高效的个人工作管理备注.docx
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高效的个人工作管理备注
首先我先给大家讲一个故事：
有两个人，到非洲去考察。
他们突然迷路了，正当他们在想怎么办时，突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来，其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。
另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说：
“没用啊，你怎么跑也没有狮子跑得快。
”同伴说：
“嗨，你当然不知道，在这个紧要关头最重要的是我要跑得比你快。
”
这个故事给我们的启示：
时间就好比故事里的狮子一样，怎么跑也不能跑得比它快。
你不断地去尝试走在时间的前面，例如平时做事要快一点，把工作时间延长一点，但是久而久之，到了极限，你就会变得心力交瘁，最后还会感叹到：
什么都做不到，甚至会说没有时间。
虽然你经常抱怨没有时间，但是你确实从早晨忙到晚上，甚至废寝忘食，忙到没有家庭观念，没有休闲活动。
但回头来看，你仍感到非常地沮丧、无奈甚至焦虑，感到时间还是不够用。
所以我们一定要进行有效的工作时间管理，“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。
由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，而是面对时间而进行的“自我管理”。
那么今天的培训目标就是：
☺充分认识到进行时间管理的重要性和必要性
☺掌握正确且实用的时间管理技巧，合理安排个人工作时间
☺根据自身时间管理的不良习惯，制定对症下药的时间管理计划
☺配合时间管理工具的运用，达到自我发展与提升
接下来看一下我们今天的培训内容是：
1.时间管理的含义、特点
2.时间管理的发展
3.时间管理的杀手
4.时间管理的原则及运用
5.时间管理的改进途径
6.时间管理的工具
第一、时间管理的含义、特点：
1、什么是时间管理
•“时间管理”——就是通过对自己时间的管理，探讨如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。
2、时间管理的特点
•供给毫无弹性
•无法蓄积
•无法取代
•无法失而复得
我们必须要建立这样的观念：
失去的时间是永远无法追回的
我们都有相同的时间，真正的价值在于我们利用它做什么事
损失了时间就等于抵押你的未来
时间是经不起浪费的，时间一流逝，我们就一无所获
第二个、时间管理的发展：
第一代：
备忘录型如：
写在小纸条上
第二代：
时间进程表如：
行事历；工作计划和时间表
第三代：
轻重缓急如：
排列优先顺序以追求效率
第四代：
个人管理如：
以重要性为导向，价值导向，目标导向，结果导向。
第三、时间的杀手
•你能很好的安排工作吗？
•时间管理的盲点
•你有拖延的习惯吗？
我们做一下一个小测试，大家可以自己做一下
……
大家的得分都是多少呢？
•0分-15分：
您自己并无时间规划，而是让别人牵着鼻子转。
如果您在诸多事项中排出优先要办的事情，则可能达到一些自己的目的。
•16分-20分：
您试图掌握自己的时间，但却不能持之以恒，以便取得工作成效。
你也许过于重视对事情做出迅速的处理，在此忽略了那些事情更重要，不要把紧急的跟重要的工作混淆起来，紧急的不一定是最重要的。
不要被外界干扰和影响，无论这干扰是来自传真、电话、还是来自同事。
如果你不能完成你必须完成的事，你决不会因为迅速处理了不重要的小事而提高工作效率。
•21分-25分：
你尝试的掌握自己的时间，有些很不错的开始，但是需要持之以恒。
•26分-30分：
你知道如何分析事情的轻重缓急，这样更加集中精力和提高效率。
好，那么接下来看一下常见的工作时间障碍：
电话干扰,不能集中工作
别人打扰,要放下重要的工作
工作优先次序不明,重要工作未能按时完成
多项重要工作须同时处理,时间出现冲突
工作设施不足,引起不便,拖慢工作进度
