客户服务部部门手册.docx
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客户服务部部门手册
北京####有限公司
客户服务部部门手册
2015 年 3 月制
第一章客服部组织架构
客服经理
客户服务组主管
华
北
区
客
服
专
员
西
北
区
客
服
专
员
东
北
区
客
服
专
员
华
中
区
客
服
专
员
西
南
区
客
服
专
员
华
南
区
客
服
专
员
华
东
区
客
服
专
员
岗位编制:
客服经理 1 人,客服主管 1-2 人,客服专员 7-21 人(最多 3 人/大区)。
注:
后期视情况,可在各大区客服专员下再以省为单位设立省级客服专员 1-3 人。
第二章客服部岗位职责
一、客服经理岗位职责
1、负责公司整体服务工作的管理,落实各项服务工作;
2、负责公司客服团队的管理,搭建优质、完善的客服团队;
3、带领团队协调解决公司各类服务质量问题,以提升公司各类服务问题的
处理效率;
4、带领团队对公司及加盟商的各类服务质量存在隐患进行预警,以规避或
减少各类服务质量问题的发生;
5、带领团队落实各类加盟商服务相关的报告、文件的编制。
工作内容
1、加盟商服务的日常管理工作;
2、制定与完善加盟商管理 制度 ,规范和完善岗位职责,优化加盟商服务
流程;
3、建立各类销售数据库系统并做好相应的数据分析,完成月度、季度、年
度销售指标数据的统计工作;
4、加盟商满意度的调查,完善加盟商需求分析,制定可行性方案提升加盟
商满意度;
5、拟定本部门成员的 工作计划 ,对客服专员的业务技能、投诉处理技巧、
工作态度等进行指导和培训,掌控加盟商服务质量。
二、客服主管岗位职责
日常管理
1.考勤,值班安排;
2.部门的规章 制度 制定和监督执行;
3 负责部门员工业绩考核工作;
4.日常会议;
5.培训提高服务水准;
6.制定客服部门工作目标及计划;
7.部门员工工作的监督和向上级主管汇报工作;
8.投诉记录的巡查和跟进处理;
9 汇总投诉,总结形成处理文案,采取预防措施,改善服务或产品的质量;
10.满意度调查方法的文案;
11.公司部门横向纵向的沟通,合作,对接。
三、客服专员职责
1、履行首问负责制的规范要求;
2、客服工作要加强公司内部协调,对每个问题的解决都要进行跟综并限时处理;
3、熟悉并掌握各业务知识,及各项业务操作技能和相关业务流程;
4、熟练加盟商的各种业务服务需求,对于自己不能处理的及时反馈相关部门或上
级领导;
5、向加盟商提供准确、迅速、亲切、周到的服务,做好“问声、应声、送声”三
声服务;
6、树立以“加盟商为中心的服务理念”,牢记服务原则,我们的职责就是让加盟
商满意;
7、努力学习,不断总结服务工作的实际经验,提高自身的业务素质与业务技能;
8、对加盟商服务过程中发现的问题及时反馈,并积极提出改进意见和建议;
9、遵守有关的规章制度,关心集体;
10、完成领导交办的事宜。
第三章客服部管理规章制度
一、人员素质
1、具有良好的职业道德和正确的服务思想,树立把困难留给自己,把方便让给加
盟商的服务宗旨,维护本企业形象,全心全意为加盟商服务;
2、精通本岗位的业务及相关业务流程;
3、了解公司已开公布的各项政策(包括系统功能、操作方法、加盟办理流程,回
访流程,服务标准);
4、普通话标准、流利;
5、计算机操作熟练,熟练操作各种办公软件,打字速度平均 80 字/分钟;
6、客服专员在受理加盟商咨询、投诉时,必须严格执行规范的服务用语,态度和
