公文的种类及常用公文的行文规则.docx

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公文的种类及常用公文的行文规则

公文的种类及常用公文的行文规则

一、集团公司的公文主要种类

1.决定；2.公告；3.通告；4.通知；5.通报；6.报告；7.请示；8.批复；9.意见；10.函；11.会议纪要。

二、常用公文的行文规则

（一）通知。

1.适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布本机关内部规章等规范性文件和活动方案等计划性文件，安排事务性工作，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项。

2．通知应具有适用范围的广泛性、文体功用的晓谕性、知照事项的时间性等特点。

3．通知一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。

4．通知是下行公文。

（二）通报。

1.适用于表彰先进典型，批评错误或事故，传达重要精神或情况。

2．通报一般分为表彰性通报、批评性通报、事项性通报。

3．撰写通报应做到：

行文及时；事例真实、典型；详略得当；突出教育性；政策把握准确。

4．通报是下行公文。

（三）报告。

1.适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

2．报告一般在工作已开展、事情已发生或者上级机关询问之后才制发，上级机关原则上不批复。

报告应由单位主要领导人签发。

报告中不得夹带请示的事项。

3．报告由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分组成。

4．报告是上行公文。

（四）请示。

1.适用于向上级机关请求指示、批准事项。

2．凡属本单位无权、无力、无法解决的事项，在工作中遇到的新情况、新问题，或请求上级批准工作方案等，应采用“请示”文种。

3．请示必须在事前行文，请求上级机关给予指示或批准。

请示应由单位主要领导人签发。

4．请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其它机关的，应当用抄送，但不得同时抄送下级机关。

请示不得直送上级机关领导。

5．作为上行公文的请示，写作上有规范的格式，一般由标题和正文两部分组成。

除在公文版头写明签发人姓名外，正文后面的附注要用括号注明联系人的姓名和电话。

（五）函。

1．适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

2．站段、合资运输公司以及内设部门向集团公司部门行文时，应采用“函”的文种。

3．平行机关或不相隶属机关之间需要采用“请示”、“批复”、“通知”、“报告”时，通常改用“函”来行文。

请求批准的“函”就相当于“请示”，答复请求的函就相当于“批复”，商洽工作、告知事宜的“函”就相当于“通知”或“报告”。

4．函是典型的平行文，在行文中要注意诚恳合作、平等待人的原则，把握好语言的分寸感。

一般由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分组成。

（六）会议纪要。

1．适用于记载、传达会议情况和议定事项。

2．会议纪要通常使用特定版头，不需加盖发文机关印章，由主持会议的领导签发。

3．会议纪要一般包括会议基本情况、会议主要精神等两部分。

4．会议纪要要正确集中会议的讨论意见；要突出会议的中心和要点；要条理化、理论化。

三、常用公文范例

例文1：

关于明确安全风险管理有关工作要求的通知

各部门、各单位：

目前，集团公司安全风险管理已进入具体推进实施阶段。

为确保工作到位、取得实效，现将集团公司领导的要求和有关文件要求梳理出来，予以明确和强调，请各部门、各单位认真抓好落实。

1．各部门、各单位要高度重视，主要领导亲自上手。

要抓紧时间、加快推进；要坚持程序、保证质量；要科学有效、干出成果。

2．现阶段集团公司推进安全风险管理以粤海、平南公司和各运输站段为重点，集团公司推进办主要抓。

广铁车辆厂、各运输辅助单位、非运输企业、建设单位等其他单位比照执行。

3．各单位要成立推进办，抽调专门人员集中办公。

要有固定办公地点，有工作制度，有工作简报。

4．要根据集团公司两个指导文件和本系统实施办法，制定本单位推行安全风险管理的实施细则。

5．要营造浓厚宣传氛围。