人手不足,工作不能妥善分配
不妥善处理文件,造成资料遗失
无力拒绝要求,不能兼顾个人工作
拖延工作,把重要工作押后,影响工作进度不能有效授权（对喜欢和熟悉的事尽快做完，对棘手的事一拖再拖）
时间估计不切实际,未能有足够时间完成工作
沟通失误/不足
会议没有计划和控制
其他个人因素，如：
犹豫不决、缺乏自律、急于求成
还有比如：
上司召见太随意、下属不断的请示汇报，不授权，不放心下属工作等等。
时间管理的一些盲点：
一、忙就好
许多员工，过于注重活动本身，过程本身，却不太注重时间效果，往往认为自己“尽职尽责”了，而不注重求得结果，往往认为自己正确地做事了，忙碌了，却忘记事情对于组织目标的意义。
这种忙忙碌碌的员工一般不轻易改变他们自己的行为和习惯模式。
但是有时从一开始计划或目标就错了，却因不能及时发现和改变而不能适应变化。
这种人，只不过是有一定计划而已，离出色的时间管理还有很大的差距。
二、时间管理有多大用
在这种观念下进行工作的人，大多被时间所控制。
他们认为自己把握不了时间的脚步，只能让时间牵着自己的鼻子走，他们不愿意接受新的管理观念、新的管理技巧；他们不相信有什么办法能够对时间实施控制；他们固守着自己的一套理念。
三、身不由己
像中层经理往往受制于外界环境，总会觉得自己没有时间，时间是掌握在上司、下级、同事、客户……的手里，自己要为上司的命令去工作，要为下属的主意想办法，哪里有时间和精力去进行时间管理，能够让时间按照自己的意志去行事呢？
这样下去的后果是中层经理永远没有属于自己的时间，永远被动地为他人服务，永远处于一个事务性的操作过程中。
四“江山易改、本性难移
这些障碍都是长期行为习惯养成的，有的已经严重地影响了个人的成长和发展，影响了公司及部门的效率。
其实有很多的失败和错误都是由于习惯和旧有的模式限制着我们，由于不愿意改变或认为本性难移，就一直放纵和任其发展，结果使你无法成为一个完全成功的人士、达到人生的终极。
而有的人由于善于捕捉变化和掌握自己的命运，他们凡事都掌握主动，从来都是他们操纵着生活和控制着时间，他们是自己命运和时间的真正主人。
拖延商数测试
“非常同意”评4分；“略表同意”评3分；
“略表不同意”评2分；“极不同意”评1分。
•总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。
•总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。
•总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。
四、员工时间管理的原则及运用
时间在使用过程中，确实存在着一些不可抗拒的原则，如果我们了解并遵循这些原则，就会使时间很好地为我们所用；如果不知道、不遵循时间管理的原则就会盲目地将时间浪费。
时间管理具有以下五个原则：
一）80/20原则
所谓80/20原则是：
Ø20%的工作占整个工作80%的价值
Ø集中的精力要做20%的工作
Ø投入20%精力做另外80%的工作
假如工作项目是以某价值序列排定的，则80%的价值来自于20%的项目，而剩下的20%的价值则来自于80%的项目。
当然有可能会稍微多一些，有时也可能会少一些，但是如果你认真去实践这个原则，你会发现这个原则是正确的。
我们经常会发现以下一些现象：
☐80%的销售量来自于20%的客户；
☐80%的电视时间用来收看20%的你最喜欢的电视节目；
☐80%的电话是由20%的外人打进来的；
☐80%的请假是20%的员工请的；
☐80%的阅读时间用在20%的报刊和杂志上。
你一天的工作有15件事项要完成，依据80/20的原则，其中只有3件事实需要你80%精力和时间完成的，这样你就可以取得80%的价值，也就是最大的价值。
所以你要认真地挑选价值80%的3件事项，然后就去做。
而其他的12件事可以慢慢去做或没有时间就不做，因为这八项工作所取得价值，远远低于你所挑选的3个项目的价值。
如何运用呢？
步骤一：
将每天的工作全部列出
步骤二：
对工作进行如下的分类
价值80%的工作
价值20%的工作
事项一
事项二
事项三
事项四
事项五
事项六
