合同管理制度试行.docx

合同管理制度试行.docx

《合同管理制度试行.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《合同管理制度试行.docx（15页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

合同管理制度试行

****************（集团）有限公司

合同管理制度

（试行）

第1章总则

第一条为促进公司对外经济活动开展，规范公司的经营行为，减少和避免合同纠纷，根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法律、法规的规定，结合公司的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于***************（集团）有限公司（以下简称“集团公司”）及各子公司与公司外各类法人、自然人、其他组织进行各类经济活动和非经济活动时，所签订的明确双方权利义务的书面合同。

本制度不适用于集团公司及各子公司所签订的劳动合同或其他有关身份关系的合同。

第三条集团公司及各子公司的合同管理应由其合同主管部门负责，业务发起部门、财务部门及其他业务部门配合，协作完成有关合同的洽谈、签订、履行、变更、纠纷解决及合同档案管理等一系列工作。

第四条各业务发起部门及业务经办人在签订及履行合同时，须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，禁止利用合同从事违法活动，扰乱公司经营管理秩序，损害公司利益、国家利益或社会公共利益。

违者将依法追究相关法律责任。

第五条各合同主管部门、业务发起部门、财务部门、其他业务部门及其相关经办人员，对合同内容负有保密义务，严禁泄露公司商业秘密。

第六条各子公司可根据本制度，结合自身实际管理需要另行制定《合同管理实施办法》，并提交集团公司合同法务部备案。

第七条本制度中“各子公司重大、重要合同”的范围参照集团公司领导班子《授权委托书》中合同的审批权限执行。

第八条本制度中“各子公司”、“子公司”在无特别说明的情况下，均指集团公司的一级子公司。

第2章合同管理机构及职责

第九条集团公司合同法务部是集团公司的合同主管部门，应履行以下职责：

（1）负责制定和完善本制度，指导各子公司制定《合同管理实施办法》；

（2）根据业务范围及需要，负责拟定集团公司的常用合同范本；

（3）负责组织有关合同管理的法律知识讲座和培训；

（4）负责解释合同签订、履行等方面的法律问题；

（5）合同审查与审批时，由合同事务专员（必要时会同法律顾问）对集团公司所有合同及各子公司重大、重要合同进行法律审查，同时建立《合同送审登记管理台账》，并由合同法务部的资料管理专员对集团公司合同统一发放合同编号；

（6）会同集团公司审计监察部对集团公司及各子公司合同的签订及履行情况进行监督、检查；

（7）集团公司合同发生法律纠纷时，由法律事务专员按照本制度第六十一条规定负责处理；

（8）各子公司合同发生法律纠纷时，由法律事务专员按照本制度第六十二条规定参与各子公司重大、重要合同纠纷的处理，对各子公司非重大、重要合同提供法律指导或法律建议等支持；

