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档案管理

第一章档案管理概述

第一节档案及档案管理工作的性质和特点

一、档案的性质和特点（原始记录性）（凭证作用、参考作用）

二、档案管理工作的性质和特点

性质

1、档案资源积累的相对缓慢性

2、档案管理过程的阶段性

3、档案管理活动对档案形成者的依附性

4、档案管理工作对社会的相对封闭性

档案管理工作的特点：

第二节档案管理工作的内容与范围

一、档案管理工作的内容：

（收集、整理、鉴定、保管、

统计、检索、编纂、利用）

二、档案的类型及档案管理工作的范围：

1、按档案的不同内容，可分为普通档案管理和专门档案管理

2、按档案的载体形式，可分为纸质档案管理和特殊载体档案管理

3、按档案的性质，分为公共档案管理和私人档案管理

4、按照档案的形成时间，分为古代档案、近代档案和现代档案

第三节档案管理工作的基本原则

档案管理工作的基本原则：

（统一领导、分级管理；维护档案完整与安全；便于社会各方面的利用）

一、统一领导、分级管理国家全部档案

1、国家全部档案由各级、各类档案保管机构集中保存

2、全国档案工作，由各级国家档案行政管理机关统一、分级、分专业地进行管理

3、党、政档案和党、政档案工作实行统一管理

二、维护档案的完整与安全（手段）

维护档案的完整（档案数量齐全；档案管理的系统性）

维护档案的安全（实体安全；内容安全）

三、便于社会各方面的利用（根本目的）

第四节档案管理机构及职能

1、普通档案室

2、科技档案室

3、人事档案室

4、音像档案室

5、综合档案室

6、联合档案室

7、企业档案信息中心

一、档案室

二、文件中心和档案寄存中心

1、国家档案馆

2、专业档案馆

3、部门档案馆

4、大型企事业单位档案馆

三、档案馆

第二章档案管理的基本理论

1、来源原则

2、文件生命周期理论

3、档案价值鉴定理论

档案管理工作的基本理论

第一节来源原则

1、尊重全宗原则（起源）

2、登记室原则（正式形成）

3、《荷兰手册》与1910年布鲁塞尔大会（理论论证和国际认同）

1、英国的“文件组合”和美国的“档案组合”

