秘书学.docx
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秘书学
一、填空及解答
1、东汉后期，桓帝设置了管理秘藏图书的官府，名之为“”。
（秘书监）
2、美国把秘书工作用“、、”三个词来概括，这在世界范围内是有一定代表性的。
（文书、事务、一般管理）
3、秘书工作的特点是：
、、、。
（辅助性综合性机密性服务性）
4、秘书工作的要求可以概括为：
“”和“”。
（四个转变六个强调）
5、秘书学的研究对象应该包括两大方面：
一方面是，另一方面是。
（秘书工作秘书人员）
6、进入新世纪，我国秘书的辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在、
、。
（服务、协调、控制）
7、秘书行业越来越向着、和方向迈进，秘书人员应不断更新知识，完善自身，与时俱进。
（专业化职业化社会化）
8、上古时代的“”和“”可以看作是最早的秘书官。
（史官纳言）
9、“”和“”是建党初期秘书工作的特点。
（密精）
10、就全世界而言，秘书工作的显著特点是它的、和。
（普遍化年轻化女性化）
11、中央的秘书工作机构以及省、部的秘书工作机构均称为“”；省辖市、厅、局、区、县、乡镇和企事业单位的秘书工作机构都称为“”；社会团体的秘书工作机构，通常直接命名为“”。
（办公厅办公室秘书处）
12、秘书工作机构是由若干成员组成的工作群体，俗称“”。
（秘书班子）
13、秘书部门对秘书人员既要充分信任，合理使用，做到“，”，又要对秘书人员加强管理和教育，提高他们的思想修养、工作责任心和职业道德观念。
（人适其职职得其人）
14、秘书群体的科学组合应遵从“”的原则，即由不同的专长、学历、能力、年龄以及性格、性别的人员组合。
（异质结合）
15、秘书应具有的基础知识分为两个方面：
一方面是基础知训，另一方面是
知识。
（社会科学自然科学）
16、研究秘书活动和秘书工作，必须研究秘书的心理，研究秘书作为一种社会职业对人的个性心理要求，主要有：
兴趣、意志、、、。
（情绪思维记忆）
17、秘书和培训主要有三种模式：
、、。
（学历教育岗前培训在职培训）
18、秘书的考核内容包括：
、、、四个方面，重点考核工作实绩。
（德能勤绩）
19、秘书人员既要承认自己职业、职位的，又要摆脱社会地位的，应该更重视自己的后成地位。
（从属性依附性）
20、消除“角色冲突”和“角色内冲突”，是社会对每个人的要求，这取决于个人的“价值取向”即，取决于个人的努力即。
（角色选择角色适应）
21、人际关系的方式主要有：
、、。
（语言体态或身势物质）
22、为了达到自己的行为目的，要善于在行为方式上适应的要求，适应各种不同的的要求，适应特定环境与场合的要求。
（社会习俗交往对象）
23、秘书应克服人际关系中的，无论对上司、对同事或是对重要来访者、一般交往者都要尊重。
（地位障碍）
24、尊重更重要的表现是重视别人的，但又不轻易放弃自己的。
（意见和要求原则和看法）
25、我国现行的礼仪以为主体，又吸收了优秀的历史传统和现代西方文明。
（社会主义精神文明）
26、人际关系中的，能造成整个社会环境的宽松，有利于更多的人安定、团结、奋发向上，也有利于秘书工作作的成功。
（宽容）
27、对于秘书，尽管每一个体的职务有高有低，但就其职业整体而言，在组织中总是处于中层——地位。
（管理层）
28、是机关和企事业单位与有关单位工作业务联系、与社会公众联系、与新闻媒介联系的中心场所，是一个“窗口”。
（办公室）
29、秘书接打电话的要求是：
、、。
（正确有效礼貌）
30、广义的办公室管理既包括办公室的管理，又包括办公人员的。
（环境与物业行为管理）
31、电话记录应记清对方单位、姓名、回电号码、、，最后是。
六个要素一个也不能缺少，（内容要点来电时间接话人签名）
32、现代通讯事务是指传真、电传、电脑网络通讯等通讯手段，具有、、
等特点。
（快速准确简便）
33、接待按来客的人数可分为：