（9）由合同法务部的资料管理专员按照本制度第七十五条规定做好集团公司合同的档案及日常管理工作。

第一十条各子公司根据自身实际情况指定合同主管部门，具体职责由公司在《合同管理实施办法》中规定，但至少应包括以下职责：

（1）根据本制度，负责制定和完善公司《合同管理实施办法》，并提交集团公司合同法务部备案；

（2）根据业务范围及需要，负责拟定公司的常用合同范本，必要时可提请集团公司合同法务部对该合同范本出具建议；

（3）负责配合集团公司合同法务部，组织有关合同管理的法律知识讲座和培训；

（4）负责搜集公司内合同签订、履行等方面的法律问题，统一咨询集团公司合同法务部；

（5）指定专人（或法律顾问）对公司所有合同进行法律审查并出具审查意见，同时建立《合同送审登记管理台账》，并由合同档案管理员对公司合同统一发放合同编号；

（6）协助集团公司审计监察部及合同法务部对本公司合同的签订及履行情况进行监督、检查；

（7）合同发生法律纠纷时，根据公司制定的《合同管理实施办法》及本制度第六十二条规定负责处理；

（8）由合同主管部门指定专人为合同档案管理员，根据公司《合同管理实施办法》及本制度第七十六条之规定，做好公司合同的档案及日常管理工作；

（9）子公司所属公司草拟的合同，其审查与审批按照公司制定的《合同管理实施办法》之相关规定执行。

第一十一条集团公司及各子公司的业务发起部门是指经授权依法组织合同谈判、签订并履行或跟进合同相对方履行的部门，其主要职责为：

（1）根据公司授权，依法组织合同的谈判、签订、履行、变更、解除等事宜，建立《合同履行登记管理台账》，并按照本制度第七十七条规定向其合同主管部门报送本部门的《合同履行登记管理台账》及《合同月报表》；

（2）指定专人为业务经办人，负责草拟合同文本并按照本制度第十五条至第三十条的规定进行修改定稿；

（3）集团公司业务发起部门应督促业务经办人按照本制度第三十七条规定进行合同的审查与审批；

（4）各子公司业务发起部门应督促业务经办人按照本制度第三十八条规定进行重大、重要合同的审查与审批；

（5）督促业务经办人按照本制度第七十三条规定，将本部门的合同原件及其《合同会签表》原件移交给相关部门存档；

（6）依法履行合同及各项后续跟进工作，及时以书面形式向公司通报合同履行中发生的重大问题，并提出相关建议或解决方案；

（7）当合同履行出现法律纠纷时，在法律顾问或律师的指导下，督促业务经办人及时收集整理该合同所涉及的相关材料和证据，并提交其合同主管部门；

（8）指定专人统一管理本部门的合同复印件，同时督促业务经办人做好其经办业务合同的保密工作；

（9）严禁任何人私自借阅或复印合同文本。

因内部业务交流需要，复印集团公司合同文本的，按照本制度第七十九条规定执行；复印各子公司合同文本的，按照其制定的《合同管理实施办法》之相关规定执行。

第一十二条集团公司及各子公司的业务经办人员是指由业务发起部门指定经办合同相关事务的人员，其主要职责为：

（1）根据领导指示办理合同在签订、履行、变更、解除时所涉及的程序性工作；

（2）参与合同谈判，形成合同谈判记录（或谈判会议纪要），合同谈判记录（或谈判会议纪要）中应包括合同实质性条款涉及的内容（如合作项目、数量、参数、相关质量、价款、支付方式、期限、违约责任等），并将其作合同订立依据之一；

（3）在合同洽谈阶段，按照本制度第二十条规定审核对方的综合情况，包括对方经营范围、资信情况及履约能力等；

（4）根据合同谈判记录（或谈判会议纪要），草拟合同文本，并进行合同附件的搜集整理工作；

若合同任何一方采用委托代理人签订合同的，由合同订立主体出具的《授权委托书》（需合同订立主体签字或盖章）应作为合同附件之一，在合同进行法律审查时，提交合同主管部门进行法律审查。

（5）搜集所有合同订立依据，集团公司的业务经办人按照本制度第三十七条规定进行合同的审查与审批，各子公司的业务经办人按照本制度第三十八条规定进行合同的审查与审批；

（6）按照本制度第七十三条规定，将合同各方签署完毕的合同原件及《合同会签表》原件移交给相关部门存档；

（7）按时履行生效合同，保持与合同相对方的对接工作，组织公司各部门履行合同并跟进合同相对方的履行情况；

（8）及时向业务发起部门负责人汇报合同履行中出现的问题；

（9）按照本制度第五十一条规定，收集、整理履约过程中所涉及的一切相关资料，并将资料及时移交其合同主管部门存档，以便合同出现争议时，合同主管部门可及时获取证据材料。

