合同与采购管理制度.docx

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合同与采购管理制度

XXX有限公司

XXXTechnologyCo.,Ltd.

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XXX适用范围：

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合同与采购管理制度

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生效日期

A

发布之日

主办单位

综合管理部审查

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此文件产权属XXX有限公司所有，未经书面许可，不得以任何方式复制和外传。

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修订记录

版次

作者

文件修改原因

日期

修改页

A

黄诗琪

初版

2012-6-5

全部

第一章总则

1.1目的

为了明确公司各部门在合同与采购活动过程中的职责，加强对采购活动的管理和监督，保证采购质量、有效控制成本、降低采购风险，并为采购活动提供操作依据，特制定本程序。

1.2适用范围

除国家法律、法规和公司政策有特殊规定，以及有关借贷、人事招聘、投融资项目本身和收购、并购项目本身外，本程序适用于公司业务相关的所有采购及合同管理活动。

第二章职责

2.1总经理部

按照公司《XXX有限公司授权管理暂行规定》，负责批准或授权总经理部授权范围内的采购事项及合同签订、变更等。

对超过总经理部授权的采购项目及合同签订，审核后应出具是否同意报送董事会批准的意见。

2.2投资经营部

2.2.1负责合同商务谈判策略和商务文件的准备。

2.2.2负责合同的商务评标标准的制定及评价工作中商务部分的评审及商务评标报告的编写。

2.2.3组织合同商务谈判工作。

2.2.4提出合同推荐申请，并负责其审批手续。

2.2.5控制所推荐合同的商务风险。

2.2.6安排合同签订。

2.2.7对公司作为付款方的合同，负责审核合同支付申请并确定支付条件的满足性。

2.2.8负责建立与管理合格供应商库。

2.3归口/使用部门

2.3.1根据业务需求提出采购立项申请，跟踪立项审批。

2.3.2负责提供询价所需的技术规范书，编写招标文件的技术标书。

2.3.3参加供应商资格评审，负责对供应商技术能力的审查，并出具技术方面的资格审查评价。

2.3.4参与采购/销售合同谈判，负责合同的技术条款（包括工作范围、技术规范、质量要求、进度计划、验收标准、保修条款等技术内容）的起草和审核，对合同技术条款负责，控制合同技术方面的风险。

2.3.5负责采购合同的履行，包括合同履行过程中有关问题的处理、项目进度管理及验收等，出具书面验收报告，确认支付条件的满足性，并及时对供应商履约能力做出反馈。

2.4综合管理部

2.4.1负责车辆、房屋、捐赠、办公设备、办公用品、行政后勤物资、车辆租赁、办公室装修维修与改造、通讯设备、办公礼品、宣传品、会议、计算机与网络设备及其安装、调试、信息化建设与维护、文印、书报信息、资料等事项的归口管理。

