酒店管理财务采购制度及程序叶予舜.docx

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酒店管理财务采购制度及程序叶予舜

酒店管理财务采购制度及程序

政策及执行程序

档案名称：

生效日期：

政策号码：

修改日期：

部门：

财务部

批准：

总经理

主题:

采购制度及程序

政策：

制定酒店采购制度及程序

目的：

当酒店的业务运作进行时，采购部是负责酒店一切物品的采购及服务的部门，酒店一切所需求的物品必须经由采购部负责采购，酒店不允许未经行政管理部门批准的任何购货行为，无论现金（零用金除外〕及非现金的交易，需用部门必须按照采购程序，经过审批手续后，由采购部办理。

采购部要提供最新的市场信息的资料给需求部门，且采购部需要为各使用部门提供可靠的服务，搜集良好的品质的物料和供应商来配合酒店的政策，采购人员必须对所有物品的数量、质量、价格、货源等加以控制，并能按各部门的要求，购入质优、价廉的货品从而达到最大限度的降低进货成本提高利润，节约资金之目的。

采购程序：

采购货品分类：

1.仓库存货补充仓库管理人员应经常留意各种库存物品的存量的改变在物料的存量达到规定的补充线时，应及时提出补充要求，保障酒店任何时间均有合理的物料供应。

2.部门新增的物品运作部门在业务所需时，须要新增设备或添加物料时，所需的采购工作在各部的采购申请获得行政办批准后，由采购部门进行洽购，以适应新的业务发展。

3.部门替换旧有设备或物品当酒店的业务运作至一定周期时，操作设备，器材，用具，低值易耗品等物品，均需按情形更新，补充。

4.物品和饮料供应食物及饮料供应品因性质不同，且受客人流量和消费的影响，故每天都有极大的流量，加上品质方面的选定，需要厨房部，饮食部，采购部和成本控制部的合作，以便能以最佳的物料产出最好的食物和饮品，因此，其采购申请和程序与其他部门不同，除了批量的采购外，亦有每天补充用料的每日市场采购。

5.燃油和燃料

6.维修物料和工程零配件。

7.急用和零星用品

二仓库存货补充，部门新增物品及替换旧有设备或物品采购申请及程序

1.采购申请

1.1仓库存货补充

各仓库的每项存仓物料均应设定合理的补充线，在存量接近或低于补充线时，即需要补充货仓之存货，货仓主管便需填写一份货仓补货表通知给有关部门，表内必须注明以上资料：

货品名称

a）平均每月消耗量

b）库存数量

c）最近一次订货数量

d）最近一次订货数量建议

e）提供本次订货数量建议

f）若有可能应随附样品

有关部门查阅后需回复该项货品是否需要取消或补充，如有任何转变或更改，应予注明，然后送回货仓主管，货仓主管便可填写采购申请表送交采购部。

1.2部门新增物品

若有部门欲增置新物品，部门主管应参照每年之预算有否包括等该项目在内，如没有预算，应连同有关报告和采购申请表一并送交采购部。

1.3部门替换旧有设备或物品

如部门欲替换旧有设备或物品，应先填写一份“固定资产，物品损失或损坏报告”给财务经理审批，经审批后，将一份损失或损坏报告副本和采购申请表送交采购部。

2.采购申请单

2.1所有的采购申请必须填写一式四份采购申请单经部门主管核签后，整份共四页交给采购部。

采购申请单一共四页，在经行政办批准后：

第一页：

收货部存档（存收货组准备收货）

第二页：

采购部存档

第三页：

财务部存档（应付会计核算）

第四页：

部门存档

2.2填写采购申请单时部门主管应注意的事项：

a）货品名称，规格，数量及数量单位必须列明

b）如货物必须在指定日期前收到请注明

c）此申请单只限于部门主管签署

d）部门主管必须紧记，此申请单交往采购部之日起，采购部需要找供应商之报价，选择供应商，然后经财务经理及总经理批准方可发出采购订单，制造至送货需要一定的时间，故请各部门主管详细计划订货时间，及时发出申请表，以配合货品之应用。