2、德国的自由来源组合

3、苏联和我国的全宗理论

4、来源原则的国际发展

5、来源原则遭遇挑战与重新发现

一、来源原则

我国的全宗理论：

全宗的含义：

档案集合体

1、全宗是一个有机整体

2、全宗是在一定历史活动中形成的

3、全宗是以一定的社会单位或社会活动项目为基础构成的

4、全宗是档案的基本管理单位

包括四方面含义

1、组织全宗

2、个人全宗

3、项目全宗

1、按其形成者类型分为

1、独立全宗

2、联合全宗

3、汇集全宗

4、档案汇集

2、按形成方式分为

全宗的类型

第二节文件生命周期理论

第三节档案价值鉴定理论

一、1789年法国大革命至19世纪末

1、年龄鉴定论

2、职能鉴定理论

3、行政官员鉴定论

4、苏联的档案鉴定理论

二、20世纪初至20世纪20-30年代

1、双重价值鉴定理论

2、利用决定论

三、20世纪中期至20世纪70年代末

四、20世纪80年代初至今】i

第三章现代档案的特点与档案管理工作的发展趋势

1、数量激增，种类多样

2、来源广泛，内容繁杂

3、载体形式多样化

4、社会对档案的需求增加

第一节现代档案的特点

1、文档实体生成一体化

2、文档管理一体化

3、文档信息利用一体化

4、文档规范一体化

第二节档案管理工作的发展趋势

一、档案管理模式的变革——文档管理的一体化和

图书、情报、档案管理的一体化

二、档案管理手段的变革——数字化和网络化

三、档案管理对象的变革——纸质档案与电子文件的长期并存

四、档案管理工作内容的深入——由档案实体管理向档案信息组织与管理发展

五、档案管理机构社会职能的拓展——档案馆的公共性和社会化服务将越来越突出

第四章档案的收集

第一节档案资源状况与档案流向

一、状况贫乏、馆藏数量不足、

二、流向

第二节档案收集工作的内容、意义与要求

1、对本单位需要归档文件的接收

2、对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案进行集中和接收

3、对历史档案的接收和征集

一、档案收集工作的内容

二、档案收集工作的意义

1、及时、全面地把档案收集进馆，丰富和优化馆藏

2、加强馆（室）外调查和指导

3、推行入馆档案的标准化

4、保持全宗的完整性

三、档案收集工作的要求

第三节文件的归档

一、归档制度

二、归档范围、时间及归档案卷的质量要求

（一）归档范围

（二）归档时间（第二年上半年）

（三）归档案卷及文件的质量要求

第四节档案馆对档案的收集（方式方法、途径）

1、档案馆对现行单位档案的接收

2、档案馆对撤销单位档案的接收

1、对保存在一些国家机关、社会组织等部门的历史档案的接收

2、对收藏于个人手中的历史档案的征集

3、对少数民族地区历史档案的征集

3、档案馆对历史档案的接收与征集

4、接受捐赠

5、购买

6、寄存

7、交换

1、记录文字的多样性

2、内容形式的全面性、多样性

3、保存地点的分散性

第五章档案的整理

第一节档案整理工作的程序、内容和基本原则

档案整理工作的基本程序：

1、全宗的组织及排列；

2、全宗内档案的分类

3、案卷的编立和排列

4、案卷目录的编制

档案整理工作的内容：

1、在正规工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求整理好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。

