全套行政管理制度.docx

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全套行政管理制度

目录

资产管理制度

固定资产管理制度

个人办公设备管理制度

低值易耗品管理办法

IT设备管理制度及流程

车辆管理制度

二、会务管理制度

三、环境与卫生管理制度

四、安全保卫制度

五、办公室制度

资产管理制度

固定资产管理制度

设备设施管理规范

公用办公设备包括:

复印机、激光打印机、饮水机、办公文具、钥匙、礼品、汽车钥匙由行政部负责保管.传真机由总经理秘书保管.

凡公司购置的资产用于工作范畴、非一次性使用且不会因使用而产生损耗的均列为固定资产。

本公司财产管理由行政指定专人统筹管理，依其性质划分如下：

交通及运输设备：

轿车等

机器设备：

发电机等

电器设备：

彩电、冰箱、空调、等

IT设备：

电脑、服务器等

电子设备：

数码相机、摄录机、投影仪

通讯设备：

交换机、手机、传真机、电话机等

办公设备：

办公桌椅、隔断、资料柜、保险柜、点钞机、打印机/复印机等

其他设备：

装璜设备等

各部门对自行使用的资产负责，出现损坏及遗失应及时报行政部，由各使用部门承担修理费用。

资产因使用不当或人为损坏维修费用由使用部门承担。

个人领用物品由个人负责保管，包括办公桌椅、文件柜、台式电脑、便携式笔记本电脑、便携式打印机、不间断电源、手机、电话机等，非易耗品在离职前需交还公司，发生丢失或损坏需由个人负责赔偿。

设备及资产购置

由使用部门提出申请,其部门领导签批,知会行政部汇总,采购部负责寻找供应商报价并购买,行政入库后发放.

紧急采购由使用部门提出申请,其事业部总经理签批,知会行政,由采购部负责购买.

设备及资产的管理

由使用部门制作固定资产标签,编号后贴在资产可视位置,并报行政登记存档.

将有关说明书、发票复印件和保修卡编号后存档行政部。

设备及资产的报废

由使用部门提出申请,IT部或外修公司认可,其部门领导签批,由行政部负责统一处理.

固定资产管理制度

总则

为切实加强公司固定资产管理，规范固定资产借款报销行为，合理购置、正确使用各类固定资产并提高使用效益，确保公司财产的安全完整，特制订本管理制度。

本制度的具体内容划分为固定资产的分类及折旧、固定资产的购置制度、固定资产管理制度、固定资产报废制度、罚则和附则六部分。

一、固定资产的分类

固定资产系指使用期限超过一年的房屋建筑物、机器设备、办公及电子设备、运输设备以及其他与生产经营有关的经营设备。

不属于生产经营设备的物品，单位价值在2,000元以上，并且使用期限超过两年的，亦列为固定资产。

二、固定资产购置

1．固定资产购置实行预算管理。

年初由各部门编制本部门年度固定资产购置预算，列明拟购置固定资产的名称、型号、生产厂家、具体配置、购置的数量、单价、金额，成套资产应按各组成部分分别编制预算，固定资产预算由行政部、财务部负责审核，IT类设备等固定资产还需IT部共同审核，经公司总经理批准后生效。

批准后的预算作为当年的资产购置依据。

2．各部门的固定资产购置及办公设备的购置，在预算控制额度内由行政部统一办理，由财务部负责审核；采购部负责购买。

3．资产购置应坚持多方询价不少于三方的原则，保证资产购置价格的经济合理。

单批购置固定资产的价值在30万元以上，应公开招标，招标文件及成交合同应报财务部备案。

4．固定资产购置应办理验收登记手续。

各部门固定资产验收由采购部、行政部和各使用部门负责，经过验收合格的资产才能办理报销手续。

验收不合格的设备由采购人员办理退换、索赔、拒付等事宜。

由使用部门制作固定资产标签,编号后贴在资产可视位置,并报行政登记存档.

5．定资产管理卡片必须记录事项有：

名称、资产编号、规格型号、价格、配置、配件、购入日期、生产厂家、验收情况、验收人、使用单位、使用人及备注（反映固定资产维护使用情况）。

固定资产管理卡片一式三份，行政部、财务部和使用部门各持一份。

三、设备设施管理规范

公用办公设备包括:

复印机、激光打印机、饮水机、办公文具、钥匙、礼品、汽车钥匙由行政部负责保管.传真机由总经理秘书保管.

