账务管理制度.docx

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账务管理制度

账务管理制度

1、账务管理

1.1账务处理要求

为维护财经纪律，保证各项经济活动的合理合法性和规范性，依据实际情况和会计法规定明确以下财务处理要求。

1 ．原始凭证的内容

（l ）原始凭证应具备：

凭证的名称、填制凭证的日期、填制凭证单位的名称、经济业务的主要内容、数量、单价和金额、经办人的签名。

（2 ）从外单位取得的原始凭证，发票上应印有税务专用章，事业单位按规定收取费用时，应使用财政部门统一印刷的收据。

（3 ）从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的财务专用章或发票专用章。

（4 ）自制原始凭证必须有经办人、经办部门负责人和审批部门及有关主管领导的批示；重大事项必须有中心领导的审批方可报销。

（5 ）对于无法取得原始凭证支付现金时（如奖金发放、值加班费、节日补贴等）, 采用统一支出凭单，不是经常发放的，应有支付资金请示或资金发放通知单，由经手人填制统一发放表，经办部门负责人审核签章并经主管院长、中心主任审核批准后，出纳方可付款。

（6 ）出纳人员不得代填原始凭证，代领现金或白条抵账；对外开出的原始凭证，必须加盖单位公章，并按照规定逐项填写齐全。

（7 ）购买实物的原始凭证，必须有验收人签章，对所购物品应逐项写明，如数量较多发票无法写明的，应要求经办人开据明细予以证明，否则出纳员不予报销。

（8 ）一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证，凡填写大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符，否则不予报销。

（9 ）购买属于固定资产范围的物品，必须有固定资产管理部门开具的固定资产入库单，否则，财务部门不得给予报销。

（10 ）凡未经主管领导同意或违反财经纪律的开支，财务部门均可予以拒付。

（11 ）职工因外出所借差旅费，一律填制借款凭证，并须有主管领导签字，经手人签字方可；外出回来报销时，填制差旅费报销凭证，按照中心有关规定给予报销，不予退还原借款凭证。

2 ．原始凭证的审核

（1 ）购货发票名称必须要求对方填写全称：

"延安慧泽老年服务中心”。

（2 ）购货发票内容必须分项填写齐全，如：

购货的“内容名称、单位、数量、单价、金额。

（3 ）购货发票大、小写金额要一致；小写合计数前用“￥”符号封顶，大写合计数前用“⊙”符号封顶；金额如有“0 ”大写一律填写“零”不得填写“另”。

（4 ）购货发票必须盖有“发票”专用章或“财务”专用章，开票人姓名及购货日期填写齐全。

（5 ）如非机打购货发票一律用复写纸复写，字迹清楚，不得涂改，如有填写错误，一律重开。

（6 ）购买汽车配件、日用杂品、食品、办公用品等，发票后面必须附有明细单。

（7 ）审核原始凭证的真实性、完整性、合规合法性。

（二）账务处理管理

1 ．下列事项应办理会计手续，进行会计核算。

（l ）款项和有价证券的收付；

（2 ）财务的收支、增减和使用；

（3 ）债权、债务的发生和结算；

（4 ）资本、基金的增减和经费的收支；

（5 ）收入、费用的核算；

（6 ）财务成果的核算和处理；

（7 ）其他需要办理会计手续、进行会计核算的事项。

2 ．会计核算以实际发生的经济业务为依据，按照会计制度处理会计业务；会计科目设置符合会计制度规定；会计处理方法前后期一致；会计指标统计口径一致；实行会计电算化后，使用的软件及其生成的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须符合财政部门规定。

