采购产品催交规定.docx
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采购产品催交规定
第X章：
采购产品催交规定
2014年05月05日发布2014年05月05日实施
泰富重装集团有限公司发布
此文件只限在泰富重装集团有限公司内部使用，未经公司许可不得擅自出版、复印。
泰富重装集团有限公司
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版本号
A
采购产品催交规定
批准
更改号
生效日期
共11页
1范围
本标准规定了采购产品催交任务及工作内容、催交工作核心要求、催交方式、催交等级划分、催交策划、催交实施、催交报告和记录等基本要求。
本标准适用于总承包项目和采购项目。
2催交任务及工作内容
2.1催交任务
催交是指从发出订单至货物交付期间为促使供货厂商切实履行卖方合同义务，按采购合同规定的进度提交制造文件、图纸资料和最终货物而采取的一系列督促活动，以满足工程设计和现场施工安装的要求。
催交工作贯穿于采购合同签订后直到设备、材料制作完，并具备进行出厂检验条件的全过程。
2.2催交工作内容
a）检查制造前期准备工作
b）催交设计图纸
c）检查原材料、主要外协件和配套辅机供货进度
d）检查加工、制造和组装进度
e）检查试验和检验工作状态
f）检查包装和标记工作状态
g）检查运输准备情况
h）检查备品备件情况
i）检查出厂制造资料
J）评估供货厂商制造进度报告
k）编制催交报告和催交状态一览表
3催交工作核心要求
a）根据预定的采购进度计划，根据掌握的供货厂商信息和其它相关知识，来分析判断供供货厂商的工作进度是否可能发生拖延，及时发现供货进度方面已出现的问题或可能出现的潜在问题，及时示警，督促供货厂商采取必要的补救措施，或采取有效的财务控制和其它保证措施来避免进度拖延或减少拖期的时间。
b）催交工作的核心在于预测并采取补救措施，而不是报告拖期问题的发生。
一旦某一采购合同出现供货进度拖延，要通过必要的协调手段和控制措施，将由此引起的对项目进度的影响控制在最小的范围内。
4催交方式
催交方式分为驻厂催交、定期访问催交、办公室催交三种方式。
a）驻厂催交:
采购工程师驻供货厂商进行检查、敦促和督办。
驻厂催交又可分为:
1）长期驻厂催交:
从采购合同生效直至货物出厂全程进行催交。
2）短期驻厂催交:
视供货厂商实际情况，在不同的时间段短期驻厂进行催交。
b）定期访问催交:
采购工程师定期访问供货厂商进行检查、督促和督办。
c）通讯催交:
采购工程师定期或不定期通过电话、Email、传真等通讯手段对供货厂商进行检查、促和督办。
在采取短期驻厂催交、定期访问催交方式时，还可使用通讯催交方式，利用通讯催交的及时性和灵活性，及时掌握催交间隔期内供货厂商的工作进展，或便于安排驻厂或定期访问的具体日期，提高短期驻厂催交、定期访问催交的有效性。
5催交等级划分
5.1催交等级划分
根据设备和材料的重要性和一旦延期对项目设计、施工和总进度影响的程度，一般将设备和材料的催交等级（ExpeditingClass）划分为E1,E2,E3,E4四级，E1级最高，E4级最低。
基于设备和材料重要性等级（下表中的C1至C4四个等级）、催交方式和催交频率而划分的催交等级一般原则见表1。
表1催交等级、催交方式和频率与重要性等级
设备和材料名称
E1
E2
E3
E4
驻场催交
定期访问催交
（1次/月）
定期访问催交
（1次/2月）
电话/邮件催交
（催交频率视需要）
电气设备及材料
C1
C2、C3、C4
其他材料
C4
注:
重要性等级C1级中特别重要的关键设备、特别重要的长周期设备（交货期在9个月以上的设备采用驻厂催交。
5.2划分催交等级的考虑因素
在划分催交等级时，还应综合考虑如下因素:
a）催交的可实施性。
如进口设备和材料的催交等级一般划分得较低。
b）设备和材料的供货周期。
如供货周期短的设备和材料的催交等级划分要与催交频率相一致。
c）定型的设备和材料。
如常用定型仪表的催交等级一般划分得较低。
d）项目合同中，业主对催交等级的划分及其审批有规定的，从其规定。
6催交策划
6.1编制催交计划
采购经理组织采购工程师，根据《采购实施计划》、《采购包分包表》和催交等级划分原则，在《采购包分包表》的基础上，确定每个采购包的催交等级、催交方式和催交日期，并用《采购产品催交状态汇总表》（Excel电子表，格式见附录A）按一个采购包为单元形成《采购产品催交计划》（格式见附录B）。
催交计划经采购经理审核、项目经理审批后，由采购工程师实施。
当项目合同有规定时，采购产品催交计划应提交用户批准。