个人领用物品由个人负责保管，包括办公桌椅、文件柜、台式电脑、便携式笔记本电脑、便携式打印机、不间断电源、手机、电话机等，非易耗品在离职前需交还公司，发生丢失或损坏需由个人负责赔偿。

公司各职能部门需有兼职的资产管理员，资产管理员的工作职责：

保障公司资产的安全完整，负责登记固定资产台帐，登记固定资产的使用、变动、报废、处理情况，定期与不定期的对资产进行清查。

并将固定资产的保管落实到具体的责任人，尤其在设备公用时，更应明确保管的责任人，以确保公用设备的正常使用。

各类固定资产的维护手册、保修单据应由行政部统一保管。

仪器和设备等使用人必须事先细读说明书，熟悉其性能，严禁不按照规定进行操作。

固定资产使用部门应对资产进行保养和清洁，确保固定资产处于良好运行状态。

设备的月检工作，由IT部指定专人负责，按公司规定执行。

各类固定资产在使用过程中如需增加器件或进行维修的，应首先与行政部联系，由行政部负责联系维修，IT部负责检查和给出处置意见，采购部负责购置物件,各使用部门配合工作。

公司对固定资产实行定期实物盘点清查，目的是保证固定资产帐、卡、物相符，摸清资产的实际使用现状，保证资产的安全完整。

固定资产盘点清查由行政部、计划财务部和各资产使用部门共同进行，对盘点清查中发现的盈亏和资产毁损，应逐个查明原因，协商提出处理意见，报公司总经理审批，其中涉及的责任人应承担相应的赔偿责任。

盘点清查中发现的闲置资产要查明情况并制订处理计划，帐外资产要做盘盈处理，及时入帐。

部门间调剂使用固定资产，应填写《固定资产内部调剂通知单》（见附件），经使用双方部门经理、综合管理部、财务部签字后，报总经理批准。

由行政部负责对固定资产台帐和固定资产管理卡片进行调整，财务部负责对帐务进行调整。

部门间临时借用固定资产，借入方应填写《固定资产内部借用通知单》（见附件），说明借用资产的名称、借用原因、借用期限等，由借用人和本部门经理签字，交给借出方的部门经理审批，综合管理部备案。

资产管理员应对借出的固定资产进行登记，并负责借出资产的收回。

离职人员在办理离职手续时，所使用的各类固定资产一律退还，资产管理员应负责检查退还资产的配置、配件和相关资料是否完整，了解退还资产的使用状况，如有遗失、人为损坏或配置配件缺失，离职人员应负责赔偿。

若离职人员未退还所有的固定资产便办理了离职手续，其责任由离职人员所在部门的直接领导承担。

人员在公司内部调动，原使用的计算机根据不同情况进行不同的处理，如调入部门有闲置计算机，不需要重新购置的，计算机仍留在调出部门，如调入部门没有闲置计算机，需要重新购置的，应将调出部门的计算机调剂调入部门使用，办理资产使用部门的变更登记。

