酒店新闻传媒与公共关系.docx
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酒店新闻传媒与公共关系
*****************************************************************公关指南
在酒店通迅中扮演的角色-----------------------------------------------------------1
公共关系概述--------------------------------------------------------------------------------2
传媒关系--------------------------------------------------------------------------------------4
新闻信息资料原形-------------------------------------------------------------------------15
旅游作家熟悉酒店的旅程----------------------------------------------------------------18
社会关系------------------------------------------------------------------------------------23
特别活动-------------------------------------------------------------------------------------25
紧急事件的通迅交流----------------------------------------------------------------------29
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在酒店通迅中扮演的角色
通迅系统为社团及其伙伴提供完善的公关通迅服务，概述如下：
1.精选及向消费者出版社及专业传媒提供有关酒店的服务信息。
2.协助国内国际组织新闻发报会、简报、会谈和个人传媒访问。
3.为酒店作广告宣传，介绍季节优惠服务及主要包办套餐服务。
4.创作品牌及有关资料，并监督其正确使用，以加深其公共形象
和品牌知名度。
5.主要刊物有：
●月刊（介绍本公司的新闻及重要事件）
6.策划和执行通迅计划，令公司成员及伙伴了解重要信息，如品牌特性、经管规则、专用评诂系统。
7.向各伙伴提供重要信息，如传媒关系、紧急通迅、大型开幕礼、特别活动和地方通迅工程。
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公共关系概述
什么是公共关系?
公共关系是解答一个机构如何与公共社团沟通的问题。
它不单包括广告宣传、传媒关系和社会参与。
在更广的意义上，它是如何建立社会关系并取得更多客户的学问。
这意味着一间公司只有取得群众和公共社团的认同，才能顺利成功地运作。
如果不能使客户满意，就不能增加销售额和利润。
当酒店以诚恳的态度赢取客人、企业客户、员工、地方社团、旅行社和旅业伙伴的信任后，无论你在执行市场工程还是挽救酒店危机时，他们都会投你信任的一票。
因此，真诚坦率是极为重要的。
千万不要把建立关系和公众信任与建立酒店形象混为一谈，因为公共关系并不能创造企业形象，它只能使其锦上添花。
公共关系的功能:
●传媒关系──与新闻传媒协作，推广酒店的设施、活动和服务。
●社团关系──支持并参与酒店所在社区的义务活动和筹款活动。
●特别活动──有目标有计划地建立酒店的形象。
●为旅游作家安排熟悉酒店的旅程──安排最近的推广工程，作家会根据其经历，介绍酒店设施和服务。
●紧急通迅──有效及时地处理有关酒店紧急事件和自然灾害的信息。
根据酒店规模大小、财政预算和公关工程范围，决定由酒店公关部自理公关工程或委托公关公司负责。
各自的有利因素如下：
由公关部自理，可直接控制进度，更好地安排时间，处理紧急情况，如安排恰当，可取得传媒更大的信任。
如由公关公司代理，好处在于其专业公关服务，及其原有的传媒网落关系，让你有更多时间投入酒店的其余工作。
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指定酒店代言人
酒店又称为微型城市。
每天你要迎接新的客人，面对一系列可能发生在任何社会的问题，如火灾、谋杀、偷窃、遇溺或食物中毒等。
因此，传媒很自然会注视酒店的一举一动。
传媒关系可能是最常见的公关功能，它决定这一重要的公关原则：
为酒店指定一个代言人。
通常由总经理或市场部总管担任代言人。
但无论如何，代言人必须熟知酒店各方面情况，表达能力强，能在压力下保持头脑清醒，及善于交际。
代言人必须安排酒店公关人员协助回答传媒的常规问题，指导其掌握公共宣传活动的技巧。
销售部、市场部人员和行政秘书都是适当人选。
公关协作人员是公关活动过程中的重要协调因素，当代言人缺席时他们须回答传媒的常规问题，及对各种情况正确迅速地作出回应。
*注：
酒店员工应知道酒店代言人和只有代言人才有权答记者问。
酒店雇员不能即兴与记者谈话或讨论有关酒店的问题。
如有必要，公关人员要联系有关员工以咨询谈话内容。
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传媒关系
谁是新闻传媒?