注:
《采购产品催交计划》是利用《采购产品催交状态汇总表》（Exce1电子表）自动形成的，有关操作说明见附录B,
6.2催交计划的动态更新
在催交实施过程中，当供货厂商的工作进度延迟对项目设计、施工进度带来较大或重大影响时，采购工程师应及时修订采购产品催交计划，修订后的采购产品催交计划重新报采购经理审核、项目经理审批。
7催交实施
7.1催交准备
采购工程师应做好如下催交准备工作:
a）熟悉采购合同及技术附件。
b）熟悉设计文件和图纸。
c）供货厂商地址和基本情况。
7.2催交工作执行
采购工程师应按采购产品催交计划规定的催交方式、催交频率，按下列工作项开展催交工作。
7.2.1检查制造前期准备工作
检查制造厂设计、外购和制造网络进度计划、质量计划的编制情况以及进度计划的合理性。
要求供货厂商提供下列资料:
a）设计、外购、制造网络进度计划;
b）质量计划;
c）经营部门、质量部门、技术部门、车间等负责人名单及联系方法;
d）承担加工、制造任务的车间;
e）主要原材料供应商;
f）协作供货厂商名单及外协件清单:
g）出厂文件清单;
h）进度检测方法和报告。
7.2.2催交设计图纸
检查供货厂商的设计进度及图纸状态，核实由供货厂商提交的先期确认图（ACF）、最终确认图（AF）图纸和资料是否己按时发出。
收到供货厂商的ACF图、CF图后，应及时提交设计经理分发给设计工程师。
督促项目设计组及时评审ACF图纸，确认后的ACF图纸及时返回给供货厂商。
7.2.3检查原材料、主要外协件和配套辅机的供货进度
通过询问、查看文件、仓库和车间检查等多种方式，检查原材料、主要外协件和配套辅机的采购、加工和到货情况。
发现问题，应督促供货厂商及时派人赴分供方进行催交。
对交货进度有重大影响的主要外协件和配套辅机，需要时，应对这些分供方进行实地检查、催交，了解进展情况，发现问题及时反馈给供货厂商，要求给出解决方案。
7.2.4检查加工、制造和组装进度
通过询问、查看文件、车间检查等多种方式，检查关键工序是否按制造计划进行;掌握供货厂商车间人力资源情况、机具和工装准备和使用情况，发现问题，及时提请供货厂商解决。
必要时，采购工程师应组织召开催交会议，以解决制造进度方面的问题。
会议期间形成的纪要、协议等，经双方签署后分发给相关方。
7.2.5检查试验和检验工作状态
通过询问、查看文件、车间检查等多种方式，检查设备、材料的试验、检验工作状况和结果。
7.2.6检查包装和标记工作状态
检查供货厂商的包装和标记工作准备情况。
7.2.7检查运输准备情况
检查供货厂商选择运输单位的工作情况，以及运输方案的编制、运输车辆的准备、货运文件的准备情况。
7.2.8检查备品备件情况
通过询问、查看实物等多种方式，检查备品备件的加工情况以及数量是否正确。
7.2.9检查出厂制造资料
按照法律法规和采购合同规定的要求，检查供货厂商应提交的最终交付资料。
7.2.10评估供货厂商制造进度报告
在催交整个过程中，督促供货厂商提交制造进度报告，核实制造进度报告的真实性，客观评价供货厂商的进度计划执行情况。
通过评估及时发现潜在的问题并力求减小对计划进度的影响。
7.2.11编制《催交报告》和《采购产品催交状态汇总表》
《催交报告》、《采购产品催交状态信息表》、《采购产品催交状态汇总表》（跟踪版）的编制要求按本标准第8章进行。
7.3供货厂商进度偏离的处理措施
当发现供货厂商的进度偏离影响货物交货期的任何问题或潜在问题，采购工程师应督促供货厂商采取有效的纠正、补救措施。
当预计交货期要延迟一个月或以上时，采购工程师应分析原因，及时报告采购经理。
必要时，采购经理应向项目经理、项目主管汇报，并采取合理的纠偏措施。
常用进度纠偏措施包括:
a）提高催交等级、催交频度。
b）采购经理、项目经理、项目主管等参与关键的催交活动，加强催交力度。
c）及时召开催交会议，落实进度计划，解决制造过程的技术、资金问题。
d）提请项目设计组在满足性能、质量的前提条件下，为满足项目进度而修改设计、修改技术参数。
e）经项目经理批准，采取其它应急措施（提供奖励、人力资源和设备等）。
f）督促供货厂商加强对分供方原材料、外协件、辅机等的催交力度。
g）提请供货厂商改变加工、制造程序。
h）要求供货厂商自费赶工。
i）要求供货厂商增加人力资源、工装和器具。
J）要求供货厂商一部分工作转（分）包。
k）调整、更新制造进度计划。
8催交报告和记录
8.1催交报告
采购工程师应按照采购产品催交计划进行催交，并按表2要求向采购经理提交《采购产品催交报告》（格式见附录C）。
催交报告以一个采购包为单元形成。
表2催交报告要求
催交等级
