山东弘德物业管理有限公司档案管理制度.doc

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山东弘德物业管理有限公司

档案管理工作制度

一、总则

（一）为加强公司档案管理工作，实现档案管理工作规范化、科学化、制度化，特制定本制度。

（二）公司办公室为公司档案工作的综合管理部门。

二、档案工作人员

（一）公司应配备专职档案工作人员。

（二）为保证档案工作的持续性、稳定性，档案工作人员队伍要保持相对稳定。

（三）档案工作人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识、具备专业技能、定期接受档案业务培训。

三、文件的归档

公司在生产、经营、基建、教育和各项工作活动中形成的具有保存和利用价值的各种载体的文件材料（含缩微胶片、照片、录音、录像和计算机盘片等），进行整理、立卷，并定期归档。

（一）归档要求

1.整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。

2.归档的文件材料应为原件。

因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。

文件材料归档后不得更改。

3.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

4.外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

5.具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

6.归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

7.归档的文件材料一般一式一份。

重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

8.两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。

有合同、协议规定的，按其要求执行。

9.专（兼）职档案人员应检查归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门负责人签字核准后向档案部门移交。

重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。

档案部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。

10.交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

（二）归档时间

1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

2.公司业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

4.公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

5.会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

6.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

7.磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

8.下列文件材料应随时归档：

（1）变更、修改、补充的文件材料；

（2）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

（3）公司产权变动过程中形成的文件材料；

（4）其他临时活动中形成的文件材料。

（三）归档范围

1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围。

2.归档文件材料的来源：

（1）公司内部形成的文件材料；

（2）公司引进项目、外购设备等带来的文件材料；

（3）公司参与的合作项目，合作单位按要求应向公司提交的文件材料；

（4）公司执行、办理的外来文件材料。

3.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

四、档案保管、鉴定与销毁

（一）档案保管工作应以预防为主，防治结合，确保档案完整与安全。

（二）鉴定与销毁工作。

1.鉴定档案保存价值的标准

按照国家及其档案行政管理部门制定和颁布鉴定档案保存价值的标准（DA/T42-2009）执行。

2.销毁档案的批准及监销

销毁失去保存价值的档案须由档案管理人员提出销毁，登记造册，分别经档案管理部门负责人及单位分管负责人批准后，由两人在指定地点监销，直至档案确已销毁后，监销人必须在销毁清册上注明“已销毁”的字样和销毁日期，并在销毁清册上签字。

情况特殊的专门档案另有销毁规定的，按有关规定执行。

五、档案入档出档的登记制度

档案进出档，要建立严格的登记制度，包括档案收进入档、库存档案调出及日常的调阅、归还制度。

1.档案库房内全部档案要有管理台帐，收进、移出的档案应及时登记和注销，做到档案出入库有据可查，帐物相符。

2.日常的档案调阅。

公司工作人员借用档案的期限：

文书类档案借阅期一般最长为15天。

声像档案借阅期一般最长为7天。

若因特殊情况需延长借期，应到档案部门办理续借手续。

3.借用档案的人员，因公出差、休假、探亲、调动工作和离休、退休时，必须立即将所借档案归还。

4.借用期间遇上节假日，在节日前夕，应将所借档案归还档案室，如工作需要，节后再借用。

（四）库藏档案的定期检查制度

1.建立档案定期检查制度，明确规定定期检查的周期、检查范围、检查方法与具体需求，确保库存档案的安全完整。

2.档案库房管理人员要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到案卷与目录相符。

对破损或载体变质的档案要及时修补和复制。

库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要写明原因，保存依据。

3.库房管理人员离开本岗位时，必须把离职前所管档案的状况交代清楚，并办理交接手续。

六、档案借阅

1.查阅档案应凭部门负责人签字的函件，办理有关借阅手续。

以个人身份借阅不予受理。

2.档案除特殊情况外一般不借出查阅。

如必须借出查阅时，应事先由借阅部门提交报告，说明理由，经主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。

3.查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。

查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

对违犯者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分或追究法律责任。

4.因工作需要从档案中取证的，须经主管档案工作的领导批准后方可办理复制手续。

5.档案归还时，档案管理人员要当面逐张检查清点，如发现在文件上填注、涂抹、改字、圈点、划杠、翻印、抽取、拆散、转借或擅自带出，要及时予以追究处理。

6.任何部门及个人借阅涉及秘密级档案文件或资料（标准技术文件和资料），均须经该档案文件或资料原移交部门负责人及主管档案工作的领导签字同意后，到档案室办理借阅手续。

7.以上档案文件（或资料）需要复制时，应在其函件上注明需复制的主要内容及份数。

否则，档案人员不予办理复制手续。

七、档案保密

1.档案管理人员必须提高警惕，严守党和国家的机密，保守公司的秘密，对档案文件材料完整、安全负责，并经常接受防盗、防失窃失密教育。

2.档案管理人员属机要人员，对机密事项要守口如瓶，在任何场合，对任何人都不议论档案的内容，不准将档案私自带出室外或借给他人。

3.严格执行国家、省和公司关于保密工作的有关规定。

4.借阅档案、复印晒图必须严格履行申请审批手续，由主管档案工作的领导审批。

5.经鉴定需要销毁的案卷或图纸必须造具清册，逐级严格办理审批手续，由两人押运送往指定地点监销。

6.档案管理部门办公用废纸不能倒入垃圾堆，应定期进行销毁。

7.档案管理部门定期检查档案保密情况，对失泄密单位和个人，按有关规定严肃处理，对盗窃和出卖情报者依法制裁。

八、档案复制

1.机密文件的复制，需经主管档案工作的领导签字，到档案室与档案管理人员办理复制手续。

用完后必须立即退还档案室。

2.保密文件的复制应按照有关保密规定办理。

3.档案管理人员对复制的档案内容严格把关，未经批准，不得擅自复制。

4.凡由档案库房借出的案卷，未经批准，不得擅自复制。

5.与本职工作无关的材料不准复制。

6.对复制产生的废品、次品和重份文件要妥善保管，及时销毁，以免发生失泄密事件。