零售销售系统设计报告.docx

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零售销售系统设计报告

零售店销售管理信息系统

一.系统目标

销售管理信息系统是为了适应零售行业综合管理的需求,改变零售店现有的管理模式,加速零售店的动化、标准化和科学化,而建立的一个整体性的销售操作系统。

它能够为各管理层提供可靠的信息,为提高零售店各面的效益服务。

系统的总目标是:

用信息来支持零售管理时的决策和零售店的业务操作,用信息技术实现办公自动化代替原有手工管理方式,提高业务处理效率。

具体如下:

1）改变过去手工操作,建立计算机系统操作,更加快捷,做到高效率。

零售店进货、销售、财务、仓储等业务全部实现自动化管理。

2）零售店在本系统的支持下,能够达到合理进货、及时销售、库存量小、减少积压的目的,特别是商品存储和财务管理中的销售统计这两块,能够大大降低零售店运作成本,取得最佳效益。

3）经过业务的整合和组织结构的调整,提高数据的准确性,避免逻辑的错误和人为的错误,提高数据的可信度。

4）运用计算机信息系统管理,避免以往信笺管理、传递时所耗的时间,提高工作的时效和针对性,有助于提高领导的决策,减少失误。

5）能够及时了解库存情况和销售情况,调整零售店的库存,以便保证客户需求。

二.系统构成

为实现上述目标,将系统分为4个功能模块:

进货管理、销售管理、财务管理、相关信息管理。

它是根据各子系统的管理功能来划分,使得系统分工明确,业务流程清晰,从而优化零售店管理,最终为零售店带来良好的经济效益。

6）进货管理:

制定相应的产品信息录入、信息修改、查询等操作。

7）销售管理:

操作人员是根据订购单开出发票（包括退货发票）,存储订购单数据,出售零售店商品,并更新库存数据。

8）财务管理:

根据开出的发票和订单,进行结算并编制销售报表,以及对本月产品销售记录的查询等。

9）帮助:

查询系统相关的编号信息等。

三.可行性分析

1.技术可行性

在设备方面,该系统对软件没有太高的要求,市场上存在的系统软件足以满足系统各个方面的要求。

现在要开发的零售店销售管理信息系统是比较简单的,在开发技术上不存在难题。

虽然企业中大多数工作人员对计算机知之不多,可是在零售店员工有一定的计算机应用能力,能够对日常的工作业务进行简单的操作和管理,并能自行排除日常工作中随时可能遇到的计算机故障。

2.经济可行性

零售店销售管理信息系统是比较简单的系统,开发和维护费用都不是很高,零售店所需投资较少,在一般可接受的范围。

系统投入运行后会给零售店带来可观的经济效益:

一方面解决了手工操作带来的工作效率低、容易出错等问题,为企业在业务上缩短了时间,增加了市场竞争力。

另一方面,使得信息流动得更快,能为零售店的店主提供多的高质量的信息。

使得零售店有更多的时间和信息为该店未来的发展做筹划。

3.可行性结论

根据上面可行性分析,企业进行系统开发的条件已成熟,能够立即进行系统的开发。

四.零售店管理信息系统的组织结构

经过对零售行业现行系统的调查分析,了解到零售店的组织结构为:

零售店店主下设销售开票员、结算员、仓库管理员3个基本的职能单位。

明确分工,各行其职,各用其权,各尽其责,把责、权、利相结合,3个单位人员既相互独立又相互联系。

总体目标分解到4个部门后,相互协调把单个目标串联起来,共同实现。

图1给出了该企业的组织结构情况。

零售店店主

销售人员

（主要负责产品导购、开票）

结算人员

（主要负责根据销售票据,进行数据录入,以及订单的处理,现金收付）

仓库人员

（主要负责入库、出库和库存盘点）

财务管理人员（主要负责每日）

图表1组织结构图

各部门主要功能:

10）店主:

主要负责销售计划的制定和计划的落实。

她们需要经常查询了解和掌握销售情况,为她们指导销售工作和制定新的销售计划提供依据。

11）销售人员:

主要负责开发票。

顾客购买产品首先到由销售人员开票,开票人员根据顾客所有的购货单（包括商品名称、规格及数量等）开票。

所开票据至少四联,即提货联、发票联等。

12）结算人员:

为了加强管理,保证开票、结算分开。

开票之后,顾客持发票到结算人员处付款,办理结算手续。

结算方式主要有:

现金结算、汇票结算、托收及电信汇结算等。

顾客付款之后,结算人员在提货联上盖上”已结算”印章,说明结算手续已办。

根据业务的需要,结算人员还要负责退货的处理。

结算人员还须进行销售金额向财务管理人员缴存。

13）仓库保管人员:

仓库保管部主要负责产成品的入库、出库和库存盘点。

顾客办理完结算手续后,持提货联到仓库取货。

此时,仓库管理人员检查提货联及发票无误后,便给予提货,即出库。

出库之后登记入账。

14）财务管理人员:

根据开票及结算情况负责销售核算及制作核算报表。

销售报表统计等信息。

财务人员及时向店主汇报。

五.零售店管理信息系统的管理功能

经过对企业的调查,了解了企业的基本组织结构,这些部门的存在是为了实现企业的销售目标,企业的各个部门都是为了完成一定的管理功能而设立的,经过调查,我们了解到现行系统各部门的管理功能如图2所示。

系统管理

销售管理

结算管理

仓储管理

销售及销售发票管理

收付管理

发票管理

入出库管理

仓库管理

财务管理

销售统计管理

核算监督

图表2管理功能图示

六.业务流程

零售店主要业务就是围绕产品所进行的采购和销售。

它的业务过程较简单,现行系统的业务处理过程是:

顾客为购买产品先到开票部填写购货单（包括商品名称、种类、数量等）,开票人员根据购货单,首先查阅库存账,如有货,开出发票,如库存不足,发出补货通知给仓库。

顾客持发票到结算部付款,并办理结算手续。

付款后,结算人员盖上印章,表明已办理结算手续。

仓库根据顾客的订货单和结算完的发票进行出库处理,并根据库存情况决定是否订货。

根据出货情况和采购情况更新库存账。

结算人员将每月的结算单据及现金、销售报表等交给店主。

店主根据单据、发票和销售报表分析计划编制各种采购订单等计划。

根据上述业务过程的描述,我们绘制出了该企业的业务流程图,图3就是该企业的现有系统的业务流程图。

顾客

结算人员

发票提货联

顾客

结算

发票

财务人员

店主

退货通知

单据汇总

各种销售报表及相关分析报告