3 ．会计年度自公历1 月1 日起至12 月31 日止。

会计核算以人民币为记账本位币。

4 ．原始凭证填制完整，签章齐全，有附件的注明自然张数，自制的原始凭证应格式统一。

5 ．会计凭证采用记账凭证，摘要简明扼要，内容完整，签章齐全。

会计科目运用正确，先借后贷，每张记账凭证只能反映一项经济业务，除少数特殊业务必须将几个会计科目填在一张凭证外，不得填制多借多贷、对应关系不清的记账凭证。

记账凭证入账后发现错误，用规定的方法更正。

6 ．设置现金、银行存款日记账，总分类账，明细分类账，根据需要设置各种辅助账。

日记账户按日结账，其他账户按月结账。

账簿粘贴印花税票。

7 ．财务报告根据登记完整、核对无误的会计账簿记录和其他有关资料编制，数字真实，关系准确，内容完整，说明清楚，各表之间相互衔接。

按国家规定对外报表。

8 ．定期对账，做到账证、账账、账实相符。

定期编制银行存款余额调节表，发生长短款，及时查找原因，及时更正。

9 ．定期与财产物资实有数核对，年终进行全面清查。

10 ．定期清理往来账款，及时催收各种款项。

11 ．会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，依据《会计档案管理办法》建立档案，妥善保管。

二、财务电算化管理

（一）电算化岗位设置与分工

1 ．会计主管岗位：

由财务管理部主管担任。

2 ．制单岗位：

由行政会计担任。

3 ．复核岗位：

由财务管理部主管担任。

4 ．工资核算管理岗位：

由行政会计担任。

5 ．固定资产明细账管理岗位：

由行政会计担任。

6 ．食堂及行政出纳岗位（现金、银行出纳）：

由出纳岗位担任。

7 ．食堂会计：

由食堂会计担任。

（二）会计电算化操作管理

1 ．操作使用的管理

（l ）系统管理人员、系统维护人员、系统操作人员、数据录人人员、数据审核人员以及其他有关人员有权上机操作本系统；

（2 ）非指定人员不得上机操作本系统；

（3 ）上机使用人员必须使用其真实姓名，操作密码注意保密，一旦泄密，操作人员有权修改自己的口令；

（4 ）上机人员必须按照各自的操作权限进行，不得越权。

2 ．会计电算化硬件设备的管理

（l ）硬件设备配置管理：

会计电算化硬件设备是指专门用于或主要用于会计电算化的计算机及其配套设备，包括计算机主机、显示器、打印机等。

为了确保会计电算化工作的正常运行，财务部门配备计算机、打印机。

这些计算机设备专门用于会计电算工作，其他部门不得随意使用和占用。

（2 ）硬件设备的维护管理：

会计电算化专用硬件设备由财务部门统一管理和使用，其他部门一般情况下不得使用财务部门硬件设备，确需使用时必须经财务部门负责人批准，并确认不影响会计电算的正常工作，操作使用时必须进行操作登记，并在上机登记表上注明批准人姓名、批准时间。

会计电算化硬件设备专门用于运行账务处理系统、报表处理系统和其他会计事务处理。

3 ．会计电算化的安全与保护

（l ）财务部门必须加强会计电算化安全与保护工作。

（2 ）计算机和打印机除每周一次进行全面检查外，应定期清洗计算机和打印机的脏物。

（3 ）为了保障计算机安全正常地运行，防止意外事故发生，机房内不准抽烟，杜绝一切火源。

（4 ）机房内只能有一个电源总闸开关，该总闸开关由专业电工安装，财务部门必须指定专人操作；工作中突然停电时必须立即关掉总闸开关及所有电器设备；操作人员离开机房时应关闭自己使用的设备电源，下班时必须关掉机房内电源总闸。