和。
（个别接待团体接待）
34、秘书的督查职责自古就有，我国自汉代开始，中央职官就有“”和
“”之分。
（侍御史监察御史）
35、督查工作中领导负责包括：
、，以及办理过程中必要的。
（事前批准事后检查指导）
36、秘书督查工作的第一步是，只有查清了情况才有资格督促。
（了解情况）
37、是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
（国家秘密）
38、秘密按其产生可分为：
和两种类型。
（原始秘密再生秘密）
39、对于无形秘密，秘书要牢牢树立，时刻警惕并养成随时随地保密的习惯。
（保密观念）
40、根据我国的《保密法》规定：
“保守国家秘密的工作，实行、，既确保国家秘密又便利各项工作的方针。
”（积极防范突出重点）
41、公章的样式由质料、形状、印文、、等组成。
（图案尺寸）
42、公章刻制后不可随便启用，必须选定启用日期，提前向有关单位发出正式启用通知，附上“”。
（印模）
42、已被看作人类的第三大资源，是领导决策和一切行政工作的依据和基础。
（信息）
43、反馈信息有两种：
一种是，一种是。
（正反馈负反馈）
44、信息的形式，或称表现形态有三种，即、、。
（文字形态声像形态记忆形态）
45、记忆形态信息即存在于人们脑海中还未以文字或声像表达的信息，又被称为“”或“”。
（零次文献零次情报）
46、秘书提供信息时应注意：
、、。
（适事适时适度）
47、信息检索可分为和两大类。
（手工检索计算机检索）
48、调查的类型有：
、、、
、。
（普遍调查典型调查个案调查重点调查抽样调查）
49、调查的方法主要有：
、、、等。
（观察法访问法文献法问卷法）
50、问卷的题目有两种类型：
一种称为，另一种称为。
（开放式问卷封闭式问卷）
51、应用文的结构通常有：
、、、几种。
（串联式并列式总分式综合式）
52、秘书写作过程中文字表达的要求是：
、。
（实用简洁）
53、文书处理工作具有、、、等特点。
（政治性时限性机要性规范性）
54、立卷类目主要由和两部分组成。
（类名条款）
55、文书部门立好的案卷，必须逐年移交给机关档案室集中保管，管为“”。
（归档）
56、文档保管期限分为、、三种。
（短期长期永久）
57、目前电子文件使用的载体有、和等类型。
（磁性光学性磁光性）
58、电子档案的提供利用一般有三种方法：
、、
。
（提供拷贝通信传输直接利用）
59、具体地说，与会者应具有：
、、。
（必要性重要性合法性）
60、是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。
（议题）
61、会议成本包括两部分：
一部分是“”，另一部分称作“”。
（显性成本隐性成本
62、是会议开始时会议主席所作的发言稿，一般带有预告性及礼仪性质，比较简短。
（开幕词）、
63、是会议的主要文件，其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题。
（会议报告）
64、会期超过一天的会议，应订出和。
（日程表作息时间表）
65、会议信息的主要形式就是。
（会议简报）
66、会后事务主要有、、三个方面。
（会场清算人员离会会议决算）
67、会议催办的形式大抵有：
、、三种。
（发文催办电话催办派员催办）
68、信访关系有两种：
一种是，另一种是。
（直接关系间接关系）
69、经批示后的信访事项，由信访工作人员按具体经办原则进行分流，即区别为、
、三种情况。
（承办交办转办）
70、督查的方法：
一是；二是。
（加强催办定期回访）
71、沟通的主要类型有：
、、。
（单向沟通双向沟通多向沟通）
72、协调具有广泛性、目的性、、、等特点。
（层次性灵活性相对性）
73、秘书的协调工作有两种情况：
一种是“”，另一种是“”。
（计划性协调随机性协调）
二、名词解释
1、秘书活动：
是秘书人员为领导者进行有效决策与管理所采取的辅助行为。
2、秘书人员：
