办公室行政工作流程纲要大纲.docx
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办公室行政工作流程纲要大纲
办公室行政工作流程
办公室主要工作内容：
履行办公设备、公共设备的平常管理和保护；
履行办公用品及平常用品的采买、发放管理；
履行固定财产及低值易耗品的管理；
履行秘书事务、行政平常势务、档案的归档管理；
履行各样花费的控制缴纳；
履行后勤管理；
履行上司交做事务等。
详细工作流程
履行办公用品及平常用品的采买、发放管理
月底综合办公室要依据其余部门的请购计划及库存状况，
并要依据有关规定作合适贮备以备时时
之需，作好请购计划单经主管审批后，
实时保质保量地采买办公用品和平常用品，
采买物件应该
订价定点，保证质优价廉。
要作好物件进出库登记，每个月盘存，保证帐物符合。
部门申请
查察库存
请购计划单
主管审批
物件采买
检查查收
进出登记
月底盘存
按期询价议价
帐物符合
监察检查
二、履行固定财产及低值易耗品的管理
关于公司全部的固定财产以及低值易耗品，需要成立台帐清单，监察各部门于每
月25日进行清点，办公室会依据各部门清点状况进行抽查，查对帐物能否符合，而后依据各部门清点状况及调换增添状况制作《固定财产、低耗品清单》报表发
放各部门；每季度组织财务部对各部门进行全面清点，查对帐物。
对需要报废的财产依照有关程序申请报废，实时跟进各部门财产调换、进出库票据的查对，做到帐物符合。
关于财产管理不妥、帐物不符，应进行相应处分。
财产分类成立台帐清单每个月盘存查对帐物
三、履行各部门基础设备、设备维修管理
综合办公室负责依据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；各部门对维修质量监察、确认。
全部维修要求做好记录、追踪保护结果及达成状态；对未按要求达成的维修事项、实时认识状况并报告负责人。
维修申请安排维修维修结束检查查收记录存案
四、履行文件档案的归档管理
依据不一样种类档案的特色，做好系统编目、使用/传阅控制、分类寄存、摆列有序，按期采集各
类文件资料，并整理立卷归档。
各部门来往的备忘录、文档、资料等按类型、内容、时间次序等存档管理。
文件、资料采集
分类整理编号
立卷归档
装订成册寄存
六、文件资料收发、传真管理使用.传阅控制
各种文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详尽登记、记录，实时将各种信息（通知、文件）
进行上传下达，特别是各种客户信息应登记后实时传达给有关部门；
传真来往
文件资料的收发行政批阅上传下达正确记录
七、履行各样花费的支付、控制
准时申请、缴纳、控制公司各项花费，比如：
车辆养路费、车船税等；并将所要缴纳的各项花费
进行审查记录，对各项资本审批单归类管理。
做到资本审批的实时、正确，以保证各职能部门工作的正常展开。
统计各项所要缴纳花费申请审批资本部门主管审批领导审批署名
支付各项花费归类登记管理
八、履行对外关系成立保护
成立优秀的公共关系平台是公司正常经营的要点，综合办公室门肩负着对外交流、协调的重担，
要把对外关系保护作为重要工作来抓，公司的经营活动波及到方方面面的关系，既有政府部门的，又有社会关系的，哪方面关系办理不好，或多或少都会有必定影响。
在平常的工作中要常常保持与已有关系的联系与交流，并联合实质状况，成立新的公共关系。
在对外交往中要自觉保护公司形象，要将对外关系保护状况实时向领导报告，以便作出切合公司利益的调整。
关系成立交流协调档案常常保护状况报告合理调整
九、履行办理突发事件
公司各样突发事件出现后，综合办公室在收到信息的同时，要依据事件影响的大小，快速向领导报告，并实时办理，将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，状况特别紧迫又不可以向领导实时报告时可先办理再报告，但过后要向领导说明原由。
