Microsoft Project 用法指南.docx
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MicrosoftProject用法指南
GuideforProject
1MicrosoftOfficeProjectStandard2007的十大优势
MicrosoftOfficeProjectStandard2007将可用性、强大的功能和灵活性完美地融合在一起，为您提供了可靠的项目管理工具，以便您可以更加有效且高效地管理项目。
通过与熟悉的MicrosoftOfficesystem程序、功能强大的报表、引导性计划以及灵活的工具进行集成，您可以对所有信息了如指掌，控制项目的工时、日程和财务，与项目工作组保持密切合作，提高工作效率。
下面是使用OfficeProjectStandard2007的主要理由：
1．1有效地管理和了解项目日程。
使用OfficeProjectStandard2007设置对项目工作组、管理和客户的现实期望，以制定日程、分配资源和管理预算。
通过各种功能了解日程，这些功能包括用于追溯问题根源的“任务驱动因素”、用于测试方案的“多级撤消”以及用于自动为受更改影响的任务添加底纹的“可视化单元格突出显示”。
1.2快速提高工作效率。
项目向导是一种逐步交互式计划辅助工具，可以帮助您快速掌握项目管理流程。
该工具可以根据不同的用途进行自定义，它能够引导您完成创建项目、分配任务和资源、跟踪和分析数据以及报告结果等操作。
直观的工具栏、菜单和其他功能使您可以快速掌握项目管理的基本知识。
1.3利用现有数据。
OfficeProjectStandard2007可以与其他MicrosoftOfficesystem程序顺利集成。
通过将MicrosoftOfficeExcel和MicrosoftOfficeOutlook中的现有任务列表转换到项目计划中，只需几次键击操作即可创建项目。
可以将资源从MicrosoftActiveDirectory或MicrosoftExchangeServer通讯簿添加到项目中。
1.4构建专业的图表和图示。
“可视报表”引擎可以基于Project数据生成Visio图表和Excel图表的模板，您可以使用该引擎通过专业的报表和图表来分析和报告Project数据。
您可以与其他用户共享您创建的模板，也可以从可自定义的现成报表模板列表中进行选择。
1.5有效地交流信息。
根据负责人的需要，轻松地以各种格式显示信息。
您可以设置一页日程或其他报表的格式并进行打印。
使用“将图片复制到Office向导”可以顺畅地将Project数据导出到MicrosoftOfficeWord中以用于正式文档，导出到OfficeExcel2007中以用于自定义图表或电子表格，或者导出到MicrosoftOfficePowerPoint中以用于清晰演示文稿。
1.6进一步控制资源和财务。
使用OfficeProjectStandard2007，您可以轻松地为任务分配资源，还可以调整资源的分配情况以解决分配冲突。
通过为项目和计划分配预算，可控制财务状况。
通过“成本资源”，可改进成本估算。
1.7快速访问所需信息。
您可以按任何预定义字段或自定义字段对Project数据进行分组。
这样会合并数据，使您可以快速查找和分析特定信息，从而节约了时间。
可以轻松标识项目不同版本之间的更改，因此您可以有效地跟踪日程和范围的更改。
1.8根据需要跟踪项目。
可以使用一组丰富的预定义或自定义衡量标准来帮助您跟踪所需的相关数据（完成百分比、预算与实际成本、盈余分析等）。
您可以通过在基准（最多11个）中保存项目快照来跟踪项目进行期间的项目性能情况。
1.9根据需要自定义Project2007。
