存货核算操作手册.docx
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存货核算操作手册
北京英斯泰克视频技术有限公司
操作手册
手册名称：
存货核算操作手册
适用部门：
库房记账、财务部、多媒体
编写人员：
版本号
1.0
编写日期
2003年5月20日
对口支持
业务
财务部
敖伟新
业务问题、操作问题
财务部
马雪
业务问题、操作问题
财务部
孙力
业务问题、操作问题
多媒体
董欣
业务问题
技术
财务部
白小宇
软件问题、错误提示
计算机
网络、硬件、系统故障
一、部门职责：
库房记账的日常工作在ERP系统处理中主要工作有：
1、在库存管理模块进行日常材料出库、销售出库、其他出入库的单据录入工作。
2、在库存管理模块进行日常产成品入库、采购入库、其他入库的单据录入工作。
3、进行日常的外协加工、备品管理、借入、借出管理工作。
4、对单据录入的正确性进行负责。
5、进行库存管理模块的结账工作。
财务部门：
1、核对库存单据的正确性。
2、进行采购结算、暂估处理核算采购入库、材料领用的成本。
3、进行成本核算计算半成品、产成品的出入库、销售成本。
4、进行发出商品的记账、分期结转销售成本。
5、编制各种材料的出入库业务凭证。
6、各库房的登账和期末处理工作。
7、存货核算模块的月底结账工作。
二、部门岗位划分：
库管记账：
根据库存材料日常出入库业务在库存管理模块进行单据录入。
材料成本会计：
对库房传递过来得单据，核算产成品入库单、材料出库、销售出库等单据核算成本，进行登记存货总账、存货明细账，进行制单，传递到总账会计进行科目账登记。
总账会计：
对材料成本会计编制的材料出入库凭证进行登账、记账处理。
三、系统业务处理流程：
1、库房人员在库存管理模块录入各种日常出入库单据。
2、材料成本核算会计对采购入库单进行记账，核算材料入库成本；如果没有来发票进行采购结算的采购入库单需要进行暂估处理，以便对材料领用提供比较准确的成本。
3、材料成本核算会计对本月各部门材料领用进行单据记账，核算当月材料消耗成本。
4、进行原材料仓库的期末处理、制单工作。
5、成本核算会计从成本管理模块取数各部门当月原材料消耗数据，和其他成本资料进行成本计算，得出半成品的成本。
6、材料成本核算会计在存货核算模块进行产成品成本分配，读取半成品仓库的半成品加工成本。
7、材料成本核算会计在存货核算模块进行单据记账（主要是半成品仓库的半成品的入库、出库成本）。
8、进行半成品仓库的期末处理、制单工作。
9、成本核算会计从成本管理模块重新数各部门当月原材料消耗数据，和其他成本资料进行成本计算，得出产成品的成本。
10、材料成本核算会计在存货核算模块进行产成品成本分配，读取产成品仓库的产成品加工成本。
11、根据半成品加工层次的不同，重复7~10步序
12、最终产品成本成本取出后，进行产成品仓库的出入库单据进行记账，核算出产品的销售成本，为决策层提供准确的销售毛利数据。
四、部门日常业务系统处理：
1、存货核算系统设置：
✧1）存货科目设置：
⏹存货对应科目：
操作路径：
【存货核算】—【初始设置】—【存货科目】
仓库名称
存货分类
会计科目
分期收款发出科目
原材料
原材料
半成品
自制半成品
机加产品
产成品—机加产品
分期收款发出商品
转播车
产成品—转播车产品
分期收款发出商品
系统集成
产成品—转播车产品
分期收款发出商品
电子产品
产成品—电子产品
分期收款发出商品
商品
库存商品
分期收款发出商品
多媒体产品
库存商品
分期收款发出商品
XX喷塑厂仓库
委外加工物资
借出物资仓库
借出物资
注意：
每类物资按照会计核算要求对应一个会计核算科目。
对于现在的设定已经如果以后是增加大类下的具体档案则不必进行修改增加；如果增加了一级存货大类需要在此进行维护，以便在制单时能自动带出会计科目。
