择最优的技术经济方案。

第二十六条　公司计算机由行政人事部统一采购。

第二十七条　按照计算机系统规划和工作需要，各部门年末提出购置计算机的申请，并列入固定资产投资计划，经行政人事部审核，总经理批准后方可采购。

第二十八条　在经营过程中临时产生的计算机需求，由部门经理提出计划外申请，行政人事部在全公司范围内进行调配；如通过调配还不能满足需求，行政人事部报总经理批准后方可采购。

第二十九条　计算机的选型必须基于广泛的市场调研，在掌握各类计算机性能、价格之后选择合适的机型，要求寻访供应商在三家以上。

第三十条　　涉及重大计算机或网络设备的选购，须招标或咨询，确保计算机或网络设备的功能升级以及维修服务的承诺。

第三十一条　在计算机、网络设备的采购过程中，做好硬件的验机工作和软件测试工作，确保计算机、网络系统的可用性、安全性。

第三十二条　未经许可，任何人不得更换计算机硬件和软件，拒绝使用来历不明的软件和光盘。

第三十三条　严格按照规定程序开启和关闭计算机系统。

第三十四条　公司鼓励员工使用计算机和网络。

提高工作效率和效果。

第三十五条　对网络高级计算机设备，需经批准才予以上机操作，并登记使用情况。

第三十六条　禁止使用、传播、编制、复制计算机游戏，严禁上班时间玩计算机游。

第三十七条　行政人事部指定网络管理员负责计算机和网络的维护管理。

第三十八条　计算机或网络发生故障时，使用者做简易处理仍不能排除的，应立即报告网络管理员。

第三十九条　计算机维修维护过程中，首先确保对公司信息进行拷贝，不得遗失。

第四十条　计算机软硬件更换须经部门主管领导同意，如涉及金额较大的维修，应行政人事部经理审核，报总经理批准。

第四十一条　对重大计算机软件、硬件损失事故，行政人事部应作为专案调查处理。

第四十二条　外请人员对计算机进行维修时，网络管理员应自始至终陪同。

第四十三条　凡因个人使用不当所造成的计算机维护费用和损失或丢失，酌情由使用者赔偿。

第四十四条　根据公司保密管理办法，公司计算机管理应建立相应的保密制度。

第四十五条　计算机保密内容有：

1、设置进入计算机的密码；

2、必要时设置进入计算机文件的密码或口令；

3、设置进入计算机网络的权限表；

4、对计算机文件、数据进行加密处理。

第四十六条　为保密需要，定期或不定期地更换不同保密方法或密码口令。

第四十七条　经特殊申报批准，才能查询、打印有关计算机保密资料。

第四十八条　网络管理员对保密信息严加看管，不得遗失、私自传播。

第四十九条　公司购买和使用安全部颁布批准的计算机杀毒软件。

第五十条　未经许可，任何人不得携入软件使用，防止病毒传染。

第五十二条　计算机出现病毒，操作人员不能杀除的，须及时报网络管理员处理。

第五十三条　在各种杀毒办法无效后，需重新对计算机格式化，装入正规渠道获得的无毒系统软件。

第五十四条　建立双备份制度，对重要资料除在计算机贮存外，还应拷贝到公司服务器上，以防止遭病毒破坏而遗失。

第五十五条　网络管理员及时关注计算机病毒防治情况和提示，根据要求调节计算机参数，避免计算机病毒侵袭。

第五十六条　公司购买的应用软件集中行政人事部经理处存放，统一保管，个人不得随便带离公司。

第五十七条　公司根据需要可以开发各种单项或综合信息系统，行政人事部统筹或协调，网络管理员组织开发和培训相关人员使用。

第五十八条　软件开发需要公司高层领导的参与协调，在高层领导领导下确立开发总体方案、实施步骤、时间进度、费用预算、人员安排等事项。

第五十九条　软件开发一般分为系统调研、可行性分析、功能定义、框架设计、程序编制、调试、培训、试用、反馈、完善验收等几个阶段。

第五部分　　保密管理规定

第六十条　为保障公司合法权益不受侵犯，维护公司正常经营管理秩序，特制定本条例。

第六十一条公司秘密是指一切关系公司安全和利益，在一定时间内只限一

定范围内的人员知悉并不能对外泄露的事项。

第六十二条所有公司员工都有义务和责任保守公司秘密。

第六十三条本规定适用于本公司所有员工。

第六十四条公司秘密的范围

1、公司经营、发展战略中的秘密事项。

2、公司就经营管理作出的重大决策中的秘密事项。

3、公司商务谈判中的秘密事项。

4、公司对外活动（包括外事活动）中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项。

5、维护公司安全和追查侵犯公司利益的经济犯罪中的秘密事项。

6、客户及其网络的有关资料。

7、其他公司的秘密事项。

第六十五条合理划分、确立密级。

该保密的必须保密，该公开的必须公开。

密级划分：

1、绝密：

一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害；是指与公司生存、经营、人事有重大利益关系，泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害的事项，主要包括：