可以专门针对您的项目调整OfficeProjectStandard2007。
可以选择与您的项目日程集成的自定义显示字段。
还可以修改工具栏、公式、图形指示符和报表。
XML、MicrosoftVisualBasicforApplications（VBA）和组件对象模型（COM）加载项有助于数据共享和创建自定义解决方案。
1.10在需要时获得OfficeProject2007帮助。
OfficeProjectStandard2007为新手和有经验的用户提供了丰富的帮助内容。
它包含强大的帮助搜索引擎、智能标记以及向导。
进一步增强了对培训课程、模板、文章等的在线访问功能（需要Internet连接）。
2企业项目管理解决方案概述
目管理解决方案概述–EnterpriseProjectManagement通过战略协作产生商业价值
MicrosoftOffice企业项目管理（EPM）解决方案适用于具有以下需求的组织：
在项目之间和项目经理之间需要有充分的协调和严格的标准化、需要集中管理资源或者需要对项目和资源情况进行更高级别的报告。
介绍在充满竞争的商务环境下，是否能够有效地针对战略目标安排资源和业务活动，将决定您的组织是成功还是勉强生存。
要完成战略安排，组织越来越多地将它们的活动和流程作为项目来管理——实际上就是将业务“项目化”——执行进行更加严密的监控，针对总体的组合工作包作出更好的决定。
通过对项目进行透明且准确的计划和跟踪，组织就能够更加快速地对瞬息万变的业务环境的要求作出反应。
企业项目管理的战略安排
能够实现您的战略目标的技术必须足够强大以支持您的核心业务，同时还必须能够变通以适应您已有的流程。
MicrosoftOffice企业项目管理（EPM）解决方案提供了此基础架构，所以您的组织能够更好地了解和控制自己的项目群，同时还提高了生产效率、缩短了周期、降低了成本和提高了质量。
返回页首将项目作为群体来管理以更好地进行决策通过不断地对符合公司战略的项目进行识别、分级和投资来更有效地管理公司的项目群。
这样，您就能保证公司的努力都用在能对业绩作出贡献的活动上。
MicrosoftOfficeEPM解决方案使您能够通过以下方法有效地管理您的项目群：
•通过图形化显示关键业务量度的卷动记分卡报表，合理地评估项目状态并迅速确定有风险的和表现不佳的项目。
•与其他关键信息一起，将关键项目数据作为Web部分集成到执行级的控制板上，从而更全面地查看您的业务。
•使用强大的分析工具来确定趋势和问题区域，从而更深入地了解您的所有项目的表现。
•使用“假定”方案模式功能来比较影响并评估战略，以降低风险。
返回页首优化组织的资源以获得持久的能力人是您的组织中最有价值的财富,常常也是昂贵的财富。
要最大限度的提升生产效率、实现成本效益，将合适的人分配到合适的项目组就变得极为重要。
尽管如此，要管理整个组织内部的人确实十分复杂。
资源信息经常都在各个部门的掌握中，要准确预测短期或长期的资源需求因此变得十分困难。
缺乏对所有员工的技术和可用性的完整了解，该组织就无法从战略的角度雇用、部署和开发符合项目群要求的资源。
MicrosoftOfficeEPM解决方案拥有强大的资源管理功能，能够协助您从在雇员身上的投资中获得最大化的回报。
•通过准确并持续地追踪资源的使用以及工作量，更好地评估整个项目的资源效率和活动性。
•使用人员工具将高绩效项目组集合起来，人员工具能够帮助您的组织从中心资源库优化资源安置和分配。
•通过预测短期或长期的资源容量以及项目需求，有效地决定雇用需求。
简化项目管理表现以获得竞争优势无论提供的是产品还是服务，所有的组织都需要满足项目的最后期限、控制项目预算和达到决策者的期望。
要保持客户的满意度、达到他们的期望，项目就不能有错误或延迟。