对于委外加工物资而言在所有权上依然为公司所有，我们把委外加工厂做为我们的库房管理，所以只要是调到委外加工厂的物资应用会计科目“委外加工物资”，以后每增加一个委外加工厂仓库，都需要在此进行维护，以便制单时能自动带出会计科目。
对于借出物资在管理上同委外加工厂处理，只要借出的物资全部在借出物资进行管理，所以对应的会计科目为借出物资。
⏹对方科目设置：
操作路径：
【存货核算】—【初始设置】—【对方科目】
此功能用于设置本系统中生成凭证所需要的存货对方科目（即收发类别）所对应的会计科目，因此用户在制单之前应先在此模块中将存货对方科目设置正确、完整，否则无法生成科目完整的凭证。
收发类别
部门
存货分类
对应会计科目
暂估科目
采购入库
物资采购
应付暂估款
销售出库
机加产品
产品销售成本-机加产品
销售出库
转播车产品
产品销售成本-机加产品
销售出库
系统集成
产品销售成本-机加产品
销售出库
商品
商品销售成本-商品
销售出库
多媒体商品
商品销售成本-多媒体
钢板领用
机加车间
生产成本---钢板费用
铝型材领用
机加车间
生产成本---铝型材费用
材料领用
机加车间
制造费用—机物料
材料领用
转播车
生产成本—直接材料
材料领用
系统
生产成本—直接材料
半成品领用
生产成本—自制半成品
产品入库
生产成本—成本结转
委外加工出库
调拨中转科目
委外加工入库
调拨中转科目
借出出库
调拨中转科目
借出归还
调拨中转科目
借入物资
调拨中转科目
借入归还
调拨中转科目
盘亏出库
待处理财产损益
盘盈出库
待处理财产损益
调拨出库
调拨中转科目
调拨入库
调拨中转科目
因为现行科目设置对于销售出库的情况安装产品分开，所以如果增加新的商品需要进行维护对应科目。
材料领用的科目设置以部门设置不同，所以以后如果进行组织结构变动增加新的生产部门则需要维护科目。
2、存货核算业务日常处理：
✧日常业务：
⏹录入采购入库单金额
Ø单击【单据】，选择【入库单据】中的【采购入库单】，进入单据列表界面。
Ø在采购入库单列表界面查找到要修改的采购入库单，双击，进入单据卡片界面。
Ø也可以在单据卡片界面，单击工具条上的〖上张〗、〖下张〗、〖首张〗、〖末张〗按钮，查找需修改的采购入库单。
或单击鼠标右键，弹出右键菜单，利用定位功能，将光标定位在需要修改的采购入库单上。
Ø单击工具条上的〖修改〗，进入输入状态，采购入库单的金额，录入完成后再找下一张需录入的采购入库单，重复第四步，如此直至修改结束。
⏹录入其他入库单金额
Ø进入其他入库单，可输入单据过滤条件，进入其他入库单列表界面。
Ø可在单据列表界面，查找到要修改的其他入库单，双击，进入单据卡片界面。
Ø也可以在单据卡片界面，单击工具条上的〖上张〗、〖下张〗、〖首张〗、〖末张〗按钮，查找需修改的其他入库单。
或单击鼠标右键，弹出右键菜单，利用定位功能，将光标定位在需要修改的其他入库单上。
Ø单击工具条上的〖修改〗，进入修改状态，加入单价和金额，修改完成后，单击[保存]，再找下一张需修改的其他入库单，重复第四步，如此直至修改结束。
⏹其他单据
Ø对于产成品入库单的单价是从成本管理计算完毕后读取的，不需要手工录入。
Ø对于材料出库单、销售出库单、其他出库单是存货核算模块根据记价方法进行计算得出的，也不必手工录入。
⏹调整单
出入库单据记账后，发现单据金额错误，如果是录入错误，通常采用修改方式进行调整。
但有时遇到由于暂估入库后发生零出库业务等原因所造成的出库成本不准确或库存数量为零而仍有库存金额的情况时，只能使用入库调整单或出库调整单进行调整。
Ø入库调整单：
入库调整单是对存货的入库成本进行调整的单据，它只调整存货的金额，不调整存货的数量；它用来调整当月的入库金额，并相应调整存货的结存金额；可针对单据进行调整，也可针对存货进行调整。