2、对整理不善的档案进行局部调整

3、零散文件的整理

1、档案的整理必须保持文件之间的历史联系

2、档案的整理应该充分利用原有基础

3、档案的整理必须便于保管和利用

档案整理工作的基本原则：

第二节全宗的组织与编号

一、全宗的组织

全宗群

二、全宗的编号

全宗号

（一）全宗编号规则

1、根据类型、数量合理编号

2、力求简洁，不能过于繁琐

3、不得任意更改，保持稳定。

4、具有拓展性

5、具有唯一性

（二）全宗编号方法

1、序时流水编号法（全宗进馆时间）

2、体系分类编号法（分类、分组；逻辑，系统，层次）

（适用全宗数量大，时间地域跨度大）

第三节全宗内档案的分类

一、分类原则与分类标准

1、根据全宗的性质和特点，选择适当的分类标准

2、分类体系的构成应具有逻辑性，遵守逻辑划分规则

3、分类层次简明，类目不宜过细、过多

4、类目名称应含义明确，具有系统性，有合理的排列顺序

1、全宗内档案的分类原则

2、全宗内档案的分类标准

1、年度分类法

2、时期分类法

3、工程阶段分类法

（1）按文件产生的时间分类

1、组织机构分类法

2、作者分类法

3、通信者分类法

（2）按文件的来源分类

1、问题分类法；

2、实物分类法

3、地域分类法

4、专业分类法

（3）按文件的内容分类

1、文件种类分类法

2、载体形式分类法

3、形状规格分类法

（4）按文件的形式分类

二、组织全宗内档案的分类

最常用的分类方法：

年度分类法；组织机构分类法；问题分类法

1、年度分类法：

最广泛

确定文件准确日期

（1）发文、内部文件以制发日期归类；

指令、命令按签署日期归类；

法规性文件以批准、生效日期归类

收文以收到日期或公布日期归类

（2）文件上没有明确日期的，想办法考证分析出时间。

（3）通用年度；专门年度

2、组织机构分类法

3、问题分类法

1、生平传记材料

2、创作材料

3、个人书信

4、公务活动材料

5、经济材料

6、亲属材料

7、评价材料

8、音像材料

9、其他材料

三、个人全宗内档案的分类

四、项目全宗内档案的分类

五、分类法的结合使用与分类方案的制订

1、分类法的结合使用

四种复式分类法：

年度——组织机构分类法（组织机构固定）

组织机构——年度分类法（撤销单位）

年度——问题分类法（内部机构复杂）

问题——年度分类法

（一次分类只能采用一种分类标准）

1、按全宗编制分类方案，一个全宗编一份分类方案

2、类项的设置应符合档案内容和成分的实际，并留有扩展的余地；

3、类目名称简介，含义明确，有合理的排列顺序

4、具有稳定性。

2、分类方案的制订

第四节立卷、案卷排列与案卷目录

一、立卷v

（一）案卷n（案卷是组成全宗的基本单位）

（二）立卷与全宗内档案分类的关系

文件分类与立卷先后关系

（三）立卷工作的内容

内容：

组成案卷单位、拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目与案卷的装订等。

二、案卷排列与编号（方法）

1、按照案卷所反映的工作上的联系来排列

2、按照案卷内容所反映的问题来排列

3、按照案卷的起止日期（时间）来排列

4、按照案卷的重要程度来排列

5、按照文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列

6、人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列

（以上方法可单独使用，也可结合使用）

三、案卷编目（6）

案卷编目一般包括：

1、封面和扉页

2、目次

3、序言或说明

4、简称表

5、案卷目录表

6、备考表

第五节档号

以字符形式赋予档案的一组代码

一、档号的功能

1、固定档案分类排列的顺序，反映档案的整理体系和实体位置，如实地、具体地显示档案间的联系和区别

2、使档案馆藏达到系统化、个别化，便于档案的检索利用

3、便于档案的保管和统计

4、档号将档案实体结构体系用代码方式表现出来，有利于计算机自动处理档案信息，便于档案的现代化管理。

二、档号的编制原则

唯一性、合理性、稳定性、可延性、简洁性

三、档号的结构及编制方法

（一）档号的结构（3种）（短横相隔）

1、全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页号

2、全宗号—类别号—案卷号—件、页号

3、类别号—项目号—案卷号—件、页号

（二）全宗号的编制（四位代码标识）

（三）案卷目录号的编制（三位数为宜）

（四）项目号的编制

（五）类别号的编制“.”