蔼、亲切,热情处理加盟商的咨询或投诉;
7、客服专员在工作过程中,应严格按照“三要、三不、四个一样”的要求去做。
即:
三要:
要“请”字当头,“您”字不离口,“再见”结尾;
三不:
不使用生硬语言,不说推卸责任的话,不责备、埋怨加盟商;
四个一样:
生人熟人一个样、有无检查一个样、工作忙闲一个样、情绪好坏一个
样。
二、岗位制度
1、值班人员值班在岗,坚守岗位、坐姿端正、精神饱满、集中精力;
2、值班人员要认真按各项业务流程、服务规范及操作规范的要求去做;
3、值班时必须使用规范服务用语,从语气、声调、应答上做到:
礼貌、亲切、简
练、清晰、耐心、周到;
4、树立以“加盟商”为中心的服务理念,牢记“加盟商永远是对的”服务原则,
做到反应快、应答及时;
5、自觉遵守公司纪律,履行工作职责。
严禁在工作场所内大声喧哗,未经经理批
准不得擅离职守。
6、规范使用服务用语,快速解答加盟商问题;
7、上班时间不能看书,不能与临台闲聊(业务交流除外)、不能私挂用户电话、
手机铃声调为振动;
8、上班时间不准上与工作无关的 QQ、玩网络游戏或在线看电影,不能上与工作无
关的网站;
9、接打电话时不能吃东西,吃饭需离开客服部工作范围;
10、不得随便使用客服部固定电话长时间拨打私人电话。
第四章工作规范
一、加盟商资料管理
1、 资料收集。
在公司的日常营销工作中,收集加盟商资料是一项非常重要的工作,
它直接关系到公司的营销计划能否实现。
客服资料的收集要求客服专员每日认
真提取加盟商信息档案,以便关注这些加盟商的发展动态。
2、 资料整理。
客服专员提取的加盟商信息档案递交客服主管,由客服主管安排信
息汇总,并进行分析分类,分派专人管理各类资料,并要求每日及时更新,避
免遗漏。
3、 资料处理。
客服主管按照负责加盟商数量均衡、兼顾业务能力的原则,分配给
相关客服专员。
客服专员负责的加盟商,应在一周内与加盟商进行沟通,并做
详细备案。
二、对不同类型的加盟商进行不定期回访
1、 加盟商的需求不断变化,通过回访不断了解不同加盟商的需求、市场咨询,还
可以发现自身工作中的不足,及时补救和调整,满足加盟商需求,提高加盟商
满意度。
2、 回访方式:
电话沟通、电邮沟通、 短信沟通等。
3、 回访流程
从加盟商档案中提取需要统一回访的加盟商资料,统计整理后分配到各客服
专员,通过电话(或电邮等方式)与加盟商进行交流沟通并认真记录每一个加盟
商回访结果填写《回访记录表》(此表为回访活动的信息载体),最后分析结果
并撰写《回访总结报告》,进行最终资料归档。
三、回访内容:
1、 询问加盟商对本司的评价,对产品和服务的建议和意见;
2、 对我司业务人员的工作质量及服务质量是否满意;
3、 特定时期内可作特色回访(如节日、生日、促销活动期);
4、 注意:
回访时间不宜过长,内容不宜过多。
四、回访规范及用语
1、 回访规范:
一个避免,三个必保,即
避免在加盟商休息时打扰加盟商;
必须保证加盟商的 100%的回访;
必须保证回访信息的完整记录;
必须保证在三天之内回访(最好与加盟商在电话中再约一个方便的时间)。
2、 开始:
您好我是××,请问您是××先生/小姐吗?
打扰您了。
交流:
感谢您在××时间接受了我们××的××到店服务,请问您对××服
务质量满意吗?
【满意】:
您对我们的服务有什么建议吗?
【不满意/一般】:
(能否告诉我您对哪方面不满意吗?
/我们应改进哪方面
的工作
3、 结束:
【满意】:
感谢您的答复,您如果需要什么帮助,可随时跟我们取得联系,
祝您(生意兴隆/节日快乐),再见!