3.检定申请单

当采购部收到采购申请单后，应作出以下覆查，以防错漏。

3.1签署核对

检定采购申请单有否部门主管签署及核对是否准确。

3.2数量核对

覆查存仓数量及每月消耗，决定采购申请表上之数量是否正确，因过多或过少都会产生很多不良后果。

过多存货引起的问题有：

a）流动资金减少而束缚于存货成本，

b）保险费及存货成本增加，

c）货品残变或过期的可能性而形成损耗，

d）货品有被盗之危险而招损

存货不足引起的问题：

a）出品产生缺项，令到客人不满或令整个预定的供应计划改变，影响业务素质和酒店形象

b）匆忙的定单导致价格或品质上的不可预控，

4.供应商

4.1联络供应商

我们可以利用电话，传真或其他通讯途径联络供应商要求资料，报价及样品，供应商资料可从以下来源获得：

a）营业代表的来访

b）供应商目录及邮寄小册子

c）刊物或电话黄页，报刊上的广告

d）展览会

e）有关部门的介绍

4.2选择供应商

在采购方面，选择供应商是一项十分重要的环节，故我们选择供应商时要考虑以下条件：

a）稳固财政：

最好选择有稳固财政能力的供应商，因这样对保持酒店货品水准，数量及交货期有一定的保障，

b）品质的统一：

所选择的供应商必须符合酒店要求的物品，令酒店保持一贯稳定水准，

c）地区：

若品质或数量可以接收的话，最好选择本地的供应商，从而节省税项，运输及保险费用，且联系方便，易於随时检查合同的执行情况，

d）价格：

如所有供应商之货品，品质，数量及交货期都能符合酒店要求，选择供应商便选择价格最低的一家，若品质条件不同则应与需货部门共同考虑，协商核定最符合酒店要求的供应商，

e）维修保养：

如所购买之货品是需要日后有维修保养的，选择供应商便需要注意这一项，因好的维修服务能间接影响货品的性能和成本，采购人员应向工程部门咨询有关的自行维修的可能性及日后的保养维修方法，属于机电，器材等项目的购买，事先一定要向工程部门了解所购买物品能可否与酒店的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况。

5.报价单

酒店的制度，报价单需要最少三家作出比较，但要视货品质量和种类，和货源供应而定。

报价种类

5.1口头报价：

口头报价只可接受于经常翻订，而质量价格与供应商最后一次订货完全相同，除每天市场采购外，其他采购业务应绝对避免。

5.2书面报价：

这是最完善的报价方法，新置货品必须采用此种方法，其他采购业务应尽量以此种方法进行，以免临时发生变化，

5.3投标方式：

对于价值大的工程项目，最好发出投标之邀请信给有潜力的供应商，并要求于指定日期内报价，过期作废，酒店对于每一份报价要保守秘密以求取得公平竞争，择优选取。

6.物品评价及选择

选择货品时，采购部需集中有关部门意见，并详细分析报价单中资料，以确保正确的选择。

6.1样本测试

a）当需要某种货品时，采购部可要求供应商提供样品

b）样品交予需求部门进行种种测试及提供意见，例如：

布草洗涤的测试等

c）为求公平，供应商的名字无需提供给需求部门

d）在进行测试时，采购职员需在场证明

e）测试需由需求部门提供书面报告给采购部

7.议价

通常物品的价值和数量较大时，我们可以和供应商作议价以进一步达成对酒店较为有利的协议，而且我们不单可在价格方面洽谈，甚至物品的质量，交货期或一切细节，通过议价，价格可减低，这样，对酒店有直接的利益，在以下的情况中是没有多大作用的，但是仍应尽力尝试。

a）小数值的购买

b）唯一供应的来源

c）法律规定的价格

d）已定折扣之价目表

e）紧俏的市场商品

8.决定

当一切步骤完成后，采购部便可将有关资料填写在采购申请单的适当栏目内，连同所有的报价单和推荐供应商之报告交给财务经理及总经理批准。

9.定购

采购申请表一经财务经理及总经理审批后，交回采购部，采购部可按第2项的安排分派采购申请单给规定的部门，而采购人员应立刻准备采购单给供应商，及时进行采购物料。

9.1采购定单

采购定单乃酒店正式给予供应商之授权文件，此份定单一式六份，而其中之供应商，货品内容资料，数量及价格必须与已批准之采购申请表相同。

采购定单一式六份：

第一份：

供应商

第二，三份：

采购部

第四份：

会计部

第五份：

收货部

第六份：

需求部门

a）采购定单必须之资料：

—货品供应商名称，地址及有关资料

—采购申请单之号码

—定单日期

—需求部门

—品名，质量，种类描述，数量，单价，交货期，运输方式及验收标准

—总值

—付款方法

b）采购定单中的有效签名：

采购定单中授权的有效签署处加盖酒店的合同专用章外，另需按酒店规定的分级授权加签，例如：

—总值在100.00元人民币以下，只需

财务经理签字批准

—总值在100.00元人民币以上，需要

财务部经理

总经理或授权之付经理签字批准

9.2合同

有关服务性质之要求，工程项目或高总值及数量大的物品之定购，我们可以用采购合同代替采购定单，采购合同是一份互相协定的有效法律文件，一经签署，双方便要遵守合同上的细则。