为了保持竞争优势，越来越多公司通过不断地缩短周期、降低成本和控制质量来改进项目交付以取得主动。
经验丰富的员工、标准化的流程和出色的技术经过有效的项目管理来统一和推动，都是取得主动所不可或缺的。
MicrosoftOfficeEPM解决方案能够帮助您的组织简化项目管理流程以实现更好的表现：
•通过获取和部署最佳的方法并不断地改进流程来达成整个公司的一致，以及获得更高的项目提交效率。
•通过创建能反映真实的进度表、资源需求以及预算的计划，持续性地完成项目目标并取得更高的客户满意度。
•通过项目表现、问题以及风险跟踪能力，达到对项目的更深层次的管理和控制。
•通过在已有的项目管理流程中集成标准化的方法，满足政府要求以及强制性要求。
强化企业内部协作以提高生产效率有效的沟通是项目成功的基础。
通过明确的沟通流程，工作组成员可以共享知识，通过平稳的协作完成任务和应交付的项目，还能对变化作出快速的反应。
尽管如此，项目组变得越来越分散——不管是在组织结构上还是在地理位置上——将影响生产效率，并且提高对能有效连接工作组成员以保持协调性及质量的技术的要求。
MicrosoftOfficeEPM解决方案提供了一个基础结构，它能够强化组织各层次间的协作和可靠性。
•向管理人员以及项目组提供基于Web的实时关键业务项目数据的访问能力，这样他们就能通过综合考虑作出及时的决定。
•使工作组成员能够更轻松地使用熟悉的工具（如Web和电子邮件）进行项目管理、项目跟踪和项目汇报，从而使得他们更多地参与到项目的管理当中去。
•通过中心跟踪系统的使用，使得项目组能够记录、分配和解决问题，从而实现更高的可靠性。
•通过使用带有版本和编辑控制的中心文档库，对项目相关的应交付工作进行联合开发和组织，从而获得更高的质量和效率。
推动商业价值MicrosoftOfficeEPM解决方案建立的基础平台十分灵活，您能够对其进行定制来支持已有的工作并与您的业务系统相结合，从而获得当前技术投资的最大回报。
通过MicrosoftOfficeEPM解决方案，您的整个组织都能够协同工作以不断地改进流程、提高效率、促进知识的共享，使您的投资能够带来稳定的回报。
若想了解更多信息，请单击构成EPM解决方案的技术。
3MicrosoftProject操作指南
3.1创建任务
您可以创建任务 （任务：
一种有开始日期和完成日期的操作。
项目计划由任务组成。
），以将项目工时 （工时：
对于任务，是指完成任务所需的人员总数。
对于工作分配，是指分配给资源的工时量。
对于资源，是指为完成所有任务而分配给资源的总工时量。
工时不同于任务工期。
）分解为更小的部分。
为了最有效地定义任务，请考虑以下准则：
∙将任务分解为所要跟踪的细节的级别。
对于风险较大的区域，应该进行更详细地分解。
∙确保任务具有明确的完成条件。
∙定义短于总体项目工期的任务。
任务越短，估计时间和资源越容易。
∙避免将休假或培训等事项定义为任务。
您要做什么？
∙创建新任务
∙创建多个新任务
∙创建新的周期性任务
创建新任务
a在“视图”菜单上，单击“甘特图”。
b在“任务名称”域中，在任务列表的末尾键入任务名称。
通过选择想要新任务出现的位置下面的行，可以在现有的任务之间插入任务。
在“插入”菜单上单击“新建任务”，然后在插入的行中键入任务名称。
在插入任务后，任务ID将自动重新编号。
c按Enter。
您可以使用大纲 （大纲：
项目的分层结构，显示某些任务如何进行调整以适应更深层次的任务分组。
在Project中，子任务缩进在摘要任务下。
）在输入任务时组织日程 （日程：
项目内任务的时间安排和次序。
日程主要包含任务、任务相关性、工期、限制和面向时间的项目信息。
），也可以等待输入完所有的项目任务再进行组织。
对项目日程使用大纲可以简化其组织，因此项目更易于创建、管理和维护。
创建多个新任务