（1）公司股份构成、投资情况、新产品、新市场资料。

（2）公司总体发展规划、经营战略、营销策略、商务谈判内容及载体，正式合同和协议文书。

（3）按档案法规定属于绝密级别的各种档案。

（4）公司重要会议纪要。

2、机密：

一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害；指与本公司的生存、经营、人事有重要利益关系，泄露会使公司安全和利益遭到严重损害的事项，主要包括：

（1）尚未确定的公司重要人事调整及安排情况，行政人事部门对管理者的考评材料。

（2）公司与外部高层人士、商务人员来往情况及其载体。

（3）公司薪金制度、财务专用印签、帐号，保险柜密码，月、季、年度财务预决算报告及各类财务、统计报表、微机开启密码，重要磁盘、磁带的内容及其存放位置。

（4）公司产品成本价、销售底价、利润率、外购产品进价等。

（5）档案法规定属于机密级别的各种档案。

（6）获得竞争对手情况的方法、渠道及公司相应对策。

（7）公司外事活动中内部掌握的原则和政策。

（8）公司总监以上管理者的家庭住址及外出活动去向。

3、秘密：

一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害；是指与本公司生存、经营、人事有较大利益关系，泄露会使公司的安全和利益遭受损害的事项，主要包括：

（1）消费层次调查情况，市场潜力调查预测情况，未来新产品市场预测情况及其载体。

（2）广告企划、营销企划方案。

（3）行政人事部、财务部等有关部门所调查的违法、违纪事件及责任人情况和载体。

（4）生产、技术、财务部门的安全保卫措施情况。

（5）各类设备图纸、说明书、基建图纸、各类仪器资料、各类技术通知、文件等。

（6）按档案法规定属于秘密级别的各种档案。

4、内部资料：

一旦泄密会使公司利益遭受一般损害；

5、公开资料：

公开有助于公司利益。

第六十六条　密级的确定

1．依据保密分级表确立各类文件资料的密级；

2．公司各部门对其产生的文件资料，提出定级意见，由公司总经理签发，确认后均在文件右上角注明；

3．属公司秘密事项但不能标明密级的，通过口头通知、传达接触范围内的人员。

第六十七条　密级变更及解密

1．因工作需要或环境变化，需要变更密级的，由原产生秘密件部门提出申请，交总经理批准，或由总经理直接变更；

2．对尚在保密期的文件事项，因工作需要或环境变化，需公开但不损害公司利益的，由原产生秘密件部门提出申请，交公司总经理批准解密，或由总经理直接解密；

3．保密期届满，除要求继续保密事项外，自行解密。

第六十八条保密管理与措施

1．实行全员保密教育和保密知识系统培训，确保国家和公司秘密不被泄露；

2．公司行政人事部为公司保密工作主管部门，公司各部门负责保管合同、档案、文件的员工负责保管保密材料；

3．公司全体员工必须贯彻执行国家有关安全和保密的法律、行政法规和纪律；

4．定期检查保密场所的电器设备、防盗、消防器材的完好状态，确保秘密档案材料的安全；

5．对保密材料须专门登记入册，并定期清查，防止丢失和错漏；

6．传阅保密材料由保管人员统一掌握，划定传阅范围，不得自行扩大，不得让无关人员阅看，控制传阅件的行踪，以防丢失；

7．保密材料不得私自复制。

复印件视同原件管理，复印过程的废页及时销毁；

8．保密材料严格按领导批准的份数打印和印刷，不得擅自多印多留。

草稿视同原件一样管理。

打印过程形成的废页、废件及时销毁；

9．绝密件由承办人员另行打印、复印；

10．传递保密材料要有保密措施，传递应专送，不得办理无关事项，密件不得携入不利于保密的场所；

11．外出工作须携带保密材料的，要经公司领导批准；

12．做好公司重要会议的保密工作。

会址应选择有利于保密的地方，严格控制无关人员进入；

13．注意在通讯和办公自动化中的保密工作。

不在无保密措施的电话、传真机上传递保密材料。

建立专门的信息网络保密制度；

14．严格限定密件的接触范围、凡查阅公司密件，一律须办理申请批准手续和登记手续，可使用文件调阅单；

15．对保密内容未经许可，不得擅自摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏；否则由此造成的后果由当事人承担责任；

