费用审批报销管理办法.docx
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费用审批报销管理办法
1、目的：
1.1规定公司费用报销的项目及标准、审批权限、手续及程序。
1.2为了加强对费用报销的控制与管理，强化公司的财务预算管理，做到各项费用收支严格遵循财务制度，使各项费用支出有章可循，达到节约费用支出，确保公司生产经营需要，提升公司经营效益，特制定本办法。
2、范围：
2.1凡预算或计划控制范围内的费用。
2.2公司费用报销的项目及标准、审批权限、手续及程序适用之。
3、定义：
3.1特别费用：
是超过正常费用范围或标准，需向总经理请示核准后开支的费用。
3.2共同费用和特殊费用：
共同费用是各责任中心都会发生的费用；本责任中心特有的费用称特殊费用。
4、费用支出项目：
4.1实行审批报销的费用项目主要有：
办公费、差旅费、业务招待费、汽车费用（含油费、路桥费和维修保养费等）、机器设备维修费、办公设备维修费、房屋及设施维护费、水电费、质量事故、广告宣传费、展览费、样品费、运输费、公关费、顾问费、咨询费、报建费、工程监理费、设计费、勘察费、印刷费和报告费等等。
上述费用项目祥见明细。
4.2为简化手续下列费用在正常开支范围内无须报批，但当费用开支异常时必须向总经理及董事长汇报：
4.2.1各种应交税金及附加（不包括印花税、车辆使用税）；
4.2.2各月发放工资（按薪酬管理制度要求）；
4.2.3各月应交养老保险金、待业保险金等；
4.2.4向金融机构办理结算业务时发生的邮电、手续费、贷款息；
4.2.5成本核算的计提及摊销费用，如折旧费和租金等。
5、费用支出原则：
5.1办公费开支的原则：
采购竞价、预算耗用、以旧换新、绩效挂钩、制定标准的原则。
5.1.1采购竞价：
实行采购竞价制度，寻求最佳的采购商，比质、比量、比价格，采购回来的报销单上必须写上购买商商行电话。
采购（财务）经理定期询价核实，找到质优价廉的供应商；
5.1.2预算消耗：
各部门对提出的预算，要求部门领导对他们的部门费用砍掉一定的比例，然后再执行（详见各部门办公费用预算表）；
5.1.3以旧换新：
办公用品的领用要以旧换新如：
固体胶、计算器、圆珠笔、签字笔、笔芯等；
5.1.4绩效挂钩：
从采购开始，如公司内任何一名员工能买到或发现比公司购入的同品质办公用品和耗材的价格低，那么财务核算采购员采购该办公用品的数量金额，多支付部分由采购员自行承担；如果办公用品领用超出定额，多出部门由部门经理和领用人共同承担；部门办公费用节省部分，节省金额的50%奖励部门；
5.1.5制定标准：
按部门按定岗定编人员的工作量核定办公耗材消耗金额和办公用品的领用频次（签字笔，圆珠笔，笔芯，每位办公人员只能领其中一支）。
5.2招待费开支的原则：
对等接待、指标限定、借款服务、绩效挂钩、建立标准、底线保证的原则。
5.2.1对等接待：
公司招待人员的职务要与需招待对象的职务对等，需总经理陪同的副总不需要去；需副总陪同的经理不要去；需经理陪同主管不需要去；需主管陪同的员工不需要去，除非特别指定需要陪同；
5.2.2指标限定：
内部招待人员不能超过客户人数；
5.2.3借款服务：
先填写招待费计划申请审批表（详见附表），向财务借款，财务据此支付借款
5.2.4绩效挂钩：
要求所有应酬在总经理批准的（招待费计划申请审批表）范围内开支，超出部分由申请人承担，不提前申请的招待人员，事后办理申请审批手续按招待费的2%交罚息。
5.2.5建立标准：
制定不同级别的人招待不同级别的客户的招待标准，公司级特殊性质的招待除外，由总经理特批；
5.2.6底线保证：
借款金额不能超过该招待人员的当月工资总额
5.3差旅费开支的原则：
指标限定、借款服务、绩效挂钩、建立标准。
5.3.1指标限定：