泛指从事秘书工作的各类专门人员，如领导者的个人秘书、秘书机构中的集体秘书，以及为领导工作和机关工作服务的非专门秘书人员。
3、秘书方法：
是秘书活动得以运行的媒介，意指秘书人员在认识、表达和处理各种事务时所采用的途径、方式、手段和程序的总称。
.秘书业务：
是指秘书人员或秘书部门的专业工作。
4、秘书技术：
是秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能。
5、秘书工作（广义）：
是指秘书人员为完成辅助领导工作和机关工作的任务，而在一定范围内的劳动。
6、秘书制度：
是指秘书工作制度和秘书管理制度，其中有成文的、也有不成文的（即惯例）秘书制度。
此外，还有中枢机关、管理、管理职能、组织、机构、制度等。
7、秘书机构（广义）：
是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公厅（室）中的秘书、文书、机要、信息、调研、协调、督查、信访、接待和值班等业务部门。
8、秘书职能：
是秘书活动的任务、职责、作用和效能的统称。
9、会议：
是指有组织、有领导地召集人们商议事情的行为过程。
10、会议预案：
是会议的筹备方案。
11、谈判议程：
是指谈判的程序，这是影响谈判效率高低的重要一环。
12、信访工作：
是有关组织或部门对来信来访进行分析研究、调查核实、恰当处理的一系列活动。
13、礼仪：
是指人们在长期生活实践中约定俗成的一种行为规范，它是社会文明的标志，也是人际交往的准则。
14、接待规格：
即对来宾的礼遇规格。
接待规格的高低，反映了接待者对来访宾客的重视程度。
15、值班：
是指在固定的时间、岗位和场所所从事的日常事务工作，是秘书事务处理的重要方式之一，也是一个较大组织不可缺少的经常性工作。
16、会谈：
是指双方或多方就某些共同关心的问题交换意见。
17、庆典仪式：
是指庆祝典礼和各种组织仪式的合称，是社会组织开展公共关系活动的一种重要形式。
18、.企业：
是指从事生产、流通等经济活动，为满足社会需要并获得盈利，进行自主经营、自负盈亏、实行独立经济核算，具有法人资格的基本经济单位。
19、.私人秘书：
是指为私营企业、民办结构、个人或家庭所雇佣，提供秘书性服务的社会职业人员。
20、秘书职业：
是指具有秘书知识和技能的人，受聘于单位或个人，协助领导者处理日常事物，提供综合性服务，并收取报酬的一种社会职业。
1、秘书—指在领导者身边或中枢机构工作，并以办文、办会和承办领导者交办之事为主要辅助任务的专门人员。
2、秘书学——秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。
通俗地说，秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。
3、秘书工作机构——有广义和狭义之分。
广义的是指秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成。
狭义的则是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门。
4、秘书岗位责任制——秘书岗位责任制是秘书工作的制度和规定之一。
就是由秘书部门或行政管理部门规定每一个秘书人员的工作岗位名称和实质内容，包括：
职务、职能、责任、权利、义务、纪律以及与上下左右成员的合作要求等。
5、信息系统——所谓信息系统，就是由若干个运动着的子系统构成并相互连接、相互作用，形成信息环流、回路的工作系统。
6、行业知识——行业知识是秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的必须具有行政管理知识，在工商企业工作的必须具有企业管理知识、市场营销知识。
7、心理——心理是人脑的机能，是客观现实在人的头脑中的反映，它决定于人的内在需要和周围环境的相互作用。