【不满意/一般】:
非常谢谢您的反应,这一点我们的确做得不够,我们很快
就会有改进的望您监督,祝您(生意兴隆/节日快乐),再见!
五、高效的投诉处理
1、 完善投诉处理机制,注重处理加盟商投诉的规范性和效率性,形成闭环的管理
流程,做到有投诉即时受理,迅速有结果,处理后有回访;使得加盟商投诉得
到高效和圆满的解决。
建立投诉归档资料;
2、 投诉处理工作的三个方面:
3、 为加盟商投诉提供便利的渠道;
4、 对投诉进行迅速有效的处理;
5、 对投诉原因进行最彻底的分析。
六、投诉解决宗旨:
挽回不满意加盟商。
七、投诉解决策略:
短—渠道短、平—代价平、快—速度快。
八、认识服务与品牌的关系
1、 加盟商永远都是对的;加盟商是商品的购买者,不是麻烦的制造者;加盟商最
了解自己的需求;
2、 质量(各种质量),这是企业需要收集的信息。
失去品牌比损失一次交易更可
怕。
九、投诉处理流程
1、 投诉受理
即初步填写《加盟商投诉登记表》的相关内容,如投诉人、投诉时间、投诉
内容等。
2、 投诉判断
了解加盟商投诉的内容后,要判定加盟商投诉的理由是否充分,投诉要求是
否合理。
如果投诉不能成立,即可以婉转的方式答复加盟商,取得加盟商的谅解,
消除误会;如果投诉成立,则根据加盟商投诉信息确定被投诉的责任部门,并请
加盟商给予一定时间展开调查。
3、 展开调查,分析投诉原因
要查明加盟商投诉的具体原因,具体造成加盟商投诉的责任人,根据实际情
况对接相关人员处理。
4、 提出处理方案
根据实际情况进行部门研讨提出不同相关解决方案。
主管领导应对投诉处理
方案一一过目,选择最佳解决方案,并及时作出批示。
5、 实施处理方案
对直接责任者和部门主管要按照有关规定进行处罚;通知加盟商,确认加盟
商接受解决方案后尽快收集加盟商的反馈意见。
6、 总结评价
对投诉处理过程进行总结与综合评价,由客服主管填写《加盟商投诉分类统
计表》,并做数据分析统计,提出改进对策,不断完善企业的经营管理,以提高
服务质量和服务水平。
十、投诉处理准则
首先,言行礼仪按服务规范操作。
与加盟商不发生冲突的技巧:
1、 不争论;不恶言;不动怒;
2、 不轻易承诺,不失言;
3、 不推卸责任;
4、 不提高说话音调;
5、 杜绝跟加盟商说“不行、不知道、不可以” 等;
6、 不怀疑加盟商的诚实品格。
十一、 注意事项
尊重加盟商的人格,专心对待加盟商,用心倾听,从加盟商角度出发分析加盟商
的实际问题,给加盟商一定的自主权。
请加盟商参与共同选择最佳解决途径,让加盟
商感觉到他的意见得到尊重,尽量用补偿性方法调节与加盟商的关系。
第五章客服专员标准话术
一、 开头语及问候语
勤用礼貌用语,正确的语调对加盟商运营“您好”、“请”、“对不起”、“谢谢”、
“再见”等礼貌用语,客服专员应尽可能多的在电话沟通过程中让客户感受到自己的
礼貌。
开头语:
“您好,爱亲客服,请问有什么可以帮您?
”
如电话已接通但对方无应答,应礼貌提示:
“电话已接通,请问有什么可以帮您?
