Lotus Notes85 操作手册.docx
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LotusNotes85操作手册
一、首次使用Notes的配置
1．打开Notes客户端
用户点击桌面上的快捷方式
，打开Notes客户端。
提示输入用户名和密码，输入密码后点击登陆。
出现配置其他服务对话框，选择完成。
Notes客户端下载ECL刷新和服务器策略等信息，请耐心等待。
●第一次进入Notes8.5,可以点击“入门”标签旁边的“x”关闭入门，或按“主页”进入主页设置。
主页的设置，点击主页的页签，进入主页设置界面，点击“使用缺省值”即可。
默认主页的界面如下：
2.将用户邮箱设为主页，当用户启动Notes时，直接进入用户邮箱：
首先，打开Notes界面的左侧的“悬浮打开列表”；
点击“查看”菜单，选择“悬浮打开列表”，如下图：
选中“悬浮打开列表”后，在左侧就显示“功能列表”，包括“邮件”，“日历”，“通讯录”等应用，您可以通过点击悬浮列表的功能图标打开相应的功能；
选择邮箱作为主页；
邮件单击“悬浮列表”的邮件图标，选择“将书签设置为主页”，就可以将邮箱设置为用户的主页，方便用户使用。
二、Notes中使用邮件
1．如何收取新邮件
点击邮件图标，进入收件箱。
然后点击工具菜单发送及接受邮件。
2．如何阅读邮件
在收件箱或者文件夹中（用户已经做了邮件规则的情况下）红色标记即是新邮件，下面是邮件预览。
用户选中新邮件双击或者鼠标右键选择打开即可打开邮件文档。
如下图所示为预览邮件正文内容：
3．如何创建新邮件
在收件箱中点击“新建”
或者点击菜单栏上的“创建”，在下拉菜单中点击“消息”，出现如下正文编辑界面，通过“收件人”链接选择地址，收件人地址，抄送人，密送等地址。
主题和正文内容后点击发送按钮。
根据公司层次，名称，角色，职位来选择合适的收件人，抄送人和密送人。
◆在“目录”中选择“Cinda’sDeirectory”,该目录为信达集团的企业通讯录；
◆在查看依据选择“公司层次结构”，该选项按照公司的部门结构对用户进行分类，方便用户查找和选择收件人；
◆通过点击公司组织结构名称前的三角型符号，可以展开组织结构，选择收件人；
◆可以双击用户，添加到收件人，也可以通过选择标记多个用户，（如下图），点击“收件人”、“抄送”、“密送”等按钮，将用添加为收件人、抄送和密送，点击确定完成用户的选择。
如果用户需要将邮件发送给某个特定的部门或群组成员时，可以通过选择群组添加到收件人，来收发邮件：
群组的选择通过展开“*邮件组*”来查找：
通过拖动滚动条来找到您所需要的群组，如同添加收件人一样，在选中群组后，点击“收件人”、“抄送”或“密送”添加用户，点击确定完成收件人的选择。
添加主题和正文内容后点击发送按钮。
4．为邮件添加附件
需要附加文件的，点击下图所示的曲别针图标来添加附件。
5．为邮件添加签名
在新建消息的页面，点击“更多”，在下拉菜单中选择“首选项”。
在弹出窗口中点击“邮件”，“签名”，在“在我的外发邮件末自动添加签名”的选项打勾，输入签名信息。
最后点击确定。
当新建消息的时候，Notes会自动将签名加到邮件正文中。
6．编辑新邮件时进行排版
在编辑正文的时候，在菜单栏上有版面的设置，根据需要进行选择。
或者右键选中需要排版的文字，右键菜单可以修改正文格式，颜色等。
根据个人喜好选择字体，字号，风格，以及版面样式。
7．如何创建邮件规则
使用邮件规则自动处理您所收到的、符合特定条件的新邮件。
例如：
您可以创建一条规则，用于检查来自特定发件人或包含特定主题的邮件，自动将邮件移至特定的文件夹，向某人发送邮件的副本，或在您从收件箱中看到垃圾邮件之前预先将其删除。