能用电话方式、快递方式、其他人员代办的方式完成的业务且能达到预期的目的则不出差，必须由相关人员亲自到现场才能完成任务达到预期的效果时则出差。
能一人完成的则不需要两人出差；
5.3.2借款服务：
出差人员先填写出差计划审批表，审批后椐此到财务办理借款手续；但需于返差后三日内填具“差旅费报销单”并结算暂付款，其未于三日内报销者，财务部应于当月薪资中先予以扣回，等报支时再行核付。
如出差者回公司后遇公休日，原则上应在翌日办理出差费结算。
5.3.3绩效挂钩：
要求在出差标准范围报销，节省部分的50%奖励，超支部分自行承担，如出差前没有办理出差计划审批单，报销时后补办手续的，按报销总额的2%交罚息。
5.3.4建立标准：
按不同的级别制定不同的报销标准，并严格遵照执行；
5.4车辆使用费开支原则：
指标限定、建立标准、运量考核。
5.4.1行政部在掌握车辆维护、用车、油耗情况基础上，制定当月车辆费用开支计划（包括车辆计划行驶里程路线用油等）。
5.4.2油费报销，需由驾驶员在发票背面注明行车起始路程，由行政部根据里程表、耗油标准、加油时间、数量、用车记录复核，经行政经理签字验核。
5.4.3路桥费、洗车费由驾驶员每月汇总报销一次，由行政部根据派车记录复核，经行政经理签字验核。
5.4.4车辆维修前须提出书面报告，说明原因和预计费用，报销时在发票上列明详细费用清单，由行政部根据车辆维修情况复核，经行政经理签字验核。
5.5其他费用项目支出原则：
限额、合理、合法、考核、效益的原则。
6、费用审批报销时限：
财务中心为规范管理、提高工作效率，规定费用报销时间为每周二、四、六，其他时间财务中心概不受理。
财务签单为当天下午17:
00前，次日的相同时间由总经理签核后转出纳处理。
7、费用审批报销的一般要求：
7.1各种开支必须符合国家财税法规和公司费用预算或计划等要求,报销时经办人员应尽可能注明用途。
7.2发票必须是发票联和报销联，用复写纸复写或计算机打印，不得用圆珠笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能做报销单据。
各种报销发票，必须为国家统一发票，经营性收款收据一律不能报销入账。
发票上抬头必须和报销单位一致，否则不能报销。
7.3内容要齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全，字迹要清楚，金额要准确，大、小写要一致，报销单据一般不得涂改，如有改动，外来发票应由对方单位加盖公章，自制凭证应由经手人盖章，否则不得报销。
7.4印章要齐全，须有收款单位公章（或收款专用章）及收款人签字（章）；事业单位的收据，要有财务专用章；企业和个体户须是税务部门统一印制的收据。
7.5从外单位取得的原始单据（车、船、飞机票等），因保管不善，被盗、遗失，后果自负，不予受理。
7.6对外签订的各种合同、协议及内部职工与公司签订的各种协议需送财务部一份，作为财务收、付款依据，对无依据的支付款项，财务部应拒绝支付。
7.7当月费用必须当月报销，如：
通讯费、核定的业务费、书报费、核定的汽车费等，当月不报销视作自愿放弃（12月份通讯费除外）。
7.8对各种报销单据，财务部必须进行审核，对不符合报销规定的单据，财务应要求更换。
无法更换的，财务可拒绝报销。
7.9自制报销单据，由财务部统一设计格式，做到规范、整洁。
7.10超过现金结算限额（1000元）的费用，应通过银行结算，特殊情况要使用现金必须由使用人提出申请，财务部总监同意后方可支付，对数额较大应提请总经理审批。
7、费用报销标准：
7.1办公费用报销标准：
编制办公费用预算或计划表或办公费用开支标准。
7.2业务招待费报销标准：
岗位
级别
客户
级别
招待标准
招待申请
费用报销
元/人
填写表单
审核
审批
填写表单
审核
审批
员工级
员工级
15
