大型活动之组织与管理.docx

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大型活动之组织与管理

大型活动之组织与管理

随着文化市场的进一步开放，以及营销、公关等市场手段的不断丰富，大型活动的举办日趋活跃，但是在这些大型活动异常火爆的现象背后，很多活动的组织者和承办方却无时无刻不在忍受着由于活动管理上的不足而造成的超强的体力和脑力压力以及财务预算超支的经济损失。

    本人由于个性和爱好使然，一直从事着各种类型活动的策划和组织之工作，因此也常感被这种落后管理方式拖累的筋疲力尽。

但是所谓吃一堑、长一智，教训需要总结、经验总在积累，本人欲把自己曾在活动的组织和管理过程中的遇到的若干教训和经验拿出来和大家交流，以求大家互相扶持，共同进步。

    由于活动的种类繁多，本文所论述的活动种类主要包括各种大中型演出活动、公关活动、赛事、促销活动、客户答谢会（联谊会）、各种派对、时装发布会等参与人数在200人以上的活动。

其他类型的活动在这里就不加详述，但大多都有相通之处，只是大同小异而已。

 一、现在大型活动的组织与管理中的典型问题

1、  劳动强度大：

由于没有一个合理而科学的管理和执行规划，往往是事到临头才找人去做，所以在活动期间内人员的体力和脑力严重超支，往往每天只能睡几个小时或者根本就没有睡眠时间。

2、  财务预算超支：

由于没有对活动过程中的各种支出做出一个比较详细而严密的预算，所以在活动的执行期间往往会冒出很多预算之外的支出，使活动结果的结算时严重超支。

3、  活动过程混乱：

由于在活动执行前期的分工混乱，缺乏规范的管理，直接造成活动执行过程中的人员调配、流程执行等环节的混乱，严重影响了活动质量。

4、  管理观念落后：

现在很多活动的组织、承办方的负责人有很多都认为，做活动本来就是一个繁杂的事情，活动过程就应该乱、就应该忙、就应该累，他们把活动执行过程中容易出现突发事件、事务繁多、时间集中的特点当作一种忙、乱、累场面的必然理由。

殊不知，科学管理的实施初衷和基本作用就是为了防止和应付计划执行过程中的突发事件，尽量减少突发事件对计划执行的影响。

我们今天提出提高活动管理效率的目的，也正是科学地研究活动执行过程中的方方面面，以求提前规划，科学执行，尽量减少我们现在所出现的不必要的人力、物力和财力的浪费，从而也最终提高活动的质量。

5、  管理体制落后：

现在大型活动操作的成功与否主要取决于项目负责人的个人能力和经验，但是在大型活动如此日益膨胀的今天，这种管理方式显然不能适应社会的发展。

自从项目管理的概念传入我国以来，对于项目管理在大型活动管理上的应用已被相关专家提上议程，并且现在已具雏形。

但是在实际中的应用却并不普遍，如何在短时间内尽快提高我国大型活动的管理水平，已经是我们迫在眉睫的问题了。

二举办大型活动的主要环节

（一） 活动策划阶段

   从程序上说，大型活动策划和实施，要按照科学的管理步骤来执行：

   第一，立项。

   第二，进行调查和可行性研究。

   第三，提炼主题，进行创意。

   第四，方案论证。

   因为关于活动策划并不是本文的重点，所以在这里就不加详述了。

（二）办理审批手续

    根据《中华人民共和国行政许可法》第二十九条规定，公民、法人或者其他组织从事特定活动，依法需要取得行政许可的，应当向行政机关提出申请，待取得相关部门批准后方可实施。

    但我们一般常见的活动，主要需要报批的主要有文化厅（局）、公安、消防和环卫四个部门，其他的申报行政机关也有可能出现，但通常机会比较少，主要以上面四个机关居多。

具体情况如下：

1、需要向地方文化部门报批的方面。

   需要向地方文化部门报批的主要是活动中的演出方面，由于大多活动都或多或少带有一定的表演内容，根据《营业性演出管理条例实施细则》第三十条规定任何单位举办营业性演出活动，都应当委托演出公司承办，并按照规定办理审批手续。