打开规则视图，点击“新建规则”。
输入发件人的条件后点击“添加”，然后在指定操作中点击选择按钮，选择相应的文件夹，视图或者是新建文件夹，确认后，再点击“添加操作”。
最后点击确定。
这样当发件人满足一定条件时，发件人对应的邮件信息会根据邮件规则自动放到相应的文件夹或视图中。
8．将邮件移到废纸篓
选中想要删除的邮件，点击文件夹图标，在下拉菜单中点击“移入文件夹”。
在弹出窗口中选择“废纸篓”，点击“移动”。
或者是将选中的邮件文件直接拖动到废纸篓中。
还原邮件需要在废纸篓中点击“还原”。
移动到废纸篓中的邮件默认48个小时自动删除。
9．彻底删除邮件
如果要彻底删除邮件，首先选择要删除的邮件，在鼠标右键菜单中，选择“删除”。
在废纸篓中也可以查看到相关信息，选择清空废纸篓。
提示是否永久删除，点击“是”，删除文档。
10．撤回邮件
当邮件发送错误，可以通过撤回邮件撤回发送的邮件。
打开发送邮件视图，选择需要撤回的邮件，撤回只对Notes邮件有效，并且对方允许别人撤回邮件。
选择撤回方式。
服务器设置如果收件人看到邮件不能撤回。
11．邮件归档
服务器策略设置普通用户的邮箱大小为500M，警告阀值是400M，用户须对邮件进行归档，释放邮件数据库的空间，有两种方式的归档，一是手动归档，二是根据归档策略的日程安排Notes自动将邮件归档。
11.1用户自定义归档策略
点击菜单栏上的“操作”-“归档”，在下拉菜单中选择“设置“，出现设置窗口
输入归档条件的名称，并启用此条件，选择相应的条件：
“选择条件”，这里归档15天没有修改的邮件。
下面的归档应用程序的位置，默认是C盘的notes客户端的安装目录下，由于这个文件会逐渐变大，建议大家修改成D盘，或者E盘等数据盘。
我这里放在了D:
\domino-archive\目录下，a_maxing.nsf这个名字是自动生成的不用修改。
如下图所示：
上图点击“确定”后，会弹出选择窗口，选择“是”：
上图中点击“是”后进入到“日程安排”选项。
如果没有上图的提示窗口，直接点击“归档设置”中得“日程安排”也行。
在归档设置的日程安排界面中，选中“安排归档“，指定归档运行时间（这个时间的设定由自己来定）。
运行日期这里最好都选择上，防止某天没有登录notes客户端，做不了归档的情况。
取默认的任何场所后确定。
如下图所示：
在邮件的左边“归档”这里会出现刚才创建的归档项，我这里是“2012”。
还没有归档的情况下点击会报错：
已经归档后，点击归档项，这里点击“2012”查看归档信息，如下图所示：
归档完成后，我们的邮箱里符合归档的邮件就自动删除了，全部进入到归档库中。
11.2使用手动归档
首先必须设置归档条件，然后手动归档。
选择需要归档的邮件，点击菜单栏上的“操作”-“归档”，在下拉菜单中选择“归档”，“归档选定的文档”。
在归档条件选择窗口内点击归档条件，点击“确定”。
第一次Notes会在本地创建归档邮件库，将要归档的邮件移到归档库中，同时将邮件从邮件副本中删除。
11.3查阅归档邮件信息
在收件箱界面中点击左边大纲上的“归档”，选择相应的归档条件链接，打开对应归档条件的归档库。
需要用户注意的是归档库的设计和邮件副本的设计是一样的（即都有收件箱、草稿等信息），千万不要造成混淆。
12．如何在邮件库创建文件夹
用户使用OutLook的习惯是将不同的邮件放在不同的文件夹中，Notes中点击菜单创建文件夹。
或者在菜单栏下创建——文件夹皆可。
在弹出窗口中输入要创建的文件夹名称，并选择相应的父文件夹后确定。