上资产理管员应对调入调出资产进行检查登记，保证资产的完整性。

固定资产连续停止使用三个月以上，应列为“封存设备”。

对于列入封存的设备，应由设备使用部门书面通知行政部，行政部核实后两日内书面通知财务部，财务部依此停止计提折旧。

待启用时，行政部也须在两日内书面通知财务部，以便恢复提取折旧费；连续停用二年以上的固定资产，应列为“闲置设备"，申请有偿调拨或出售。

各部门如存在闲置、使用率低的资产应及时向综合管理部反映，由综合管理部统一调剂或处理，以提高固定资产的使用效率。

行政部应定期与财务部负责资产的财务人员进行帐目核对。

（暂订为每半年一次）保证帐帐相符。

如出现不符时应编制差异表，注明差异原因。

四、固定资产报废

1．申请资产报废应符合下列条件之一：

a、申请报废的固定资产已超过其使用年限，且不能继续使用；

b、因自然和人为的原因使固定资产受到毁损和丢失，且无法弥补和修复以便继续使用的；

c、由于历史原因，申请报废的固定资产存在重大质量问题，性能低劣且无法修复的；

d、因工艺设置改变和技术进步而遭淘汰，需要更新换代的；

e、申请报废的固定资产虽未超过使用年限，但其实际工作量超过其产品设计工作量，且继续使用易发生危险的。

2．固定资产报废审批权限：

a、固定资产报废，由使用部门提出申请，综合管理部、计划财务部会签后，由总经理审批。

b、固定资产报废无论金额大小，均须到主管税务机关审批后才能执行（除第四十四条第一项）。

3、固定资产报废程序

a、固定资产的报废，需由申请报废的部门完整填写报废单（见附件），注明报废原因，由所在部门经理确认签字。

b、固定资产报废应有相应的技术鉴定，其中IT专用设备由IT部负责鉴定；办公设备、家具、房屋、运输工具及其他由行政部负责组织鉴定。

c、固定资产报废单应交行政部和财务部会签，并按规定审批权限报公司领导审批。

d、“审批意见”一栏签署完毕的“报废单”，分别交行政部、财务部留存。

财务部根据“报废单”办理资产报废帐务处理。

e、报废固定资产应按审批要求及时处理，报废所得收入应交财务部作帐务处理。

个人办公设备管理制度

除公用设备外，个人用手机、笔记本电脑、台式机、商务通等设备管理：

所有新进人员须凭人力资源部的《报到指引》至各部门办理入职手续，领用相关办公用品。

在试聘期内及个人档案未调入公司前不得领用手机、笔记本电脑、商务通等个人办公设备。

各部门人员因办公需要需配备笔记本电脑、手机等设备时，报本部门经理审核，由部门经理统一提交设备需求计划至行政部进行办理。

员工申请的新笔记本电脑，由IT部统一选型，采购部统一购买。

在质保期内，行政部负责进行设备质保.