《营业性演出管理条例》第

三十二条规定，占用公园、广场、街道、宾馆、饭店、体育场（馆）或者其他非营业性演出场所举办营业性演出活动的，应当报经当地县级以上地方人民政府文化行政部门、公安机关和其他有关部门批准。

申请时应提交的文件有：

（1）演出申请书；

（2）与演出相关的各类演出合同文本；

     （3）演出节目内容材料；

     （4）营业性文艺表演团体的《演出证》。

《营业性演出管理条例》所称营业性演出包括下列方式：

（1）售票或者包场的；

（2）支付演出单位或者个人报酬的；

     （3）以演出为媒介进行广告宣传或者产品促销的；

     （4）有赞助或者捐助的；

     （5）以其他经营方式组织演出的。

   其他有关详细规定请参阅《营业性演出管理条例》和《营业性演出管理条例实施细则》。

2、关于公安部门的报批

为了保证各项活动的正常进行，维护社会治安秩序和公共安全，保护公民、法人和其他组织的合法权益，公民、法人或其他组织在举行活动之前必须报县级以上公安部门申请批准。

申请时提交一下文件：

（1）活动方案和说明；

（2）活动安全保卫工作方案；

（3）场地管理者出具的同意使用证明；

（4）申请人身份证明及无违法犯罪记录等；

（5）法律、法规和规章规定须经有关主管部门批准的活动，应当同时提交有关批准文件。

其中活动安全保卫工作方案主要包括：

（1）活动的时间、地点、人数、规模、内容及组织方式；

（2）安全工作人员情况、数量和任务分配、识别标志；

（3）场地建筑和设施的消防、安全情况；

（4）入场票证的管理、查验措施；

（5）场地人员的核定容量；

（6）迅速疏散人员的预备措施。

   以上方面最易被人疏忽的是入场票证的管理、查验措施。

特别是在举办各种类型的售票演出和活动的时候，入场票证必须经过公安部门的防伪监制，即使各种工作人员佩戴的工作证件也须经公安部门查验。

   另外在活动的参加人员数量方面，群众性文化体育活动的参加人数在二百人以上三千人以下的，由县级公安机关许可；人数在三千人以上的，由地（市）级公安机关许可；跨地区的群众性文化体育活动，由共同的上一级公安机关许可。

作出许可的公安机关应当向上一级公安机关备案。

公安机关对二百人以下的群众性文化体育活动进行监督检查。

其他有关公安报批方面的详细规定请参阅《群众性文化体育活动治安管理办法》。

3、关于环卫部门的审批

   对于环卫部门主要是针对户外的一些横幅、竖幅等与市容和环境有关的宣传方面的审批。

其他的详细规定可到环卫部门咨询。

4、关于消防部门的审批

   消防部门主要针对活动场地的消防设施和措施进行审查，像户外的空飘、气球等方面也属于消防的审查范围。

另外在各种活动中的舞台或展位搭建方案包括效果图、平面图、电路图等都要经过主办单位或消防部门的审批。

   《中华人民共和国消防法》第十三条规定，举办大型集会、焰火晚会、灯会等群众性活动，具有火灾危险的，主办单位应当制定灭火和应急疏散预案，落实消防安全措施，并向公安消防机构申报，经公安消防机构对活动现场进行消防安全检查合格后，方可举办。

   详细规定请参阅《中华人民共和国消防法》或到有关消防部门咨询。

   以上只是一些在举办活动中最常见的相关法规和申报程序，但在实际过程中一定会遇到更多的问题，在这里也不便一一列出，只是希望大家在举办活动之前多方考虑，多方咨询，特别活动中有特殊内容时一定要预先征得相关部门的同意，以免出现不必要的麻烦。