《借款单》《招待申请与招待计划审批表》
归口部门经理
总经理
《费用报销单》
归口部门经理
总经理
经理级
经理级
30
分管副总
总经理
分管副总
总经理
副总经理级
副总经理级
50
总经理
总经理
总经理
总经理
总经理级
总经理级
实支
总经理
总经理
7.3差旅费报销标准
岗位级别
出差地点
每日
住宿费
每日每餐
餐费
每日
交通费
路
桥费
特
别费
元/人
元/人
元/人
元
元
员
工级
省内
区内镇内
50
5
实支
实支
实支
市内
80
5
省外
普通城市
100
5
北京上海
150
10
香港
200
15
经
理级
省内
区内镇内
100
5
实支
实支
实支
市内
130
5
省外
普通城市
150
10
北京上海
200
15
香港
300
20
副总经理级
省内
区内镇内
130
8
实支
实支
实支
市内
150
10
省外
普通城市
200
15
北京上海
350
20
香港
450
25
总经理级/董事长
省内
区内镇内
150
10
实支
实支
实支
市内
180
15
省外
普通城市
300
20
北京上海
450
30
香港
600
35
7.4通讯费用（手机费）报销标准
职级
各职能部门
标准（元）
一级
董事长/总经理
二级
分管副总
三级
经理
四级
副经理
五级
主管
六级
特殊岗位员工
7.5汽车费用由出车司机根据行程按次实行实报实销，在每次报销单据时，应将经过的地区、目的地按顺序粘贴清楚；驾驶员报销时，一车一帐，相互间的票据不可串贴、并贴。
但须进行运输成本费用控制考核，重点考核吨公里油耗、吨公里费用（路桥费、维修费等）。
7.6其他费用开支标准参照上述标准，结合费用项目特点，通常经总经理或董事长事先核准，或有开支预算及计划，费用开支后，按事先核准决定和费用预算及计划，审批报销处理。
8、费用审批权限：
8.1费用预算或计划内审批权限：
审批部门
项目
部门经理（含最高上限）
分管副总经理（含最高上限）
总经理（不含最低下限）
设备维修
800元以下
2000元以下
2000元以上
车辆维修
800元以下
2000元以下
2000元以上
办公用品
800元以下
2000元以下
2000元以上
业务宣传费、广告费
800元以下
2000元以下
2000元以上
8.2费用预算或计划外审批权限：
8.2.1按预算调整程序办理；例外事项必须事先向总经理/董事长书面报告，否则，不能开支和报销。
审批部门
项目
部门经理
分管副总经理
总经理
业务招待费
——
——
会议费
——
——
差旅费
800元以下
2000元以下
2000元以上
职工教育培训
——
——
公伤费借款、报销
500元以下
3000元以下
3000元以上
固定资产
——
4000元以下
4000元以上
原料材料采购
20000元以下
50000元以下
50000元以上
捐赠支出
——
——
保险费
——
——
日常零星费用
800元以下
2000元以下
2000元以上
9、费用审批报销流程：
权责单位/人
控制作业流程
作业时间
控制作业重点
相关文件/表单
各责任中心/申请人
当事人或经办人申请
财务中心会计复核
总经理审批
财务中心副总审核或审批
各责任中心经理审核
财务中心出纳支付结算
NG
NG
NG
NG
每周
每次
1、各责任中心按费用审批报销要求，检附报销单据凭证，按规范填写差旅费报销单或付款申请单等报销凭单。
2、申请人须业务办妥后，按费用审批报销流程办理报销手续。
业务事项申请单
差旅费报销单
付款申请单
成本费用控制制度
各责任中心/经理
每周
每次
各责任中心经理对本中心费用报销申请人的业务事项的真实性、合理性、合法性、是否超过预算或标准进行审核。
业务事项申请单
差旅费报销单
付款申请单
财务中心/会计及经理
每周
每次