2.4.2负责上述采购项目履行过程中有关问题的处理、项目进度管理及验收。

2.5财务部

2.5.1负责所有采购立项、合同推荐、合同变更等的审核，审查成本费用预算、支付、税务等条款，负责控制合同文本中的成本、支付、税务、汇率和资金风险。

2.5.2参与供应商资格评审，负责对供应商财务能力及相关财务事项进行评价。

2.5.3参与合同支付的审核，负责交叉审核支付条件的满足性及支付支持文件的完整性和有效性，规划和安排资金，及时办理合同支付。

2.6法律

2.6.1负责与公司常年法律顾问的接口沟通工作。

根据采购项目的需要，参与合同谈判，提供法律方面的专业支持。

2.6.2审查合同结构和法律条款，负责控制合同活动中的法律风险。

参与合同推荐、合同变更的审核。

2.6.3参与供应商资格评审，负责对供应商主体资质合法性及相关法律事项进行评价。

2.6.4当合同活动涉及重大法律问题，发生索赔或争议事项时，负责组织法律应对措施工作。

2.7审计

2.7.1负责对合同与采购活动的过程和内容进行监督和审计，视需要监督供应商资审、招评标和商务谈判。

视需要对采购项目的招评标及合同管理的重要流程进行不定期的审查和评价。

2.7.2根据公司管理需要，有权对存在重大风险的采购活动加强实施监督措施。

2.7.3有权对合同活动中严重违法违规、严重损失浪费行为，做出制止决定。

2.8安全质保

2.8.1负责牵头组织供应商资格评审，负责对供应商的质保能力进行审查。

2.8.2对采购活动和供应商合同履行情况进行质保监查和监督。

2.8.3参与涉及核安全和质保要求的采购立项的审核、项目评审，负责安全和质保相关内容的评价。

2.8.4对于涉及核安全和质保要求的采购，根据项目需要参与合同谈判，提供核安全及质保方面的专业支持，参与合同推荐的审核，负责对合同中质保条款的审查。

第三章采购临时组织管理

3.1采购小组

3.1.1对于立项金额为50,000元人民币以上的采购项目，实行“技商分立”的采购管理模式。

归口/使用部门负责办理立项并提供技术规范书的内容，投资经营部行使商务采购职能牵头成立采购小组，归口/使用部门、法律事务、财务部、安全质保、审计，分别从法律、财务、质保、审计角度，参与合同谈判或审核工作。

3.1.2对于立项金额为50,000元人民币以下的采购项目，实行“用户自办”的采购管理模式，由归口/使用部门负责自行采购。

保证至少两名或以上人员参与并见证采购过程，形成有效的询价报价文件、商务谈判书面记录（必要时）、谈判结果请示报告以及审批结果。

投资经营部、法律事务、财务部、安全质保、审计，分别从商务、法律、财务、质保、审计角度，对采购过程进行监督。

3.2供应商资格评审小组

供应商资格评审，应由安全质保牵头，归口/使用部门、投资经营部、财务部、法律事务（必要时）参加，组成供应商资格评审小组，负责对潜在供应商的安全质保能力、技术、资质状况、财务、法律关系进行评审，形成记录文件。

3.3索赔小组

由投资经营部牵头，联合归口/使用部门、财务部、法律事务组成索赔小组，必要时邀请常年法务顾问参加，负责实施索赔行动。

第四章采购管理的基本原则

4.1基本原则

4.1.1合法合规、公平、公正、诚实信用原则：

合同与采购活动应严格遵守国家的相关法律、法规、安全环保要求，以及集团公司及公司有关政策、制度和程序，并遵循公平、公正、诚实信用的原则。

4.1.2竞争性优先原则：

合同与采购活动遵循竞争性程度高的采购方式优先的原则，并应尽可能做到从源头采购，充分引入竞争，以降低成本。

4.1.3分级授权原则：

合同与采购活动的相应环节应按照公司各级人员财务管理权限的规定取得相应授权人的批准。

4.1.4相互制约原则：

采购立项、合同推荐与支付的批准不得为同一授权人，除非上述授权批准人均为公司总经理。

任何采购项目不得由一个人单独完成采购全过程；商务或技术谈判时，公司应至少二人以上（原则上应是不同部门）参加。

4.1.5“预算→立项→承诺→支付”顺序不可逆原则：

没有预算不得立项，没有立项不得承诺，没有承诺不得支付。

4.1.6内部控制原则：

采购和合同管理工作应做到有章可循、有人负责、有人监督、有据可查。

视需要制定合同与采购过程各个环节所涉及的程序和制度供遵循；每项采购和合同管理过程均需有完整的文件记录，并有经办人或/和负责人签字；审计人员对合同与采购活动实行监督，提出纠正意见或改进要求。