（三）联系场地、参与主体人员等，并签订相关合同

   在这里需要说明的是，有些申报手续需要提供场地、人员等相关合同，所以在程序的先后上并不固定，我们可以根据实际情况做出适当调整。

为了保证活动的顺利开展，并依法维护各方的正当权益，我们在联系相关事物时一定要签订合同。

而对于合同的相关签订事项在这里就不赘述了。

（四）拟定活动筹备计划

   凡事预则立，不预则废。

活动筹备计划是有效地协调各项工作、推动各项工作顺利进行的最重要的工具，是项目管理活动的首要环节。

抓住这个环节，就可以提挈全局。

所以活动筹备计划是活动成败的关键性因素之一。

   活动筹备计划主要包括以下几项内容：

   1、 工作计划。

也称实施计划。

是为了活动项目最终实现而制定的实施方案，要说明以什么方法组织实施活动，需要做什么样的工作，如何利用各方面资源达到最佳效果等。

   2、 人员组织计划。

主要表明各子项目中的各项工作有谁来负责，以及相互关系。

在这份计划中，通常都采用框图式构架，各项工作、负责人、具体情况等内容都集中在一起，制作一个人员组织计划表。

可以让工作人员一目了然。

   3、 活动进度计划。

根据活动的正式开始时间和筹备工作正式开展的时间，对筹备工作的各项任务列定工作进程计划。

通常情况下，指定活动进度计划时会采用框图式构架。

   4、 财务预算计划。

对于活动实施过程中的各项费用预算。

   5、 文件档案管理计划。

因为在每次活动过程中都会产生很多的相关文件和档案，如在活动审批过程中的行政文件和与相关单位签定的合同等。

这些文件档案在整个活动过程中的作用非常关键，可以说是活动赖以开展的前提条件。

所以对于文件和档案的管理在活动筹备前期就要安排妥当，最好安排专人负责。

   6、 应急计划。

这方面是很多活动的主办方最容易忽略的地方，一方面是因为活动过程中出现的突发事件不太容易让人把握，应急计划不知该从何入手；另一方面也在于大多数活动组织者对活动的风险管理没有一个清晰的认识，在意识里还没有风险管理的概念。

但是大型活动一般都具有筹备时间长、涉及人员多等特点，在这个过程中难以保证每个人都不出问题、每件事情都进展顺利。

所以，一份相对严密的应急计划还是不能少的。

   活动的筹备计划可分为概念性计划和详细性计划二种形式：

   1、 概念性计划，是确定初步的工作分解结构计划，规定了活动的主要计划因素界限和重点。

也叫自上而下的计划。

   2、 详细性计划，通常叫由下而上的计划，是制定详细的工作分解结构计划，详细到每一项具体任务。

详细计划制定了活动的详细范围。

   在制定活动筹备计划的时候，一般情况下由项目负责人制定整体工作方案，即概念性计划；然后由各项工作的具体负责人再去制定针对自身工作的详细计划，再交于项目负责人进行计划汇总，以此控制整个活动进程。

   因为一次活动的组织，特别是大型活动的组织，需要我们准备的事情的确很多、很乱，有时候即使大家都坐下来想也未必能考虑齐全，但是如果不事前把该做的事情都准备好，那么到了活动开始的现场就一定会方寸大乱。

所以，怎样把活动现场需要考虑到的事情都考虑到，并在活动开始前都准备妥当就成了活动能否顺利进行的关键。

我觉得应该从以下几个方面着手：

   1、“好记性不如一个烂笔头”

   把应该做的工作都记在纸上，白纸黑字清清楚楚。

活动前期以活动内容为核心，按照严格的逻辑顺序和合理的项目分类把围绕活动内容而需要开展和准备的活动一一罗列，然后再从每个活动入手，把其中有可能涉及到的事物和可能遇到的突法事件全部展开，根据活动的具体性质制作一个“活动现场事物预置表”（表样如附件1）。

然后按照这张表上的内容对会前工作严格实施。

   2、头脑风暴法

   “头脑风暴法”是广告创意中比较常用的思维方法，由于对于活动现场的各种事物和突发事件的准备和预防是一件很繁杂的事，每个人并不能保证把所有的东西都考虑进去，所以在这个时候运用“头脑风暴法”发动所有人的智慧就有可能让前期准备趋于完善。

