K2DCCBLC13供应商资源库管理制度流程.docx

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K2DCCBLC13供应商资源库管理制度流程

供应商资源库管理制度、流程

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第一章供应商资源库管理制度

1、编制依据

2、目的

3、适用范围

4、定义

5、各部门职责

6、供应商收集、初审及审查

7、供应商入库评定

8、资源库内供应商的考核管理

9、供应商入库资料管理

第二章供应商资源库管理流程

1、流程1.供应商资源库入库初审流程

2、流程2.供应商资源库入库考察流程

3、流程3.供应商资源库入库评定流程

4、流程4.供应商资源库内未合作供应商考核评审流程

5、流程5.供应商资源库内已合作供应商考核评审流程

第三章供应商资源库管理附表

附表1.1供应商资格初审登记表（总包类）

附表1.2供应商资格初审登记表（分包、监理、咨询、设计类）

附表1.3供应商资格初审登记表（材料设备类）

附表1.4供应商初审评分表（总包类）

附表1.5供应商初审评分表（分包类）

附表1.6供应商初审评分表（监理、咨询、设计类）

附表1.7供应商初审评分表（材料设备类）

附表1.8供应商初审会签表

附表2供应商考察安排周计划表

附表3.1供应商考察评审表（总包类）

附表3.2供应商考察评审表（分包类）

附表3.3供应商考察评审表（监理、咨询、设计类）

附表3.4供应商考察评审表（材料设备类）

附表4.1供应商考察报告（施工类）

附表4.2供应商考察报告（监理、咨询、设计类）

附表4.3供应商资源库入库审批表

附表4.4黑名单供应商审批表

附表4.5授权委托书模板

附表4.6更换联系人证明模板

附表5供应商资源库入库资料存档目录

附表6.1供应商单项考核评审表（施工类）

附表6.2供应商单项考核评审表（监理、造价咨询类）

附表6.3供应商单项考核评审表（采购类）

附表6.4供应商考核评审审批表（单项）

附表6.5供应商考核评审审批表（年度）

附表7.1供应商资源库

附表7.2考察不合格供应商资源库

第一章供应商资源库管理制度

1、编制依据及原则：

本指引旨在规范公司供应商管理工作，包括供应商引入、考察、考核、评审定级、供应商资源库管理等工作。

目的为建立长期稳定、可比较选择的合格的供应商网络，合理降低采购成本，保证产品和服务的质量和工期。

2、目的：

2.1汇集更多的供应商资源。

明确供应商进入及淘汰机制，不断充实资源库，并将不合格供应商及时从资源库中剔除。

2.2对供应商进行分级管理。

根据供应商的级别，划分集团采购和各项目之间采购的界面。

从而真正利用起集团采购的优势，获得价低质优的服务或产品，节省项目开发成本。

2.3避免对入库供应商重复的前期考察，简化供应商选用和评价程序，缩短招采周期，提高招采效率。

2.4通过对合作供应商的评估，甄选出更好的供应商进行合作。

通过优秀供应商的服务或产品，提升公司产品的品质。

2.5加强与供应商的沟通，建立重点客户的定期沟通机制，就双方合作过程中的问题交流意见，实现共赢。

3、适用范围

本制度适用于K2地产所有工程类、造价咨询类、设计、监理服务类、材料类、设备类的招标采购业务。

4、定义

4.1待考察供应商：

指经公司资质初审合格，但尚未进行实地考察的供应商。

未合作评定：

4.2考察合格供应商：

指经过公司资格初审及实地考察合格，具备向公司提供产品或服务的资格，但尚未与公司合作过（未中标）的供应商。

4.3考察不合格供应商：

指经过公司资格初审、实地考察不合格的供应商。

此类供应商在评审1年后，如有推荐仍可再次进行评审。

合作评定：

4.4优秀供应商：

在1个财政年度中，有三个及以上考核综合评比在85分（含）以上的供应商，经供应商管理委员会评审后可定为优秀供应商。