”
经提示如对方仍无应答,应再次礼貌提示后挂断电话:
“对不起,由于电话或线
路问题,我无法听到您的声音,感谢您的来电,再见。
”
遇到骚扰或拨错电话,客服专员应礼貌回应:
“您现在拨打的是爱亲客服热线,
如果您没有其他业务需要办理请挂机,感谢您的来电,再见。
”
二、 接听投诉电话
如遇加盟商投诉,客服专员应首先表示歉意说:
“对不起,由于我们的工作疏忽
(或不周到)给您造成麻烦,请您谅解(或请您不要生气),请您将详细情况告诉我好
吗?
我会详细记录并尽快为您解决的。
”
如果投诉无法当时解决,客服专员应回答:
“很抱歉,先生/女士,感谢您反映的
意见,我们会尽快向上级部门反映,并在。
。
。
(承诺答复时间)内,给您明确答复,感
谢您的来电,再见。
”
三、 建议或表扬
遇到加盟商对公司提出意见或建议时,客服专员应回答:
“欢迎您多提宝贵意见,
我一定向领导反映,谢谢。
”或者“感谢您为我们提高宝贵意见,我已详细记录并尽快
向上级领导反映,谢谢。
”
客服专员收到表扬时应回答:
“您别客气,我们做的还不够,请多指正。
”或者
“谢谢您对我们工作的支持和鼓励,这是我们应该做的,欢迎您经常拨打客服热线,
提出您的宝贵建议,谢谢。
”
第六章客服部绩效考核方案
一、 绩效总则
1、此方案适用于北京####有限公司客服部全体员工,以月度为考核周期,考核
内容分为主体考核部分、加盟商满意度评分及人力行政部评分三部分。
2、 考核方法:
2.1 自评(不纳入考核总分):
由被考核者就相应项目在“自评”栏中打分;
2.2部门领导评分:
部门领导主体考核在“部门评分”栏中打分,同时根君部门
日常激励政策得分进行相应的附加考核加减分打分;
2.3 加盟商满意度评分为客服经理结合客服工作抽访得分。
3、考核总得分=主体考核得分+加盟商满意度评分+人力行政部评分。
如考核总得
分 95 分以上,则在评优、晋升等同等情况下享有优先权。
4、绩效薪酬:
按董事长意见执行(待讨论)
5、绩效评定截点:
员工于每月 2 日前提交上月自评得分表,部门经理于 5 日前汇
总提交人力资源部,节假日顺延或提前提交,最迟不超过 10 日提交。
6、说明:
主体考核部分(占比 80%)
考核
项目
考核权重
评估标准描述
评估说明
分值标准
自评分
部门
评分
工作
态度
(35 分)
主动性
(15 分)
对工作积极主
动,主动思考
问题,提出改
进意见。
对任何工作都有积极主动的工作热情,能主动
的以主人翁的态度去思考和执行工作,主动承
担份内与份外的工作,并能积极主动发现工作
中的不足提出建设性建议,努力推动各项制度
规范的完善。
8-15 分
本职份内工作需在部门主管的监督下才能完成
各项工作,缺乏热情,工作被动,很少提出工
作意见或建议。
7 分以下
责任心
(10 分)
完成本职工作
的持续性和责
任性;当工作
对本职及相关工作高度负责,面对困难能主动
寻求各种办法快速解决,总是令部门领导放心
的按时按质完成任务,工作中对个人失误不隐
5-10 分
客 服 部 绩 效 考 核 表
6.1 部门绩效考核总分连续 3 个月得分低于 60 分者,由人力资源部面谈辞退;
6.2 本职岗位工作难以胜任,结合个人实际能力协调调岗,如协调无果可辞退;
6.3严重违反公司或部门各项规章制度,对公司造成重大经济损失,工作能力低
下,多次引起加盟商投诉或与加盟商发生争执者,可辞退。
二、 客服部绩效考核表
见下表
出现差错或失
误时,勇于承
担责任,努力
改正,不逃避、
不推卸责任。
瞒、不逃避、不推诿,及时反馈交流,主动提