   3、及时吸取教训，善于总结经验

   由于各种大型活动的复杂性，保证每次活动都开展的顺顺利利、一点都不失误几乎是一件不可能的事情，每次总会出现未曾预料的事情和疏忽的方面。

所以在每次活动过后及时地整理在活动过程中出现的失误、总结活动中创造的先进经验就显得犹为重要。

所谓“吃一堑、长一智”，这次的失误下次坚决不能再出现，这次的经验下次一定更好的运用。

这就为我们以后的活动管理积累了良好的基础。

（五）活动的实施阶段

   活动的实施阶段是整个活动过程中最重要的部分，活动的成败就在此，这部分也将是本文主要探讨的地方。

现在很多的活动在实施过程中都是靠主办方的经验来进行管理，从而无形中导致了活动实施过程中风险系数的增高。

   为了提高活动实施阶段的管理效率，应该实施操作程序的管理。

程序化管理是一种科学的管理意识，只有程序化实施，才能有标准化、科学化管理，因而实施设计，重要的是设计出操作的规范程序。

这一点会在下面单独介绍。

（六）活动的评估和总结

   活动结束后，必须做一个效果评估与总结。

项目总结与评估是指对已经完成的项目的目的、执行进程、效益、作用和影响所进行的系统的、客观的分析；通过项目活动实践的检查总结，确定项目预期目标是否达到，项目是否合理有效，项目的主要效益指标是否实现，从而总结经验教训，并通过及时有效的信息反馈，为未来新项目的决策和提高投资管理水平提出建议，从而达到提高投资效益的目的。

通常项目总结报告包括以下内容：

（1）、对比计划与实现目标，分析成败原因；

（2）、项目财务总决算，并说明成本偏差的原因；

     （3）、评估项目管理的得失，重要成就的总结；

     （4）、对未来项目的建议；

     （5）、团队表现，对杰出成员的表彰和奖励；

此外，项目总结报告还应包括：

（1）、对项目剩余资产的管理与处置

（2）、项目结束的后期工作安排（媒体、客服等）；

     （3）、档案的整理、存档工作。

三活动的现场执行管理

（一）活动过程中最容易出现的三个问题：

     A） 活动前期准备不足造成的现场事物的漏缺；

     B） 活动现场分工不明确导致管理混乱

     C） 对现场突发事件的处理缺乏一定的准备和技巧

（二）“角色管理”

    由于活动现场的参与人员数量大、事物繁杂，所以如何控制好现场的各项工作，保证活动的顺利进行，对于活动的管理者来说也是一个极大的挑战。

为了提高活动实施阶段的管理效率，应该实施操作程序的管理。

程序化管理是一种科学的管理意识，只有程序化实施，才能有标准化、科学化管理，因而实施设计，重要的是设计出操作的规范程序。

   因为曾经参与过多项各种类型的活动，我发现其实每次活动的参与人员都很固定，根据他们参与活动的不同身份大致可以分为六类，即：

活动组织方、场馆方、演员/主持/选手等、舞台/灯光/音响制作方、嘉宾/观众方和媒体记者方。

   所以，我们可以根据活动参与者的角色来分配管理工作，分工明确、各负其责。

我把这种管理暂时称为“角色管理”。

即：

根据参与活动者的不同身份把现场的管理任务分为若干方面，每一参与角色群体的相关事务为一方面的管理任务，再分别安排专人来负责每一方面的相关事务，最后有项目负责人来统一管理各个方面的负责人，协调和控制整个现场工作。

   当然，在每次的具体活动中以上几方面并不是什么时候都一成不变。

根据活动的不同情况，它所容纳的角色或多或少，但并不会影响我们的管理工作，因为我现在所提出的是一种管理的方式或者说概念，根据不同的情况，它的具体内容也会随之更改。

   1、角色划分

   角色管理的前提是对参与活动的全体人员进行科学的角色划分，这也是实施操作活动现场工作的基础。

在角色划分的过程中既要注意角色的独立性，又要注意角色所内含工作的系统性和联系性。

因为角色划分的最终目的就是为了使工作分工明确，易于操作。

   例如对一场具有表演内容的新闻发布会或时装发布会，在舞台方面会涉及到音响、灯光和舞美；而在表演方面又会涉及到主持人、演员和道具。

要想保证演出的顺利进行，舞台方必须充分配合演员的各方面需要，而演员方也一定要了解舞台方的各种要求。

他们之间的联系不用说是非常的密切，照理说安排一个人来全权负责是再好不过了，但是因为各方的事务都非常的多，如果一个人来处理未免会显得心有余而力不足；而且两方的人员又有明显的系统属性，所以还是把两方的管理分开的比较好。