a）合同的目的：

●买卖双方经由合同来确认双方的责任，保障双方利益

●合同经双方盖章及签署后，彼此各执一份以作为凭证，完善合同的效力

●合同足以约束买卖双方的行为，减少违约事件的发生，保障合同的有效执行

b）工程合同细则应详细列明：

—工作范围－物料供应，安装家私设备

—规格，质量标准及验收标准和方法

—其他费用－杂项开支，超时，利息，工人工资，保险等的承担

—完成工期和工程进度界定方法

—延期完工之赔偿

—保养期及维修事项的规定

—工程进度款，保障金等的付款方法和规定

c）物品或服务性采购合同细则应列明：

—详细的采购项目标的质量，规格，数量，包装的规定

—交货期限，运输方法及交货地点

—付款细则和验收方法

—维修保养方法及收费

—保证的年限

—接受或拒绝货品程度和处理方法

—什么情形下可取消合同

—合同的权利（违约赔偿及其他权益保障）

10.其他

10.1采购定单之跟踪

当定单发出后，采购部需跟催整个过程直至满意收货

以下情况乃采购部需要跟催的：

a）货品未能依期交货

b）交货数量或品质与定单出入

c）新聘的供应商或改变供应商

d）唯一来源但有问题的供应商

e）供应商未能履行合同的责任

10.2采购定单的取消

a）酒店欲取消定单：

如因某种原因欲取消已发出之定单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能的问题及可行解决方法给财务经理决定解决办法。

b）供应商欲取消定单：

如供应商欲取消定单，采购部必须能够找到另一个供应商，并立即通知需求部门，为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力，时间及其他经济损失。

c）违反合同：

合同上应已载明详细细则，若有违反，便应依合同上所载作处理。

10.3收货

收货乃收货组之责任，但采购仍对货品作出必要的检查，以保障酒店购入适当货品，当送到的货品有问题时，数量不符，品质掺假，过时未到，采购部便需被即时知会，以作进一步行动。

10.4档案储存

要有完善的采购资料，必须有完善之档案储存，这样便有快捷之资料存查。

a）采购部需存两份采购单，但档案储存编排便有不同之处

一份是以顺号码方式排列，此档案资料永远保留。

另一份乃依据部门划分，然后才依号码排列，一切有关文件需要连同一起，此档案保存三年后经财务部经理同意后可毁灭。

b）供应商及出品资料：

为方便随时提供资料予部门参考，采购部需将所有供应商目录，小册子储入档案备查。

c）价目记录：

每类货品备有一份详细的采购记录，该记录中将一切曾采购的供应商，价目，采购日期，折扣，数量清楚列明，以便日后作价格走势分析或重购时之存查。

。

d）存货及用量记录：

此记录乃由仓管提供，采购部可从报告中得知每月用量和存货，该等资料对采购部协助财务部预计未来用量以配合市场价，是很有帮助的。

e）供应商记录：

当选择供应商时，采购部需考虑其过去表现，如交货是否依时，服务水准，价格等，故此，此份记录便是记录供应商一切表现，方便采购部作参考及评价。

f）其他档案：

全酒店有关技术性的图纸样本，印刷品等均需集中储存妥当，待有需要时翻查。

注意：

为避免资料之遗失，借出之资料必须登记及退还。

三食品及饮料之采购程序

1.采购申请及订单

酒店中的食品和饮料每天消耗量较大，其中有些食物可以存放较长时间，但有些食物却不能，例如罐头和酒类，肉类和蔬菜两者就不同，有些物料更是规定使用日期，所以，采购部更需与厨务部，餐饮部和成本会计部密切合作，作出适当的采购。