履约资料包括但不限于合同相关文书、电报、传真、电子邮件、图表、会议纪要、备忘录等。

第一十三条集团公司及各子公司的财务部门在合同管理中的职责：

（1）在合同审查与审批阶段，对合同中涉及经济条款进行财务审查。

财务审查时应以降低合作成本、提高公司经济效益为目的，并结合公司实际情况及同期财税政策，对合同提出财务审查意见；

（2）按照本制度第三十一条规定对外签订并生效的合同，按合同约定申请付款的，财务部门应及时结算付款；

（3）未按照本制度第三十一条规定对外签订的合同，按合同约定申请付款的，财务部门不予支付；

（4）由合同相对方先履行合同义务，集团公司（或子公司）主要是付款义务的合同，没有充分证据表明对方已完全履行合同义务的，财务部门不予支付。

第一十四条集团公司及各子公司的其他业务部门在合同管理中的职责：

（1）在合同谈判阶段，在业务发起部门组织下，参与合同谈判，并对涉及本部门专业问题的内容提供意见；

（2）在合同起草阶段，涉及本部门专业问题的合同条款，应及时向业务发起部门提供书面修改意见；

涉及本部门专业范围的合同附件，应根据业务发起部门的需要，及时提供相关合同附件的文本或合同附件的书面修改意见；

（3）在合同其他阶段，协助业务发起部门搜集本部门专业范围内的合同相关资料。

第3章合同的草拟与签订

第一十五条订立合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”和“物美价廉，择优签订”的原则。

第一十六条下列人员有权代表公司签署合同：

（1）公司法定代表人；

（2）经公司法定代表人书面授权的委托代理人。

第一十七条集团公司和各子公司采用委托代理人进行合同签订的，委托代理人的签约权限由公司出具的《授权委托书》（需加盖法定代表人印章及公司公章）载明，且公司出具的《授权委托书》应作为合同附件之一。

委托代理人必须严格按照授权范围行使签约权，禁止超越代理权限对外签约。

第一十八条集团公司的部门、各子公司的部门不得以部门名义对外签订合同。

第一十九条合同谈判时，应由总经理或分管领导与相关部门负责人及业务经办人共同参加，以合同谈判记录（或谈判会议纪要）为合同订立依据之一。

单独个人与合作单位私下进行的谈判，不得作为合同订立的依据。

第二十条合同订立前，业务经办人应查明合同相对方有效证件，验明主体资格，了解资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供的资料的真实性与合法性，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与其履约能力明显不相符的经济合同。