4.5合格供应商：

年度考核综合评比60分（含）至85分间，经供应商管理委员会评审后可定为合格的供应商。

4.6试用供应商：

在1个财政年度的考核中有过一次评比60分以下，但没有一票否决者（见4.8）

或因违返合同内容或其他不良行为经公司决议进行处罚的供应商。

经供应商管理委员会评审后可定为试用供应商。

4.7不合格供应商：

一个财政年度考核综合评比中有两次在60分以下；但没有一票否决者或因违返合同内容或其他不良行为经公司决议进行处罚的供应商。

经供应商管理委员会评审后可定为不合格供应商。

4.8黑名单供应商：

指发生如下情况，进入黑名单（填报黑名单供应商审批单）：

㈠上升到法律诉讼事宜

㈡无理取闹、组织工人恶意讨薪

㈢招标过程中串标、围标等严重违反招标纪律

㈣与我方工作人员串通一气徇私舞弊

㈤有提供虚假资料等欺诈行为的（如虚假资质、合同等）

4.9黑名单供应商审批流程：

a.由相关部门/事业部发起，填报《黑名单供应商审批表》，并提供全部证据资料原件，如涉及到审计的应提供审计报告

b.经各相关部门审批通过后，由集团采购部负责将填报的供应商放入《供应商资源库》的黑名单中

c.黑名单供应商审批的全部资料原件由集团采购部留存备档，事业部/项目成本控制部留存复印件

d.在被列入黑名单后，应以信函的书面形式告知供应商单位总部

e.在确定某单位被列入黑名单后，以OA形式在集团内部公布。

5、各部门职责

5.1成本控制中心为供应商管理的发起部门，负责开发和收集供应商，并收集初审资料，参与考察及汇总整理考察报告。

5.2集团采购部负责供应商初审资料的审核，组织供应商的考察、考察报告审核、发起入库流程、组织供应商的考核工作及供应商资源库管理工作，并且是公司集团采购工作的协调人和发起人。

5.3风险控制中心为对供应商的投诉、纠纷处理主责部门。

6、供应商收集、初审及考察

6.1供应商信息收集：

根据需要进行市场收集供应商，收集途径如下：

①通过网络上进行查找，并了解该公司，确认信息的准确性；

②通过业内或同行业人士的推荐，并进行一定的了解后，确认该公司信息准确性；

③公司鼓励员工积极推荐供应商，员工推荐的供应商通过评审进入公司供应商资源库的，公司给予实名推荐人200~500元的物质奖励（具体详见细则）。

公司只对实名推荐的个人进行奖励，对于以项目名义推荐的不予奖励。

在单位来源一栏中对于有实名推荐人的写明推荐人。

④单位来源一栏中没有实名推荐人的要注明是由哪个项目推荐或送资料至哪一项目/公司。

在考察供应商在施或已施项目时发现的该项目中其他优秀的供应商。

6.2供应商资格初审：

①各事业部成本专业或集团采购部下发资格初审文件给待初审的供应商，由供应商按《供应商资格初审登记表》要求提供盖章书面版及电子版资格初审文件（《供应商资格初审登记表》见附表1.1、1.2、1.3）。

特殊要求：

a.所附资料包括纸质资料与电子资料，纸质资料须加盖公章并用A4纸装订成册，纸质资料与电子资料需一一对应。

b.供应商所报资料需真实，在考察时成本控制中心需带资格初审文件，并核对资格预审文件中所涉及材料的真实性。

②集团采购部先对供应商资格初审文件的电子版进行审查，如不符合要求，则要求供应商修改、

完善，满足要求后，方可提供盖章书面文件及光盘的电子版文件，

③通过资格初审条件：

资格初审评分总分大于等于70分，签订《供应商初审会签表》（见附表1.8）。

6.3供应商考察。

对资格初审满足公司供应商初审条件的供应商，进行实地考察。

①成本控制中心需与待考察供应商说明考察要求，具体要求如下：

a．考察目标：

总包、分包工程、监理服务类的供应商需对公司及在施项目或已施工项目进行考察；设计类、造价咨询类的供应商只需对公司进行考察；材料及设备类的供应商需对公司或驻京办及加工厂进行考察，根据需要可以去已完项目考察一下产品的实际运行情况；