若设备遗失、损坏、维修、更换零件均由IT部检验.若因个人保管不当造成损失,由个人承担费用,请大家妥善保管。

如不需长期配备笔记本的员工，因某一时段临时需求，可由部门经理进行协调，向行政部申请借用旧机器，借用的部门经理需对机器负责。

员工离职时，须退还借用的办公设备，退还的设备除自然损耗，不得有任何人为损坏的现象，若经发现，退还使用人修复后返还。

如员工需购买这些设备可与行政部进行协商，公司将优惠出售。

对于公用办公设备及PC机，由公司行政部统一进行维护及保养。

低值易耗品管理办法

总则

为加强低值易耗物品管理，严格控制行政费用开支，特制定本办法。

2、低值易耗品范围 

本办法管理之低值易耗品范围为公司办公用品、印刷品、办公室、汽车用清洗用品及劳动保护品等。

单价为2000元以下，使用年限为1年以上。

3、管理体制 

公司行政部为低值易耗品之管理部门。

采购部负责采购，财务部为核算监督部门。

行政部设立物品明细帐和库存统计表进行管理。

4、物品的采购、入库 

凡公司或部门需采购之物品，均须填写采购单，经公司或部门负责人审批，由行政部汇总编制计划，行政经理批准后方可购进。

采购本着节省成本、价廉物美、急需办原则，不得谋私利。

采购物品后，办理入库手续，填制有关物品帐目；凭发票和入库单向财务部报销。

5、物品领用与管理 

在库物品由行政部负责保管，指定专人管理。

在库物品，按月或按季节定期盘点，填写库存统计表，注明盈亏值，说明原因，报财务检核。

公司制定各级人员低值易耗品的须用标准和使用期限，并定期改进，依据各部门的工作特点适当变通。

公司发放物品定期在（每月的3-5号）一次性领用，每月25日各部门统一提交采购单。

公司制定劳保用品发放标准和使用期限，定期向有关员工发放。

行政部应定期统计物品采购、库存、发放、使用情况。

在满足保证办公效率情况下，使库存资金最小化，压缩行政费用。

七、附则 

本制度由行政部解释、补充、执行，经公司总经理批准颁行。

IT设备管理制度

一、目的

规范化管理公司IT及其外围设备，安全、高效、合理使用相关资源。

二、范围

本管理制度适用于公司IT及相关设备：

■台式机（主机＋显示器）；

■笔记本；

■存储设备（U盘、移动硬盘等）；

■刻录设备；

■电话；

■打印机；

■服务器

■交换机

■其他计算机外部相关设备。

职责

■行政部负责本制度的维护及解释；

■IT部负责IT设备管理、维护及升级；

■IT部负责IT设备采购选型，行政部负责分配、调剂等；

IT设备资源领用流程

■模板：

员工资源配置申请单；

■说明：

此流程适用于员工到岗领用工作设备或更换工作设备。

申请人经部门负责人明确岗位及相关权限资源配置情况后，至IT部明确软硬件资源配置情况，至行政部领取相关设备，申请人确认相关资源到位后（软硬件功能实现由IT部协助申请人完成）签字确认并交由人力资源部存档。