业务经办人应要求合同相对方提供证明签约资质的相关资料复印件（单位需加盖公章，自然人需签字且按手印）。

签约资质的相关资料包括但不限于法人营业执照、自然人身份证、相关资格证书等。

第二十一条集团公司和各子公司对外签订合同，有合同范本的，应选用恰当的合同范本进行订立；无合同范本的，应自行拟定规范的书面合同文本，严禁口头协议。

第二十二条合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。

第二十三条合同双方当事人权利、义务的约定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。

第二十四条合同履行地应力争对集团公司或各子公司有利的约定，约定具体地名的应明确至市辖区或县一级。

第二十五条对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密条款与违反保密条款时的违约责任。

第二十六条根据《中华人民共和国合同法》作适当违约责任约定，同时必须确保合同的公平性。

第二十七条除合同履行地在集团公司或各子公司所在地外，签约时应力争协议、合同由集团公司或各子公司所在地人民法院或仲裁委员会管辖。

第二十八条合同应明确有效履行期限，履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度或合同备忘录。

第二十九条合同应约定以合同各方法定代表人或委托代理人签字、加盖公司公章或合同专用章为生效要件，至少应约定上述签署行为是合同成立要件。

约定合同签署行为是合同成立要件的，应另外约定合同生效条件或生效日期，且生效条件或生效日期不得早于合同签署日期。

第三十条约定合同各方所执原件份数时，集团公司合同或各子公司的非重大、重要合同应至少约定执贰份；各子公司重大、重要合同应至少约定执叁份。

根据合同性质，若根据法律、行政法规规定需办理登记备案的，合同原件总份数应将备案所需份数计算在内，并由有义务向相关行政部门备案的一方暂行收执。

第三十一条审查审批通过的合同，业务经办人应按以下规定进行签约手续：

（1）集团公司（或子公司）由公司法定代表人或授权范围内的委托代理人在合同文本上签字（或盖章），由综合管理部（或综合部）加盖集团公司（或子公司）公章或合同专用章；

（2）合同相对方为自然人的，由其或授权范围内的委托代理人在合同文本上签字并按手印，同时将自然人的身份证复印件（需签字并按手印）作为合同附件之一；

（3）合同相对方为法人的，由其法定代表人或授权范围内的委托代理人在合同文本上签字（或盖章），同时加盖法人公章或合同专用章；

（4）合同相对方为其他组织的，业务经办人可在合同的法律审查阶段，向合同主管部门咨询具体签约手续，根据合同主管部门的回复进行签约；

（5）办理签约手续时，合同任何一方采用委托代理人签订合同的，应将经合同主管部门审查通过的《授权委托书》作为合同附件之一；

合同相对方采用委托代理人签订合同的，还应将委托代理人身份证复印件作为合同附件之一。

（6）合同文本应由合同正文和所有附件组成，由合同各方加盖骑缝章，骑缝章可为公章或合同专用章；

（7）合同签约时，严禁使用部门章、财务专用章或业务章。

第三十二条合同抬头、落款、用章应与合同订立主体的证照（如身份证或营业执照等）所载明的信息（如姓名或公司名称、地址、法定代表人等）保持一致。

第三十三条合同中要求提供担保的，应根据《中华人民共和国担保法》及相关规定办理担保手续。

第三十四条法律、行政法规规定应当办理登记备案手续的合同，若集团公司或各子公司为备案义务方，合同签订后由业务发起部门依法及时办理登记备案。

第4章合同的审查与审批

第三十五条合同的审查与审批应当在合同正式签署前进行。

合同的审查包括业务审查、财务审查和法律审查，分别由业务发起部门及相关业务部门、财务部门、合同主管部门负责。

集团合同及各子公司重大、重要合同的审批权限，应根据集团公司对集团领导班子的《授权委托书》执行；各子公司非重大、重要合同的审批权限，应根据其制定的《合同管理实施办法》及相关授权文件执行。

第三十六条涉及重大、重要合同的签订，遵循中央、省、市关于“三重一大”相关政策和集团公司印发的《贵州双龙航空港开发投资（集团）有限公司贯彻落实“三重一大”决策制度实施细则（试行）》的规定，按照调研论证、集体决策的程序审批后方可签订合同。

第三十七条集团公司合同的审查与审批流程：

（1）业务经办人填写《合同会签表》，连同合同正文、附件及合同订立依据上报业务发起部门负责人；

（2）根据合同订立依据，业务发起部门负责人及其分管领导对合同正文及附件的业务内容进行专业审查并签署意见；

（3）若该合同涉及其他业务部门，业务经办人需分送相关业务部门负责人及其分管领导，对合同正文及附件的业务内容进行专业审查并签署意见；

（4）根据合同订立依据，集团公司财务管理中心负责人及其分管领导对合同正文及附件的财务条款进行财务审查并签署意见；

（5）根据合同订立依据，集团公司合同法务部合同事务专员、部门负责人和分管领导对合同正文及附件进行法律审查并签署意见，同时由集团公司合同法务部的资料管理专员发放合同编号；

（6）由业务经办人将以上审查意见汇总后报集团公司主要领导进行审批；

（7）若合同涉及内容超出集团公司主要领导审批权限的，须上报至集团董事长审批；

（8）凭签署完毕的《合同会签表》，按照本制度第三十一条规定办理合同的签字盖章手续。

第三十八条各子公司合同的审查与审批流程，由其在《合同管理实施办法》中规定，但至少应包含以下环节：

（1）业务经办人对合同文本及合同订立依据进行汇总和说明；

（2）专业审查：

根据合同订立依据，业务发起部门负责人及其分管领导对合同的正文及附件进行专业审查并签署意见；若涉及其他业务部门，相关业务部门负责人及其分管领导应对合同的正文及附件进行专业审查并签署意见；