因为食物饮料需要每天都有不同种类和数量的供应，其中各厨房的用料，因营业情况比较复杂，申请购买的手续也跟其他方法不同。

1.1蔬菜肉类

蔬菜肉类之采购申请需填写每日市场购货表，此表并可作为订单使用。

a）仓库部需每天把表内存货报告一栏填好交回厨师长

b）根据仓务部之资料，厨师长再凭自己的经验预测，菜牌之需求，填写适当之数量签署购货表，并于指定日期前交回采购部处理，

c）采购部收到每日市场购货表后把适当的供货商和价格填上，并由采购部经理签核，

d）此表然后再经厨师长，餐厅经理和采购部经理批准后，采购部便可以电话落单或直接到市场选购。

1.2杂货

杂货之采购申请需填写每周杂货订货表，（此表可作订单使用）

a）仓务部需每周把入存货表填好，交回厨师长，

b）根据仓务部之资料，厨师长再把需求数量填上并交回采购部，

c）采购部收到每周杂货订货表后，把适合的供应商和价格填上，并由采购部经理签署，如不采用杂货订货表，可用采购申请单代替，

d）此表然后再经财务经理和总经理批准后，采购部便可以购货。

每日市场订货表及每周杂货表均一式四份：

原稿－－收货部

第一副本－－采购部

第二副本－－成本控制部

第三副本－－厨务部

1.3酒类

酒类处按每年的预算量分期进货外，补充日常的消耗量，需填写每周酒类订货表，（此表并可作订单使用）

a）仓务部需每周把需求存货品名称，要求数量清楚填好交往成本会计部确定及签署，

b）然后采购部把供应商价格填上并由采购部经理签署，

c）最后经财务经理和总经理签名批准后，采购部便可购货。

2.选择供货商

大数量食物和饮料的购买可采用合约形式，固定价格，并可确保货源，采购部，厨房，餐厅和成本会计部，必须合作，进行价格及质量的比较，选定供应商。

基本上采购部应邀请供货商对酒店经常使用的餐饮用料提供每十日一次的报价，在综合市场的价格后与各供货商确定固定的十日供应价，在此确认期内供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料。

采购部应与厨房，成本控制，每十日进行一次市场调查，用以检查前十日的定价和对未来十日的定价的参考，

每次市场调查所得的价格资料应编成报表，连同供应商的报价，附在每期的十日议价单的后面存档备查，经采购部经理签署后，此十日定价单应发给收货部，成本控制部和餐厅。

对供应商的选择，除考虑其价格是否合理外，亦可考虑到供应能力，和购货水平的稳定性，下面几点必须注意的比较方面：

a）哪一家供应商的价格最低

b）哪一家供应商的质量最高

c）哪一家有提供相同水平的供货经验

四小额现金购买

当物品的价格是低于议定的小额现金零用数量时，（RMB100,00），各部门主管可自行先购，但必须先查看货仓是否有存货或代用品。

当赎回现金时必须填写零用金单，连同发票一起交回财务部，经财务经理审批后，取回现金。

五采购的德行

因采购部是直接与供应商接触的部门，故其所聘用的职员必须有诚实，不偏私之作风，才可成功地处理其工作，为防止舞弊，除酒店订立的员工守则内之有关规定外，下列各项规定采购部职员亦应严格遵守：

1.严禁职员将酒店资料或供应商资料外泄，以保供应商之间的公平竟争。

2.严禁职员收取供应商提供的任何利益

3.职员严禁与供应商除在公事联络外有任何私人（除正常社交活动外）往来

4.职员需以公正的态度，客观地处理每次选择

5.职员除获酒店批准外，不得兼任其他任何职务，

6.职员在任职期间，禁止经营或以任何形式参与经营牟利或牟利之商业活动

7.职员应主动与业务部门联系，密切配合营业运作，要主动寻找货源

8.要确立货比三家的精神，即使是紧俏商品，除确属独家经营的情况外，亦应设法多找货源比较

9.要对本身的工作有投入感，尽量做到对各项物料的来源和价格，心中有数，在工作上要注意快速，准确，节约，高质量的办事方向，以最低成本，购入最高质量的物料，所以事前的市场资料应有充分的掌握，