事项七
步骤三：
时间和精力的分配
价值80%的工作
价值20%的工作
事项一：
需2小时集中精力
事项二：
需1小时不受干扰
事项三：
需2小时高效时间
事项四：
可往后推
事项五：
没时间就不做
事项六：
可委托下属
事项七：
……
例：
依据80/20原则安排某经理一天的工作
☐例会
☐审阅文件、资料
☐辅导下属
☐与财务经理讨论费用预算问题
☐会见客户
☐准备工作总结
☐向营销总监汇报工作
☐与人事经理谈奖金问题
☐准备招聘计划
☐处理应急事项
☐接听电话并处理
☐老总召见
☐聊天等沟通关系
步骤四：
工作价值的分类
价值80%的工作
价值20%的工作
审阅文件
准备工作总结并汇报
撰写计划、预算费用报告
处理重要紧急事项
例会
辅导下属
部门会议
会见客户
谈奖金问题
接听和打出电话
聊天等
步骤五：
时间和精力分配
价值80%的工作
价值20%的工作
文件审阅30分钟
9：
00—11：
00准备预算报告
11：
00—12：
00准备工作总结
留出1小时左右处理紧急事项
例会无必要可取消
辅导下属可在下午短时间处理
客户不重要让下属会见
让助理过滤电话等
奖金推到某一时间或让人事部门决定
让下属提供资料
效果体现
我们会认为所有的电话都是重要的，平等对待销售量不同的客户等等。
按照80/20原则我们就会有目的地去分配时间爱你，进行分类，找寻最佳点。
下面是按照一般做法和按照80/20原则处理不同事物的结果：
一般做法：
接听所有电话
会见所有客户
阅读所有文件
出席所有会议
接受所有下属意见
每天做完所有工作
结果：
忙碌……
按照80/20原则
由秘书过滤接听电话只处理重要电话
只会见占销售量80%的20%的客户
只批阅80%信息量的20%的文件
只听取20%下属80%的建议
出席起80%作用的20%的会议
结果：
充裕……
（二）目标ABC原则
在最有价值的那些项目旁边，表上大写的A字，在稍低价值的项目旁边标上大写的B字，在价值最低的项目旁边标上C字。
简单地说，目标A、B、C原则就是首先要将工作目标分成三类：
A必须做的——你应该尝试每天完成几项紧急且有难度的任务。
B应该做的——你的大部分工作构成这部分工作应占去大部分的工作时间
C不值得做的——通常是不紧急的事情应放在有时间的时候再做。
如何使用呢？
例：
一个销售部的经理的工作范围是十分广泛的，他要负责筹划一种产品或一类产品的市场销售计划，他要确立销售目标、做预算计划、策划广告和实地销售等。
根据目标ABC原则将销售经理的工作分为：
A=准备资料向营销总监汇报
撰写招聘计划
讨论和计划费用预算
B=核定文件和资料
处理紧急事项
少量的辅导下属
C=不必要的部门会议
会见不重要的客户
与人事部的奖金问题讨论
1、A、B、C的优先序列一般是通过比较确定的，A项与B、C项对照以后，他们的重要性就会逐步显露出来。
2、计划A、B、C的优先顺序是可以改变的，今天看来重要的事项明天可能就变得不那么重要，反过来也是一样，今天不那么重要的事项明天就很可能变成重要的事项了。
3、在实际中可能出现这种情况：
在计划中属于C项，用两个小时的时间去完成它就可以取得上司和同事的满意，但为了把这项工作做得更好、更出色，为了加深上司和同事对你的认识和理解，你可能花费4个小时的时间去完成它，使这项工作就上升到了B项。
4、设定一项工作的A、B、Ｃ项，究竟是Ａ项，还是Ｂ、C项，要根据在这件事项中所花费的时间的多少对你的工作、职位等带来影响的大小来具体确定。
（三）第二象限工作法
在实际工作中，许多工作都可以从两个方面分析：
第一个方面：
紧急程度
有些工作是需要特别紧急处理的，因此优先顺序的原则就是紧急在前；有些事不太紧急或不紧急的，可以往后缓一缓推一推，因此根据优先顺序原则就是不紧急在后。
例：
某销售经理某天工作紧急程度划分
紧急
不紧急
紧急处理客户投诉
意外事故的紧急排除
客户拜访
确定明天的广告
接待质检人员
工作总结
修改工作流程
处理同时的一些误解
辅导下属工作
安排下一步工作
第二方面：
重要程度
工作也可以按照重要程度来划分，对于重要的工作要花费较多的时间和精力去做，对于不太重要或不重要的工作不必去做或只花费很少时间去做。