（3）财务审查：

根据合同订立依据，各子公司财务部负责人对合同正文及附件的财务条款进行财务审查并签署意见；

（4）法律审查及合同编号：

根据合同订立依据，各子公司合同主管部门指定专人（或法律顾问）及部门负责人对合同正文及附件进行法律审查并签署意见，同时由各子公司合同主管部门的合同档案管理员发放合同编号；

（5）领导审批：

根据各子公司内部的总经理授权制度，报各子公司的总经理或执行董事进行公司领导审批；

（6）若合同为各子公司重大、重要合同，业务经办人应：

1．在各子公司总经理及执行董事审批完毕后，由业务经办人提交至集团合同法务部进行集团法律审查；

2．集团法律审查完毕后，由业务经办人根据集团公司领导班子《授权委托书》上报集团分管领导审批；

（7）凭签署完毕的《合同会签表》，按照本制度第三十一条办理合同的签字盖章手续。

第三十九条业务发起部门及相关业务部门对合同业务审查的内容包括：

（1）合同的技术性（技术可行性分析、技术措施是否合理、技术难题和风险）;

（2）合同的安全性（对公司的商业秘密和知识产权是否采取保密措施、不得损害公司的商业信誉和其它利益）;

（3）业务部门认为必须审核的其它专业业务内容。

第四十条财务部门对合同财务审查的内容包括：

（1）资金、资产的合法性（资金来源合法，资产的所有权明确，资金使用和资产动用的审批手续齐备，资金、资产的用途及使用方式合法）;

（2）价款、酬金和支付方式合法（价款、酬金的支付方式符合财务纪律等）;

（3）财务涉税风险控制（合同的签订与履行在融资方面的要求应符合税收政策等）

（4）担保条款的合理性及风险性；

（5）索赔条款的合理性；

（6）财务部门认为需要审核的其它内容。

第四十一条合同主管部门对合同法律审查的内容包括：

（1）合同内容的合法性、有效性；

（2）合同中所涉及的法律风险；

（3）合同订立主体适当及法律关系在文中表述的一致性；

（4）合同文书的规范性；

（5）合同附件是否完整；

（6）合同任何一方采用委托代理人签订合同的，需对《授权委托书》进行法律审查：

1．合同订立内容是否在《授权委托书》所载事项范围内；

2．合同订立主体与《授权委托书》的委托人是否一致；

3．由合同相对方出具《授权委托书》的，需审查委托代理人的姓名、身份证号与委托代理人身份证复印件是否一致；

4．合同订立主体为法人的，《授权委托书》需加盖法定代表人印章及法人公章；

5．合同订立主体为自然人或其他组织的，《授权委托书》需由自然人或主要负责人签字并按手印；

（7）合同主管部门认为需要审核的其他内容。

第四十二条集团公司合同法务部进行法律审查时，有权将以下情况的合同文本直接返回业务经办人，并要求重新拟定：

（1）合同文本中错别字较多或文字表述规范性较差的；

（2）合同条款之间逻辑混乱或合同法律关系不清晰的；

（3）合同范本选用错误的；

（4）集团公司合同法务部认为需要重新拟定合同文本的其他情况。

第四十三条各审查部门在审查中有疑义的部分，业务经办人应予全面解释。

对审查部门提出的修改意见若采纳，业务经办人应及时与合同相对方协商完善。

同时，应审查人的要求，业务经办人有责任补充相关材料。

第5章合同的履行

第四十四条合同依法生效后，即具有法律约束力。

一切与合同有关的部门和人员，应严格履行合同约定的义务，并随时督促合同相对方及时履行其义务。

第四十五条各子公司重大、重要合同履行中严格遵循决策失误纠错、支付联签、资金运作动态报告及资金结算系统业务办理监督的规定。

第四十六条在合同履行过程中，若合同相对方存在违约行为，业务发起部门应当立即查明情况，认真、详实地收集证据材料。

第四十七条在合同履行过程中，若发生不可抗力、第三人干扰或意外事件影响合同履行的，业务发起部门应立即通知合同相对方，查明原因，及时消除影响合同履行的因素，并收集、保管好相关证据。