4.1.7资源优化配置原则：

频繁发生的采购项目及办公后勤、劳保物资采购，尽可能采取长期定点合同或协议的方式，简化采购过程，建立优质、稳定的采购渠道，达到合理优化公司管理资源的目的。

4.2一般性规定

4.2.1任何项目的合同谈判应有二名以上人员参加。

4.2.2所有参加合同活动的人员要遵守商业和职业道德，保守商业秘密，避免利益冲突，并遵守《中国广东核电集团商务人员廉洁从业行为指南》。

4.2.3已明确为重复的采购项目，优先向已签订框架合同的供应商进行采购。

通常情况下，采购框架合同签订期限不得超过四年。

框架合同到期后，应重新进行合同采购的商务流程。

4.2.4合同采购的付款方式原则上采用项目完成后付款或按进度分期付款，除单一采购渠道或稀缺资源产品的项目外，一般不接受先付款后实施或托收承付方式，原则上预付款比例不应超过采购金额的30%。

4.2.5归口/使用部门应按规定进行市场调研和技术调研，但不得对供应商做出任何承诺，亦不得以任何方式提示供应商，以导致不公平竞争。

4.2.6合同采购实施过程中，应形成有效的询价报价文件、市场比价分析、商务谈判书面记录或谈判过程报告。

商务谈判书面记录或谈判过程汇报书面文件是合同推荐表的必要附件。

4.2.7合同承诺金额不得超过立项金额，否则须提交补充立项申请，报原授权人或上一级授权人批准。

4.2.8采购立项、合同推荐、合同变更和索赔、违约处理等审批过程中，各审核环节应在3个工作日内完成审核工作，特殊原因不能完成应进行备注；有问题应主动沟通和澄清，不得擅自拖延时间，影响工作进度。

第五章采购流程管理

5.1预算

5.1.1归口/使用部门应根据实际采购需求制定采购预算。

5.1.2财务部进行预算审核。

5.2立项

5.2.1立项申请

5.2.1.1归口/使用部门为立项申请的发起部门，负责完整、准确地填写采购立项申请单信息，并根据要求提供相应附件；负责答复各审批环节提出的疑问，并视需要修改、补充采购立项信息。

5.2.1.2立项申请项目须在预算范围内，价格合理。

5.2.1.3一个采购立项只能对单一项目的采购事项进行申请。

5.2.1.4凡超出原采购立项批准金额，需要对超出部分做补充立项。

补充立项的项目类型、立项规则及附件明细要与主采购立项保持一致，并添加已批准的主采购立项作为附件。

5.2.1.5采购立项自批准之内起至当年12月31日内有效，原则上不跨年使用，当年未使用应做作废处理。

5.2.2立项审批

审批环节

审批部门

审批内容

归口环节

归口/

使用部门

1.申请采购项目费用的归属管理是否在本部门

2.申请采购项目是否确属工作或工程需要

3.应对项目市场情况进行必要的分析，建议合理的采购方式、采购策略及实施计划。

4.若开展采购方式为以非竞争性方式的，需在“采购立项申请表”中附上详细的说明报告充分说明理由，并对如何有效确定和控制项目成本提出明确措施或方案，经公司总经理部分管领导授权人批准

批准环节

财务部

采购立项金额是否超预算、项目是否超概算

采购立项与财务相关内容是否正确

审计人员

采购立项是否符合程序

全过程中是否存在异常情况

授权人

批准立项及其采购方式

财务部

确定项目费用承担单位、预算编码和申请表编号，并分发归档

5.2.3续签合同按照新项目重新办理采购立项，归口/使用部门提出立项申请的同时应附上履约情况报告和评价意见，供相关部门审核。

立项申请表模板见表2-1。

5.3采购方式及其实施

采购方式由归口/使用部门在采购立项中提出，经批准后按已批准的采购方式执行。

采购方式包括竞争性采购和非竞争性采购。

竞争性采购包括公开招标、邀请招标、询价、竞争性谈判；非竞争性采购包括议标、无合同采购。

采购

方式

定义

适用范围

实施过程

公开招标

以招标公告的方式邀请3家或以上不特定的法人或者其他组织投标。

1.适用于所有采购。

2.立项金额大于50万元的服务类采购，立项金额大于100万元的设备、材料的采购，立项金额大于200万元的工程施工项目，原则上按国家招投标相关法律法规和集团公司招投标管理规定，委托有资质的招标代理机构进行公开招标。