当然，这时双方负责人的沟通就会显得很重要了。

但是如果是一场小型的演出，也许一个人来管理两方面的事也会游刃有余的。

①活动的组织方：

主要包括活动的主办方、承办方、协办方等参与活动整体策划和运作的单位和个人。

不管是在程序上，还是事件的实际处理过程中，活动的组织各方都需要很紧密的合作与联系，对于他们的管理和协调亦非常重要。

②场馆方：

主要是指场地的所有者或管理者。

例如在体育馆举行演唱会时的体育馆方，在社区举办活动时的社区街道办或者物业管理方等。

他们在整个活动的进程中充分扮演着活动实际操作过程中的把关和配合角色。

③演员/主持/选手方：

这方面主要包括参与活动的演员、主持人、参赛的选手、参加讨论的发言人等活动的表现主体人员。

所谓表现主体人员，是说他们在整个活动的进程中具有一定的表演、展示、发言等行为的人员。

这种称谓主要是为了有别于活动主体人员，因为很多时候的活动主体人员主要是观众，但是观众这一块我们会单独管理。

④舞台/灯光/音响制作方：

主要包括舞台的搭建、灯光的安装、音响的调试等几个方面的工作人员。

这些都属于活动的基础设备，而且具有很强的联系性，所以把对他们的管理专门划为一方面。

⑤嘉宾/观众方：

主要包括到场的领导、嘉宾、评委、观众等几方面的人员。

因为参与活动的领导、嘉宾和观众等在活动举行过程中的活动范围基本都限于同一场地，所以把他们主要规为一面。

当然，对于某些大型的活动，因为参与嘉宾人数众多，且与之相关的活动频繁时，也可以把嘉宾和观众方分开进行管理。

⑥媒体记者方：

主要包括活动邀请的媒体和主动前来采访的媒体。

因为每次活动都会产生一定的社会效应，而且很多公关活动的最终目的就是增加宣传力度、扩大影响力，媒体的参与对于整个活动的效益评估具有很大的参考价值。

所以对于媒体方的管理也就理所当然的独立为面了。

   有时候，某些大型活动的每一项都可能会有很多事务，例如一场大型的演出在演员方面，可能在道具、演员食宿、后台设备等方面都有很多事情要做，那么这个时候可以在角色划分的基础上，再对各项事务进行进一步的细分。

   总之，在角色的划分上应该充分考虑到具体活动的实际情况，根据实际情况来决定划分的具体内容才能取到事半功倍的效果。

   2、工作职能

   各种角色的管理人员之职能主要表现在：

   ①监督和控制各种角色参与人员的到场和准备情况。

例如舞台灯光音响是否已经安装和调试完毕，为领导嘉宾准备的笔、纸、水、名牌等是否齐备，演员是否到齐，媒体记者是否已安排妥当等；

   ②负责各角色人员之间的信息沟通。

参与活动的各个方面都需要互相配合，各角色管理人员应当及时传达他们之间的信息和各种配合要求；

   ③负责解决各角色群体提出的各种要求和出现的各种问题；

   ④及时向项目负责人报告工作进展情况；

   ⑤现场出现的其他相关事务。

3、角色管理在筹备期的运用

   在活动筹备期的工作安排，以及拟定工作计划的时候，我们往往以事件为核心来安排工作，即“什么事，派什么人”。

勿庸置疑，这种管理方式具有很强的目的性和针对性，所以在活动的筹备期间具有很强的实用性。

但是，如果在活动筹备期适当的运用角色管理，那么在项目的执行过程中会更加“如虎添翼”，而对于活动现场的管理也会显得更加得心应手、游刃有余。

   在筹备期的角色管理仍以活动现场角色划分为基础。

即把活动现场的角色管理任务加以延伸至活动的筹备前期，以各类参与角色为线索，分别展开与之相关的筹备工作，并安排专人负责跟进整个筹备进程，并且承担活动现场的同一方面的工作。

例如在舞台方面，可以在对舞台、灯光、音响制作方的联系、确认到最后签订合同都有一个人专门负责跟进（当然也可能是几个人或一个小团队），而且在最后的活动现场仍由其担任舞台、灯光、音响的相关事务。