b．需明确告诉供应商准备所有上报资格初审文件中的原件，待考察时核实证照原件；

c．考察项目时，需对上报管理该项目的项目经理陪同考察，同时项目经理需全程跟踪并解说该项目情况及该工程施工过程中的重点、难点，并说明采取的措施及方案（项目经理若离职可由项目副经理或参与本工程施工工程师随行）。

d．考察项目时，供应商应预约建设单位和监理单位，并与建设单位和监理单位沟通供应商的配合情况和技术能力等等，同时通过建设单位和监理单位了解供应商的劳务分包情况和材料供应商情况等等。

如果是已完成的项目，需预约物业公司，通过物业公司了解供应商情况。

②考察的时间安排。

集团采购部在考察前一天确定所有考察人员，明确考察人员后将人员名单发给考察发起人，由其负责制作考察计划、安排行程。

③考察小组人员组成。

提出考察需求的成本控制中心及有招标需求的项目各派一名人员参加，其余的人员由供应商管理专员进行项目轮流选取，参加考察人员选取规则：

a.考察人员除有招标需求的事业部/项目人员以外，需有其他两个事业部/项目的工程或成本人员参加，集团采购部可以随时参加；

b.集团采购部将按照事业部/项目的编号顺序进行轮流选取事业部/项目的工程或成本人员参加考察；

c.由集团采购部发起的供应商考察，由集团采购部人员以及按事业部/项目编号顺序进行选取的事业部/项目的工程或成本人员参加；

人员安排由事业部总经理/项目总安排相关专业的工程师参与考察，若轮至项目本次无法安排考察人员则下次优先考虑此项目。

对于考察选取的人员，原则上必须配合，如遇到特殊情况不能参加，需事业部总经理/项目总提前通知集团采购部，并在下一次考察时积极配合。

原则上每个考察小组不少于4人且总数最好不超过8人。

④明确考察过程中各部门的职责如下：

成本控制中心：

a．带齐供应商上报的资格初审文件复印件，并在考察过程中核实资料的真实性；b.将我公司的情况及项目情况与供应商介绍，把公司招标文件中重要条款及公司常规规定与供应商沟通（如：

付款方式、计价原则、公司招标原则及要求）；c．了解供应商对招标文件中商务条款的要求（如：

工期、付款方式、计价原则）；d.了解供应商的组织架构及公司对项目的经营模式，包括材料供应模式、下游材料供应资源、资金管理模式、项目经理的权限等。

工程部：

a．了解该公司在市场上所做的项目情况及业绩；b.了解拟派项目经理情况、施工项目情况及管理团队情况；c.对考察项目的管理情况进行评定（主要针对项目安全文明施工、施工质量、成品保护、细部节点施工等等进行评定）；d.对考察项目的建设单位及监理单位、下游材料供应商进行征询，了解供应商与他们的配合度及技术方面的情况；e.征询所考察项目的重点、难点及保证措施。

产品中心：

a.了解该公司设计优势、设计任务的饱满程度、二次深化能力、细部节点处理的

能力；b.查看在施项目或已实施项目的细部处理及整体完成效果。

考察后须填写《供应商考察评审表》、《供应商考察报告》，（《供应商考察评审表》见附表3.1、3.2、3.3、3.4，《供应商考察报告》见附表4.1、4.2）。

《供应商考察评审表》由每个考察人员单独评分，再对各项指标评分进行简单算术平均，《供应商考察报告》由每个考察人员单独填写，真实反应考察情况，不得由其中一人填写多人签字。

7、供应商入库评审

7.1考察完成后，考察小组需在三个工作日内提供签字完成的《供应商考察评审表》、《供应商考察报告》及全套初审资料（纸质版及电子版）至集团采购部，进行入库审批；

7.2集团采购部根据提报的《供应商考察评审表》、《供应商考察报告》以及全部初审资料，发起供应商入库流程；

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