1.确定招标方案、编制招标文件。

2.召开标前会

对潜在投标人资质和名单、技术要求、报价要求和评标标准（或评标因素）、关键合同条款等所有实质性要求和条件以及招标进度计划进行审核。

会议纪要模版见表2-2。

3．发起招标请示

投资经营部发起请示，附上标前会会议纪要作为附件，报总经理部审批。

招标请示模版见表2-3。

4．发招标公告

投资经营部负责协调招标代理机构在国家指定媒体上发布。

5．开标

开标时间应当为提交投标文件截止时间的同一时间。

由投资经营部负责协调招标代理机构组织，审计人员现场监督。

6．评标

归口/使用部门选派符合相关资质的人员作为招标人代表，担任依法组建的评标委员会成员，参与评标。

任何单位和个人不得非法干预和影响评标的过程和结果。

7．定标

（1）投资经营部根据评标委员会的书面报告和推荐的中标候选人名单通过推荐预中标人请示方式报归口/使用、财务等部门及审计人员会签，并报总经理部审批。

（2）投资经营部须推荐排名第一的中标候选人为预中标人，如出现按法律规定第一中标候选人不能签订合同的，应根据评标报告推荐顺序递补。

（3）投资经营部可视需要在发起推荐预中标人请示前组织招标小组召开标后会，先对评标报告进行审查。

询价

邀请3家或以上特定对象一次性报价

采购标的的规格、标准统一，货源充足，价格变化幅度小，且不在招投标法规定必须招标的范围内

1.编制询价文件

由投资经营部牵头，归口/使用部门、财务部按分工参与编制和审核。

询价函模版见附件4。

2.发询价文件

投资经营部向询价启动会上确定的潜在供应商发询价文件。

询价模板见表2-4。

1.受理报价文件

报价截至时间前收到的密封报价文件的拆封纪录工作由采购小组中两个以上部门共同协作完成。

审计人员视情况监督过程。

2.询价比选

询价小组根据询价启动会上确定的比选标准进行比选。

在满足技术要求的前提下，原则上采取最低价者中标法。

审计人员视情况监督过程、结果。

询价比选表模版见表2-5。

3.定标

投资经营部根据比选结果通过推荐预中标人请示方式报归口/使用、财务部门及审计人员会签，并报总经理部审批。

竞争性谈判

邀请3家或以上特定对象谈判，并允许谈判对象二次报价

1.招标后没有供应商投标、没有合格标的或者重新招标未能成立的。

2.技术复杂或性质特殊，不能规定详细规格或者具体要求的。

3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。

4.不能事先计算出价格总额的。

1.编制谈判文件

投资经营部牵头，采购小组负责。

2.召开竞争性谈判启动会

竞争性谈判小组对潜在供应商名单、谈判程序、谈判内容、合同草案的条款、评定成交的标准以及询价进度计划等进行审核。

1.发谈判文件

投资经营部联系竞争性启动会上确定的潜在供应商，向有意向的潜在供应商发谈判文件。

4.受理谈判申请文件

申请截至时间前收到的密封谈判申请文件的拆封纪录工作由竞争性谈判小组中两个以上部门共同协作完成。

审计人员视情况监督过程。

5．谈判

由谈判小组和相关专家逐一与供应商谈判。

在谈判过程中，不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。

6．受理最终报价

规定截至时间前收到的密封最终报价文件的拆封纪录工作由竞争性谈判小组中两个以上部门共同协作完成。

审计人员视情况监督过程。

7．编写评估报告

投资经营部牵头，竞争性谈判小组负责。

8．定标

投资经营部根据评估报告通过推荐预中标人请示方式报归口/使用、财务部门及审计人员会签，并报总经理部审批。

议标

直接与1至2家特定对象进行谈判

1.无法形成竞争的项目。

已经采用竞争性采购方式，但邀请投标后无投标商应标或者提供有效报价的供应商不足三家，且再重新进行竞争性采购也不能构成竞争的项目。

2.向优先级供应商采购。

指已经从该供应商处采购了物资、工程或服务，出于统一性考虑需要与现有的物资、工程或服务配套，并且前次从该供应商处的采购能够有效满足要求，目前可以证明该供应商报价合理。

