项目部资料管理办法.docx

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项目部资料管理办法

工程资料管理办法

为了规范工程项目部文件、施工资料收集、整理、归档工作，确保项目部工程资料能够达到验收的标准，特制定本办法。

（以业主要求为准）

1.适用范围

本办法适用于江西东旭市政公司所有工程项目部资料的管理。

2.资料分类

2.1按来源一般分为外部来文、内部文件两类：

2.1.1外部来文：

由公司、分公司、监理、甲方等传来的文件，如公司行政文件、监理公司工程联系单等；由此再细分为：

①甲方、监理来文（包括各种报验报检文件的批复件）；②政府部门来文；③公司来文；

2.1.2内部文件：

由项目部自己产生的文件：

①会议纪要；②通知、制度；③专业专项文件（比如现场计量单、苗木检疫证、各种材料合格证等）。

2.2发文存档主要是保留一个备份文件，按发文方向，一般分为：

2.2.1内部行文备份件：

①普通行政呈请文件；②专业报批文件。

2.2.2外部行文备份件：

①联系函；②专业专项报批文件（各种报验报检文件）、签证单等。

3.管理职责及处理流程

项目部资料管理应遵循统一归划、分级管理、专人负责的原则。

3.1项目部资料原则上由资料员集中统一管理，编制有效文件清单，文件传递有记录，卷内有目录，负责项目部文件资料的报审、整理、归档移交工作。

3.2项目总工或项目经理负责各部种资料的检查与督促工作，确保文件资料的完整准确。

3.3公司成本合同部负责合同等管理资料的提供。

3.4各专业工程师、施工员负责施工图纸、设计变更、会审记录及各种试验报告等质检资料等技术资料的提供。

3.5项目部安全管理员负责工程安全资料的提供。

3.6项目机械设备或物资管理员负责自购物资和材料的出厂合格证明、质保书、苗木检疫证书及钢材等水泥等材料跟踪记录等资料的提供。

3.7对外发文管理流程，按附件一《外发文管理流程》执行。

3.8收文处理流程：

4.文本资料整理

4.1文本资料编制要求

4.1.1文件资料一律用激光打印机打印，打印字迹必须清晰，不能存在模糊、断字、错别字等现象。

页面应保持整洁，不能有杂线、斑点、水渍、泥点、污迹等缺陷。

纸张不能有破损，不能缺角，不能打孔；

4.1.2文件资料确需填写的需字体工整，一律采用黑墨水笔书写、绘制；

4.1.3文件资料书写及打印时左边应留25mm装订线位置，上下空20mm，右边至少空10mm，打印字体一律采用宋体，字形选用常规；

4.1.4文件资料幅面一律采用A4纸,小于此标准的应粘贴到A4纸上。

大于A4纸的应折叠成A4纸尺寸；

4.3资料归档

参照附录二《园林绿化工程竣工资料归档目录》、附件三《市政工程归档目录》

4.4卷内目录的编制

4.4.1卷内目录样式见附件四。

4.4.2序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注盒内文件资料的顺序，一个文件一个号，连续编号。

4.4.3文件编号，应填写文件文号或图样的图号。

4.4.4责任者指文件资料的形成单位。

4.4.5文件材料题名指文件资料名称。

4.4.6页号应填写每份文件资料首尾页上标注的页号。

4.4.7日期指文件资料的形成日期。

4.4.8卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。

4.5装盒

4.5.1按照附录所列将文件资料装盒（每只盒内装一套），文件资料装盒前需去除重份文件，去除铁钉，塑料、硬纸板等。

4.5.2盒子应统一规格，工程开工前筹备好。

4.6脊背

4.6.1脊背纸贴在盒子侧面；

4.6.2脊背上所示盒号、类目号、案卷题名对应附录上的盒号、类目号、案卷题名。

4.6.3盒号上的汉字代表盒内文件资料的性质，盒号上的数字代表盒子的排列顺序，用流水号表示。

4.6.4案卷题名，应是盒内文件资料内容的简明及准确概括。

4.6.5脊背上的套数指的是相同文件资料的第几套。

5.电子文件的整理

5.1施工过程中形成的电子文件，以三级文件夹形式分层归档，如图：

一级目录

二级目录

三级目录

文件名称

备注

工程名称应与施工合同一致。

工程

技术

资料

现场技术交底记录

·····

·····

施工组织设计及报审

施工组织设计

施工组织设计报审表

施工措施

······

······

工程

质量

资料

质量评级统计表

质量评级统计

土石方工程

······

······

基础工程

······

隐蔽工程

······

······

······

······

施工总结

***工程施工总结

5.2在电子文件录入时注意：

所有签字、签收意见、盖章部分或用笔书写部分用“宋体”字录入；

5.3应确保电子文档的完整性，其内容与纸质内容一致。

6.影像资料的收集与整理

6.1影像资料收集范围：

包括但不限于开工前全貌、竣工后全貌、各工序施工过程、整个建设过程领导视察、工程建设过程中的重要审查会、重要协调会、重要检查活动、工程交接；反映工程特点和形象的声像资料等。