要有横幅、标语、宣传栏等。

特别是醒目位置不可少。

现阶段以宣传盛部长重要批示和集团的部署要求为主，加大宣传力度。

6．要组织开展全员学习培训。

普及安全风险管理知识，讲清楚集团公司的部署和要求，培育安全风险意识，统一思想认识。

7．要按集团规定程序开展安全风险研判和制定防控措施。

要做到全员参与、覆盖面100%。

要做好记录，建立台帐。

要注意统计新研判出来的安全风险（较之以前的安全隐患），注意搜集安全风险研判更全面、更准确的事例。

8．要按集团公司要求完成本单位的安全风险控制手册、车间安全风险控制表、岗位安全风险提示卡。

9．建立完善安全风险应急处置预案，并组织实作演练。

10．加快建设安全风险管理信息平台。

各专业处室、各站段配合，及时导入数据。

11．鼓励创新。

鼓励各单位结合实际，创造性地开展工作，在实践中创造鲜活经验。

但集团公司的“规定动作”必须完成，对“规定动作”达不到要求的，要推倒重来。

12．按照“时间进度服从质量”的要求，推进计划可以适当微调。

但主要工作要在4月30日前完成。

13．集团公司推进办和各专业处室要加大督导力度，对检查情况进行通报。

对确定的重点单位要全过程参与，具体指导、帮助，打造样板。

14．对工作中遇到的问题、建议和意见、好的做法，及时向集团推进办反馈。

二〇一二年三月二十六日（公章）

例文2：

关于省×××公司运输员××

向货主勒索钱物的通报

厅直属各公司、学校：

×××公司运输员××，自今年4月4日至13日，利用发货职权，在××客运码头先后向7个提货的货主进行明目张胆的勒索，有些货主不答应，××就采取不发货、不点数、不放行的手段进行刁难。

经查实共勒索钱物折合人民币×××元。

××所勒索的金额虽不多，但手段恶劣，性质严重，引起货主的强烈不满，严重败坏了商业信誉，使货运工作受到一定的损失。

在5月25日的《××日报》揭露其勒索行为后，本人态度恶劣，拒不认错。

为严肃纪律，整顿商风，经×××公司研究，决定给予××开除公职留用察看两年处分，并责令其将勒索的钱物退回给有关货主，向货主赔礼道歉，作出深刻检查。

我们认为这样的处理时恰当的，严肃的。

为了杜绝类似事件的发生，各单位要结合本单位的实际，进一步加强对职工队伍的职业道德教育，树立全心全意为人民服务的思想，提高职业道德观念，建立良好的商业风尚，同时，要提高政策观念，严肃行业纪律，建立健全各项规章制度，堵塞漏洞，对违反纪律、以权谋私的人和事，发现一个查处一个，都应严肃处理。

××年××月××日（公章）

例文3：

关于高州、信宜站客货业务开办情况的报告

三茂铁路股份有限公司：

按照广铁（集团）公司部署，7月1日，高州、信宜站将开通客货业务，其中客车一对（广州-永州），现车务段各项准备工作正紧锣密鼓进行，但部分客货设备设施仍未到位，急需公司解决或协调有关部门解决，现将有关情况汇报如下：

一、急需解决的客、货运设备设施

1.旅客候车座椅700张,其中信宜站400张，高州站300张，每张预算350元，共计：

245000元。

2.剪票通道（安装不锈钢）和进站安检通道,信宜、高州站各2条，每条5000元，共计20000元。

3.安检仪2套.信宜、高州站各1套，每套40万元（含配套设备），共计80万元。

（略……）

二、需要公司协调解决的问题

（一）客运方面

1.信宜站需完善的配套设施。

（1）站房顶层还有部分地方渗水。

（2）所有的站台地下水龙头开关的盖板，没有提起的耳环，影响开关及维修作业。

（3）出站口没有建立拉闸门，形成过道，影响车站的封闭管理，严重不符合安保要求。

（略……）

2．高州站需完善的配套设施。

（1）站房顶层还有部分地方渗水。

（2）所有的站台地下水龙头开关的盖板，没有提起的耳环，影响开关及维修作业。

（3）出站口没有建立拉闸门，形成过道，影响车站的封闭管理，严重不符合安保要求。

（略……）

（二）货运方面

1．高州站。

（1）地面水泥硬化厚度严重不足，有些地方因汽车碾压，已出现裂痕，根本不能容纳重载汽车进出货场；部份排水渠盖板已碎裂，需更换。

（2）货1线与货2线之间没有进行水泥硬化，影响货场进行装卸作业，需进行硬化。

（3）货场照明不足，在货场南头建议装座灯塔，货2线与相邻四道间、牵出线建议铺设劳保碴，以便装卸作业和调车作业。

（略……）

2．信宜站。

（1）硬化厚度严重不足（厚度大约14厘米左右），有些地方因汽车碾压，已出现裂痕，根本不能容纳重载汽车进出货场；货1线只硬化南面，北面未硬化（据工程部门施工负责人说，图纸设计没有硬化，面积大约有1500平方米左右）。