8、兴趣——兴趣是指个人对客观活动、事物、人物积极的、选择的爱好倾向上所产生的情绪紧张态度。
9、思维——思维是人的认识过程，是把感觉、知觉加以抽象、概括、比较、综合，或是利用概念进行判断、推理，即感性思维和理性思维。
10、性格——性格表现为人对现实的态度和行为方式中的比较稳定的、独特的心理特征的总和。
11、先赋地位——人的社会地位一部分决定于他所属的阶级、阶层、家庭出身及亲属关系、就读和毕业的学校，即他周围和经常接触的人群，决定于他经常活动的地域、场所以及他拥有的财产、权力等。
这些形成了人的“规定性地位”，也称之为“先赋地位”。
12、社会角色——是指人在社会中所处的地位，这种地位赋予人的权利和义务，以及这种地位要求人具有的与之相适应的意识和行为。
13、人际关系——指的是人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交往关系。
这是一种社会性、职业性的关系，被称作“业缘”关系，而不是指亲属邻里间的感情与道德关系。
14、订约事宜——是指秘书为上司接受邀请出访或同意客人来访所作的预先约定，属于日程安排的一部分。
15、督查——指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。
16、保密——保密就是知悉无形秘密或掌管有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄漏或失密。
17、印信工作——印信工作是指机关、单位公务印章和介绍信和管理、使用工作，属于秘书工作范围。
18、电子签名——是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。
19、政策法规信息——这主要是指中央领导人的有关方针、政策的重要讲话，国家和地方政府颁布的法令、法规、条例等，通常以文件形式下达或在报刊杂志上公开发表、刊登。
20、社会反馈信息——这主要是指人民群众对政府机关，顾客、客户对企业的信件、访问、电话中所反映的正反两方面的反馈信息，也包括报刊杂志、电台、电视台等新闻媒介对本单位的评论。
21、可比信息——这是指不同地区、不同国家的同类事务可作横向比较的信息，以便参照学习，取人之长，补己之短。
22、调查研究——调查与研究，是既有密切联系又有区别的两个不同的概念。
调查，是指采用种种科学的方法和手段以取得客观世界材料的过程。
研究，则是指对调查得来的材料进行分析、比较、归纳、演绎等一系列过程。
23、普遍调查——普遍调查，简称普查，它是指对总体对象中每个具体的单位无一例外地进行调查。
24、重点调查——重点调查就是对调查对象总体中部分起主要作用或决定性作用的单位作调查，再将其结果推论至其他一般单位。
25、抽样调查——抽样调查，就是从总体中抽取部分样本进行调查，将其结果推断总体。
26、观察法——就是调查者对调查对象（人、事、物、环境、场所等）的状态、变化进行直接凭肉眼或借助于工具、仪器（照相机、望远镜、放大镜等）作观察、记录。
27、问卷绕法——就是调查者把需要了解的情况设计成不同类型遥题目并组合成书面问卷（又称调查表），由被调查者做书面答案。
28、归纳法——就是将多件同类的个别事物归在一起，从中概括出共同属性或者特征以加深认识的研究方法，也是常用的逻辑推理方法之一。
29、比较法——就是把两个或两个以上既同类又有不同之处的事物放在一起比较、分析，可以更深刻地认识各自的特征。
30、分析法——分析法就是将复杂的事物进行分解，联系其他有关因至少，从而辨析、认识事物的本质和规律。
31、演绎法——也是逻辑推理的方法之一。
它以公理为大前提，以求证的事物为小前提，如果小前提符合大前提的前项，那么小前提的结论必然符合大前提的后项。
32、文书处理——通常所说的文书工作，是指机关、单位在使用文书，处理日常公务的活动中，围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。