这看上去是一个简单的问题。
但事实上，在各个市场都有多种不同的传媒。
了解其多样化的特点是做好酒店宣传的关键。
传媒印刷品包括：
●每日或每周新闻报纸（目标是社会人群）
●地方杂志
●国内杂志（目标是特别市场，如旅游、运动、国家新闻发报、商业、金融）
●旅游杂志或旅游报（如：
住宿、旅游、会议、餐厅）
●社团和机构简报（如：
商会新闻、业主协会季刊）
传播媒介包括：
●地方电视台──附属网落、电缆站
●国内电视、电缆网落
●地方电台──一般或特备节目
●国家电台
通过新闻收集社等报业有关单位发表宣传酒店的文章：
●向报业和传媒提供资料。
●通过宠大的电信系统传播信息。
特殊媒界
●种族媒界
●宗教媒界
●目标媒界（环境,政治简报）
●非英语媒界
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报纸:
地方报纸通常是你最熟悉的传播媒介。
一个社区通常有多种报纸,相邻地区会作每周一次或隔周一次相邻社区信息简介。
花一些时间研究这些报纸，了解内容类型及表达方法。
除主编外，多数日报都另设一个编辑专门负责经管城内外的记者和各部门记者。
查看地方报纸，了解报社记者名单。
如：
商业/金融、食品、旅游/休闲、书刊、时装、生活方式、房地产、艺术/娱乐、宗教/科学/体育、照相、周末。
你必须经常联系的是商业/金融、娱乐、食品和生活的报纸编辑，当你不知道该向谁提供资料时，城市编辑会给你帮助。
如需编写地方旅游文章，请联系旅游部编辑；当报道开幕式、颁奖礼或各项庆祝活动时，专业照相记者必不可少；而报道有关贵宾活动的最佳人选是专栏作者，但必须紧记的是要获贵宾同意后才可报道。
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杂志,简报
专业出版社：
旅游杂志，酒店杂志和简报都是与酒店最新信息紧密联系的，关于酒店的特别介绍、装修、领导发言和颁奖仪式等内容都是值得写的，请联系康年通迅部门，将信息提供给有关编辑。
四种专业出版社：
●住所──介绍酒店业的各方面信息，如新工程开发、市场工程、装修、重要人事变动。
●旅游──旅行社、会议主办机构、同业伙伴，如航空公司、出租车公司、及其它有关旅游业的信息。
●餐饮──餐饮专栏编辑希望了解最新的餐饮情报，如特别推界、创新出品、烹饪潮流和省力设施。
●会议──着重介绍会议的策划者、地点、酒店服务和成功的会议，使酒店有更大把握代办以后的重大会议。
消费者出版社：
专业杂志将注意力集中在特别行业,而消费者杂志则集中报道特别的公共或利益事件,如商业、爱好、家庭、电脑、食品、长幼、体育或旅游。
只要信息特别，就能吸引其注意力。
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电信服务
最著名的国际新闻收集机构，如AP,UPI等，在很多城市都有分部，又如CopleyNewsService,GannettNewService,KingFeaturesSymdicate，这些机构都能有效地报道酒店的信息。
给宠大的信息集团提供的信息可于一天内在各地报刊出现500次。
查看电话目录，找出信息收集机构。
电信和信息收集机构象一般报社一样雇佣记者和编辑，但它们并不出版报纸，而是将收集的信息卖给报社和传媒。
通过卫星技术，可将信息快速传向世界各地。
这使传媒能以最快速度发报。
如果你向这些信息收集机构提供酒店信息，它们可通过报社、电视台、电台将信息传播到世界每一个角落。
也可将有新闻价值的、幽默的、人性的、有特殊效果的照片快速传送各地。
即使电信服务不能给你提供出色的摄影师，也可根据文章内容或质量要求恰当地采用你提供的照片。
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传播媒介
联网的意思是国际性的主要电台、电视台、电缆系统（如ABC,CBS,NBC,CNN,FOX,
ESPN）向世界各地作信息传播。
除专业媒介外，公共传播系统在各地区和联网点均有分部。
地方传媒就是驻本地区的传媒，你可在电话本上找到它们的地址和电话。
与各地方传媒联系，索取指定编辑、工程主管和新闻部主管的姓名。