在邮件库的大纲中，文件夹下会出现之前新创建的文件夹，用户现在应该点击菜单工具全部复制将本地邮件副本的设计与服务器上的邮件库同步
13．如何回复邮件
点击已打开的邮件文档的“答复”菜单按钮，在下拉菜单中选择一个模式。
当邮件有许多抄送人，需要对每个人都回复，则选择“答复所有人”。
14．如何转发邮件
在已打开邮件文档得界面中，点击“转发”菜单，在下拉菜单中选择转发的模式。
在“收件人”栏输入需要转发的收件人地址或是查询企业用户目录，自动添加收件人信息。
15．如何查找收件箱邮件信息
15.1排序后查看
在收件箱视图中，可以根据发件人、主题、日期和大小等信息进行升序或降序排列，用户可以根据排列的次序查找相应的邮件信息。
15.2按条件搜索
选择菜单查看搜索此视图
在搜索界面输入相应条件后开始搜索指定邮件。
16．如何查找其他文件夹或视图的邮件
其他文件夹和视图也都支持排序查看和搜索功能，用户可参照“如何查找收件箱邮件信息“进行操作。
17．邮件、日历、待办事宜的授权
您可以让指定人员打开您的邮件并阅读您的消息、日历条目、待办事宜项目和联系人条目。
还可以让用户代替您发送、编辑（包括添加后续标志）和删除消息、创建和删除日历条目，以及创建和删除待办事宜项目。
另外，还可以指定Notes将日历条目转发给个人或组，而不用考虑此人或组是否有权访问您的邮件。
在收件箱界面中中，点击“更多”，在下拉菜单中选择“首选项”。
弹出以下窗口，选择“访问与授权”页面，点击“添加”。
在下面弹出窗口中选择相应人员和群组、组建，在访问项中指定相应的权限后点击确认按钮
18．如何使用新邮件提醒
Notes在收件箱新收到邮件后可以弹出一个窗口，提示你有新邮件到达，需要对客户端进行一个设置。
在客户端中点击“文件”，“首选项”——“邮件”——“发送和接收”——“正在接受”将“显示弹出警报”这个选项打勾后点击确定。
19．如何对邮箱中的特定邮件使用颜色标记
邮箱中的邮件过多的时候，为了区别不同人发送过来的邮件，可以对邮箱中的邮件进行颜色标记。
在邮箱中点击“更多”，“首选项”。
在“邮件”下的“注意事项指示府”的界面进行配置，输入需要标记颜色的发件人姓名，并对背景和文本的颜色进行选择后点击“确定”。
20．如何对单封邮件进行保存
打开需要保存的邮件，点击“文件”，“另存为”。
支持导出格式为.eml的邮件。
在弹出的窗口中选择磁盘路径，并且输入用户名（包括文件的扩展名），点击“导出”。
直接打开导出的文件查看邮件内容。
三、如何使用日历
1．如何新建会议
打开Notes，进入日历。
点击“新建”，在下拉菜单中选择“会议”。
在“新建日历项”的页面中填写主题，在下方的“描述”中填写内容，在人员的“必需”中选择人员。
在弹出的选择地址对话框中，选择参与的人员后点击确定。
完成后点击保存并发送。
收到该邮件的人员提示是否保存，若保存，则该日历项添加到收件人的日历中。
2．如何新建约会
点击“新建”，在下拉菜单中选择“约会”。
在编辑界面输入“主题”、“时间”和“描述”后点击“保存并关闭”。
3．如何新建全天事件
点击“新建”，在下拉菜单中选择“全天事件”。
在编辑页面输入“主题”、“时间”和“描述”后点击“保存并关闭”。
4．如何新建纪念日
点击“新建”，在下拉菜单中选择“纪念日”。
在编辑页面输入“主题”、“时间”和“描述”后点击“保存并关闭”。
5．如何新建提醒
点击“新建”，在下拉菜单中选择“提醒”。
在编辑页面输入“主题”、“时间”和“描述”后点击“保存并关闭”。
6．如何新建事件通知
点击“新建”，在下拉菜单中选择“事件通知”。
在编辑页面输入“主题”、“时间”和“描述”。
在“人员”中选择“被邀请者”。
在弹出窗口内选择人员后点击“必须”，然后点击“确定”。