1、财务中收会计对费用报销申请人的业务事项的真实性、合理性、合法性、是否超过预算或标准进行复核。
2、检查费用报销申请人借款及其他往来情况，在费报销时进行清理结帐。
业务事项申请单
差旅费报销单
付款申请单
其他应收借支款余额表
财务中心/总监
每周
每次
1、财务中心总监依经过财务中心会计及经理复核的费用报销凭单按权限进行审核或审批。
2、财务中心总监对费用审批报销进行控制管理，检查监督费用报销经办、审核、复核工作情况。
业务事项申请单
差旅费报销单
付款申请单
总经办/总经理
董事会/董事长
每周
每次
1、总经理、董事长依权限对费用报销凭单作审批。
2、总经理、董事长对费用审批报销工作进行检查监督。
业务事项申请单
差旅费报销单
付款申请单
财务中心/出纳
每周
每次
1、费用报销申请人将最终核准的报销凭单转财务中心出纳作支付款结算。
2、财务中心出纳最后要复核把关，支付款结算后开出收款收据等结帐凭证。
业务事项申请单
差旅费报销单
付款申请单
货币资金管理制度
10、费用审批报销控制监督：
10.1财务中心按《公司会计核算手册》执行，进行具体成本费用核算。
10.2公司不随意改变费用的确认标准和计量方法，不虚列、多列、不列或少列费用；
10.3财务中心实时监控费用预算或计划的执行情况和标准成本控制情况，按期（每月）编制成本费用管理报表，及时向公司领导层和各责任中心通报成本费用支出情况；
10.4定期对成本费用报告进行分析，对于实际发生的预算差异或标准成本差异，及时查明原因，并采取相应改善措施。
10.5通过总经理、董事长、财务中心和各责任中心自身的控制监督。
10.6控制监督的内容：
10.6.1成本费用业务相关岗位及人员的设置情况。
重点检查是否存在成本费用业务不相容职务混岗的现象。
10.6.2成本费用业务授权批准制度的执行情况。
重点检查成本费用业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。
10.6.3成本费用预算制度的执行情况。
重点检查成本费用支出的真实性、合理性、合法性和是否超出预算范围。
10.6.4成本费用核算制度的执行情况。
重点检查成本费用的记录、报告的真实性和完整性。
10.6.5对控制监督过程中发现成本费用内部控制中的薄弱环节，公司有关责任部门和责任人应当采取措施，及时加以纠正和完善。
11、相关文件：
11.1货币资金管理制度WDS-CWZHD-0904001
11.2成本费用控制制度WDS-CWZHD-0904002
12、相关表单：
12.1业务事项申请单QR-FD-001
12.2差旅费报销单QR-FD-002
12.3付款申请单QR-FD-003
附表：
1.《招待申请与招待计划审批表》表单
申请部门：
申请时间：
招待时间：
参加招待人员
招待对象
招待餐厅地点
招待
标准
备注
部门
职务
姓名
单位
职务
姓名
公司指定地点
招待对象指定地点
审核（归口部门经理）：
审批（总经理）：
申请人：
2.《招待费用报销》表单
报销部门：
年月日单据附件共页
费用名称
金额
备注
领导审批
合计
金额大写：
原借款
应退余额：
元
主管会计：
审核（部门经理或分管副总）：
出纳：
报销人：
领款人：
3.出差申请与出差计划审批表
申请部门：
申请时间：
出差时间：
部门
职务
姓名
出差事由
出差起至地点
出差起至时间
备注
审核（部门经理或分管副总）：
审批（总经理）：
申请人：
4.差旅费报销单
报销部门：
年月日单据及附件共页
部门
职务
姓名
出差起至时间
出差起至地点
出差事由总结
费用名称
金额
费用名称
金额
费用名称
金额
住宿费
餐费
交通费
路桥费
特别费
合计金额
合计金额大写：
原借款
应退余款：
元
主管会计：
审核：
审批：
出纳：
报销人：
领款人：
编制
审核
审批
日期
日期
日期
升级会员 