在办理突发事件时，应掌握有益原则，要充足保护公司或员工的利益，建立好公司的整体形象。
突发事件出现主要状况采集实时报告领导妥当解决办理
减少不利影响
十、后勤服务保障
办理结果报告
综合办公室要将后勤服务保障列入平常工作中，要增强对工作环境、交通、餐厅的管理进行监察，采集员工建议，缓解员工情绪，经过有效门路敦促公司公司改良；为员工供给较为优秀的生活、工作环境，提升保障质量；车辆管理中，要制
定相应制度，常常提示驾驶员遵章守纪，保证车辆随时处于优秀的性能状态，保证人员接送、货物输送的时效性。
制定制度增强检查采集建议提升质量员工满意
安全工作是公司的一项重要工作，
抚慰员工
反应
平常工作中应将安全
综合办公室是安全工作的主要履行部门；
工作、保密工作列入议事日程，要充足明确要点安全项目，
不按期地组织检查，
仔细查出安全隐
患，实时除去潜伏的安全危害并作好记录。
要落实安全责任制，签订安全责任制，
规划安全教育、
培训计划并仔细加以实行。
熟习安全制度
明确安全目标
规划教育培训
提升防备意识
组织实行检查
保证整体安全
十一、平常势务办理
综合办公室的工作杂而乱，波及面广，大小事情多，而且好多事务拥有不行确立性，
暂时出现的
工作，会给当天计划工作带来很大的矛盾，
这时就要择其轻重而办理。
整体来讲，综合办公室属
于服务保障部门，是为其余部门服务的，
因此也要辅助他们办理不波及本部门的平常势务。
不然
会影响正常工作次序，甚至会影响经营活动。
。
当天计划工作
暂时势务办理
择其轻重办理
着重时效结果
保证正常工作
提升服务意识
十二、履行上司交做事务
优先达成领导交办各种事务，规准时限内达成不了的，应向领导说明其原由，并全力赶快达成，最后将达成结果向领导报告。
综合办公室
实时达成
保质保量
报告结果
接受上司交办任务
电脑系统保护工作流程
的确认识、记录工作要求
网络管理员要保证公司网络、各个工作站点能正常工作，保证公司电脑系统的稳固高效，信息通道的通畅，平常工作流程以下：
公司电脑设备申请流程
1、设备的申请：
包含电脑整机、电脑配件、网络和通信设备、IC卡
成立主要应用设备标准主要供给商价钱信息档案
各部门主管提出
设备型号
采购申请
认识当地的有关设
申请设备需要
审批
备的价钱、型号
项目栏：
正确添写什么部门使用什么设备；计算机部门建议栏：
添写型号、数目、单价、总价；最后备注中简单写明原由；
电脑用品
采买领用申请单
财务署名认同
正确填写
购置名称及用途、金额
到财务领用
“资本审批单”
贴上发票的报销
单，供货商署名
确认型号无误
填写“报销单”
联系供货商
送货上门
到财务报帐，付上电脑设备采
设备到位
更新、查对
购单、固定财产申报
安装调试，投入使用
设备档案
2、平常故障办理：
各部门有电脑
故障办理申请
实时到现场
察看办理
是公司内部问题
办理完后做记录
办理完后，报告主管。
是网络或其余问题
实时协调办理，记录事故原由
3、平常故障解决
出现问题，信息反应
解决问题
指导操作人员
留神防止同类错误
经过多次总结，把常犯错的问题解决方案
一致打印出来，作为培训教材、发往员工信箱
假如出现系统不行
挽回的损坏
联系供给商
记录事故原由
花费报销
事故报告
综合办公室
人事平常工作流程手册
第一章前言
第一条为使本公司人力资源管理作业正轨化、制度化，能在有序可循的状况下，使
本公司人力资源管理作业脉络一向，并增强者力资源部门与各部门间的认识，借以更亲密配合，提升工作效率，特制定本程序。
第二章主办
第二条人力资源管理事宜由公司综合办公室负责管辖和办理，下设人事专员一人，
负责以下通盘人力资源业务。
第三章招募甄试
第三条人员招募作业程序
第四条收到“补充人员申请单”时，即行拟定招募计划，内容包含以下项目：
1.招募职位名称及名额；
2.资格条件限制；
3.职位估算薪金（综合办公室和用人部门主管负责）；
4.预约任用日期；
5.通告稿或登报稿（诉求方式）拟具；
6.资料审查方式及办理日期（截止日期）；