定期寄送酒店近期的日程安排，如会议、展销会和特别活动等。
如有知名公众人物出席会议，确保安排有关报社、传媒作新闻放送。
传播媒介比报社更能吸引观众，但由于其专业技术要求，使其显得有点神秘。
但我们只需简单直观地看和听，得到有关酒店的重要信息。
电视注重视觉，而广播则注重听觉，可根据不同需要，联系不同类型的传媒。
当报道新信息前两三天，应联系指定记者。
事先应了解记者界中一些特别的规则,如可私下与旅游业记者取得直接联系。
如赶不及预先联系记者，应在活动举行当天通知地方新闻记者。
广播电台能以最快速度传播信息，电台工作人员会立即赶到场，将事件的详细内容录制成录音带于当天放送。
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与传媒合作
与指定代表、公关顾问和地方传媒保持联系，成为酒店信息的最佳来源，这是非常重要的。
特别是发报市场推广和紧急信息时，取得传媒的信任，是正确发报新闻必不可少的因素。
要与新闻界──报社电台、电视台、杂志社人员保持联系，约见有关负责人，向其讲述酒店近况，但要注意的是不要单纯为局限的利益刻意推销，而是当确实需要放送重要信息时才联系他们。
以下是与传媒合作的几点规则：
●因新闻界分秒必争，必须及时对其要求作出回应。
●合理详细地提供资料。
●要实事求是，准确地提供信息。
●如已答应向某记者提供独家消息，就应遵守诺言。
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目标传媒
吸引传媒采访的关键在于向其提供有新闻价值的信息。
培养新闻意识，留意能吸引传媒的事件，并向传媒提供最新信息。
传媒需要的是新奇的、实质性的信息，而不是单纯推销的信息。
例如餐厅的开业，既有商业性，又有娱乐性，应根据不同的需要，向不同的传媒提供信息。
商业编辑会着重介绍餐厅的市场定位、营利潜质和对地方经济及就业的影响。
而饮食评论家则着重介绍餐厅的菜单、装修布置和厨师的国际经验。
公共关系最大的挑战是辨别什么是有效信息，什么是无效信息。
当记者或编辑认为你的信息有新闻价值时，应如何跟进呢?
如何安排会面时间?
他们是否需要更多的信息和照片呢?
如果没有人对你提供的信息感兴趣时，应努力查出原因。
可能因为信息过时，也可能需要从另一个角度提供信息。
当你有一定经验时，你就能辨别什么才是有效的新闻信息。
无论目标是什么，尽量使它简单化，以新闻工作者的角度考虑信息是否符合地区需要，并照顾读者和观众的需要。
假如你是读者，你会对一间工厂的生产过程感兴趣吗?
你应判定所提供的信息是否确有新闻价值，或只是刻意推销?
一些编辑较喜爱概括事件内容特征的简要资料。
定期寄送简要信息，编辑会安排时间发表有关文章。
要注意在节假日和公众假期，对报刊篇幅有所限制。
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广告和新闻有很大的区别。
编辑和记者在确定是否发报新闻时并不会想到你是否在他的报社或电台、电视台登广告。
决定能否发报的因素是信息本身的价值，而不是广告金额。
千万不要威胁传媒说，如果不为我们发报新闻，我们就不在这里登广告。
从策略上，这会危害与传媒的良好关系。
以下是新闻放送的基本信息类型：
●开业──物业类型、目标市场、预算入住率、员工数量、对地方经济的影响力、
●市场竞争力。
●装修──费用、内部设计、新设施、客房特点、餐饮特色。
●商业──曾获奖项、行业趋势、目标市场、市场计划、特别设施和服务、人事变
●动、酒店对主要商业发展的意见。
●环境──循环再造系统、能源保护、环保设施、社区、酒店员工和客户的参与。
●社会关系──慈善筹款活动、教育工程、免费提供房务和劳务服务。
●餐厅──特色菜、厨师介绍、试酒专家、获奖菜式、餐厅主题、假日特别推界、
●免费早餐。
●娱乐──大型表演工程、知名人士的照片和传记、休闲推界、欢乐嘉年华。
●市场推广──常客优惠技术方案、特别推界、假日推广、季节推广。
●贵宾──重要外宾、政府领导、著名人士、影视红星。
●（注：
必须经其同意才可向传媒透露其行踪。
）
●酒店特征──历史建筑、附近的自然景区、艺术博物馆、公园。