点击“保存并发送邀请”，则参与人员会收到邀请邮件，参与人员点击同意后自动在参与人员的日历中出现该事件通知。
7．日历的清除
选中需要清除的日历，点击“更多”，在下拉菜单中选择“日历清除”。
所有者操作可以对日历重新安排，发送消息给参加会议人员。
在弹出的窗口内选择时间、类型后点击确定。
弹出一个确认窗口，点击确认后清除日历。
四、如何使用待办事宜
点击主页上待办事宜的图标进入待办事宜的页面。
或者在邮件等视图通过切换：
1．如何新建待办事宜
点击“新建待办事宜条目”。
输入“主题”、“时间”和“描述”后点击“保存并关闭”。
在列表里面显示出建立了的待办事宜。
2．待办事宜完成后的处理
选择已经完成的待办事宜，点击“标记为完成”。
在左边的大纲中点击完成的图标，显示出已经完成的待办事宜。
五、如何使用联系人
点击主页上的联系人图标进入联系人页面。
1．如何新建联系人
点击“新建联系人”。
输入“联系人姓名”和电子邮件地址，添加联系人图片，职务住址等，点击“保存并关闭”。
若要继续添加则点击“保存并添加另一个”。
2．如何创建群组
点击左边大纲上的“组”，然后点击“新建群组”。
输入“群组名称”，点击“成员”。
在下面的弹出窗口中选择人员，可以选择本人的通讯录（“用户名”的联系人），企业用户（cinda’sDirectory），本地通讯录等中的人员，选择一个点一下“添加”，完成后点击“确定”。
如新建IT科组，给IT科组发送邮件，在“收件人”中选择IT科组便可，不需要单个添加。
六、设置离开办公室通知
可以使用离开办公室通知服务，在您不在时对外来邮件发送自动回复。
自动回复将告知在您不在时向您发送邮件的人您外出了，并告诉他们您何时回来。
要设置离开办公室通知，必须指定离开办公室设置，例如您的离返日期，然后启用离开办公室通知服务。
随后，在您的返回日期，您会收到一封离开办公室摘要邮件，其中包括一个发件人列表，通知服务在您不在时向这些发件人发送了离开办公室回复。
注意根据您所在组织的服务器配置，Notes会在指定的返回日期自动禁用离开办公室通知服务，或者您必须在回来之后手动禁用该通知服务。
如果是后一种情况，您每天都将收到禁用离开办公室通知的电子邮件提示。
启用离开办公室通知
1.如果有必要，请打开邮件。
2.在邮件列表上方，单击更多>离开办公室。
3.指定您离开和返回的日期。
注意根据您所在组织的服务器配置，可能存在指定小时选项。
如果可用，选择此选项可以指定离开和返回时间，然后指定时间。
4.单击启用并关闭，或者，如果您已启用离开办公室通知但更改了某些离开办公室设置，则单击保存并关闭。
禁用离开办公室通知
根据您所在组织的服务器配置，可能需要在回来之后手动禁用离开办公室通知（即使Notes会在指定的返回时间停止发送离开办公室回复）。
如果是这种情况，您将收到禁用离开办公室通知的电子邮件提示。
1.如果有必要，请打开邮件。
2.在邮件列表上方，单击更多>离开办公室。
3.单击禁用并关闭。
七、常见问题
1．修改Notes密码
在菜单栏中，选择文件——安全——用户安全，输入Notes密码。
进入用户安全性对话框，“更改密码”，弹出密码输入框，输入现在Notes后，便可进行密码更改。
2．无法收发邮件
首先检查Notes客户端所在的PC到Domino邮件服务器的网络连接是否正常，其次确保Domino邮件服务器服务是否正常运行。
确保自己是联机状态。
3．Notes登录的时候会弹出Windows密码和Notes密码不匹配信息
如下图：