（5 ）硬件设备的启用必须遵照以下顺序：

第一步开总闸开关，第二步开UPS 电源设备，第三步开打印机，第四步开显示器，第五步开计算机主机。

4 ．预防计算机病毒管理

计算机病毒是影响计算机正常运行的重要原因之一，必须按照以下要求避免计算机病毒的发生：

（l ）会计电算化使用2 台微机，其中账务核算、固定资产动态管理、工资管理及各种收费工作一台。

（2 ）外来的移动存储设备在使用前要进行查病毒工作，未进行检查的设备不得使用，尽量不用外来移动存储设备。

（3 ）要定期对计算机进行病毒检测，保证会计电算化工作的正常进行。

（4 ）一旦发现计算机感染病毒，应立即向有关部门报告，并采取消毒措施。

（5 ）平时做好备份，减少计算机病毒发生带来的损失。

（6 ）严禁在计算机上运行游戏盘，未经许可不准对外服务，以防病毒传入。

5 ．机房用电防火制度

（l ）计算机接板要有短路保险装置，机房电源只供计算机及外部设备使用；

（2 ）机房内禁止吸烟，杜绝各种明火，严禁摆放易燃、易爆物品；

（3 ）机房卫生扫除等工作时，要关闭计算机、切断电源；

（4 ）下班前，要检查机房电源的关闭情况；

（5 ）发生意外事故，立即拉闸、断电；

（6 ）机房内备有灭火器，存放固定地点，灭火器定期更换，做到人人会使用；

（7 ）工作中突然停电，应注意及时关闭有关设备电源。

6 ．计算机房保密措施

（l ）电算化操作人员启动会计账务系统均采用各自密码。

各级操作密码必须严格保密，不得泄露；

（2 ）每名操作人员只可在本人职责范围内操作，不得借用他人密码，从事本人权限外的操作；

（3 ）计算机内程序及数据及文件，任何人不得随意改变，如须改动要有专门人员；

（4 ）财务数据属于对外保密的重要资料，不得将打印的凭证、科目、汇总表、账薄、会计报表随意外借；

（5 ）每名操作人员在完成本职工作后，需退出本系统；

（6 ）不经主管领导同意，任何人不得查询机内账务数据，不得向外单位人员演示操作过程；

（7 ）机房内所有作废文件、纸张应统一存放，集中销毁。

7 ．会计电算化管理考核

（l ）制单岗的考核要求：

①必须认真审核原始单据，日常财务管理工作要及时；

②出现不符合规定的问题，主动与经办人或主管会计协商；

③凭单录入后，必须先进行自检。

每日必须打印及核对现金日报表；

④必须在结账期的次日将单据录入完毕；

⑤每日工作结束前必须做备份；

⑥每月结账后打印记账凭证及发生额余额表；

⑦报表必须准确无误，提供的数据必须准确及时。

（2 ）复核岗的考核要求：

①对于制单岗的原始凭证及凭证必须认真审核；

②认真审核银行对账单并作记录；

③对各种报表定期进行严格审查。

（3 ）出纳岗的考核要求：

①每日对当日经济往来票据进行整理编号；

②每日盘点现金库存，编制原始凭证传递单；

③次日上午将昨日原始单据及原始凭证传递单转给会计。

三、财务收支审批管理

（一）财务收支审批人员、审批权限

1 ．财务收支审批人员

（l ）为保证中心资金合理使用，提高资金使用效率，中心主任或主管财务院长负责全院的财务收支审批工作；

（2 ）财务收支凭证，由财务负责人审核、签章后方可办理。

2 ．审批权限

（l ）中心内部各部门编制的各项年度收支计划，须经部门讨论后上交主管财务的主任或院长办公会审批；

（2 ）各种工资、岗位工资、奖金等，必须由人力资源部门审核列单后，经中心主管领导审批，方可由财务部门开支；

（3 ）购置仪器、设备等各种固定资产、专控商品，必须经主任或主管财务的院长审批后，方可办理有关手续；

（4 ）集体福利基金的开支，必须报请主管财务的院长审批后方可开支。

（二）财务收支审批程序

1 ．收支审批程序

（l ）各项收入、支出必须按照国家的法律和规定办理，不得搞非法经营，不得违反财务开支规定；

（2 ）收入包括：

财政补助收入、上级补助收入、拨入专款、事业收入、其他收入等，各部门全部收入均须纳入年度收入预算；

3 ）各项支出，均须统一管理，根据年度预算层层报批同意后方可执行。

2 ．专项业务的审批程序

（1）购买固定资产的审批程序：