【操作流程】
✓用鼠标单击【日常业务】，选择【调整单据】中的【入库调整单】，进入单据卡片。
进入入库调整单，系统自动新增一张空白的入库调整单，显示录入状态。
✓输入单据头的各项内容，参见【表头栏目说明】；用鼠标单击工具条上的〖增行〗按钮或使用快捷键[Ctrl+I]，系统自动在单据体新增一条空白记录，输入单据体的各项内容，存货：
存货必须输入。
✓被调整单据号：
可输可不输；如果用户想针对某一单据的存货调整金额，应输入对应的单据号，如果不输入单据号，则直接调整存货，即在明细账中记录一笔只有金额没有数量的记录；如果输入的单据号在本月单据中未找到，则所输的被调整单据号无效，系统自动清空，并按调整存货方式记账。
个别计价方式核算的存货，不能输入被调整单号，即不能对入库单的成本进行调整。
✓金额：
必须输入，金额可为正数，也可为负数；不允许为零。
✓如入库调整单填制完毕，发现有错，可直接进行修改。
✓如果入库调整单中有填写了对应单据号的记录，系统只显示〖记账〗按钮，用户直接记账。
✓如果入库调整单中没有填写对应单据号的记录，则用户可将单据保存记账，也可在【单据记账】处进行记账。
✓用户若在单据卡片选项选择“是否调整对应出库单”为是，则在入库调整单记账时，则将调整金额加到对应出库单上。
Ø出库调整单：
出库调整单是对存货的出库成本进行调整的单据，它只调整存货的金额，不调整存货的数量；它用来调整当月的出库金额，并相应调整存货的结存金额；只能针对存货进行调整，不能针对单据进行调整。
【操作流程】
✓用鼠标单击【日常业务】，选择【调整单据】中的【出库调整单】，进入单据卡片。
在新增出库调整单时，点击其他则代表该出库调整单的属性为其他属性；点击销售则代表该出库调整单的属性为销售属性的出库调整单。
✓进入出库调整单，系统自动新增一张空白的出库调整单，显示录入状态。
✓输入单据头的各项内容。
用鼠标单击工具条上的〖增行〗按钮或使用快捷键[Ctrl+I]，系统自动在单据体新增一条空白记录，输入单据体的各项内容。
✓如出库调整单填制完毕，发现有错，可直接进行修改。
保存后，点击〖记账〗按钮，用户可以直接记账。
✓用户也可将单据保存，然后在【单据记账】处进行记账。
✧业务核算：
存货系统的业务核算主要功能是对单据进行出入库成本的计算、结算成本的处理、产成品成本的分配、期末处理。
⏹单据记账：
按实际成本核算的入库成本核算、出库成本核算。
【操作步骤】
✓用鼠标单击【业务核算】-【正常单据记账】进入此功能。
✓输入查询条件并确认。
（仓库、单据类型、日期过滤或收发日期）
✓屏幕显示"未记账单据一览表"界面，用户在所要记账的单据前选择打勾或在工具栏单击〖全选〗，再单击〖记账〗，系统自动记账。
⏹恢复记账：
恢复记账用于将用户已登记明细账的单据恢复到未记账状态。
【操作步骤】
✓用鼠标单击【业务核算】菜单，并单击【恢复单据记账】进入此功能。
✓用户根据需要输入“仓库”、“单据类型”“恢复记账的日期”等查询条件，单击“确认”铵钮。
✓屏幕显示“取消单据记账”界面，用户在所要记账的单据前打勾选择或在工具栏单击“全选”，再单击“恢复”，系统自动取消记账。
✓提示：
如在取消记账前想查询详细单据明细可点击“详细”，列示单据的详细信息。
✓对于全月平均、计划价/售价、个别计价核算的方式下，可选择一张单据进行恢复。
✓对于移动平均、先进先出、后进先出核算的方式下，由于核算方式与记账单据的先后顺序有关，因此不能单独恢复中间的某张单据，应按记账顺序从后向前恢复。
⏹暂估业务：
Ø暂估入库成本录入：
对于没有成本的采购入库单，在这里进行暂估成本成批录入。
对于没有成本的采购入库单，在这里进行暂估成本成批录入。
【操作流程】
✓点击【业务核算】菜单，并单击【暂估成本录入】进入此功能。
✓录入查询条件后，单击确认进入采购入库单成本成批录入界面，系统显示满足条件的采购入库单。