（六）案卷号的编制（三位阿拉伯数字标识，流水编号，不空号）

（七）件号的编制

（八）页号的编制

第六节案卷整理工作改革

2000年起，改卷为件的整理方法

一、档案整理改革的适用范围

1、必须是办理完毕的文件

2、仅针对文书文件，不包括文书文件以外的科技文件、会计文件、司法文件等，并不适用所有文书文件。

3、主要很对纸质文件的整理

4、主要适用于环境下，需要计算机辅助。

二、归档文件的整理原则和质量要求

（一）归档文件的整理原则

1、保持文件之间的有机联系

2、区分不同价值

3、便于保管和利用

（二）归档文件的质量要求

1、归档文件应齐全完整。

2、已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制

3、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

三、归档文件整理工作的程序和基本内容

（一）装订以件为单位，复文在前，来文在后

（二）分类

（三）排列

（四）编号

（五）编目来文与复文作为一件时，只对复文编目

（六）装盒

第六章档案的鉴定

第一节档案鉴定工作的内容与意义

1、立卷鉴定

2、档案室鉴定

1、馆外鉴定阶段

2、进馆鉴定阶段

1、定期鉴定

2、期满鉴定

3、开放鉴定

4、销毁鉴定

3、馆内鉴定阶段

一、档案鉴定工作的内容

二、档案鉴定工作的意义

1、档案不断产生，价值各异，应对不同价值的档案区别对待。

2、档案鉴定工作是使馆藏精炼，保证珍贵的、有价值的档案充分发挥作用的有效手段。

第二节档案鉴定工作的原则和标准

一、档案鉴定工作的原则

1、全面的观点

2、历史的观点

3、发展的观点

二、鉴定档案价值的依据和标准

（一）档案的来源

（二）档案的内容

（三）档案的时间

1、档案的文种

2、档案的稿本和可靠程度

3、档案的外形特点和完好程度

（四）档案的形式

（五）档案的相对价值

（六）档案的运行情况

（七）档案的利用情况

第三节档案保管期限表

表册

一、含义和作用

（一）含义：

档案保管期限表，是以表册的形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的指导性、标准性文件。

（二）档案保管期限表的作用

1、为档案价值的鉴定提供统一的标准。

2、提高工作效率，加快工作速度。

3、立卷人员可根据保管期限表容易地区分档案的不同价值，将具有不同保存价值的文件分别组卷。

二、档案保管期限表的类型

1、通用档案保管期限表

2、专门档案保管期限表

3、同系统机关档案保管期限表

4、同类型机关档案保管期限表

5、单位档案保管期限表

（不能缩短，可以延长）

三、档案保管期限表结构划分

四、机关文件归档范围的调整和文书档案保管期限的改革

1、将1987年《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件合成一个文件，并上升为行政规章。

2、改革文书档案保管期限的划分方法。

3、突出立档单位的主体地位

4、条款细化、覆盖面扩大

5、加大了行政管理力度

第四节档案鉴定工作制度

基本内容：

1、档案鉴定标准的制订和执行

2、档案鉴定工作的组织领导

3、销毁档案的批准制度和监销制度

（2人）

第七章档案的保管

第一节档案保管工作的内容、任务和要求

一、档案保管工作的内容

1、档案的入库存放

2、档案的库房管理

3、档案在利用过程中的保护

4、档案的安全防护和应急管理

二、档案保管工作的任务：

档案保管工作的根本任务是维护档案完整与安全，捍卫档案真实性。

三、档案保管的要求

1、建立科学的档案管理制度，实现档案保管的规范化和标准化；

2、配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施。

3、档案实行分等级管理

4、根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术设备。

第二节档案的库房管理

一、档案库房编号（顺序号；方位号）

二、档案装具的排列和编号

三、全宗的排列和档案上架（分类排架法、流水排架法）

四、档案存放位置索引（表册或卡片）1、指明档案存放处所

2、指明各档案库房保管档案情况

五、档案代理卡

六、全总卷

第三节档案在利用过程中的保护

一、档案在利用过程中的保护制度

1、档案使用登记和交接制度

2、档案利用行为规范制度

二、档案在利用过程中的保护措施

1、数量与顺序的控制

2、对档案利用行为的监督和指导

3、档案利用方式及利用场所

4、珍贵性档案利用过程中的保护性措施

第四节档案安全防护和应急管理

一、人员进出库制度

二、库房温湿度控制（温度14-24；相对湿度4560%）

三、库房“八防”措施（防火、防水、防潮、防霉、

防虫、防光、防尘、防盗）

四、定期检查、清点档案

五、档案应急管理（2008.10月）

第八章档案信息组织与检索

第一节档案的著录（1985-1999）

一、著录项目（7）

1、提名与责任说明项（6）

2、稿本与文种项

3、密级与保管期限项

4、时间项

5、载体形态项（3）

6、附注与提要项

7、排检与编号项

二、著录格式

段落符号式

表格式

分类号档案馆代号

档号电子文档号缩微号

正题名=并列提名：

副题名及说明提名文字：

文件编号/责任者+附件

.稿本：

文种.密级：

保管期限.时间.载体类型：

数量及单位：

规格.附注

提要

主题词或关键词

三、录用标识符号

三、各符号使用：

.回行不可省略，不可拆开，占两个字符，

/置于第一个责任者之前

；置于多个文件编号之间，多个责任者之间

，

[]自拟著录内容，文件编号种的年度，责任者省略时的“等”

（）

？

不能确定的著录内容，一般与“[]”一起配合使用

口用于残缺的字，为考证的字用三个“口”口口口

四、著录用文字和著录信息源

著录用文字必须规范化，规范化的简化汉字

著录信息来源于被著录的档案

五、著录细则

（一）提名与责任说明项

1、提名

（1）正题名：

没有提名的文件，依据内容拟写提名，并加“[]”号；

文件提名不能揭示内容时，原提名照录，并根据内容另拟提名附后，加“[]”号；

单份文件提名过于冗长，可删去冗长，用。

。

。

。

代替

（2）并列提名

（3）副题名及说明提名文字：

必要时副题名照原文著录，当正题名能够反映档案内容时，副题名可不必著录

（4）文件编号

2、责任说明

（1）责任者有一个时，前加/

（2）责任者多个时，著录首位责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，被省略的责任者用“[等]”表示

责任者之间以“；”相隔

职责或身份相同的责任者之间，用“，”相隔

历史团体责任者，之前必须冠以朝代，用（）如“/（清）军机处”“/（民国）外交部”

个人责任者一般只著录姓名，需要著录职务、职称等的，加（）号如：

“/李鸿章（外交部长）”

古代个人责任者，应冠以朝代名称，并加（）号如：

“/（清）李鸿章”

外国“/（苏）斯大林（）”

笔名责任者，“/矛盾（沈雁冰）”

未署名责任者“口口口”

文件责任者不完整，应照原文著录，将考证出的完整责任者附后，并加“[]”号如：

“/周[周恩来]”

文件责任者有误时，应按原文著录，将考证出的真实责任者附后，并加“[]”号如：

“王国央[王国英]”

考证出的责任者证据不足时，在后面加？

如：

“/[张治中？

]”

3、附件前加“+”

附件提名过长，可以省略，加“。

。

。

。

。

。

”

自拟附件提名加“[]”号

（二）稿本与文种项

（三）密集与保管期限项

6个级别

（四）时间项

单份文件，著录文件形成时间

一组案卷，著录文件起止时间

（1）文件形成时间

文书：

发文时间

决定、命令等：

通过或发布时间

条约、合同：

签署时间

技术评审证书、鉴定证书：

通过时间

获奖证书、专利证书：

颁发时间

科研报告：

发表时间

工程图、产品加工图等：

设计时间

竣工图：

绘制时间

原始实验记录、测定检测报告：

记录时间

（2）时间项用8位数表示，1-4位表示年，5-6位表示月，7-8位表日

（五）载体形态项“.磁盘：

4片：

3.5英寸”