16．公司保证员工的隐私权不受侵犯，个人资料不被有意泄露。

17．员工在公司任职期间的工作成果归公司所有，并按《员工聘用合同》及本制度进行管理。

18．公司员工必须具有保密意识，必须做到：

（1）不该说的话，不要说；

（2）不该问的事，不要问；（3）不该看的文件，不要看；（4）不该记（摄、录）的事，不要记（摄、录）；（5）不得擅自携带密件外出；（6）不得在公共场合谈论公司秘密；（7）不得在私人交往中涉及公司秘密；（8）不在不利于保密的地方放置密件；（9）不得利用公用电话、明码电报、传真、网络上交谈、以及邮局传递秘密事项；（10）发现泄密及时报告，采取补救措施，避免或减轻损害；（11）客人问及公司秘密，应予以婉拒、避谈。

19．行政人事部领导保密全面工作，监督指导全公司公司保密工作；各部门经理为本部门的保密工作负责人，管理本部门保密工作。

20．对外交往与合作中需要提供公司秘密的事项，应先由各密级知晓范围中最高级别负责人同意，并报总经办批准。

21．总经理、部门经理、财务部等办公室须有防盗装置，严加保管钥匙，非本部门人员要在获准后方可进入，人走落锁。

清洁卫生要有专人负责或专人监督下进行。

22．计算机、复印机、传真机的负责人要依本制度规定的保密细则严格执行保密管理。

23．各部门文档管理人员工作调动时应及时办理交接手续，交由主管领导签字。

第六十九条违纪处理

1、出现下列情况之一，给予元罚款。

（1）泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；

（2）已泄露公司秘密但采取补救措施的。

2、出现下列情况之一，予以辞退并酌情要求赔偿经济损失直至追究其法律责任。

（1）故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；

（2）违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；（3）利用职权强制他人违反保密规定的。

第七十条附则

1、员工在接触、知晓公司商业秘密过程中，遵守并严格执行国家有关保护知识产权和反不正当竞争方面的法律、法规，以及公司的保密《规定》。

2、员工离开公司后二年内，应继续履行公司保密规定，对从事营销的人员，承诺不加盟公司竞争对手或给公司制造竞争对手。

如员工违反此规定，给公司造成直接或间接经济损失的，公司有权追究其经济和法律责任，并由员工个人赔偿经济损失。

“竞争对手”在本规定中是指员工离开公司后二年内其（指竞争对手）销售的主导产品与公司所销售的主导产品有部分或全部直接竞争关系的公司、团体或组织。

第一条本条例对其他管理办法的保密方面具有指导性；

第六部分　印章管理规

第七十一条印章的种类

1、公章：

公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章；

2、部门章：

刻有公司部门名称的印章；

3、合同章；

4、公司领导名章。

1．第七十二条印章的保管

1．公司的印章和公司领导名章由行政人事部指定专人负责保管；业务专用章和部门章由相应部门指定专人负责保管，保管人员即为监印人；合同章由行政人事部保管，根据经营需要使用印章，保管人员即为监印人；

2．行政人事部建立公司印章保管登记册，载明什么印章、印文、印模和保管人姓名；

3．印章保管人员对印章的保管和使用负责，保证印章的正常使用和安全，防止印章被盗或盗用；

4．印章保管人员应注意保养印章，及时进行清洗以确保盖印的清晰；

5．发现印章在保管和使用中出现问题，应及时报告上级主管。

6．

7．第七十七条用印

1．用公司章（部门章由部门经理签字使用）前，必须有总经理在用印文件、文稿上签字，并由总经理在“用印申请单”签批，经主管负责人核准后连同经审核的文件文稿等交监印人用印；公司领导名章则需该领导本身同意；但是对于下列不涉及重大事项和已有主管领导签字而需要用印的情况可以简化审批手续，直接到行政人事部登记用印：

（1）公司内下发的正式公文；

（2）各职能部门的一般报表（月、季、年报，主管领导已经在表上签字）；

（3）荣誉证书、职务证书等；

（4）一般介绍信。

2．用印时，监印人员应审阅、了解用印内容，不能不看内容就盲目盖印；

3．每次用印都要进行登记，登记内容包括：

用印日期、编号、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、用印数等；

4．总经理因事不能履行签字手续，需由总经理授权委托的部门经理代为签批，方可用印，待总经理到职时补签；

5．用印程序：

（1）申请人到办公室填写用印申请单；

（2）申请人持用印申请单及需用印文件报部门经理审批；

（3）报总经理或副总经理授权人审批；

（4）行政人事部用印。

第七部分　　名片使用管理办法

第七十八条为使公司名片统一规范化，强化对外公关形象的塑造，特制定本办法。

第七十九条公司名片的设计、印制由行政人事部统一办理。

第八十条公司录用员工后，如工作需要可提出印制名片申请，经所在部门经理、行政人事部经理批准后，交给行政人事部登记执行。

第八十一条名片的使用需恰到好处，不可象撒传单般滥用，掌握使用范围。

第八十二条公务、客户名片须在公司内共同使用，