如果要一次添加多个带有资源分配 （工作分配：
分配给特定任务的特定资源。
）和任务相关性 （任务相关性：
两个链接任务之间的关系；通过完成日期和开始日期之间的相关性进行链接。
有四种任务相关性类型：
“完成-开始”（FS）、“开始-开始”（SS）、“完成-完成”（FF）和“开始-完成”（SF）。
）的任务，使用“任务窗体”视图将此信息输入项目很有帮助。
a在“视图”菜单上，单击“甘特图”。
b在“窗口”菜单上，单击“拆分”。
窗口拆分为在顶部显示“甘特图”视图，在底部显示“任务窗体”视图。
c在“甘特图”视图中，单击任务列表末尾的第一个空行。
d在“任务窗体”视图中，键入要在“名称”框中创建的任务的名称。
f在“工期”框中，键入任务工期。
g如果希望任务工期保持固定（不因资源分配而变化），请选中“投入比导向”复选框，使任务成为投入比导向任务。
h在窗体列中，输入任务的详细信息（例如分配的资源和前置任务）。
i单击“下一个”保存新任务并移动到“甘特图”视图中的下一行。
注释 不能使用“任务窗体”视图在项目中输入子任务。
子任务是在组织项目时通过项目降级和升级创建的。
创建新的周期性任务
在项目中，可能有些任务会在整个项目过程中重复进行。
根据任务的性质，可以将它们输入为常规任务或周期性任务 （周期性任务：
在项目进行期间重复发生的任务。
例如，您可将每周状态会议定义为周期性任务。
）。
如果任务不是定期重复，则在每次该任务出现时，与输入任何其他任务一样输入该任务。
如果它确实定期重复，则将其输入为周期性任务。
a在“视图”菜单上，单击“甘特图”。
b选择要在其下显示周期性任务的那一行。
c在“插入”菜单上，单击“周期性任务”。
d在“任务名称”框中，键入任务名称。
e在“工期”框中，键入任务单次出现的工期。
f在“重复发生方式”下，单击“每天”、“每周”、“每月”或“每年”。
g指定任务发生频率，选中一周中任务发生的每一天旁边的复选框。
h在“重复范围”下的“开始时间”框中输入开始日期。
如果未在“开始时间”框中输入日期，Project将使用项目开始日期。
i单击“共发生”或“结束日期”。
o如果单击了“共发生”，请键入任务的重复次数。
o如果单击了“结束日期”，请输入希望重周期性任务结束的日期。
j如果要向任务应用日历，请在“排定此任务所用日历”下面，选择一个资源日历。
如果不想应用日历，请确保从“日历”列表中选择“无”。
提示 如果想要应用日历，但是不想将日历与任务的日程排定相关联，请选中“排定日程时忽略资源日历”复选框。
注释
∙在插入任务之后，任务标识号将自动重新编号，“标记”列中将出现周期性任务标记 （标记：
一些小图标，表示“标记”域中显示的任务或资源的信息。
“标记”域位于“标识号”域的右侧，并出现在许多表中。
）
。
∙如果周期性任务发生在任意非工作 （非工作时间：
资源或项目日历中指定的不能进行任务排定的小时数或天数，因为此时不能进行工作，所以Project不应在此时排定任务。
例如，非工作时间可以包括午餐时间、周末和节假日。
）日，Project将询问您是否要重新安排任务的发生日程。
∙如果通过在“资源名称”域中键入资源名称，从而将资源直接分配给某个周期性摘要任务，那么在任务发生时，资源将被分配给重复性任务的总工时，而不是分配给单个周期性任务。
3.2创建项目预算
为项目创建预算可以让项目经理指定项目的最大容量，以使用资金、执行工作或使用材料。
步骤1：
为项目创建预算资源
步骤2：
将预算资源分配给项目摘要任务
步骤3：
为预算资源输入值
步骤4：
按照预算类型将资源成本分类
步骤5：
将资源分组以查看它们与预算的具体比较情况
概述
要为项目创建预算，需要执行以下五项任务：
第一，创建代表项目的整体预算的预算资源（预算资源：