显然，优先顺序原则就是重要在前，不重要在后。
例：
某销售经理某天工作重要程度划分
重要工作
不重要工作
销售费用预算计划
部门招聘计划制定
重要客户拜访
工作报告总结
下达指令
一些文件和资料的查询
文件归档
应付无关人员
领用物品
差旅费报销
所
Ⅰ第一象限
紧急
重要
Ⅱ第二象限
不紧急
重要
Ⅲ第三象限
紧急
不重要
Ⅳ第四象限
不紧急
不重要
如何运用呢？
第Ⅰ象限：
既紧急又重要的事项
说紧急是指必须马上就要做的事项；说重要是指对公司、部门或者个人有重大影响的事项。
销售部经理要处理客户的投诉。
当遇到既紧急又重要的事项，就需要他根据自己的工作经验和指示技能来处理顾客的投诉，不使事情扩大化，又要使顾客对你的解释或处理结果能够接受和满意。
第Ⅱ象限：
重要但不紧急的事项
一般情况下，重要的事项都是可以在一定的时间内完成的，一般有较充足的时间安排，能处理得很好。
但是在事务处理过程中，由于每天忙于琐碎的事务，经常把重要的事项搁置起来或认为反正还有的是时间，结果是做了次要的事将重要的事项一直推到最后一刻，不仅时间上非常仓促，工作质量和效果也不能得到满意。
第Ⅲ象限：
紧急但不重要的事项
销售经理要为下属解决客户投诉问题，上司找了解工作等是紧急的事项。
下属不停地请示工作让你做决定，不断地“救火”、危机处理使将自己绑在了每日的紧急事项上，电话、会议、来访等基本上也属于这一象限。
第Ⅳ象限：
不重要和不紧急的事项
既不重要也不紧急，那就可以不用去做。
注意事项：
1、合理地将自己的工作按紧急和重要程度划分到不同象限中。
2、先做或者将大部分时间和精力用于做属于第二象限的工作。
3、许多第一象限的工作，实际上也是由于没有按照第二象限工作法去做而产生的，并注意纠正。
4、不要被第三象限中一些工作的假象所迷惑。
5、根据第二象限的工作制定计划。
6、80%的时间做第二象限的工作；20%的时间做其它象限的工作。
（四）计划原则
所谓计划：
就是事先对时间进行全面规划，以提高时间的利用效能，充当时间的主人。
计划地目的就是帮助自己获得清楚地想法，以便获得清晰地行动。
简单的说，计划原则就是：
必须事先对工作作出计划
必须按照计划去执行、去实施
必须留出处理不可预计事务的时间
必须制定计划
计划依据时间可分为：
日计划、周计划、月计划
①不管是日计划、周计划还是月计划，都要落实在纸上；
②不要一次做的计划太多，也不要想的太多，要充分考虑到一些无法预知的情况；
③要考虑所花费的时间，计划地目标不要太笼统。
必须执行计划
如果不去执行计划，什么样的时间管理的原则和方法都是没有用的。
下面具体对日计划进行说明：
日计划有5个步骤：
日计划第一步：
列出工作任务
在每日日计划表格相应栏目中填上第二天或当天想要完成的工作任务，那么这些工作任务里面包括：
☐周计划、月计划所列出的工作任务
☐前一日未完成的工作任务
☐新考虑到的工作任务
☐其他的工作任务
日计划第二步：
估计所需要的工作时间
在每个工作任务后面，记下估计需要完成的时间，通过计算得出总时间：
日计划第三步：
保留弹性工作时间
保留机动时间，不能将工作排得满满的，安排工作任务的时间不得超过60%的总时间，要用40%的机动时间去处理突发事情。
如果一天的工作时间按照8小时来算，意味着在计划当中所控制的时间不得超过5个小时，也就是日计划是对5个小时进行的计划，那么另外3个小时可以作为机动时间处理突发性事件。
日计划第四步：
决定优先顺序
如果排出的第二天工作任务很多，预算也超过了预定的5个小时，那么就要通过优先顺序的方法来把工作需要的时间压缩在、限定在5个小时以内，并且在这5个小时内对工作排出优先顺序，首先要有时间保证属于当天最为重要的时间。
日计划第五步：
事后检查
每做一件事情后就在该工作事项后面打记号，表明这件事已做，并且做完了。
如果不能再每天之内完成当日最重要的工作，那么就会导致工作会被多次拖延，在以后的工作当中就变成了又紧急又重要的工作了。
（五）养成习惯
人们不会认为习惯也会成为一种原则，但在时间的原则中它确实也是一种存在形式，即：
☐要知道什么是好的时间管理的习惯
☐好的习惯是可以养成并且是必须要形成的