✓单击右上角下拉框选择成本单价，系统提供计划成本、参考成本、上次入库成本、上次出库成本、结存成本供选择。
✓单击〖录入〗按钮，系统自动按所选成本进行录入，可以修改单价和金额，单击〖保存〗按钮即可。
注意：
✓录入暂估成本时，如果存货、供应商、客户档案已录入停用日期，则不能再显示此存货、供应商、客户的记录信息，不允许再做任何业务处理。
Ø结算成本处理：
实施方案采用单到回冲是指报销处理时，系统自动生成红字回冲单，并生成采购报销入库单。
采购部门进行正常业务处理，如果出现结算以前会计月份入库单情况，需要进行结算成本处理进行单据回冲。
✓用鼠标单击【业务核算】菜单，并单击【结算成本处理】进入此功能。
✓输入暂估处理查询条件，可选择显示未全部结算完的单据，输入后，点击〖确认〗按钮，进入暂估结算表。
✓选择需进行暂估入库成本处理的记录，可按〖全选〗按钮，选择完毕按〖暂估〗按钮进行成本处理。
⏹产成品成本分配：
✓可随时对产成品入库单提供批量分配成本。
✓可从"成本核算系统"取得成本，填入入库单，同时提供清除已分配的数据功能。
【操作步骤】
✓用鼠标单击【业务核算】菜单，并单击【产成品成本分配表】进入此功能。
✓选择〖查询〗按钮，进入查询界面。
✓输入查询条件并确认返回，表中将显示符合条件的存货。
✓输入需要分配的总成本，或通过〖全取〗、〖取价〗按钮从成本核算系统取产成品的成本。
✓选择进行〖分配〗按钮，把成本分配到产成品的入库单据上。
✓用户若需要清除已分配的成本数据，则可以在产成品成本表中点击〖恢复〗按钮，即可清除已分配的数据。
✧财务核算：
系统在进行出入库核算后，下一步就要生成记账凭证。
关于凭证的生成、修改、查询操作在此完成。
存货核算管理系统生成的记账凭证自动会传递到总账系统，实现财务和业务的一体化操作。
【操作流程】
✓用鼠标单击【财务核算】菜单，并单击【生成凭证】进入，屏幕显示"生成凭证"界面，选择所需生成的"凭证类别"，单击工具栏"选择"铵钮，在"查询条件"中用户根据需要选择需生成凭证的单据类别，可单选，可复选，以及输入相应条件，单击〖确认〗。
✓选择要生成凭证的记录，单击〖生成〗按钮或〖合成〗按钮。
✓显示所生成的凭证，用户可修改凭证类别、凭证摘要、借方科目、贷方科目、金额，可以增加或删除借贷方记录，但应保证借贷方金额相平，并等于所选记录的金额。
✓生成完凭证，选择〖确认〗按钮保存此凭证。
产成品入库：
借：
产成品---机加产品
---系统集成
---转播车
自制半成品
贷：
生产成本—成本结转-机加车间
-转播车车间
材料出库：
借：
生产成本—钢板费用
—铝型材费用
—直接材料—转播车
—自制半成品
制造费用—机物料消耗
贷：
原材料
自制半成品
销售出库：
借：
产品销售成本—转播车—XX项目
—机加产品
商品销售成本—多媒体
贷：
库存商品—多媒体
产成品—转播车
采购入库：
（报销）借：
原材料
贷：
物资采购
（暂估）借：
原材料
贷：
应付暂估款
借：
原材料
贷：
应付暂估款
借：
原材料
贷：
物资采购
调拨单：
（可以合并制单、减少中间环节）
委外借：
委外加工物资
贷：
自制半成品
借出借：
借出物资
贷：
原材料
借入借：
原材料
贷：
借出物资
组装单：
借：
产成品
贷：
自制半成品
3、特殊业务：
✧特殊单据记账：
特殊单据记账主要功能是提供用户对组装单装指将多个散件组装成一个配套件的过程。
组装单相当于两张单据，一个是散件出库单，一个是配套件入库单。
配套件和散件之间是一对多的关系。
配套件和散件之间的关系，在产品结构中设置。
用户在组装之前应先进行产品结构定义，否则无法进行组装。
调拨单用于仓库之间存货的转库业务或部门之间的存货调拨业务。
同一张调拨单上，如果转出部门和转入部门不同，表示部门之间的调拨业务；如果转出部门和转入部门相同，但转出仓库和转入仓库不同，表示仓库之间的转库业务。