①事业基金、专用基金购置或更新固定资产，先由部门提出可行性报告与用款计划，报经主任或主管财务的院长审查同意后方可实施；

②专项拨款购置固定资产，须先由部门列入专项计划，经主任或主管财务的院长审查批准后方可实施；

③购买固定资产，需经主任或主管财务的院长签署同意后，再签订购买合同等有关手续，购入的固定资产必须登记入账。

（2）购买、领用库存材料的审批程序：

①为减少库存，加速资金周转，各部门必须按实际需要，订出物资采购计划

②购买前，有关部门要提交购买申请报告，由院长签署同意后方可购买

③物资到库后，应由物资管理人员逐一验收入库，同时建立库存物资管理账

④材料、物资应实行定额管理，使用前要填写领料单，并经主管物资工作的领导审批后，方可领用。

（3 ）大额款项的审批程序：

①凡一次使用资金1 万元以下的（不含经常性支出）需填写《大额资金审批表》经办人、部门领导、主管院长签章；

②对临时采购计划金额在1 万元（不含）以上，5万元（含）以下，须经院长办公会讨论通过后报中心主任作出决策。

③对临时采购计划金额5 万元（含）以上的应事先准备好项目可行性报告，提交院长办会讨论通过后，报中心主任批准。

④需申报的项目：

购建固定资产、基建支出、其他需要申报项目；

⑤凡属大额资金申报范围的支出，须持手续完备的审批表办理结算业务；

⑥凡经院长办公会研究决定，给职工临时性补贴，（不是经常性的）须书面通知财务科；

⑦大额资金使用超过5万元时，必须经过审计。

四、原始记录管理

（一）原始记录的内容和填制方法

1．原始记录的内容

凡与会计核算紧密相关，由会计部门负责办理或参与办理，有一定经济价值的凭证、账簿、报表、报告、批复、批件、合同、协议、发票或收据存根，内部转账单据等记录资料，均为原始记录的内容。

2．原始记录的填制

（l）原始记录的填制要根据记录的不同种类和各种记录的规范要求分别填制。

按规定填写的项目，内容必须齐全，必须使用钢笔、签字笔；字迹要工整，不得写自造简化字；不得乱涂乱改，内容必须更改时，要按规范进行，并在更改处加盖更改人印章；数字不得更改，需重新更换发票；自制原始凭证必须有收款人、经办人员和部门负责人签名或盖章。

采用计算机填制的凭单要按照计算机管理规范要求填制。

（2）需用复写的原始记录（特别是发票、收据）必须用双面复写纸套写、留有套写痕迹。

发票、收据作废时必须加盖“作废”戳记。

连同存根一起保存，不得自行销毁。

（3）原始记录有附件的必须注明附件的自然张数，其有效金额必须相等，各种附件应附在原始凭证背面。

如附件张数较多，应从原始凭证的右上角起按自右至左顺序重叠粘贴，不得遮盖报销金额，如单据过多，原始凭证背面不够粘贴时，另用白纸粘贴，附在原始凭证后面。

各种附件大于原始凭证的应按记账凭证大小折叠，附在原始凭证后面。

（4）原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因，需要使用原始凭证时，经本单位领导人批准，方可复制。

向外单位提供的原始凭证复制件，应由提供人员和收取人员在有关登记簿上共同签名或盖章。

（5）从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位证明，证明经济业务的内容、原始凭证的号码、金额，证明必须加盖原开出单位的公章。

然后由接收凭证单位经办人、部门负责人、部门主管领导签字，单位领导人审核批准，手续齐全后，才能代作原始凭证。

如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况说明，然后由经办人、部门负责人、部门主管领导签字，单位领导人审核批准，手续齐全后，才能代作原始凭证。

（二）原始记录的审核

1．建立严格的原始记录审核制度。

所有发生的原始记录都应由经办人、填制人、单位主管领导、会计主管人员、出纳人员等分别根据发生的业务内容和财务规定，层层审核、签字（或盖章）。

2．对原始记录的名称，所涉及的项目名称、内容、日期、数量、单价、金额、出证单位名称、填制人、“发票”专用章或财务印章、税务部门监制章、财政部门监制章等内容进行审核。

