办公用品管理制度.docx
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办公用品管理制度
甘肃恒基文化产业投资发展有限公司
办公用品用具管理制度
批准：
审核：
编制：
总经理办公室
办公用品用具管理规定
第一章总则
第一条为了规范公司办公用品用具的计划、采购、保管、发放、使用、管理等工作，结合公司实际制定本规定。
第二条本规定适用于本公司编成内各部门、单位对办公用品、用具的使用管理。
第三条本规定归口管理部门是总经理办公室，各部门、单位履行分管责任。
第二章定义
第四条“办公用品”指用于保障员工日常办公需要的单价较低、使用寿命较短的易耗品。
如中性笔、铅笔、刀片、胶水、胶带、剪刀、大头针、曲别针、橡皮筋、复印纸、便签纸、橡皮擦、笔芯、涂改液、记事本、报表各类、会计账册、会计封皮、印泥等价值较低的日常用品。
第五条“办公用具”指用于保障员工日常办公需要的单价较高，使用寿命较长的耐用品。
如订书机、尺子、笔筒、线插板、计算器、电话机、电脑、打印机、文件柜、空调、相机、投影仪、办公桌椅等不易损耗或价值较高的物品。
第六条“办公用品标准配置”
一、公司对管理人员及新近人员办公用品发放执行标准配置：
软皮本一本；大头针一盒；曲别针一盒；中性笔两支；便签一本；稿纸一本；铅笔一只，橡皮一块，笔筒一个。
二、公司对各办公室用具执行标准配置：
办公桌椅每人一套；电脑每人一台；热水器一个；烟灰缸一个；垃圾桶两个；
第三章办公用品、用具的计划、采购与入库
第七条总经理办公室设置办公用品用具仓库，编配办公用品、用具管理员（由文员兼，以下简称管理员）。
管理员在办公室主任的领导下具体负责办公用品用具的计划、保管、发放和管理工作。
第八条公司各部门应在每月的24日前（遇休息日相应提前，下同）根据部门实际需求向总经理办公室提出次月办公用品用具申领计划，无办公用具或专用办公用品需求时，可不提申领计划。
第九条各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报总经理审批后，由办公室统一印制。
第十条公司办公室应在每月25日前，依据各部门申领计划，办公用品月均消耗量和库存量（办公用品库存量除直接外委的印刷品和财务专用表单外其它以保证一个月的使用为限，办公用具的库存量原则上为零）审查、编制《物资采购申请表》（见《采购流程管理制度》附件二），报总经理批准。
第十一条总经理办公室主任依据批准后的《物资采购申请表》，指定采购员合理组织采购，条件具备时应实行定点采购。
临时形成的采购需求，由总经理办公室请示总经理批准后实施。
第十二条采购员采购办公用品用具时应按照性价比原则择优采购，并如实向供应商索要正规发票，采购品种较多时应同时索要购物清单，购物清单应加盖供货单位印章。
第十三条采购员完成采购后应到办公用品仓库办理入库手续。
管理员依据批准后的《物资采购申请表》，购物发票点验入库物品无误后，填写《物品入库单》一式两份，一份交入库经办人（即采购员），一份留存。
同时在购物发票及购物清单上签字确认，并填写《物品入库登记表》，将物品分类入库。
第四章办公用品的保管：
第十四条办公用品用具仓库应设置《办公用品库存台帐》及《员工办公用具配备台帐》，分别记录办公用品用具的库存、分布、配置情况。
第十五条物品入库后管理员应及时、准确填写《办公用品库存台帐》和《办公用具配备台帐》。
第十六条入库物品应定位存放、摆置整齐、适时保养、妥善保管。
第五章办公用品用具的领用、发放及退库
第十七条各部门需要领用办公用品用具时应填写《办公用品用具申领单》，报办公室主任审查批准后到管理员处领取。
第十八条办公室主任依据相关标准、部门月度申购计划和部门实际工作需要，按照“保障工作，杜绝浪费”的原则审批各部门的《办公用品用具申领单》。
第十九条管理员依据批准后的《办公用品用具申领单》填写《办公用品用具领用发放登记表》，经领用经办人签字认可后，据实发放相应的办公用品用具。
并及时对《办公用品库存台帐》、《员工办公用具配备台帐》等做相应的调整。
第二十条公司领导领用办公用品用具时，可由公司办公室工作人员参照上述规定代替其办理相关手续。