这样的话，在对现场舞台方面的监督和控制都会更加顺利高效。

   但是由于一般活动从筹备开始到活动的现场实施都有一个很长的阶段，人员变化比较频繁，所以人员安排“从一而终”并不容易，但是尽管如此，我们在实际操作中还应该尽量让人员“从一而终”。

从而进一步保证活动的进程速度和效率。

（三）项目负责人制

   在角色划分好以后，就是实实在在的执行和管理了。

角色划分是管理的基础和前提，如果管理没有效率，角色划分得再科学、再合理也是无济于事。

“项目负责人制”，无疑是目前有利于整个活动策划和实施过程中的顺利、高效的进行较好管理制度。

   经历过活动执行的人一定都很了解，活动的开展现场简直就是一个沸腾的油锅，特别是工作人员都保持着高度的紧张，只有大家都固定的听从一个人的统一安排，互相配合，才能保证各项工作有条不紊的开展。

如果每个人都去“指手画脚”，那么场面一定会非常的乱，员工不知道该听谁的，管理者也不知道各项工作的进展如何，某件事情是否有人去处理，或者是否安排妥当等等问题都会接踵而来。

每个“指手画脚”的人都认为自己在帮助处理现场事物，但却不知自己的插手只能“越帮越忙”，只会让现场越来越乱。

   如此以来，现场就无所谓什么管理和协调了，每个人都去控制现场，现场也就失去了控制。

现场一旦失去控制，什么情况都有可能发生。

所以为了保证现场工作的顺利、高效的展开，现场管理必须只能有一个人统一管理。

在这种情况下，如果有些承办方的领导或者某个主管发现现场有些问题需要有人去处理时，可以告知项目负责人，在项目负责人的统一调配下，协作负责人处理。

（四）现场管理中应该注意的几点：

1、认识场馆方负责人

   活动现场出现的问题很多都需要场地的管理方来协同解决，所以被安排和场地管理方接触的人必须提前和场地管理方负责本次活动的主管取得联系，以便在处理现场问题时能够及时和场管的负责人沟通，提高办事效率。

   在这个过程中最好让场管的本次活动总负责人把负责当场活动的相关管理人员都介绍给你认识，以便在不能马上找到总负责人时也可以让其他相关管理人员配合你解决问题。

同时，也可以把组织方的相关管理人员介绍给场管方认识，同样也是为了在出现问题时双方可以及时、高效的沟通。

   通常在活动现场，活动的组织方一般通过服装来辨认场管工作人员，而场管方亦是通过工作证件来确定组织方的工作人员。

这种情况虽然对于双方人员身份的确认很少出错，但是在解决问题时难免会出现一些尴尬的局面。

例如我们有时候找场管的普通工作人员，他们又没办法也没权利为你解决和确认任何事情，最后还是让你去问他们的负责人。

同样，场管的工作人员在询问有关活动现场的某些问题时，也并不是我们的每个工作人员都知道或者可以决定的。

所以，如果时间和条件允许的话，活动开展前，双方的相关管理人员最好都互相认识一下。

2、 工作协调会议

   在各方面工作都安排妥当的时候，还不要忘了在活动开始前的工作协调会议。

工作协调会议的目的一方面是在活动开始前让所有工作人员最后确认自己的工作职责，加强员工对自己本职工作的实施印象；另一方面，也是为了及时向员工传达临时变动的若干事项。

   在这里需要强调的是，不管自己的工作在之前安排的多么妥当，活动正式开始前一天的这个工作协调会议一定要开。

因为这不仅仅是为了布置工作，它更是活动前的一次动员会，有利于进一步提高员工的工作紧凑感和相互之间的协作默契，。

它不仅让员工明白自己要干什么，而且还让员工明白自己应该拿出什么样的干劲来工作。

因此这次会一定不能少。

而且通过我们以前做过的众多活动，也已经证实了这次会议的必要性：

开过会的工作人员往往在第二天的活动中工作的目的性更强，效率更高，相互之间的配合也十分的完美；而没开过会的工作人员，往往精力不够，工作任务和目的意识模糊，效率低下。

   除此之外，对于举办时间过