7.甄试方式实时程安排（含面谈主管安排）；
8.工作能力安排；
9.准备事项（通知单、海报、公司宣传资料等）。
第五条诉求：
马上招募信息告诉大众及求职人，以下：
1.网络招聘：
先拟广告稿、主管确认、公布；
2.登报征采：
拟广告稿，决定登载何报、何时，而后联系报社报价、审批、履行。
3.内部介绍：
以海报或通告方式进行。
第六条应征信息办理：
1.诉求信息发出后，会收到应征资料，人事专员准时采集交主管审查后，由主管初审并协调面试时间，通知前来本公司接受甄试。
2.不合格应征资料，归档一个月后销毁，但有要求退件者，应赐予退件。
为了给社
会大众一个好的印象，对全部未录取者发邮件“道谢函"也是应有的礼貌。
第七条甄试：
新进人员甄选考试分笔试及面谈。
1.笔试包含以下：
（1）专业测试（由申请单位拟定试题）；
说明：
惯例状况下，由用人部门在申请人员补充时供给测试题和标准答案；
应试人员达成笔试后，由人力资源管理人员、用人部门主管或受权技术骨干、审定权限主管分别
面试。
各级面试达成均应有面试记录和评论建议填写在面试记录表。
（2）领导能力测试（合适干部级）；
2.面谈：
由申请部门主管、综合办公室主管、审定权限主管分别或共同面谈，面谈时应注意：
（1）要尽量使应征人员感觉和蔼、自然、轻松；
（2）要认识自己所要获知的答案及问题点；
（3）要认识自己要告诉对方的问题；
（4）要尊敬对方的人品；
（5）将口试结果随时记录于"面谈记录表"。
（6）面试过程中，应尽可能知足应试者对岗位和公司的咨询，并经过应聘者发问的方法、出发点
等评估应聘者的心理素质。
（7）原则上全部环节的应试（笔试、面试、复试）须按排在连续时间内达成。
3.如首次面谈不够周详或需要特别安排的，发出“复试通知单"，再次安排约谈。
第八条背景检查：
经甄试合格，初步决定的人选，视状况应做有效的背景检查。
（限管理、技术骨干）
第九条结果评定：
经评定未录取人员，先发出谢函（邮件）通知，将其资料纳入贮备人材档案中，以备时时之需。
评定录取人员经总经理同意，综合办公室发出“报到通知单"，并安排职前训练有关准备工作。
第十条注意事项：
应征资料的办理及背景检查时应尊敬应征人的个人隐私权，注意保密工作。
第十一条体检安排
A公司人力资源管理人员一致安排体检，尽可能提早一天以上通知；
B派专人全程陪伴体检；
C通知面试拟录取的人员体检（重申时间、需空肚）；
D见告体检结果需要的时间；
E实时向医院认识体检结果（合格者见告报到时间，不合格者见告状况提示就医）。
第十二条体检结果有重要疾病的，不行直接见告当事人；必需时重申当事人有不健康现象，指导当事人赶快安排就医。
第十三条体检结果有重要疾病的，人事专员除报告主管外，不可以够在任何场合流露，以尊敬当事人隐私。
第四章任用
第十四条经审定录取人员，由综合办公室依照甄选报名单发给"报到通知单
于报到时携带以下资料：
（一）填写本公司新进员工录取表；
（二）缴验学历证、职称证及身份证；
（三）缴验近期正面半身免冠照片；
（四）原单位劳动合同结束证明；
（以上应缴资料视状况可增减）
第十五条管理人员任用，视状况可发给"聘用书"和“任免通知”。
第十六条新进人员于报到日，综合办公室应检收其应缴资料，若资料不全，应限时
"，请他
补办，不然首月薪水可暂扣发。
第十七条综合办公室随后应和蔼有礼地指引新进人员报到，逐项辅助办理以下：
（一）领取员工有关文具用品；
（二）发放考勤卡并解说使用；
（三）领取办公桌锁匙；
（四）视状况指引观光、介绍各部门及安排职前有关管理制度讲（参照“工作程序”）。
（五）综合办公室应指引新进人员向部门主管报到，追踪新员工适应状况和工作安排。
（参照“工作程序”履行）
第十八条人员报到完成随后应办理以下事项：
（一）更新员工花名册
（二）收齐报到应缴资料连同甄选报名单成立个人资料档案
（三）填报公司公司全部资料。
第五章试用
第十九条原则上全部员工试用期为三个月，期满合格者，办理转正手续才正试聘用，