●人事变动──招聘员工、个别优秀员工的成绩、有能人士、杰出服务、社会自愿
●活动、对酒店业的专业意见。
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接近新闻媒界的方法
你可用不同方法接触地方新闻界，但一个轻松的私人会谈是酒店代表与记者编辑建立友好关系的最好方法。
以下是一些简要的事项：
●给对你所提供的信息感兴趣的记者提供最新消息。
●给旅游业、商业、地方经济和重要社会发报的记者发出正式信件。
●由有经验的、形象好的员工参与传媒会谈。
在酒店内留意这类员工，并给其提供接触传媒的机会。
●在酒店或编辑办公室与地方传媒会面。
●你可能是当地酒店业、旅游业、商业发展的专家，写一篇专业文章送交地方传媒，发表为专栏文章或作为日后更多文章的催化剂。
●特别事件是读者、观众和听众感兴趣的，因此被所有传媒接受。
咨询传媒将以何种方式介绍酒店，并向其提出建议。
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会谈
酒店代表应懂得每次与记者的会面都是向外界传播酒店信息的机会。
当传媒向你发问而你不知如何作答时，不要避开传媒的问题。
你应努力地审度形势，准确、负责地一一作答，这样你必能使形势转劣为优，同时获得传媒和公众的信任。
基本上包括两种会谈：
突发性和有计划的。
突发性会谈大多通过电话进行，但也有可能在你发表演说和解说特别事件时发生。
虽然不能为突发性会谈作准备，但必须了解以下原则：
●不要过快作出回应。
虽然记者时间紧迫，但你必须在会谈中全神贯注，不能马虎作答，同时关注任何紧迫事件，尽可能按照记者安排的时间完成会谈。
●在会谈前，咨询记者所需的信息。
如你不知如何作答，可直说需要进一步探求详细情况。
一个合格的公关人员的首要条件是切查事实。
如你并非信息的最佳提供者，请建议记者向可提供帮助的人咨询。
或在确知答案后，尽快告知记者。
另一种会谈是有计划、有足够时间准备的。
中断会谈或另外安排时间再续会谈都可能引起传媒不满。
所以应预先作充足准备，如有需要，可预先准备好回答内容。
研究记者发表的文章、主持的电视或电台节目，了解其发问方法和类型。
然后练习回答记者有可能提出的问题。
主持会谈的几个要点：
●在你的办公室或其它你认为最舒适的地方会见记者。
●专注面对记者。
不接听电话，不接见突然来访者。
●不谈没准备的问题或不想记者发表的内容。
●不要猜测数字。
但如有很大把握，也可作恰当估计。
●还未弄清问题时不要作答，应请记者重复问题。
●不要重复记者所说的负面字句。
例如：
当记者问：
“贵酒店的客人因这次食品中毒事件受惊了?
”这时不要重复敏感字眼。
而应这样回答：
“公共卫生局现正调查本次事件，稍候会对客人及员工提供最新信息。
”
●在正式会谈结束后，或在关闭录音机、摄像机后，不要过早松懈。
因为这时你所说的话仍然可能被记者列入发表内容。
●不应要求在出版前看稿，这样是不合符规范的，而且还可能造成对专业新闻工作者的冒犯。
然而，当记者对事实或数字有疑问时，可再次复核信息。
这可给你再次检查事实和补充最新资料的机会。
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新闻发报会
曾经有一断时间，新闻发报会是传播重要信息的唯一手段。
然而现在商界正在滥用新闻发报会，就象”狼来了”的故事一样。
新闻发报会应是一次正式召集记者听取重要发言和特别新闻的会议。
如果信息并不重要，记者以后将不再到会。
例如，为宣布投入1500万美元扩大营业这一重要信息可召开新闻发报会，而不要为新任总经理而召开发布会。
又如，可为宣布酒店进行牵涉千万居民和商业的事件召开新闻发报会，而不是为参与慈善活动而召开。
如下是召开新闻发报会应遵守的原则：
●安排适合大多数传媒的时间，如周二周三的早上10点，特别是对于日报和电视台记者。
每周按照报纸最后时限相应地安排时间。
周一和周五通常是传媒较为繁忙的时间，不是新闻发报的合适时间，周末对于出版社也不合适。
●在新闻发报前三天到五天向地方传媒发出书面通知。
尽可能派人直接送给传媒负责人。
在发报前一天致电有关传媒，确保有关编辑和记者接到邀请。
●在会上，分派主要发报纲领。