33、拟办——文件的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。
34、承办——指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。
35、催办——指必须办理答复的文件，依据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。
36、注办——指对文件承办的情况和结果，由经办人员在文书处理单上简要注明，也称办复。
37、公文立卷——公文立卷，是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。
38、案卷——也称卷宗，指有关某一问题或某一工作活动的系统的、具有密切联系的文件材料的组合体。
39、立卷类目——是指机关文书部门在一年的实际文件没有形成以前，根据本机关工作活动的规律，预测该年可能形成的文件，按照立卷的原则要求和方法，事先拟制出来的归卷条目。
40、调整立卷——是指在平时归卷的基础上，详细检查每一条款中所积累的文件材料，进行适当地调整，并且最后确定组合案卷的一项工作。
41、会议——指的是三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决。
42、会址——即会议地点，既指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。
43、日程表——指的是将会议的全部内容（包括参观和文娱活动）分解安排在会期几天的各单元（如分上午、下午、晚上）或时数（几点至几点）内，以简短的文字表达，制成表格。
44、闭幕词——是会议结束时会议主席的讲话稿，内容主要有对会议的成果作概要的总结，对会议决定、决议的执行提出要求或希望，对会议的来宾表示感谢，对与会人员返回表示良好的祝愿等。
45、信访工作——信访的受理者，尤其是信访内容的直接关系者在接到交办或转办的事项后，都应由信访部门、信访接待人员按照一定的原则、制度、进行受理，登记、立案、报批、承办、交办、转办、调查、催办、回告、审查、结案、答复、督查、总结、综合研究等等。
这一系列过程就是信访工作。
46、沟通——指的是政务和业务信息的传递和交流，是行政管理工作和秘书工作必不可少的手段之一。
47、协调——指的是通过协商、沟通、调和、调解、调节，使产生隔阂、失调、差异及至矛盾的各方消除隔阂、彼此理解、互谅互让、求同存异，使矛盾得到解决，达到政令统一、目标一致、步调一致、团结一致，从而产生改造社会、创造精神文明和物质财富的巨大力量。
三、选择题
1、“秘书”的涵义包括了以下几种说法（ABCD）：
A．宫中秘藏之书B．辅臣C．行政职位D．社会职业
2、秘书既是行政人员的一部分，又是一种种职业，与其他职业相比，其职业特征表现为：
（ABCD）。
A．服务的直接性、稳定性B．知识化C．年轻化D．女性化
3、1985年的全国秘书长会议上，中央提出了秘书工作要做到“三个服务”，即：
（BCD）
A．全心全意为人民服务
B．为本机关领导和上级机关服务
C．为本机关其他平级的职能部门服务
D．为下级机关和人民群众服务
4、秘书工作具有以下几个方面的作用：
A．助手作用B．参谋作用其C．协调作用D．信息枢纽作用F．公共关系作用
5、秘书学研究的发展方向可概括为以下几个方面：
（ACD）。
A．秘书学教学理论B．秘书的起源和发展
C．秘书工作理论D．秘书学相关学科研究
6、现存我国最早的政治文件汇编是（B）。
A．《汉书》B．《尚书》C．《汤誓》D．《盘庚》
7、商末周初，出现了秘书机构（D），相当于目前的中央秘书处。
A．太史令B．秘书监C．秘书令D．太史寮
8、西汉时，（ABC）同为中央的最高官员，称之为“三公”。
A．御史大夫B．丞相C．太尉D．尚书
9、设置秘书工作机构的原则是：
（ACD）
A．精简原则B．群体优化原则C．纵向层次尽量少D．横向幅度可适当加大