IT设备资源注销流程

■模板：

员工资源注销申请单；

■说明：

此流程适用于员工离职或更换工作设备。

申请人经部门负责人明确相关权限资源回收情况后，至IT部回收相关权限并检查硬件资源使用情况，然后至行政部归还相关设备，行政部签字确认后，并交由人力资源部存档。

IT设备借用归还流程（共用设备临时使用）

■模板：

IT设备借用&归还申请单；

■说明：

此流程适用于员工借用归还IT设备；

IT设备领用退回流程（个人领用工作辅助设备）

■模板：

IT设备领用&退回申请单；

■说明：

此流程适用于员工领用退回IT设备；

IT设备归还流程

■模板：

IT设备借用&归还申请单

■说明：

此流程适用于员工归还IT设备；

设备维修流程

■模板：

设备维修申请单

■说明：

此流程适用于公司内部所有IT及其外围设备；

十、IT设备使用规范

1．台式机

■上下班正常开机、关机；

■XX严禁使用他人机器；

■严禁私自修改计算机名（规范的计算机命名，由IT部提供）；

■严禁私自设置IP地址；

■严禁随意拨弄、拆卸、搬动任何计算机及相关配件（键盘、鼠标）；

■严禁私自格式化硬盘及破坏操作系统；

■严禁私自安装与工作无关的软件；

■必须安装指定使用的操作系统（Win2000Professional，确有需求向IT部门申请）；

■XX严禁私自脱离公司局域网环境；

■台式机严禁私自安装防火墙软件（如有需求向IT部申请）；

■XX严禁将领用设备给他人使用；

■定期修改域用户口令，口令必须8位以上（含字母及数字）；

■XX严禁将域用户口令告知其他任何人；

■严禁在工作时间听音乐、观看影视、小说等；

■严禁在工作时间内玩游戏；

■严禁随意共享文件夹（共享文件夹必须指定到专人）；

■必须安装公司指定的防杀毒软件（Mcafee）；

■接收到杀毒软件升级通知后，必须及时升级防杀毒软件；

■IT部有权定期格式化并重新安装操作系统；

■IT部有权定期抽检计算机的软硬件配置。

笔记本

■严禁私自拆卸笔记本；

■严禁私自更换笔记本部件；

■严禁私自格式化硬盘及破坏操作系统；

■必须安装公司指定使用的操作系统（Win2000Professional）；

■严禁私自修改计算机名（规范的计算机命名，由IT部提供）；

■严禁在工作时间听歌、观看影视、小说等；

■严禁泄漏公司资源；

■必须安装防火墙软件；

■必须安装公司指定的防杀毒软件（Mcafee）；

■接收到杀毒软件升级通知后，必须及时升级防杀毒软件；

■借用笔记本需及时归还公司；

■归还笔记本内不允许存有任何资料；

■严禁将笔记本借给任何其他人使用；

■IT部有权定期格式化并重新安装操作系统；

■IT部有权定期抽检笔记本的软硬件配置。

存储设备（移动硬盘、硬盘、U盘等）

■严禁私自携带任何个人存储设备进入公司（一经发现立即没收，并根据情节上报公司处理）；

■严禁将领用的存储设备借给其他任何人使用。

刻录设备

■除刻录部门外（IT部及授权部门），其他部门一律禁止领用刻录光盘；

■除刻录部门外（IT部及授权部门），其他部门一律禁止使用刻录设备；

■需要刻录的资料必须经过部门经理/主管确认；

■若部门经理/主管不在公司，可电话、E-mail确认，回司后需补填确认栏，否则禁止刻录；

■需要刻录资料的部门需提前一到两个工作日预约；

■如有特殊情况，刻录管理部门可授权刻录使用。

打印机及电话

■部门领用的设备由部门经理负责资源的安全使用；

■部门经理负责指派专人保管和维护本部门的设备；

■IT部定期提供电话话费清单给行政部；

■IT部不定期抽检设备使用情况，并有权对违规使用处罚；

车辆管理制度

为加强本公司车辆的保管及有效运用，特制定本制度。

本公司的车辆由行政部管理，司机负责保养工作。

车辆应由专职司机驾驶，需由他人驾驶时，应善尽驾驶人责任。

后勤主管应定期检查及保养，以维持机件寿命，确保行车安全。

车辆的有关证件及保险资料统由行政部保管，并负责一切违规费的缴纳及维修。

各部门需要使用车辆时，应提前填写“用车申请单”，经核准后调派。

禁止无单出车。

“用车申请单”应详细写明用车事由、时间、码表公里数等。

各部门用车办公时，应依照下列规定办理：

车辆为运送公司物资及公务用车的专用车辆。

车辆不得运载任何与业务无关的员工或物品。

车辆行前应特别注意安全检查。

车辆行车途中应注意安全驾驶及遵守交通规则，若有违规罚款，由驾驶员自行承担。

司机根据《用车申请单》的资料于每月填写月报呈行政助理审核并核对实际里程。

《用车申请单》上所记载里程数应与车辆里程表相符，不符的数应由司机缴纳差数里程的汽油费及其它相关费用。

经批准的非公用车，应负担其使用里程的油资，由申请人于事后连同车执照、钥匙一并交行政助理处，经行政助理核对认可。

车辆驶回后应停放在公司指定场所，并将车门锁妥，钥匙交于行政助理处。

车辆肇事处理办法

本公司车辆肇事除法令规定外，悉依本办法处理。

下列各款均为肇事：

汽车（机车）相撞或为他种车辆相撞，致双方或一方有损害伤亡者。

汽车（机车）撞及人畜，路旁建筑物及其他物品，致有损害伤亡者。

汽车（机车）行使倾倒，及他人故意置障碍物于路中，因撞及或倾翻，致人或车辆有伤亡的损害者。

汽车（机车）行驶遭受意外的事变，如公路、桥梁、隧道突然崩蹋，损坏致人或车有伤亡的损害者。

本办法所称损害，包括足以致本公司遭受任何的轻微损失及请求保险理赔。

肇事发生后迅速以电话通知公司并二天内以书面请求理赔及填汽车肇事报告表呈报部门经理外，若车辆有较大的损害，人员有严重伤亡时，通知总经理协助处理。