●提供有关新闻发报所需资料，包括与发报有关的背景信息，如发言人的照片和传记。
康年通迅部门可提供有关本公司的信息。
●将发言控制在15分钟以内，然后让记者发问。
●预先准备回答记者可能发出的问题，彩排回答问题，甚至录音，并作出改进。
●确保召开新闻发报会的会场有完善的音响系统、足够的电路输出、扬声器和椅子。
如有几家电视台同时参与，准备传媒采访用的工具。
●将公司品牌标志放于演讲台前，酒店的标志置于显眼处。
●告知记者电话的位置。
●在入口处安排人员引领记者入会场，介绍发言人，及协助会议进行直到结束。
●注意：
电视传媒需摄录有趣的新闻部分，因此所有模型、海报或可见物件都应照顾到发言人和传媒。
●在会前15分钟作好一功准备。
●准时召开会议。
●在发报会结束后，可与记者单独会谈。
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新闻信息资料原形
新闻工具
传媒对酒店的第一印象通常由介绍酒店特点的印刷品而获得。
因此，这些资料必须具备能有效提供信息、连贯、最新和完整的特点。
不要过于简要地介绍酒店的销售情况，因为这些简要资料通常不能满足传媒的需要。
如有可能，给这些资料附上吸引人的封面和讲解人的名片，这样会使其更具吸引力。
刊物的内容如下：
●最近的新闻。
●介绍酒店最新情况的报纸，杂志和文章。
●介绍酒店或市场工程特点的小册子。
●对酒店实际情况的介绍应包括以下背景信息：
1）酒店的地址、电话及传真号码、预订号码、总经理姓名。
2）具体位置，包括距离机场、火车站、名圣古迹、政府大楼、娱乐设施和购物中心的路程。
3）客房、套房、楼层、礼宾部、俱乐部及酒吧的数目。
4）客房设施。
5）给宾客提供的服务。
6）建筑、室内设计、楼龄、重新装修的情况、历史、面积。
7）宴会中心的设施：
座位、面积、独立会议室、董事会议室、视听设施。
8）休闲设施：
健身中心、游泳池、网球场、高尔夫球场。
9）员工人数。
10）特别活动工程，如环境、社区、慈善筹款活动。
11）紧急疏散措施、楼层应急措施。
12）酒店外观特点的黑白照片，并附上图片说明。
13）重要人物，如总经理、市场部总管、餐饮部总管的黑白照片、并简述其生平、包括教育、经历、得奖情况、参与的专业协会及社团。
14）公司近况。
15）公司的位置图和旅游指南。
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新闻发报
当你认为有必要为酒店近期的特别活动、新设施、人事变动而作新闻发报时，要简要清楚地叙述，并确保在每篇文章中都包括人物、事件、时间地点、原因和具体情况等要素。
首段应简要介绍事件，然后组织附属段落进一步叙述，较重要的段落应放于开头。
使用简单易懂的词，避免用行外人不懂的专业名词，多用短句和篇幅不大的段落。
要真实客观地叙述事实，当牵涉到议论推测的字句要用引号引述，或注明出处。
完成后，至少给另一个人审查，看是否有错字或错用标点符号。
最后，确保文章符合以下几条准则：
●如没有注明新闻放送的字样的信纸，就用酒店专用信纸，不要用私人信纸。
●附上作者或公关部人员的姓名和电话，以便传媒咨询信息。
●在首页开头1/3处开始书写，并划上标题线，对于简要叙述字句应用黑体显示或加下划线引起读者注意。
●在文章最开头标上日期线，包括事件发生的地点和新闻发报的日期。
●如文章超过一页，则在第一页的底部标上待续字样，在文章末尾标上###或-30-。
然而，很少新闻报道超过两页。
●经常把文章传送给酒店通迅中心，它们将用于酒店的公关宣传，提高酒店的曝光率。
●发表文章的目的是有效地向传媒介绍酒店的最新动向。
你的文章通常不会被原封不动地刊登。
出版社一般会对文章进行修改甚至重写。
然而这并不是坏事，因为这表明编辑者已接收你的信息，只是用较适合出版的方式重新编辑而已。
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照相
照相质量对于酒店是非常重要的。
把照片插入文章中会增加报道篇幅。
不要小看照片的价值，如专业的黑白
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