10.对客商和酒店的员工要保持友善和礼貌的态度，公正廉明地完成每一项采购任务。

六系统采购作业流程

采购部的事物管理工作由采购经理负责，采购经理向财务经理负责，其职责包括：

1.组织采购部人员进行采购工作，统一采购管理

2.进行市场信息调查，编制物价报告

3.控制采购行为，控制物料成本，节约资金支出

4.协助存货管理，避免库存积压

5.分析进货倾向，稳定货源供应，

6.协调质量控制，平衡物料比重，

7.调查同行作业倾向，支持厨房超前导向作业，

8.研究业务改良，提高作业效益。

为了使采购部经理能顺利执行以上8项指标：

采购经理享有以下的工作职权：

1.接受及办理行政办及财务审批同意的采购申请单的采购工作

2.拒绝及退回不符合规定的采购申请单

3.拒绝未经批准的采购要求

4.核查采购申请单，进行采购，报价工作，选择及建议选定供货商

5.在获得财务经理及总经理批准后，才能签订采购合同及采购确认文件

6.安排采购人员的采购工作

7.督导并评估采购人员的工作表现

8.严格要求采购人员遵守酒店各项规章制度及采购纪律

9.控制及检查采购物料的质量，数量

10.拒绝接受不符合采购订单或其他采购文件指定标准的物料

采购部的工作流程：

市场资料搜集：

应尽可能在平时多做市场调查，掌握市场信息，对酒店的各种物料事先掌握最新资料和供货渠道及价格，避免在使用部门提出要求后方才开始寻找货源和有关资料的被动情况。

资料管理：

所有的市场供货资料，订货文件，采购记录等应集中由专人管理，避免造成分散，脱节，无法跟查，从而导致工作出现漏单，重复或中途搁置等情况。

采购申请单的收单记录：

所有各部门送交的采购单应统一交由专人办理登记后，再交专人具体办理询价，议价，采购等具体工作。

定价和建议供货商：

在完成询价和议价工作后，应进行比较报价，决定选择供货商，完成采购申请单内需要填写的各项物料的资料，交送财务经理和总经理批准。

订货单和合同的发出：

在采购申请单获得必需的批准签署后，将送回采购部，并按以下部门分发；

首联－－收货部

二联－－采购部

三联－－会计部

四联－－申请部门

其中的三联和四联应在完成登记后即时发给会计部和申请部门，首联及二联

则交采购部经理进行分派，按每张采购申请单的性质，制作采购订货单（一般市场和百货项目）和采购定单（进口，或大批量订货，或对方不接受订货合同单位的定购）或采购合同。

在完成采购订货单，采购定单，或合同后，首联和前述三种定购文件的其中一种副本应即时交到收货部，作为收货授权文件，有关的定购文件的其他副联亦应交给采购部存档备查。

到货核查：

收货组在每日完成收货工作后应将收货记录和相关的采购申请单首联和有关订货文件在送成本控制组前先交到采购部进行核查。

经采购部核查加签后的收货记录等文件应即时送给成本控制办理入账。

订货单和合同的核查：

采购部应根据到货情况检查每张采购定单和合同的执行情况，并在该订货文件确已完成后在该订货文件上加盖“完成”字样的印章，以资分辨完成及未完成的采购事项的跟进，已完成的订货文件应按供应商区分存档备查。

跟进采购：

采购部应对经办的工作养成凡事跟催跟办的习惯，不可找籍口放缓，拖迟，放弃，或以任何理由不予跟催，在确实有困难时应即时向上一级主管人员请示，要清楚认识到拖延任何一项采购要求都可能令酒店蒙受不可估测的损失或在运转上灵。

进口物料的采购；

按酒店规定，所有的进口物料的采购必须通过正常渠道按有关的正式手续去进行。

根据现行的采购政策，只有在国内确实无法购买的项目，或国内未有可接受的代用品，或在国内购买的价格高于国外时方可办理进口采购，所有进口采购的办理由采购部经理执行，其程序如下：

1.当采购项目无法在国内进行采购时，即转为国外采购，制作“采购申请单变更事项通知单”，正本通知申请部门，报经上级批准以后将采购申请单转采购部办理进口采购。

2.采购部在接到申请单后应填具专门送至供货单位的报价单，通知供货单位的负责人对所购物品进行报价和提供货品的有关资料。

3.采购部在收到供货单位的报价后应尽快办理采购申请单的审批，并同时办理有关的进口批文。

4.在采购申请单获得批准后应立即把采购订货单给供货单位，并跟催进境运输，到货报关，清关事项。

5.若在办理过程中有任何变更，仍应用“采购申请变更事项通知单”通知有关的申请部门。

6.在办理过程中要注意供货单位提供的货品是否和申请部门提出的要求相同，如有差异应立即与申请部门确定可否使用。

餐饮原材料每日市场采购：

餐饮原材料每日采购的订货形式主要采用以下几种：

●合同订货

●电话订货

●直接采购

餐饮原材料每日市场采购在现行的制度中，采用十日固定价格约定供应形式，由选用的供应商供货。

由于时间紧凑，不可能和其他物料用相同的审批程序，故允许在经一定的事前检查后即行采购，而将批准线后移至报销线。

由各厨房提出的每日市场采购单经各自的厨师长，餐厅经理和采购部经理的批准后，即可由采购人员落实订单到货，但对货物的验收则必须经收货人员办理收货手续方可报销。

餐饮原材料每日市场采购由采购部经理负责落实订单，安排到货。

七每月价格索引

采购部对所需采购的一切物品应建立档案，设置目录，并随时登录变化的价格，每月底做出一份价目表，供各部门参考。

八年度报告

每年年末采购部应写一份采购工作年度报告，就以下几方面内容予以说明：

1.本年采购预算执行情况

2.超预算的原因

3.各项物品采购结构的变化

4.整体价格水平的变化

5.存货周转情况

6.各类合同执行情况

7.如何适应目前市场的变化

8.明年采购工作如何做