进行成本计算，记入存货明细账的功能。
【操作步骤】
✓用鼠标单击【业务核算】菜单，并单击【特殊单据记账】进入此功能。
✓用户根据需要在“单据类型”、“单据号”、“单据日期”等选择输入，单击“确认”铵钮。
✓屏幕显示“特殊单据记账”界面，用户在所要记账的单据前“选择”打上标记或在工具栏单击“全选”，再单击“记账”，系统自动记账。
提示：
如果调拨单、组装单、形态转换单等单据在【特殊单据记账】功能处已记账，则由其生成的其他出入库单不允许再记账了。
如在记账前想查询详细单据明细可点击“详细”，列示单据的详细信息。
记账时，如果存货、供应商、客户档案已录入停用日期，则不能再显示此存货、供应商、客户的记录信息，不允许再做任何业务处理。
✧直运发票记账：
✧分期收款发出商品记账：
对分期收款商品发货单记账，发货单记账，减少库存商品，增加分期收款商品。
对分期收款商品发票记账，发票记账，则减少分期收款商品，并结转销售成本。
【操作流程】
✓点击【发出商品记账】，进入发出商品核算查询条件界面。
✓选择记账的业务类型和单据类型，输入其他查询条件。
✓屏幕显示"未记账发出商品一览表"界面，用户在所要记账的单据前选择打勾或在工具栏单击〖全选〗，再单击〖记账〗，系统自动记账。
✓在【恢复单据记账】处，用户也可以通过恢复单据记账，取消记账操作。
【业务规则】
分期收款发出商品记账规则：
分期收款发出商品发货单记账时，核算成本的方法即根据发货单中各存货或仓库、部门的计价方式，计算发货单的成本。
发货单记账，减少库存商品，增加分期收款商品。
制单时选择“发出商品记账-发货单”
借：
分期收款发出商品
贷：
产成品-转播车
-机加产品
库存商品
分期收款发出商品发票记账：
取发票对应的发货单的出库成本单价计算发票的销售成本。
如果发货单是计划价或全月平均计价时，发票可记账，但必须在发货单期末处理后有实际单价时，才能回写发票金额。
发票记账时，如果发票对应的发货单未记账，则发票不能记账。
恢复记账时，发货单对应的发票必须全部恢复记账后，才能恢复发货单。
恢复记账所有单据一起恢复。
发货单制单时，借方科目取分期收款发出商品对应的科目，贷方取存货对应的科目。
发票制单时，借方科目取收发类别对应的科目，贷方取分期收款发出商品对应的科目。
发出商品业务类型的销售出库单不能记账。
在应收账款借：
应收账款
贷：
产品销售收入—转播车—项目
在存货核算借：
产品销售成本—转播车—项目
贷：
分期收款发出商品
4、月末结帐：
⏹期末处理：
当日常业务全部完成后，对已完成日常业务的仓库/部门/存货做处理标志。
✓用鼠标单击【业务核算】菜单，并单击【期末处理】进入此功能。
✓选择要处理的仓库、部门或存货，系统自动显示应期末处理的会计月份。
✓如果要对期末处理后结存数量为零结存金额不为零的存货，自动生成出库调整单，则可以选择“结存数量为零金额不为零自动生成出库调整单”选项，选择该选项，期末处理后则显示零数量/成本一览表
✓选择〖确认〗按钮，即可对所选对象进行期末处理。
✓系统提供恢复期末处理功能，但是在总账结账后将不可恢复。
⏹月末结帐
当月月底结束时，于每月自然月最后一天，存货核算模块的月末结账是将每月的库存处入库单据逐月封存，并将当月的库存数据记入有关账表中。
进行系统内业务结帐，再有新业务则为下月单据。
结账后本月不能再处理业务。
【存货核算】—【业务核算】—【月末结账】
✓进行月末结帐：
✓进行月末恢复结帐：
【注意事项】
Ø如果《存货核算》和《库存管理》、《采购管理》、《销售管理》集成使用，只有在《采购管理》、《销售管理》、《库存管理》结账后，《存货核算》才能进行结账。
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