☐对时间的管理是一种可以改变的习惯，不良的习惯是无意中形成的，良好的习惯可以在有意识中形成
不良习惯：
☐工作效率低，办事拖拉
☐时间观念差，工作时磨磨蹭蹭
☐工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次
☐经常被电话、不速之客干扰，任由发展，不会说不，喜欢推迟和延误
☐上班时间不紧凑，晚上加班干
☐什么事情都愿意管，认为自己很忙才好
☐愿意下属多请示、多汇报才有权威
☐没有目标、买有计划、人云亦云
☐零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间
☐没有时间安排表，由别人来安排
☐不会休息、不会娱乐、没有空闲
如果你有上述这样一些坏习惯，你就要消除这些自设的障碍，修正自己的习惯、性格以至于某些习以为常的观念，痛下决心加以改正，彻底根治浪费时间和精力的个人习惯。
应该按照前面所讲到的原则去做，逐渐养成这样的一些工作习惯和对时间管理的习惯。
一些好习惯：
☐每天花10分钟作计划
☐有书面的待办单、日计划、周计划和月计划
☐每周都将自己的工作排出优先顺序
☐在高效能的时间里完成重要的工作
☐有明确的生活和工作目标
☐会有效利用零星时间
☐文件柜或办公桌整洁、条例清楚
☐在固定的时间里处理往来的函件
☐尽量将无用的文件处理掉
五、时间管理工具
•年度时间规划
•周工作安排表
•日工作计划表
年度时间规划
•我希望在这一年过去以后得到什么？
•除此以外，这一年中还有哪些事情需要我花费时间？
•我必须做哪些事情？
•这些事情必须在什么时候完成？
•这一年中有哪几个关键的任务？
•我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？
•预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？
（如搬家、生小孩。
）
•今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小？
我准备怎样充分利用这段时间？
•今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大？
你准备怎样应对？
周工作安排表
日工作计划表
•列出所有的工作和任务
•估计工作需要的时间
•欲留机动时间给意外事情
•决定优先，删除或委派
•事后检查，将未完成的任务转移
五、时间管理的改进途径
有计划的工作
减少无序行动
避免贪大求全
避免拖延
学会说不
方法之一：
有计划地工作
❑建立包括目标、标准、最后期限、优先顺序一套计划体系。
❑在刚开始时作计划。
❑严于律己，经常激励和要求别人监督和检查。
❑把所有的工作按照紧迫性、重要性等进行划分，制订自己的优先工作次序。
❑每天的计划都有一定的预留时间来处理变化或危机、偶然事件等。
方法之二：
减少无序行动
❑时刻对自己的工作和任务进行反思，整理和形成一套有效的、有条理的思维方式。
❑工作和任务肯定有轻重和缓急之分，与你的目标挂钩确定重要工作及每日的工作优先顺序。
方法之三：
避免贪大求全
❑不要追求尽善尽美，只追求达到目标，完成职责。
❑成就感是建立在要实现的目标上的，不能脱离你的目标。
❑让上司认可是在完成你的职责内的工作基础上的，能干是在对你分内事项的处理中体现出来的。
对别人的请求和要求，不属自己的分内之事要敢于说“不”。
方法之四：
避免拖延
❑严格要求自己，规定任务完成的期限。
❑排除工作过程中的干扰，保持优先次序的稳定性。
❑不要只做熟悉的事务性工作。
❑与同事、上司、下属探讨改进工作方法，辨清各自的职责，不推诿和相互扯皮。
方法之五：
学会说“不”
❑有时不需要任何借口，只要你的拒绝对你来说是合理的。
❑实行公平交易，给自己找出拒绝的理由。
❑计划好自己的工作计划和优先次序，以便有理由拒绝别人。
❑对上司要有合理的、确切的解释和说明，因为上司不好违忤。
❑明确自己不是救世主，不充能人。
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