利用EXCEL公式制作具有自动日程提醒功能的表格系统.docx

利用EXCEL公式制作具有自动日程提醒功能的表格系统.docx

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利用EXCEL公式制作具有自动日程提醒功能的表格系统

一、主要实现的功能：

这个自动提醒表格能够根据当前的系统时间，去核对人员信息表中的人员身份信息，演算出在当天过生日的人员，并可自动地呈现在第一个提示表中，管理人员只须每天打开工作表中即可直接看到重要的提醒。

二、实现的思路

二个方面，一是要判别出基础的人员信息表中有哪些是当天过生日

第二个就是要通过查询机制，将符合条件的信息展示到提示表中

三、制作步骤

1、有如下图所示的人员信息表中，记录中企业、单位里各人员的一些详细信息。

2、在身份证号码字段所在列设置数据输入有效性规则，以防止信息的错误输入。

如下图：

有效性条件中的“允许”项选择自定义：

由于身份证号码的长度只有15位和18位的两种，设置的公式如下图，并同时点选掉“忽略空值”前的勾，以防止漏录身份证号的情况。

3、余下的“出生时间”到“所在行号”都是根据“身份证号”演算得来

出生时间主要是利于文本函数MID从身份证号码里面提取年月日的数值，并用“/”连接成EXCEL认可的日期格式，使后面的日期计算能够得出正确的结果。

IF函数在这里的作用是结合LEN来读取身份证是15位的还是18位，以确定各自的字符提取长度。

如下图:

“年”、“月”、“日”三个字段的公式比较简单，分别用了YEAR,MONTH和DAY三个函数来计算

、、

“年龄”字段运用到了获取系统当前时间的函数TODAY，计算出当前时间的4位年份，与“年”字段值相减即可

4、“是否今日生日”字段用来判断人员的生日与否，采用了判断函数AND,当员工的“月”字段值与当前系统月份值MONTH（TODAY（））相同，并且“日”字段值与系统日DAY（TODAY（））相同，就可以得出该员工今天是生日，在单元格值中显示“是”。

在“是否今日生日”字段用条件格式设置，当值出现“是”的情况下会给出颜色提示，利于核对。

如果需要，也可以根据颜色来排序，但多数情况下由于基础表有太多行记录，人为排序会给其他记录的呈现带来不利，不建议如此操作。

5、现在看“所在行号”字段，主要是用来计算出现“是”的单元格所在行号，运用了ROW函数，公式不复杂，但却很关键，这个值要提供给前一个字段“求排名”，也要提供给提示表的公式中作参数。

6、“求排名”位于“所在行号”前面，主要是考虑到它的值要提供给提示表中作VLOOKUP的查找区域参数，进而得到第二列“所在行号”的值。

公式主要是运用了求秩序函数RANK对“所在行号”字段中有值的部分进行排序，看有多个符合条件的记录，用以得到规范化的数据。

7、在人员信息表前再新增一个工作表，命名为“本日生日人员提示”，复制表头字段信息，在A2单元中输入“第1个”，向下复制直到实际业务中需要用到的最多个数，用作查询的参考值。

8、最关键的一步，是要在此表中得到“人员信息表”中相并记录标记为“是”的行信息。

B2单元格的公式如下图：

IFERROR函数主要用来展示里面的值是否有错误值出现，如是的话就用空字符””来显示，不是则显示查找到的值。

这里主要运用到的函数是INDEX,查找某个区域中指定行号和列号相交叉部分的值，行号用VLOOKUP这个函数来得到与A列“第N个”相同的值在“人员信息表”中“所在行号”字段的对应值。

由于这里采取了相同的列字段，列号简单一些，用了COLUMN来获取相应的列号。

复制公式到所要的单元格中，只要在“人员信息表”中标识了“是”的行记录就可以依次显示在提示表中了。