（六）附注与提要项

有则录无则免，一般可不著录

提要一般不超过200字

（七）排检与编号项

第二节档案标引与档案检索语言

一、档案标引程序

1、审读文件、案卷，了解档案过论述的内容

2、进行主题分析，确定主题类型和结构

3、查表，转换主题概念

4、给出档案标识，即给出分类号或主题词

5、作标引记录

6、校对审核

二、档案主题分析

（一）档案主题分析的依据

提名不能作为档案主题分析的唯一依据

（二）档案主题分析方法

1、对主题类型的分析

2、对主题结构的分析

3、对主题因素间相互关系的分析

三、档案分类标引与档案分类法

（一）档案分类标引的基本规则

（二）档案归类方法

（三）《中国档案分类法》（编制说明、基本大类一览表、简表、详表、辅助表（复分表））

19个大类

类目是分类法的基本单位

汉语拼音和阿拉伯数字相结合混合号码制

辅助表（复分表）

137个

四、档案主题标引与档案主题法

（一）档案主题标引一般规则

（二）主题词组配规则

（三）《中国档案主题词表》（主表、范畴索引、词族索引、辅助表）

中国第一部确定族首词1233个

第三节档案检索工具与档案检索系统

一、档案检索工具的种类

二、档案检索工具的编制

三、计算机档案检索系统

（一）计算机档案检索系统的类型

（二）计算机档案信息检索系统的构成

（档案数据库、计算机硬件、计算机软件）三大部分构成

第四节档案检索策略、检索方法和检索效率

一、档案检索策略的构造和调节

检索策略：

1、检索提问的分析

2、档案检索策略的构造

二、档案检索方法和技术

三、档案检索效率

检全率、检准率、漏检率、误检率

第九章档案的统计

第一节档案统计工作的内容与意义

一、档案统计工作的内容

二、档案统计工作的意义

三、档案统计的步骤与要求

（一）档案统计的步骤

（二）档案统计的要求

（三）档案统计指标

1、档案统计指标的种类

2、档案统计指标体系及设计要求

略看

第二节档案登记

一、档案数量和状况的登记

二、档案利用登记

第三节档案统计调查与统计整理

一、档案统计调查

（一）档案统计调查的任务

（二）档案统计调查的方法

二、档案统计整理

（一）统计分组

（品质标志、数量标志）

（二）档案统计表

1、档案统计表的结构

2、档案统计表的种类

3、档案统计表的设计要求

略看

第四节档案统计分析

一、档案统计分析的原则与步骤

（一）档案统计分析的原则

（二）统计分析的步骤

二、档案统计分析方法

（一）动态分析法（发展水平、增长量、发展速度、增长速度）

（二）分组分析法（案卷数量、档案类型、利用目的）

（三）综合分析法

三、档案统计分析的表现形式

（一）统计分析报告

统计分析报告的特点

（准确性、鲜明性、生动性）

（二）文字说明

（三）统计图

第十章档案馆馆藏资源建设

第一节馆藏资源建设的原则

第二节馆藏体系的基本要求

第三节馆藏体系的优化

过量重复的三种形式：

1、形式上的重复

2、馆藏档案内容上的重复

3、同一份档案的不同稿本

第十一章档案管理标准化

第一节标准化的概念和原理

一、标准、标准化的定义

二、标准的种类

（一）按照标准的性质

（二）按照标准的级别

（三）按照标准的灵活程度

三、标准化的原理

（统一化、简化、通用化、最优化）

第二节档案管理标准化的内容和体系

一、档案管理标准化的内容

二、档案管理标准化的体系

（一）档案管理标准体系的基本特性（配套性、比理性、协调性）

（二）档案管理标准体系的构成

1、纵向结构

（国家标准、行业标准、地方标准、企业标准）

（通用性逐渐降低、个性逐渐增加；行业标准必须受国家标准的制约，不得低于国家标准的要求）

2、横向结构

（1）档案业务工作标准体系

（2）档案信息处理标准体系

（3）电子文件管理与数字档案馆建设标准体系

3、档案管理标准体系结构框架

（内容）

第三节我国档案管理标准化的历史、现状和发展趋势

一、我国档案管理标准化的历史与现状

起步较晚，开始于20世纪80年代初期。

成立了档案工作标准化机构—全国档案工作标准化技术委员会

（一）我国档案工作标准化机构设置及职能

机构开始设立于20世纪80年代初期。

全国档案工作标准化技术委员会（档标会；设立秘书处；每年召开一次全体会议；）

国家档案局中央档案馆政策法规司，法规标准化处

（二）我国的档案工作国家标准、行业标准、地方标准、企业标准

1、国家标准（档案著录规则）

我国颁布了10项档案行业的国家标准

2、行业标准（档案馆建筑设计规范）行业标准占据主体

颁布40多个档案工作行业标准

3、地方标准

4、企业标准

（三）我国档案工作标准化的成就和问题

起步晚，发展快

问题：

二、我国档案管理标准化的趋势建立和完善档案信息化标准体系

国家档案局中央档案馆2002