3.垄断行业或特殊服务项目。

指只有独家供应商，或技术复杂，性质特殊，不能完全确定技术要求而无法进行竞争性采购的项目。

4.10个工作日内必须完成的紧急采购项目。

紧急采购项目指按正常采购程序，时间上不能满足进度要求的采购。

5.续签合同项目（需附上履约情况报告和评价意见）

6.因政府机构或主管部门建议所形成的采购行为。

7.集团公司或集团成员企业可提供相关服务的。

1．受理报价文件

投资经营部接受并纪录议标对象的书面报价文件。

如2家议标单位，且要求议标单位密封报价，则报价文件的拆封纪录工作由议标小组中两个以上部门共同协作完成。

审计人员视情况监督过程。

2．定标

投资经营部根据采购小组评估结果通过推荐预中标人请示方式报归口/使用、财务部门及审计人员会签，并报总经理部审批。

2.招标/询价转议标

若属于招标/询价转议标的项目，需经审计确认后，采购小组以书面形式报主管副总经理（包括总会计师、总经理助理、总工程师）审批后，才可按议标方式进行采购。

3.紧急采购

若属于紧急采购项目，应事前办理书面申请报告或口头报告（在特别紧急情况时），说明紧急情况，按财务管理权限报授权人批准后实施，在采购完成应补办相应的手续。

无合同采购

不签订书面合同进行采购

1.单次采购交易风险较低且金额较低、费用分散，不需签订合同的。

2.其他无法签订合同的、临时性（无库存、又急需）的采购，如名片印制、紧急、零星办公设施的维护、维修；员工福利物品购买、临时性的会务服务、个别聘请专家、涉及行政或事业性收费项目。

由归口/使用部门参照议标采购程序自行采购。

5.4合同谈判、推荐与签订

5.4.1合同在签订之前，采购小组与预中标人进行合同谈判。

合同谈判至少有采购临时组织中两个以上部门参与。

5.4.2公司推行标准化合同文本，特别是通用条款。

对于有标准化合同文本的业务，采购小组应使用公司标准化合同文本与对方商谈。

特殊情况下，经与商务采购沟通后，可以使用对方提供的版本或其他版本。

5.4.3除本程序3.1.2条所规定的“用户自办”类采购外，由投资经营部发起合同推荐，经归口/使用部门、财务部、审计人员会签后，由授权人根据《XXX有限公司授权管理暂行规定》进行合同签署授权。