个别试用成绩突出者，可提早转正。
综合办公室每个月15日发出当月转正人员《核查表》，由被核查人提交述职报告后，部门主管、综合办公室核查确认；行政人
员经部门主管、综合办公室核查后呈有关领导审定；转正后的员工经分管部门主管及人力资源管理人员和权限程序审批后可签订劳动合同。
第二十条综合办公室依据核查表发给"试用期满通知"。
第二十一条综合办公室发出“试用期满通知”后，并依不一样的批改，办理以下事项：
（一）试用不合格者，另发给通知单。
（二）调（升）职者，由综合办公室办理异动作业。
（三）薪水更改者，由综合办公室主管办理调薪。
第二十二条前条办理完成后，核查表应纳入个人档案中。
第二十三条新进人员在试用期中，表现不合要求，部门主管以为有必需停止试用时，
可立刻提早办理核查，按程序报请权限主管审定停止试用。
第六章异
动
第二十四条
荣膺（升职、升级）及降级由申请人填写
"人事异动申请单"及办理暂时考
核，部门主管签订后转综合办公室签注建议，呈权限主管批改。
第二十五条
调职由申请人填写
"人事异动申请单"送调职部门会签，转综合办公室签
注建议后，呈权限主管审定。
第二十六条
未同意的升、降、调申请单退回申请部门；经同意的申请单则由综合办
公室依照公布"人事异动通知
"，副本抄送申请部门及自己，并限时办理业
务移交锋续，履任新职。
综合办公室应立刻更改薪水名册。
第二十七条
经同意异动后，波及调整薪水者，综合办公室应依据人事异动申请单批
示，填制“薪水调整通知单
"办理调薪。
第七章请假
第二十八条
员工因故告假应按有关规定办理，综合办公室存案，依权限逐级呈核，
再转回综合办公室登记于考勤表上。
第二十九条
请休假作业应另参照《员工手册》有关规定办理。
第八章考
勤
第三十条
各部门主管应于每个月
3日前将上月份考勤表审查后送综合办公室备查。
第三十一条
全部告假记录将作为员工工作表现核查依照之一。
第三十二条
员工因调休、告假，应按有关规定办理，综合办公室存案；经权限主
管同意后转综合办公室核查并登记于考勤表上。
第三十三条
员工告假超出三天以上的，原则上应预先办理。
第三十四条
因公而未考勤，应通知综合办公室奉上司主管核签。
第三十五条
下班忘掉打卡，可由自己找直属主管或综合办公室签证，若未签证者一
律以旷工论。
（每个月签证不超出
3次）
第三十六条
综合办公室于每天检视出勤状况，遇异样状况或违规事情，应即主动与
部门主管联系。
第三十七条
员工出勤状况，综合办公室应于每个月终了编制《调休、告假》一式两份，
一份本部门留底，一份交给各部门宣布，限三日内接受改正申请。
第三十八条
综合办公室应成立每一员工一份年度考勤统计表
（印于个人资料卡中
），
逐月依照考勤表予以登录，经登录后考勤表即可销毁作废。
第三十九条
每一年度终了，综合办公室应即依照年度考勤统计表，统计能否有未休
完特别假的人员。
第四十条
每一年度终了后，综合办公室应即检查编制次年度享有特别假人员名单，
予以造册呈准后宣布实行。
第四十一条
有关考勤作业，请参照有关规定办理。
第九章出
差
第四十二条
出差作业，应参照财务部
"出差管理方法"和有关规定办理。
第十章奖
惩
第四十三条
员工遇有功过赏罚时，可由建议人填报
"赏罚建议申请单"公函，先由综
合办公室签注检查建议后，呈经理审定。
第四十四条
综合办公室依据同意赏罚建议申请单公布
"赏罚通知单"公函，副本抄送
自己部门及自己知照，另一份留底本部门月尾加扣薪水。
第四十五条
综合办公室应按月将人事赏罚通知单登录于个人资料卡内。
第四十六条赏罚作业应另参照"赏罚治法"及有关规定办理。
第十一章考核
第四十七条核查按核查制度履行，部门内有核查系统的，记录应报综合办公室存案。
试用期核查：
员工试用期三个月，由试用单位主管、综合办公室负责核查，并报公司分管领导审查，期满核查合格者，填具“试用人员核查表”，依权限逐级呈核后转正。
（三）暂时核查
为申请升贬职，应附办理暂时考绩，以作上司批改决议参照依照。