E1
E2
E3
E4
催交报告提交要求
1次/周
1次/月
1次/月
时需求
8.2催交记录
采购工程师应利用在催交计划时形成的用《采购产品催交状态汇总表》（Excel电子表）动态汇总所有采购包的催交状态情况，并及时进行更新，将最新的《采购产品催交状态汇总表》（Excel电子表）（跟踪版）发送给进度工程师、采购经理和项目经理等，以便掌握各采购包供货厂商的制造进度情况。
采购工程师在提交《采购产品催交报告》时同步对应输出（格式见附录D）提交给采购经理。
注:
《采购产品催交状态信息表》也是利用《采购产品催交状态汇总表》（Excel电子表）自动形成的，操作说明参见附录B的说明。
9记录
R-GZB0308-1A（（采购产品催交状态汇总表》（Excel电子表）
R-GZB0308-2A《采购产品催交计划》（自动生成的Word合并文档模板）
R-GZB0308-3A《采购产品催交报告》
R-GZB0308-4A（（采购产品催交状态信息表》（自动生成的Word合并文档模板）
采购产品催交信息汇总表
序号
采购包号
采购包名
设备名称
设备数量
重要性等级
厂家名称
制造厂地点
计划交货时间
实际进展
····
采购产品催交计划
编号：
项目号—PP11—版次：
编制日期：
采购包号
采购包名
设备材料
位号
数量
名称
合同信息
制造商名称
制造商地址
签约日期
交货日期
交货月数
交货地点
设备材料重要性等级
催交等级
催交方式
催交人
催交项目及计划安排
催交内容
计划时间
备注
制造计划提交
ACF图纸提交
ACE图确认
CF图提交
原材料签约
原材料到货
外协件到货
制造开始
制造完成
检验放行
货物出厂
货物装运
货物抵达现场
其他要求说明：
计划编制人
采购经理
项目经理
关于采购产品催交计划自动生成的操作说明
《采购产品催交计划》是一个自动形成的文件，具体编制操作是通过《采购产品催交状态汇总表》进行的:
1）在《采购产品催交状态汇总表》（Excel电子表）上导入经审批的《采购包分包表》的相关内容;对己签订采购合同的，再导入与采购包相对应的《采购产品合同信息表》的相关内容。
以建立基本信息。
2）在《采购产品催交状态汇总表》（Excel表）上确定并填“催交等级”、“催交方式”、“催交人”。
3）在《采购产品催交状态汇总表》（Excel表）上做进度计划。
:
对各类催交内容，表中有“计划”、“实际”、“预计”三栏，作为计划只填写“计划”栏。
对需要开展的催交内容填计划时间，对不需要的填“—”
4）用《采购产品催交计划模板》（Word合并文档模板文件），点“合并选项”进行合并操作，将会自动形成《采购产品催交状态汇总表》（Excel表）编辑好的单个采购包的《采购产品催交计划》。
5）打印输出合并后的《采购产品催交计划》，报各级审批签署。
6）审批签署后，将《采购产品催交状态汇总表》（Excel表）（计划版）发布给相关人员。
产品催交报告
项目号—设备和材料类别码+顺序码—ER
项目名称
项目阶段
采购
装置、工序、主项名称
第页
共页
采购包号
采购包名称
供货厂商
催交时间段
货物名称
货物数量
1
设计、外购、制造进度计划编制
2
设计及ACF/CF图等文件资料的提交状态
3
原材料、外协件和配套辅机的供货状态
4
加工、制造和组装状态
5
检验和试验状态
6
包装和标记状态
7
运输准备状态
8
备品备件状态
9
出厂文件资料状态
10
供货进度
测量结果
计划完成%
实际完成%
预计延迟天数
11
供货进度延迟原因分析
因原材料采购拖延
因外协件到货拖延
因制造负荷大拖延
因工装器具拖延
因制造技术拖延
因加工返修拖延
因其他原因拖延
12
要求制造厂商采取的进度纠偏措施
加大对供方的催交
改变加工制造程序
增加人力资源
增加工装器具
自费赶工
部分分包
调整更新进度计划
13
需要采购经理、项目经理采取的进度纠偏措施
参加催交
提供奖励等
14
上次报告后下次催交前预计发生的主要事件
15
其他需要说明的事项
催交报告人签署：
日期：
采购产品催交状态信息表
编号：
项目号—PP12—版次：
催交时间段：
采购包号
采购包名
设备材料
位号
数量
名称
合同信息
制造商名称
制造商地址
签约日期
交货日期
交货月数
交货地点
设备材料重要性等级
催交等级
催交方式
催交人
催交项目及计划安排
催交内容
计划时间
预计时间
实际时间
备注
制造计划提交
ACF图纸提交
ACE图确认
CF图提交
原材料签约
原材料到货
外协件到货
制造开始
当前制造进度
——
制造完成
检验放行
货物出厂
货物装运
货物抵达现场
其他要求说明：
采购工程师签署
日期：
升级会员 