这是因为现在绝大部分用户的Notes安装包有客户端单点登录模块，用户每次登录的时候，启用它，该功能模块都会去检测用户的Notes密码和windows登录密码，如果两个密码不一样，就会弹出对话框，提示可以通过“文件安全用户安全更改密码，是否在登录Notes后立即更改密码？
”。
选择“是”；
这样下次用户登陆到Windows系统的时候就可以直接打开Notes客户端了，如果用户此时也在使用Outlook，应将Outlook的密码改成Windows的登录密码。
如果用户不想同步Windows和Notes密码，同时希望不再弹出此类同步Notes和Windows密码信息，可以到菜单文件安全用户安全，输入Notes密码
在安全性界面中将“通过登录操作系统登录到Notes“的勾去掉
如果用户此处“通过登录操作系统登录到Notes“项是灰色不可操作的，则没有安装单点登录模块。
4．联系人导入失败
Notes通讯录将outlook的联系人导入的时候，出现联系人导入没有显示的情况，这种情况是因为在outlook中的联系人的“姓氏”这一栏为空。
Notes是对姓敏感的，没有姓氏这一栏的信息，Notes的联系人是无法识别的。
必须将姓氏这栏填上。
5.邮件设置为主页
先选中邮件书签，右键——将书签设置为主页。
下次登录直接进入邮件。
6.打开窗口时出错
用户点击Notes快捷方式图标太多，Notes登录窗口还未出现。
在任务管理器，结束ntaskldr.exe进程。
Notes在Windows,Linux和MAC平台上分别有如下主要进程：
Windows:
notes2.exe,nlnotes.exe,ntaskldr.exe,nsd.exe
Linux:
notes2,lnotes,taskldr,fileret,nsd.sh,nsdexec,watchscreensave,sametime_idlemo
MAC:
Notes,notesmm
7打开归档提示文件不存在
在Notes归档中点击归档条件指向的是归档数据库，当归档条件没有执行，归档数据库没有生成。
所以提示数据库不存在。
8．如何重新安装恢复Notes
如果用户Notes因为某种故障不能使用正常使用的时候，需要对Notes进行重新安装配置，这时需要做如下几步操作：
第一步备份\lotus\notes\data文件夹下的user.id文件
第二步备份\lotus\notes\data文件夹下的names.nsf（用户个人通讯录）、mail\*.nsf（用户本地邮件副本或是Outlook导入的邮件库文件）、archive*\*.nsf（用户的邮件归档库文件，随用户的归档策略不同，文件路径和库文件名称可能不同）、bookmark.nsf（用户的书签库，如果用户有其他自定义的书签库也应备份）。
第三步卸载Notes8.5，删除\lotus和\Lotus\Notes两个文件夹。
第四步利用Notes8.5的安装程序重新安装，将先前备份的文件覆盖到对应的路径下，打开Notes8.5快捷方式，在弹出的配置界面中输入用户名，找到\Lotus\Data\user.id文件，输入密码后就可以重新使用了。
文件
用途
bookmark.nsf
Notes\Data
保存bookmark和HomePage的数据
desktop8.ndk
Notes\Data
保存workspace里的所有数据
names.nsf
Notes\Data
保存联系人，网络连接以及位置信息
notes.ini
Notes\
保存Preference的设置
user.dic
Notes\Data
用户自定义的字典
id
Notes\Data
您的id，有id才能使用Notes
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