第四十八条考绩表办理完成，存于个人资料袋内，并予以登录。
第四十九条考绩作业应另参照"考绩方法"规定办理。
第十二章薪资
第五十条综合办公室应于每个月
5日前整理上月到职的新进人员，将同意薪水登录于
"
薪水名册"，改正人事资料。
第十三章训练
第五十一条职前训练
新进人员于报到后，综合办公室应办理以下职前教育：
（一）介绍公司历史背景、经营目标、工作环境；
（二）简介各部门组织、职责、作业状况；
（三）有关人事管理制度及注意事项；
（四）介绍各部门办公室及主管。
第五十二条任职训练
（一）综合办公室于年度开始，依所需培训目标、课程、教材、估算，拟定训练计划。
（二）综合办公室于培训期中，应严予核查。
（三）员工于接受培训后，视需要提出心得报告，成绩好坏列入核查依照。
第五十八条专业培练
（一）专业知识，视必需可办理专案培训。
（二）采集专业报道或讲座教材，印发给每位员工。
（三）各部门主管可自行申请或由公司指派参加国内外各样培训机构举办的讲座、观摩、训练。
第五十三条培训作业应另参照"培训方法"规定办理。
第十四章
辞职
第五十四条
正式任用的员工如感工作不适或其余原由想离职，应于
15天前提出离职申请书，
由部门主管及综合办公室主管签具建议后，
呈公司经理同意，
再转回综合办公室，综合办公室凭
此办理停薪手薪。
第五十五条
综合办公室依照离职申请书发给
"离职通知单"，通知自己于同意离职日当天下班前
依离职通知单上应办理事项，
逐项办理移交，办理完成由综合办公室审查并签订建议后计当月薪
资。
第五十六条
综合办公室依据离职通知单于当天即行办理以下事项：
（一）登记于人员异动记录簿内。
（二）注销综合办公室控制的人员状况表内登记。
（三）登记个人资料卡，注销个人资料档案，将资料存入离职档案袋。
第五十七条
综合办公室视状况应约谈离职人员，并将面谈结果填入离职人员面谈记录档案，视
状况对离职人员工作状况进行适量追踪；以作为人事流动率检查参照。
第十五章移交
第五十八条各级主管人员及业务包办人员因故离职时，应将所负责的公物及经做事务逐件列具
清册，在监交人监察下点交接任的人员，并会同接任人员提出移交报告书。
第五十九条移交时
应造清册名称以下：
（一）未办或未了重要案件目录
（二）保留文卷目录
（三）职责事务目录
（四）上司指定专案移交事项清册
（五）公司公司所需表单及事项。
第十六章劳工保险
第六十条
员工试用期满时，由综合办公室登记办理投加保，奏效日以到职日为准。
第六十一条
人员于离职日当天，综合办公室应即办理退保。
第六十二条
投保薪水因调整薪水或其余要素而改动时，
应由综合办公室填报"投保薪水调整单
"，
详细操作按财务制度履行。
第六十三条
综合办公室每个月统计列册个人负担保费，核算当月薪水时从薪水内扣缴。
第六十四条
每个月月尾查对社保缴费明细，若有误实时与社保局查对。
第六十
五条保留社保有关资料，社保登记证年末需年检。
第十七章
资料管理
第六十七条
各样人事命令、通知宣布一周后，连同该案同意凭据
（申请单或签呈）归并归档。
第六十八条
每个月初依照人员异动记录簿编制
"人事异动月报表"，呈核阅后，列入人事流动率检
查依照。
第六十九条
综合办公室应于每个月
10日编制各主管名册，送总机备查
（如未异动可具文报备）。
第七十条
员工若有需要"服务证明书"或"离职证明书"等，可至综合办公室说明申请原由，由经
办人填写证明。
第七十一条
人事单位应备档案包含以下：
（一）人事基本资料（含证件复印件）
（二）人事异动记录
（三）人事赏罚记录
（四）人事考绩记录
（五）人事训练记录
（六）人事考勤记录
（七）文康活动记录
第十八章其他
第七十二条本作业程序，应另参照"人事管理规章"有关规定办理，若有疑义，可由综合办公室主管解说运用，若有未尽事宜，应另补充修正。
第七十三条本作业程序承奉同意后实行，修正时亦同。
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