6.1.1项目部主要负责采集以下各方面影像资料（具体要求见附件13）：

6.1.1.1重要审查会、工程协调会、项目安全活动，安全、技术、质量交底会，有关安全检查、质量验收等活动；

6.1.1.2工程各施工阶段对影响工程质量和施工安全的关键部位、关键工序、重要及危险作业环节；

6.1.1.3反映人员培训教育；

6.1.1.4现场安全文明施工执行情况；

6.1.1.5反映工程施工工艺、施工亮点等；

6.1.1.6如有需要，工程重要部位、关键工序和隐蔽工程在施工时采用DVD格式有针对性和目的性的摄像，充分反映施工过程，体现施工技术、安全质量保证措施；

6.2影像资料归档要求

6.2.1项目部应定期（一般每周）对影像资料进行收集、整理，以文件夹形式分层归档，

如图：

一级目录

二级目录

三级目录

文件

备注

***工程施工安全质量控制影像资料

安全控制类

对应影像资料

对应影像资料

对应影像资料

质量控制类

对应影像资料

对应影像资料

对应影像资料

…

其他

工程审查会

对应影像资料

此文件夹专门存放安全、质量等特殊事件过程照片。

工程协调会

对应影像资料

工程交底会

对应影像资料

…

6.2.2数码照片分辨率设置为1200×1600像素及以上、采用JPEG“精细”压缩方式，拍摄时设置“日期时间显示”功能。

6.2.3对单张数码照片名称应能反映事件的主要内容、并尽可能简洁。

6.2.4工程建设安全质量过程控制影像资料应与工程建设同步形成，用数码相机实地拍摄，真实反映现场当时工程安全质量实际情况，严禁采用补拍、替代等弄虚作假手段。

6.2.5工程竣工后一个月内，各项目部应完成影像资料的整理，并用不可擦除型光盘刻录并移交。

6.2.6数码照片等影像资料由公司技术质量部保存，保存期限为自工程竣工移交后至少5年。

附录：

项目部应具备资料及要求

盒号

类目号

案卷

题名

文件资料内容

责任人

要求

工程前期文件资料

公司级管理体系

公司现行文件汇编

项目总工

项目部管理体系

1.项目部成立文件

2.组织机构图

3.项目部管理制度汇编

项目总工

法律、法规、规程、规范清单

各项有关技术、安全、质量、环境的法律法规

项目总工

应注意对地方性法规的识别

培训资料

1.项目部培训计划

2.项目部培训实施记录

项目总工

资料

施工招投标文件

1.招标文件

2.招标文件答疑

3.报价书

施工合同

1.施工承包合同

2.委托合同或委托书

3.分包合同及安全协议书

计划报表

工程计划统计报表

签证

各种由项目部造价员签暑的签证

技术资料

技1

会议纪要

1.施工图会审纪要

2.协调会等会议纪要

项目部

施工图会审分业主组织和公司内部组织，需分别进行

技2

设计变更、工程联系单、报验单

1.设计变更通知单

项目部

注意对其修改部分在图纸上进行修改

2.工程联系单/工程变更单

项目部

3.工程设计修改报验单（附件4）

项目部

4.业务联系单

项目部

技3

施工组织设计/计划及报审

1.施工组织设计/计划报审

2.施工组织设计/计划

项目部

施工组织设计/计划批准人为公司总工程师技术质量部经理，编、审、批应手签，盖合同乙方章

技4

施工措施、方案及技术补充规定

施工技术措施、技术方案、技术补充规定

项目部

技5

技术交底记录

现场技术交底记录

项目部

技6

开工文件

1.工程开工申请

项目总工

工程开工申请以红头文件或建设方要求的格式编写

2.分部工程开工申请

项目总工

各施工队开工前应办理开工申请单

材料表

1.材料加工表

2.材料领料表

项目部

质量资料

质量保证计划

质量保证计划

项目部

不创优工程编写

工程创优实施细则

项目部

试验（检测）单位资质

1.营业执照

2.资质等级证书

3.质量认证证书

项目部

质1

8204

质量评级

统计表

1.单位、分部工程质量评级统计表

2.线路复测记录

项目部

签字完备

质2

8204

基础及开挖

普通基础和拉线基础分坑及开挖检查记录表

项目部

按塔号顺序从小到大排列，签字完备

质3

8204

基础

施工记录

基础检查及评级记录

项目部

按塔号顺序从小到大排列，签字完备

质5

8204

基础

隐蔽签证

基础隐蔽工程签证单

项目部

按塔号顺序从小到大排列，签字完备

保（土）1

土建质量保证资料

1.水泥复检报告及汇总表（附件5）

项目部

2.砂、石、施工用水等检验报告

3.混凝土配合比的报告

4.混凝土试压报告汇总表及试块报告（附件6）

5.钢材使用跟踪表和复检报告（附件7）

6.钢筋焊接检验报告

隐蔽工程

签证单

隐蔽工程签证单

项目部

接地压接

物资资料

竣工和启动文件资料

竣1

627

竣工验

收文件

1.工程初验收报告（附整改记录）

2.竣工预验收报告（附整改记录）

项目部

应收集齐全

竣工报告

竣工报告以红头文件或建设方要求的格式编写

竣3

630

1.竣工图移交单

项目部

签字、盖章齐全

竣3

630

质量监督记录

1.工程质量监督检查记录及报告（附整改记录）

2.工程质量事故、施工安全事故调查和处理报告

项目部

质量监督检查记录须有闭环处理记录，并报监理审批

竣4

626

工程总结

工程总结

项目部

编制、审核、批准手续完备,均盖合同乙方公章

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