第四十八条在合同履行过程中，以下情况属于合同相对方履约能力及资信程度下降：

（1）经营状况严重恶化；

（2）转移财产，抽逃资金，以逃避债务；

（3）丧失商业信誉；

（4）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。

若发现前款所述情况，业务经办人员应及时上报业务发起部门负责人及分管领导，对合同是否继续履行形成书面报告，上报集团公司总经理办公会议。

第四十九条业务发起部门及其财务部门对合同债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认：

（1）在常年合同，特别是常年销售、采购合同履行过程中，业务经办人员及财务人员应定期与合同相对方对帐，确认双方债权债务情况；

（2）在合同相对方发生合并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或合同相对方的业务经办人员发生变动时，均应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。

第五十条合同履行中涉及由合同相对方向集团公司（或子公司）分期付款的，业务发起部门必须按时按量向合同相对方申请付款，合同相对方应直接付款至集团公司（或子公司）账户或开具支票。

合同相对方付款或开具支票后，业务发起部门应及时通知财务部门核对公司账户或领取支票。

第五十一条业务发起部门应随时跟进合同履行进度及相关情况，由业务经办人负责收集、整理合同履约过程中的书面凭证（不包括财务凭证）、来往信函等资料，并及时移交资料由合同主管部门存档。

第五十二条合同履行过程中，确需签订补充协议的，业务发起部门应当按照本制度第三章合同的草拟与签订及第四章合同的审查与审批来办理。

第五十三条合同履行完毕后，基于诚实信用原则，业务发起部门应继续跟进合同双方履行通知、协助、保密等义务，直至合同关系彻底终止。

第五十四条合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。

合同条款或法律没有规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

第6章合同的变更（解除）

第五十五条在合同履行期间，如遇法律规定或合同约定的变更、解除事由，可以变更或解除合同。

第五十六条变更或者需双方同意才可解除合同的，须经双方就变更或解除事项进行协商，重新达成书面协议。

新协议应当按照本制度第三章合同的草拟与签订及第四章合同的审查与审批来办理，且新协议未达成前，原合同仍然有效。

第五十七条合同变更或解除后，根据法律、行政法规规定应当办理相关变更、注销登记等手续的，业务发起部门应依法及时办理。

第五十八条法律规定集团公司（或子公司）可单方解除合同的，应及时书面通知合同相对方，告知集团公司（或子公司）合同解除的事由、法律依据及解除时间。

第五十九条集团公司（或子公司）收到合同相对方要求解除或变更的通知书后，应当及时或在对方要求的期限内作出书面答复。

第7章合同的纠纷解决

第六十条发生合同纠纷后，业务发起部门应首先及时与合同相对方协商解决。

协商不成时，应在规定的期限内以书面形式上报公司领导和其合同主管部门。

第六十一条集团公司的合同发生法律纠纷时，由集团公司合同法务部的法律事务专员进行以下工作：

（1）对争议合同进行纠纷调查，向该合同的业务发起部门询问，了解纠纷原因及情况；

（2）在法律顾问（或律师）指导下，组织集团公司业务发起部门及其他相关部门收集证据；

（3）会同法律顾问（或律师）制定纠纷解决方案；

（4）协助业务发起部门和法律顾问（或律师）与争议方谈判或调解；

（5）合同纠纷已涉诉的，协助法律顾问（或律师）出庭；

（6）纠纷处理完毕后，将所有合同相关证据的原件移交给合同法务部的资料管理专员存档。

第六十二条各子公司合同发生法律纠纷时，由各子公司合同主管部门按照各子公司的合同实施管理办法处理。

各子公司重大、重要合同发生法律纠纷时，若需集团公司合同法务部参与的，应由各子公司的合同主管部门书面告知集团公司合同法务部参与，并于纠纷处理完毕后，由各子公司合同主管部门将该合同的证据及资料复印件提供给集团公司合同法务部的资料管理专员备案。

各子公司非重大、重要合同发生法律纠纷时，各子公司的合同主管部门可于必要时，向集团公司合同法务部申请法律指导及法律建议等支持。

第六十三条处理合同纠纷的原则是：

（1）以合同各方协