第二十一条员工调动、离职等脱离其工作岗位时，其配备的办公用具应如数退库。
管理员应对其《员工办公用具配备台帐》做相应调整。
第六章办公用品用具工作的管理
第二十二条公司全体员工应牢固树立勤俭节约、艰苦创业的意识，杜绝一切浪费行为。
第二十三条管理员应在每月25日前点验统计当月（指统计月）办公用品的消耗量和库存量，并填制《办公用品发放、库存统计表》经办公室主任审核无误后，随《物资采购申请表》一并报总经理。
第二十四条公司办公室主任应每月一次随机检查办公用品、用具的库存保管情况，发现问题及时纠正。
第二十五条公司办公室每半年（六月、十二月）对全公司办公用具的使用情况进行一次普查、经常检查、了解办公用品的使用、消耗情况，并将普查、检查、了解情况和改进意见书面报总经理。
第二十六条未经管理员签字确认的办公用品用具采购发票各级管理人员一律不许签字报销。
第七章考评标准
第二十七条将办公用品用具私用，未经许可送人或有明显的浪费行为，每项次扣罚10—50元，并承担其对公司造成的相应损失。
第二十八条造成办公用具丢失、损坏据实赔偿。
第二十九条未按时填写、报送相关台帐、报表、报告或有明显失误，每项次扣5—10元。
第三十条库存物品帐、卡、物不符每项次扣5—10元。
第三十一条在采购过程中谋取私利，按实际谋利额的5倍扣罚当事人。
第三十二条未按规定检查纠正管理工作中出现的问题每项次扣10元。
第三十三条违反本规定的其它行为每项次扣5—20元。
第八章附则
第三十四条本规定所需表单均由公司办公室设计制作（必要时可购买）、保管、发放。
第三十五条本规定从2012年8月1日开始执行。
第三十六条相关文件及表单样稿：
A.附件一《物资采购申请表》
B.附件二《物资入库单》
C.附件三《办公用品库存台帐》
D.附件四《员工办公用具配备台帐》
E.附件五《办公用品用具申领单》
F.附件六《办公用品用具领用发放登记表》
G.附件七《办公用品发放、库存统计报表》
附件一：
采购申请表
申请部门：
填报日期：
年月日
采购类别：
□设备□材料□工程□服务□低值易耗□其他
购置原因：
序号
名称
规格型号
/工程概况
技术指标
数量
/工程量
估价（总价）
交货期
/工期
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
备注：
编制人：
部门经理：
采购主管：
财务主管：
总经理：
董事长：
恒基文化投资发展有限公司物资采购入库单
序号
货品名称
规格型号
生产厂家
数量
单位
单价
金额
1
2
3
4
5
6
合计总额
人民币：
万千元角分
采购人：
库管人：
主管领导：
注：
该入库单一式三联，采购人，库管人，财务各一份。
附件二：
附件三：
甘肃恒基文化产业投资发展有限公司办公用品用具库存台帐
年月日
序号
物资名称
入库数量
计量单位
单价
供货厂商
联系方式
采购人
入库时间
出库时间
领用部门
领用人
领用数量
库存数量
联系人
联系电话
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
员工办公用品配备台帐
序号
姓名
部门
岗位
耐用办公用品
易耗办公用品
使用人签名
物资名称
数量
物资名称
数量
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
附件四：
附件五：
办公用品用具申领单
序号
物资名称
数量
计量单位
单价
金额
事由
使用人
领用人
发放人
1
2
3
4
5
6
7
8
合计总额
人民币：
万千元角分
领用部门负责人：
发放部门负责人
甘肃恒基文化产业投资发展有限公司办公用品用具发放登记表
年月日
序号
物资名称
计量单位
单价
领用数量
金额
领用时间
领用部门
领用人
领用事由
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
附件六：
办公用品发放、库存统计报表
年月日
序号
物资名称
上期库存
本期入库
本期出库
期末库存
数量
金额
数量
计量单位
单价
金额
数量
金额
数量
金额
附件七：
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