3．对原始记录的真实性、完整性、合法合规性进行认真审核，力争不留差错。

经过严格审核，分别签字盖章的原始记录，方可生效。

（三）原始记录填制人的责任

原始记录填制人，必须对所填制的原始记录涉及的业务内容、填制目的、填制规范全面了解。

同时要对所填制的原始记录中的项目、内容、数量、金额、适用范围、适用期限及其真实性、合法性负责。

（四）原始记录的签署、传递、汇集的要求

1．发生的各种原始记录一经确定，应及时传递到各有关部门和人员，不得积压漏传。

2．原始记录的签署应根据不同的业务性质、原始记录的内容和技术要求，由单位的有关部门、机构和个人分别进行签署。

经过按规定审核签章、确认无误后的原始记录，一经转入财务部门，财务部门应及时地按照规定程序，由单位会计主管、出纳人员、会计制单人员、会计复核人员等有关人员进行相关的账务处理和报表填制。

3.将所发生的原始记录分门别类装订成册，制定有关查阅索引，并按照会计档案管理要求，及时归档立卷，妥善保管。

五、会计档案管理

（一）会计档案的管理原则

1.会计档案是中心在经济活动中形成的、记录和反映经济业务的重要史料和证据，必须加强对会计档案工作的管理，要把会计档案管理工作作为一项长期的工作任务。

2．会计档案工作的日常管理应由财务部主管负责。

3．对已形成的会计档案，由财务部负责整理、立卷、登记。

（二）会计档案的归档范围

1.会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计核算资料。

2．实现会计电算化后，会计档案还包括软件数据资料、程序资料等。

（三）会计档案的归档保管

1．会计档案单独存放，并配备专用档案柜。

2．会计电算档案的保存期限与手工方式完全一致。

会计数据的备份应分别在于两个以上不同的建筑物内。

3．财务部要指定专人负责会计档案的归档保管工作。

4．保存会计档案资料，要有相应的防盗、防火、防潮、防虫、防磁等安全措施。

（四）会计档案的整理、立卷

1．会计档案的分类，统一使用名称分类法。

2．会计年度终了后，将会计年度内装订整理后形成的会计档案，分为会计凭证、会计账簿、财务报表、专项合同书等分类管理，装入档案盒分年度、名称、项目等分别存放。

（五）会计档案的借阅、使用

1．要建立会计档案借阅登记清册和会计档案清册。

2．外单位借阅，需持单位介绍信，经主管财务的领导批准后方可借阅。

3．本单位人员借阅，需经单位负责人批准。

4．借阅会计档案不得随意复印、标画、拆散或携出。

需要复制会计档案的，经单位主管财务的领导批准后方可复制。

（六）会计档案的保管期限

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

原则上按照《会计档案管理办法》的规定执行。

1．会计凭证保管期限：

原始凭证、记账凭证、汇总凭证15年。

2．会计账簿保管期限：

总账、明细账、备查账15年。

3．现金、银行存款日记账25年。

4．会计报表保管期限：

永久保存。

（七）会计档案的销毁

1．会计档案保管期满，原则上按照《会计档案管理办法》的规定执行。

手续如下：

（l）中心根据有关部门的销毁意见，编制账簿档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限，已保管期限，销毁时间等内容；

（2）中心负责人在会计档案销毁清册上签署意见；

（3）销毁会计账簿时，应由档案部门和会计部门共同派员监销，必要时会同中心财务负责人及审计人员参加监销；

（4）监销人员在销毁会计账簿前按照销毁清册所列内容清点核对所销毁的会计档案，销毁后，应当在销毁清册上签字盖章，并将监销情况报告中心负责人。

2．属于下列情况的，保管期满也不得销毁

（l）尚未结清的债权债务的原始凭证，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止；

（2）正在项目建设期间的建设单位，其保管期满也不得销毁。