醒其他同事并努力寻求完善方式,推动部门流
程完善。
按部就班完成本职工作,各类突发事件需要部
门主管协调和监督,个人失误一般不主动寻找
自身原因。
4 分以下
服务意识
(10 分)
能以良好的态
度为加盟商及
公司同事主动
解决问题。
服务意识能贯彻于各项工作,热情积极,换位
思考,能站在加盟商的角度上分析和协调,对
于份内分外的事项从不冷漠拒绝,而是主动寻
求解决办法,提出合理化建议,通过周到而细
致的服务提升加盟商对公司的满意度和粘合度。
5-10 分
事不关己,高高挂起,服务意识较弱,习惯以
自我出发考虑问题,有时甚至与加盟商发生争
执。
4 分以下
专业
技能
(10 分)
专业度
(5 分)
对于本职工作,
在专业技能方
面,不断进取,
精益求精。
产品知识、公司政策、部门工作流程等知识面
抽检,根据得分对应考评(比如抽检正确率
80%,本项考核得分为 5*0.8=4 分)
0-5 分
专业知识
的运用
(5 分)
专业知识熟练
运用于日常工
作中,达成加
盟商满意度。
日常工作中专业知识或工作流程不熟练导致工
作执行不到位而产生的投诉或失误(一次扣一
分,上限 5 分,超过 5 分本项考核为 0 分
0-5 分
工作
能力
(35 分)
沟通能力
及结果导
向
(15 分)
能理解他人,
将自己的意图
准确传递给他
人,并产生他
人完全执行的
效果
能灵活掌握沟通技巧,将自己的意图准确传达
到位,碰到突发或异常事件能快速反应,找到
最佳妥善方案灵活处理,最大限度提高加盟商
满意度;同时具有结果导向思维,寻求最佳解
决方案高效完成个人及团队目标。
8-15 分
沟通能力较弱,有时候双方理解未能达成一致
导致行为出现偏差,经常忽略目标及结果的跟
踪。
7 分以下
学习能力
(10 分)
掌握新知识并
向他人传播的
能力
能把握一切机会积极提升自己的专业能力和拓
展与工作或部门相关内容的知识面,灵活及熟
练运用于个人和部门工作中,并积极向部门或
其他同事传播和指导;面对问题善于思考和总
结,在现有知识体系的基础上,能整理自己新
的思维或方式,促进个人和部门工作流程的完
善。
5-10 分
学习能力差,除非部门主管安排和要求,很少
主动学习和分享。
4 分以下
团队精神
(10 分)
尊重团队中的
每一个成员,
积极维护团队
利益
团队协作精神和意识强,工作和生活上都乐于
帮助其他同事,主动帮助协调解决问题,积极
给予和接纳对自己的意见或建议,勇于承担责
任。
5-10 分
较为冷漠,没有团队和协作意识,不愿意受理
“与自己无关”的事情,对其他同事的需求帮
忙简单回复,平时沉默寡言,按照个人设想工
作。
4 分以下
考核得分(工作态度 35 分+专业技能 10 分+工作能力 35 分):
加盟商满意度评分(10%)
加盟商
满意度
(10 分)
对加盟商的投诉建议妥善处理,并得到加盟商高度认可,甚至受到加盟商自发制作的具有
表扬或认可方面的实物反馈,如锦旗、表扬信等;部门主管抽检评分(比如抽检好评率
80%,本项考核得分为 10*0.8=8 分;好评率低于 60%本项不得分)
0-10 分
人力行政部评分(10%)
人力行
政部
考核
(10 分)
遵守公司
规章制度
(10 分)
1. 能严格遵守公司各项规章制度,无违纪,得满分;
2. 每违反一项公司的规章制度,视情节严重程度单项扣分 1-10 分,扣完 10
分为止。
0-10 分
考核总得分=部门考核部分(占比 80%)+加盟商满意度评分部分(占比 10%)+人力行政部评分部分(占比 10%):