5.4.4合同推荐应附上必要的附件，包括相应的采购报告、合同谈判会议纪要以及其他能够记录采购过程重要事项和说明的报告等。

签订合同/订单推荐表见表2-6。

5.4.5合同、协议或者订单需由相应授权人签署，加盖公司印章或合同专用章，并由投资经营部办理登记归档。

第六章合同履行与执行管理

6.1验收

6.1.1归口/使用部门负责按合同规定对采购项目的质量和技术要求进行验收，填写完整的验收记录。

6.1.2如归口/使用部门验收中发现存在质量缺陷或不符合合同技术要求的情况，应及时通知安全质保。

对于有保证期的采购项目，由归口/使用部门牵头，安全质保、商务采购配合，按合同索赔的处理程序，向供应商提出索赔。

6.1.3若合同规定保证期满后须签发最终验收证书，应确保全部技术/商务问题均已按合同解决，并获得授权人员批准，才能最终验收。

6.2支付

6.2.1合同支付由归口/使用部门填写合同支付申请单（见表2-9）报投资经营部、财务部会签，经授权人批准后方可进行支付。

6.2.2财务部经审核支付申请单、供应商提交的有效发票正本以及验收支持性文件，并与合同核对无误后，根据授权人批准的支付申请中要求的支付时间完成支付。

6.3合同变更

6.3.1变更的提出

6.3.1.1合同签订前，应充分预计到各种可能的变更，并纳入合同条款，以免合同执行中产生纠纷，减少合同变更情况的发生。

除非涉及重大质量安全问题或可以为公司争取到明显的效益，一般不应进行设计和技术要求的变更。

6.3.1.2若变更建议由供应商提出，供应商应提交书面申请及相关材料，详细说明变更的理由、变更的范围、变更的条件及变更的价格（若变更涉及价格的话）。

6.3.1.3若变更建议由我司提出，申请人应事前与投资经营部一起研究该变更对合同价格、进度及对其它合同执行的直接或间接影响，设法使这些影响降低到最低限度。

6.3.1.4由投资经营部牵头，相关部门参与谈判，共同起草合同变更文件。

6.3.2变更的审批

6.3.2.1合同变更由归口/技术填写合同变更申请表（见表2-7），附上相关支持性文件，有关部门会签，最后报授权人审批。

6.3.2.2不涉及合同价的变更审批：

如合同主体发生变更，视为合同金额100%变更，由原合同推荐批准授权人审批；如果合同进度或质量要求及技术要求发生变更，由投资经营部和归口/使用部门授权人审批；如支付方式发生变更，由投资经营部及财务部授权人联合审批；其他变更由投资经营部授权人审批。

6.3.2.3凡涉及合同价的变更依照授权管理制度，由批准授权人审批。

6.3.2.4如合同出现主体、金额、支付方式、合同进度、质量要求及技术要求等多项变更，则由上述相应变更授权批准部门联合审批并签署合同变更申请表。

6.3.2.5针对竣工结算的变更情况，工程竣工结算审批即可视为合同变更审批。

6.3.2.6当变更后合同累积金额超出预算时，立项申请部门应补充立项，财务部视需要相应办理预算调整手续。

6.3.3变更的发出、记录及跟踪

6.3.3.1所有合同变更通知（见表2-8）均应在变更实施前通过投资经营部发出，并保存一份完整的变更记录，定期更新汇总。

6.3.3.2归口/使用部门负责对变更项目的执行情况进行监督，应做好有关记录，即时送交投资经营部。

6.4合同暂停与终止

6.4.1合同对方一旦提出暂停或终止合同，投资经营部应负责召集公司相关部门会商，共同研究处理因合同暂停或终止而可能发生的金额补偿或损失等问题，并按公司授权管理规定，报授权人批准。

6.4.2在紧急情况下（如国家法令的规定、公司政策的变化等），可由投资经营部负责，立即要求及通知供应商暂停或终止合同。

6.5合同索赔

6.5.1合同索赔由索赔小组负责实施。

6.5.2供应商提出索赔或违约罚金要求以及公司根据合同向供应商收取违约金时，必须由索赔小组进行评审，按公司授权规定报授权人批准。

6.6仲裁与诉讼

出现仲裁或争议事件时，应及时处理和解决。

投资经营部或归口/使用部门在收到合同对方提出仲裁或诉讼的书面通知后，或认为应对合同对方采取仲裁或诉讼行为时，应立即通知法律事务，由其牵头组织处理。

第七章供应商管理

7.1供应商的选择

7.1.1提供的产品与服务应与公司的采购目的相一致.

7.1.2具有良好的技术能力和质保体系，商业信誉和财务状况良好，有能力以最佳成本来满足采购需求。

7.1.3采购小组应尽力选择足够数量、能力相当的供应商参与竞争。

7.1.4采购小组应主动了解项目需求、供应商的技术能力等情况，推荐合适的供应商。

7.1.5被XXX范围内任一成员公司