预算资源记录项目要消耗的金钱、工时或材料单位的最大数量。
只能通过将预算资源分配给项目摘要任务，将预算应用于项目级别。
），包括成本、工时和材料的预算资源。
第二，将预算资源分配给项目摘要任务。
这样一来，预算应用于整个项目。
第三，为预算资源输入值。
第四，确定项目中要跟踪的其他资源，并依据整体预算资源对这些资源进行度量。
确定这些资源的方法是，按照度量它们所依据的预算类型，将所有这些资源（包括预算资源）进行分组。
第五，按照资源所属的预算类型将所有资源分类后，将资源分组，以查看它们与为项目设置的整体预算的具体比较情况。
步骤1：
为项目创建预算资源
作为如何为项目创建预算的例子，假设您想创建三个预算资源，名称分别为预算-差旅、预算-人力和预算-材料。
在步骤4中对资源进行分类时，您为这些预算资源指定的名称将帮助您将它们与项目中的其他资源相区分。
在资源工作表上，创建三个将用作项目预算资源的资源。
对于每个预算资源，单击“资源信息”。
在“资源信息”框中，通过单击“类型”列表中的类型然后选中“预算”复选框来创建所需的预算资源类型。
单击“确定”。
步骤2：
将预算资源分配给项目摘要任务
要显示为整个项目分配的预算，您必须将所有预算资源分配给项目摘要任务：
在“视图”菜单上，单击“甘特图”。
单击“工具”菜单上的“选项”，然后单击“视图”选项卡。
在“大纲选项”部分中，单击“显示项目摘要任务”。
单击“确定”。
选择项目摘要任务，然后单击“分配资源”。
在“资源名称”域中，选择您在第一步中创建的预算资源，然后单击“分配”。
提示：
如果有许多不同类型的资源，但只想显示预算资源，则单击“资源列表选项”。
选中“筛选依据”下的复选框，然后单击列表中的“预算资源”。
将预算资源分配给项目摘要任务后，单击“关闭”。
步骤3：
为预算资源输入值
在“视图”菜单上，单击“资源使用状况”。
在“资源使用状况”视图中，通过首先为“预算成本”和“预算工时”域插入列来输入预算值：
在“插入”菜单上，单击“列”。
在“域名称”框中，单击“预算成本”，然后单击“确定”。
重复以上两步，以便为“预算工时”域插入列。
提示：
如果资源分配被隐藏，则单击任务的大纲符号以显示资源分配。
在代表项目摘要任务的行上，输入成本和工时预算的值。
注释：
请记住，“预算工时”域包含工时资源和材料资源的值。
对于工时资源，预算按小时计算。
对于材料资源，预算按照为材料资源创建的材料标签计算。
例如，具有材料标签吨的混凝土预算值20在“预算工时”域中显示为20吨。
您还可以通过使用“资源使用状况”视图的时间分段（时间分段：
随时间分布的任务、资源或工作分配信息。
可在“任务分配状况”和“资源使用状况”视图右侧的域中查看任何时间段中的时间分段信息。
）部分为特定的时间段输入预算工时量和预算成本数额。
此方法在您想指定（举例而言）要在项目的整个工期内每月都分配一定金额的资金时很有用。
在“格式”菜单上，单击“详细样式”。
在“可用域”框中，单击“预算成本”，然后单击“显示”。
重复以上两步，以便为“预算工时”域插入列。
单击“确定”。
“预算工时”和“预算成本”域将显示为行。
输入每个时间段的预算值。
请记住，您只能为项目摘要任务输入值。
步骤4：
按照预算类型将资源成本分类
在此步骤中，您需要按照每个资源所属的预算类型将所有资源（包括预算资源）进行分类。
为此，您需要创建一个自定义文本域，其中包含每个预算类型的标识词或短语。
按这种方式将每个资源分类后，在下一步也是最后一步中，您需要将预算类型进行分组，以查看它们与整体预算的具体比较情况。
在“视图”菜单上，单击“资源工作表”。
创建一个自定义文本域，该域将包含资源所属的预算类型的标识词或短语：
在“工具”菜单上，指向“自定义”，然后单击“域”。