肇事的处理

肇事时：

行政部接获肇事通知时，应立即向总经理报告，并迅速往肇事地点查勘处理。

应先急救伤患，而后查勘现场。

尽量寻觅目睹肇事的第三者作证，并记明姓名住址。

肇事报告表应填下列事项，勘查现场时犹应注意。

肇事地点，时间、气候。

肇事原因（研判现场影响肇事因素动与静物的状态及车辆和行人进行方向与位置等情形）

肇事车号（包括对方车）。

驾驶（包括对方车）姓名住址者。

损害情形（包括对方车及乘客财产的损失）。

伤亡人员姓名地址及伤亡原因与情形和救护的方法。

现场图的绘型及摄影（测量肇事车长，车宽及其轮位与路面各点，线边和刹车痕长度同遗落在现场的各种碎片和尘土及血迹物等正确的位置与距离）。

因公务原因，本公司汽车肇事责任，由本公司主管会议签定，开会时将提前通知该案肇事驾驶员列席，亦可籍以申办。

因私用车，而发生的肇事责任，一律由当事人自行承担。

肇事过失的处分

肇事驾驶员除负责刑事民事责任，违章部分外出过失的处分依本章规定办理。

经本公司签定其应负肇事责任者按其肇事理赔次数，依下列规定予以处分。

一次理赔总数

肇事处分

备注

初次

一次

两次

三次

四次

五次

5000以下

一年内

5000-10000

二年内

10000-60000

三年内

60000以上

肇事后经法院判决缓刑者，准予留用，经判决徒刑者，自判决之日起予以解雇，并令其赔偿肇事应付的金额。

肇事后畏罪潜逃者，除请司法机关缉办外，并即予解雇。

因犯上项处分表将停止车辆使用权。

肇事赔偿

行车肇事责任判明后，如当事双方愿成立和解，得当场查明损害赔偿依下列规定分别处理：

责任属于对方车辆或行人的过失，保险公司概不负赔偿之责。

肇事责任属于公司驾驶员的过失，其赔偿款项由保险公司负担，但若肇事赔偿金额超过保险金额时，其超过金额须由各该汽车使用人负担。

肇事责任属于公司驾驶员与对方驾驶员或第三者共同过失的，按各方应负责任之比率分担，其损害赔偿照前款办理。

肇事后对方车辆逃逸能制止而未制止，或对方车号能注意而未注意，致使肇事责任无从判明或追究者，所造成的损害赔偿，由肇事驾驶员负责照第二款办理。

司机（车辆使用者）管理规定

司机（车辆使用者）必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则，安全驾车。

并应遵守本公司其他相关的规章制度。

司机（使用者）应爱惜公司车辆，并负责注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件，每月至少用半天时间对车辆进行检修，确保车辆正常行驶。

司机（使用者）要保持车内清洁，并负责保持车外和引擎的清洁。

出车前，要例行检查车辆的水、电、油及其它性能是否正常，发现不正常时，要立刻加补或调整。

司机（使用者）发现车辆有故障需检修时，应立即报告行政助理，并提出具体的维修意见（包括维修的项目和大致所需的经费等）。

未经批准，不许私自将车辆送厂维修。

出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或危险地段停车。

离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。

使用者对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。

晚间开车要注意休息，不准开疲劳车，不准酒后驾车。

使用者驾车时一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车（包括高速、爬头、紧跟、争道、赛车等）。

使用者因故意违章或证件不全被罚款的，费用不予报销。

违章造成后果由当事人负责。

车内不准吸烟。

本公司员工在车内吸烟时，应有礼貌的制止；公司外的客户在车内吸烟时，可婉转告知本公司赔同人，但不能直接制止。

司机对客户要热情、礼貌，说话应文明。

车内客人谈话时，除非客人主动搭话，不准随便插话。

上班时间内司机未被派的，应随时等候出车。

不准随便乱窜其他办公室。

有事确需离开的，须告知主管，经批准后方可离开；用车外出回来，应立即到主管处报到。

司机对主管人员的工作安排，应无条件的服从，不准无故拖延或拒不出车。

对工作安排有意见的，事后可向上级反映。

司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时通知主管，并说明情况。

不论什么时间，司机必须打开手机。

情况特殊的，事后说明原因。

下班后，应将车辆停放指定地点保管，不准私自用车。

未经领导批准，不得将车辆随便交给他人驾驶或练习驾驶；严禁将车辆交给无证人员驾驶；任何人不得利用公司车辆学开车。

司机全年安全行车，未出交通事故的，给予奖励500元。

非专职司机驾驶车辆，必须签订车辆使用合同书及安全责任书，详见下页。

车辆使用合同书

南京朗坤自动化有限公司（简称甲方）

车辆使用者（简称乙方）

双方就汽车使用事宜签定如下合同：

甲方：

提供性能良好、外观、内饰、设备齐全的色型车辆，车号。

为该车缴纳车船税、购置附加税、养路费、年检费。

负责机动车和第三者责任保险，保险条款及保险理赔项目，以南京市人民保险公司规定条款为准。

第三者责任保险最高限额------万元人民币。

超过限额部分由乙方自负。

乙方发生车辆事故，于12小时之内通知甲方，甲方协助办理保险理赔手续，理赔不足部分由乙方承担。

乙方：

车辆使用为正常工作，不得非法载客运营，不得转租转接借他人，不