10、秘书工作机构的性质是：
（ABCD）
A．机密性B．辅助性C．综合性D．服务性
11、办公自动化涉及到以下几个方面的内容：
（ABCD）
A．人即办公室工作人员B．信息
C．科学的工作程序D．先进的办公设备
12、秘书人员的自我管理包括：
（ABCD）几个方面。
A．工作管理B．行为管理C．时间管理D．办公环境管理
13、秘书在任何场合、任何工作时间都应使自己的行为合乎礼仪的要求，做到：
（BCD）
A．冷静随和B．穿着得体C．谈吐文雅D．举止落落大方
14、作为秘书，应具备怎样的知识结构？
（ABCD）
A．基础知识B．专业知识C．行业知识D．相关知识
15、秘书应具备的职业道德可概括为：
（AB）
A．忠于职守、严守机密B．格守信用、文明礼貌
C．奉公守法、刚正不阿D．举止大方、谈吐文雅
16、下面哪几项是对性格表现为意志特征的描述？
（AD）
A．对行为目标目的性或冲动性、独立性或依附性；
B．对自己对人谦虚或骄傲、自信或自卑、大方或羞怯；
C．敏感或迟钝、精细或粗疏，善于独立思考或喜欢拾人牙慧；
D．在行为过程中坚定或动摇、始终如一或反复无常、善始善终还是虎头蛇尾。
17、现代秘书除了理论修养、知识、能力之外，最好能具有以下几个性格侧面：
（ABC）
A．开朗、敏捷B．稳健、坚毅C．幽默、自制D．热情、自信
18、秘书的考核没有统一的标准，各机关、单位可自行制订，但制订考核标准应该定量和定性，具体有以下几种方法：
（ABCD）
A．直接量化B．比率化C．综合指标化D．类比指标化
19、作为秘书，应该具备这样的角色意识：
（ABD）
A．共性意识和个性意识
B．角色组合意识
C．配角意识与助手意识
D．配角意识与主角意识
20、影响人际关系的因素有：
（ABCDE）
A．距离的远近B．交往的频率C．态度相似性D．需要的互补性
E．情景及中介因素
21、要进行正常的、有效的人际交往，必须克服某些主观和客观的障碍，如：
（ABCD）
A．心理障碍B．语言障碍C．地位障碍D．物理障碍
22、人际关系中尊重的最初步也是最基本的形式就是（C）
A．礼仪B．礼节C．礼貌D．礼教
23、秘书与上司关系的特征表现为：
（ABCD）
A．工作上的主从性B．知识、能力、体力、思维的补充性
C．人际关系的首属性D．人格上的平等性
24、秘书在处理与上司的关系时应遵循以下原则：
（ABCD）
A．主动配合、适应B．服从，但不盲从
C．委婉提醒，适时规劝D．维护上司间的团结
25、秘书处理与一般同事关系的原则和要求是：
（ABD）
A．真诚地关心别人B．同等友好
C．委婉提醒，适时规劝D．维护团结
26、下面关于办公室管理的内容和要求说法正确的是（AC）
A．办公室的首要要求是整齐和清洁。
B．办公桌上可以放置相框和一些小玩意，增添情趣。
C．办公室最好不要沿街，也不宜靠近生产车间或门市部。
D．办公桌最好是靠窗摆放，这样采光较好。
27、下面关于秘书接打电话的说法正确的是（ABD）
A．使用电话要讲究效率，能在最短的时间内说清所要说的内容。
B．电话要保持清洁，多人使用的电话应经常消毒。
C．电话铃响三遍以后，五六遍以内就应接听电话。
D．秘书在接打电话时应养成一手摘机、一手拿笔，随时准备记录的习惯。
28、邮件收进的程序是：
（A）
A．分类—拆封—登记—分送—阅办。
B．分类—校核—登记—分送—阅办。
C．分类—拆封—分送—登记—阅办。
D．分类—登记—校核—分送—阅办。
29、秘书将邮件发出前需完成以下工作程序：
（BCD）
A．查看文件B．内容校核
C．信封、封皮查对D．邮件寄发
30、传真的缺点是（ABC）。
A．容易被窃取。
B．传递的文字图像保存时间不长。
C．不适合传送礼仪性文书。
D．使用起来相对电话电报来说不够方便。
31、秘书应掌握并熟练运用的接待方式主要有：
（ABCDE）
A．迎送式B．引见式C．参与
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