在“自定义域”对话框中，单击“资源”，然后在“类型”列表中单击“文本1”（或任何其他从“文本1”到“文本30”的文本域）。
单击“重命名”以重命名此域，以反映您想分组的预算类别，例如预算类型。
选择“下滚除手动输入项以外的内容”选项，然后单击“确定”。
将自定义的资源文本域添加到“资源工作表”视图中。
在“资源工作表”视图中，对于每个资源（包括预算资源），在自定义域中键入标识该资源预算类型的标识词或短语。
例如，对于项目中积极执行任务的每个人，您可以使用人力一词来指示预算类型。
对于每个材料资源，您可以使用材料一词。
对于涉及到差旅的每个成本资源，您可以使用差旅一词。
注释：
请务必将这些相同的分类词或短语用于分配给项目摘要任务的预算资源，以及用于单个工时、材料和成本资源。
图例说明
①名为预算类型的自定义域已被添加到资源工作表中。
②所有差旅资源（包括名为预算-差旅的预算资源）被分类为属于相同的预算类型。
您已在自定义域中键入的分类词和短语将在下一步中用于分组。
步骤5：
将资源分组以查看它们与预算的具体比较情况
在“视图”菜单上，单击“资源使用状况”。
在“项目”菜单上，指向“分组依据”，然后单击“自定义组”。
在“自定义组”对话框中，在“域名称”列中单击您在步骤4中创建的自定义资源文本域的名称，然后单击“确定”。
资源按预算类型分组。
现在，您可以查看资源的成本与您在步骤3中为项目设置的整体预算的具体比较情况。
图例说明
①整个项目中的工时总预算。
②项目上所有资源的总工时量。
分配的工时超过预算24小时。
③分配给丽秋的工时量。
3.3为项目添加资源
传统上将资源定义为用于完成构成项目的各任务的任何人员、设备和材料（材料资源：
可消耗的材料或供应品，例如混凝土、木材或钉子。
）。
您可以向项目添加的其他类型的资源包括：
企业资源
每个企业资源都包含在整个单位的资源列表中；因此，可以跨多个项目共享其中的每个资源。
通常，由管理员（管理员：
负责设置和管理用户帐户、分配权限、帮助用户解决网络或服务器访问问题的人员。
该人员还可以管理和自定义ProjectProfessional和ProjectServer中的各种元素。
）管理企业资源列表，而每个项目经理可根据需要将这些资源添加到其项目中。
非企业资源
非企业资源（即本地资源）不包含在整个单位的资源列表中。
任何其他项目经理都不能在其项目中使用您的非企业资源。
常规资源
常规资源用于指定项目的人员需求，如木匠和开发人员或资源工作组。
3.3.1向项目添加企业资源
a在“工具”菜单上，单击“自企业建立工作组”。
b在“自企业建立工作组”对话框的“现有筛选器”框中，单击要应用的筛选器（筛选器：
指定在视图中将显示或突出显示的任务或资源信息。
例如，如果您应用“关键”筛选器，则会仅显示关键任务。
）。
筛选后的企业资源列表将显示在“企业资源”列中。
已分配给项目工作组的任何资源都将列在“项目资源”列中。
c若要搜索在某个特定时间范围内可工作特定小时数的资源，请选中“可以使用”复选框。
输入需要资源工作的时间量，然后在“从”和“到”框中选择日期范围。
d在“企业资源”列中，单击要添加到项目中的企业资源，然后单击“添加”。
若要选择多个资源，请在按住Ctrl的同时单击每个资源。
若要查找与技能（技能集：
特定资源的技能。
）以及工作组某个现有资源的其他属性相匹配的企业资源，请在“项目资源”下选择要匹配的资源，然后单击“匹配”。
若要用企业资源替换现有资源，请在“项目资源”列中，选择要替换的资源或常规资源。
在“企业资源”下，选择新的企业资源，然后单击“替换”。
在替换资源时，如果资源已完成了任何实际工时，则不会删除已替换掉的资源。
剩余工
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