（2）货场照明不足，在货场南头建议装座灯塔，货2线加装照明，以便装卸作业和调车作业。

（3）货1线设计上未设计挡渣墙，严重影响散装货物卸车；货1线平过道口建议装道口拦杆，防止调车作业时汽车穿越。

（4）货1线主要装卸散堆货物，硬化场地地面与股道高度差太高，硬化地面与轨枕头之间间隙过大（大约1米）；不便装载机装车作业。

（5）货1线排水沟建在汽车通道上，而且很薄，极易压坏，设计不合理。

（略……）

二Ｏ一一年六月七日（公章）

（联系人：

×××，联系电话：

×××××）

例文4：

关于重新划拨信宜站站房的请示

三茂铁路股份有限公司：

根据岑茂指挥部广铁茂岑指纪〔2009〕38号会议纪要（2009年7月）的相关内容，公安所将信宜站候车室内的客运值班室认定为其所有，将该房间设置为公安所值班室。

因信宜站候车室内的客运值班室，在施工中是按照该房归属车站用房设计的（在候车室功能房图纸上属于车站），房间内设有候车室、站台等处所的所有电源开关，且安装有办公网络端口，如果该房间划拨给公安所使用的话，将不利于车站日常工作的开展和管理。

我段也多次与公安所沟通，他们也希望上级部门能协调解决好车站房屋的使用权限。

鉴于上述原因，恳请公司协调岑茂指挥部及公安处，修改原办公会议纪要，按照实际功能，重新划拨信宜站站房的使用权限。

妥否，请批示。

二Ｏ一一年三月二十二日（公章）

（联系人：

×××，联系电话：

×××××）

例文5：

关于请求批准开通三水地区数字集中电话的函

广铁（集团）公司电务处：

根据集团公司优化运输生产布局、提高运输效率的精神，我段拟在三水地区推行区域站调集中作业模式，由三水西站站调组织三水、三水西、大沙站日常运输生产工作。

为及时了解现场作业情况，提高工作效率，恳请集团公司批准将三水西站调岗位目前使用的数字集中电话连通三水站运转、大沙站运转及货运岗位。

以上当否，恳请函复。

二O一一年八月四日（公章）

（联系人：

×××，联系电话：

×××××）

例文6：

关于采购轮重测定仪有关事项的会议纪要

8月29日，×××副段长×××、×××，纪委书记×××，计财科科长×××，客货科科长×××，党群科副科长×××，客货科副科长×××，计财科副科长×××，计财科×××参加了会议。

会议讨论通过购置轮重测定仪的有关事项，现纪要如下：

1.财务科通报根据公司下达的2011年更新改造计划，批准×××购置轮重测定仪总投资6万元。

2.应管内重点货物装车站货源变化需求，为确保货运安全生产平稳、有序，急需购置轮重测定仪6台。

3.根据“武汉铁路科技开发公司”和“北京中铁金安科技有限公司”两家生产单位的产品性能和报价等情况进行对比，武汉铁路科技开发公司：

产品型号STS-16型，报价9700.00元，件重20Kg，读数盘为刻度盘；北京中铁金安科技有限公司：

产品型号GS-50

手动型，报价10500.00元，件重13Kg，读数盘为电子盘。

4.经会议商定购买北京中铁金安科技有限公司生产的GS-50

手动型轮重测定仪。

5.GS-50

手动型轮重测定仪报价为10500.00元/台（含增值税发票和邮寄费），按6万元总投资，需购置6台，请客货科与北京中铁金安科技有限公司进一步商谈，力争以10000.00元/台采购。

6.请客货科和财务科共同做好该设备的采购等工作。

参加会议人员：

（略……）