金蝶智慧记操作流程.docx

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金蝶智慧记操作流程

金蝶智慧记操作流程快速浏览智慧记

登录后，主界面如下:

界面左边是功能区:

报价、销售、进货、库存、应收、应付、收支、利润等;

界面下方是资料区:

货品资料、客户资料、客户价格资料、供应商资料、收支项目资料。

界面上方是辅助区:

店铺头像、设置心情、论坛、应用、提问、帮助、锁定、设置;

界面中央是报价区:

根据关键字或字母快速查找货品;

第一次使用智慧记的用户，按如下顺序操作:

1.在资料区的“货品”资料中增加将您目前有结存的货品名称及结存数量;

2.在“客户”、“供应商”资料中增加与您有业务往来的客户、供应商名称及当前欠款金额;

注:

以上资料的增加方式有手工录入和EXCEL导入两种方式，详见下文“基础资料”中的介绍;

如果你的货品资料、客户资料、供应商资料特别多，又没有EXCEL文件可以一次性导入，你也可以不用手工录入，直接在功能区的销售或进货中录入单据，单据保存时，货品资料、客户资料及供应商资料会自动增加到相应的基础资料中，这就是智慧记软件的优越性。

3.可以通过功能区的“报价”查询您的所有货品名称、库存及相关价格;

4.通过“销售”和“进货”两个单据录入你日常的销售单和进货单;（您录入的销售单保存之后会自动减少相应货品的库存，进货单保存之后会自动增加相应货品的库存）;

5.录入完您日常经营所发生的销售单及进货单之后，在功能区的“库存”、“应收”、“应付”及“收支”四大账本中，可以查询到您的库存货品的结存数量及金额、客户的应收款金额、供应商的应付款金额及您的资金收支金额。

6.在日常使用智慧记软件的过程中，如果有什么不明之处，你可以查看界面上方辅助区的“帮助”;如果“帮助”找不到你的问题答案，你还可以点击界面上方辅助区的“论坛”，看看别的用户提过同样的问题及相应的解决方案，如果还是没有找到您的问题答案，你还可以点击界面上方辅助区的“提问”，提出您的问题，我们会及时对您的问题给出准确的答复。

登录智慧记

在桌面上双击“金蝶智慧记”快捷图标，显示如下画面:

该界面为登录界面，则操作员默认“老板”，初始密码为空;

如果您需要修改操作员，请点击“修改名称”;

如果您需要修改密码，请点击“修改密码”;

点击“登录”按钮，如果非首次登录即可进行智慧记主界面。

如果您首次登录，则会出现配置界面，如下:

选择经营方式，然后点“下一步”，界面如下:

选择经营的行业，然后点“下一步”，界面如下:

选择经营商品类型，然后点“下一步”，界面如下:

可以选择“下载行业产品库”，也可以不选择下载，行业产品库助您更快速建立货品资料，也为您提供网络参考价，选择下载界面如下:

下载完成后立即进入金蝶智慧记主界面。

查找自已的商品报价

录入搜索条件（品名规格或品名规格的拼音首字母），点“查价格”

搜索品名规格包含此搜索条件的所有货品，显示在搜索结果中，主搜索界面如下:

查找结果显示如下图:

查找商品的互联网报价

如果勾选“查询行业价格”时，查找结果包含行业产品库下载到商品，界面如下:

对查询结果可以即时进行修改，双击查询出的任何一行数据，界面如下:

新增销售单

新建销售单主要步骤:

1、选择单据类型->录入客户->录入货品->录入数量->录入单价->保存并新增;

2、销售单分“批发”与“零售”两种类型，不同的类型，单据中的“单价”字段取数会不同;

3、在“客户”后面的空白字段中录入客户名称，对已存在的客户，系统自动过滤出来供选择，不存在的客户，保存单据会自动创建一条客户资料，即客户资料无需初始化;

4、在“品名规格”下面的空白字段中录入输入货品的品名规格，对已存在的货品，系统自动过滤供选择，不存在货品，保存单据会自动创建一条货品资料，即货品资料无需初始化;

5、“品名规格”中如果是货品资料已存在的货品，则计量单位自动带出，且不可再修改;“品名规格”中如果是货品资料不存在的货品，则计量单位可直接填写;

6、单据中的数量及单价字段分以下几种情况处理:

A、编辑单据时如果品名规格为新增的货品，则数量默认为1、单价默认为0，都可手工修改，如果数量修改为负数，则表示销售退货;

B、编辑单据时如果品名规格为选择的已存在货品，数量默认为1，单价会自动带出:

如果单据类型是“批发”，则优先带出客户价，不存在时则带出货品资料的批发价;

如果单据类型是“零售”，则选择已存在货品时自动带出货品的零售价;

C、保存单据时进行价格回填:

如果单据类型是“零售”且货品资料零售价为空或零，将单据中的单价回填到货品资料的“零售价”中;

如果单据类型是“批发”，系统会按客户与货品更新客户价;

7、金额自动等于数量乘以单价，金额合计自动等于金额之和，二者都不能修改;

8、单据类型为“零售”的销售单，本次收款自动等于金额合计;单据类型为“批发”的销售单，本次收款默认0;可以修改;单据保存时，如果（金额合计-本次收款）绝对值大于0，保存时差额自动增加客户的应收账款。

9、打印时，系统会自动保存当前数据再打印单据;

新增进货单

1、新建进货单主要步骤:

录入供应商->录入货品->录入数量->录入单价->保存并新增;

2、在“供应商”后面的空白字段中录入供应商名称，对已存在的供应商，系统自动过滤出来供选择不存在的供应商，保存单据会自动创建一条供应商资料，即供应商资料无需初始化;

3、在“品名规格”下面的空白字段中录入输入货品的品名规格，对已存在的货品，系统自动过滤供选择，不存在货品，保存单据会自动创建一条货品资料，即货品资料无需初始化;

4、“品名规格”中如果是货品资料已存在的货品，则计量单位自动带出，且不可再修改;“品名规格”中如果是货品资料不存在的货品，则计量单位可直接填写;

5、单据中的数量及单价字段分以下几种情况处理:

A.编辑单据时如果品名规格为新增的货品，则数量默认为1、单价默认为0，都可手工修改，如果数量修改为负数，则表示退货;

B.编辑单据时如果品名规格为选择的已存在货品，数量默认为1，单价会自动带出货品资料中的“进货价”:

C.保存单据时，货品资料中的“进货价”如果为空或零，将单据中的单价回填到货品资料的“进货价”中;

6、金额自动等于数量乘单价，金额合计自动等于金额之和，二者都不能修改;

7、本次付款默认0，可以修改;单据保存时，如果（金额合计-本次付款）绝对值大于0，保存时将差额自动增加供应商的应付账款。

9、打印时，系统会自动保存当前数据再打印单据;

查找/修改/删除销售单

“查看以往单据”用于查看已保存的销售单，一张单显示一行数据;销售金额即是单据的金额合计、收款金额即是单据的本次收款;

1、查找:

按照客户和日期范围进行单据查找，客户为模糊查找;

2、修改、删除:

选中一笔单据可以修改、删除;

3、导出明细:

把列表中的进货单明细导出到Excel，包括单据信息和货品明细;4、打印:

打印当前界面中列出的销售单数据;

库存汇总表

库存账本就是全部或部分货品的库存报表，通过进货单与销售单，库存账本数据自动生成。

界面如下:

1、设置查找条件:

A.货品类别与品名规格如果空表示查找全部货品，若非空则对货品类别与品名规格模糊查询;

B.查找条件中，查找日期范围可以选今日、本周、本月、本年和自定义;

2、查找条件设置后，点“统计”按条件把查找结果显示在上面列表中;

3、每一货品显示一行数据，数据来源:

A.期初结存数量、金额表示起始日期之前结余的货品数量和成本金额;

B.日常进货数量、金额表示查询日期范围的进货数量和成本金额总和;

C.日常出货数量、金额表示查询日期范围的销售数量和成本金额总和;

D.期末结存=期初结存+日常进货-日常出货;

4、打印是指把查找出的数据清单打印出来;

5、图表模式指查询出的期末结存金额除了通过表格查看，也可以通过图表查看，界面如下:

库存明细表

在“库存汇总表”选中一行货品双击或点击“明细账”即能查看此货品的明细数据，界面如下:

1、查找:

可以改变查找的日期范围对此货品重新进行查找明细账;

2、显示单据:

根据选中数据行切换对应的销售单或进货单;

3、上一货品、下一货品:

查看上一货品或下一货品的库存明细表;

4、打印:

打印列表数据;

应收统计表

应收账本即是客户欠款统计报表，界面如下:

1、设置查找条件:

A.如果空表示查找所有客户，若非空则对客户名称模糊查询;

B.查找条件中，日期范围可以选今日、本周、本月、本年和自定义;

2、查找条件设置后，点“统计”按条件把查找结果显示在上面列表中;

3、每一客户显示一行数据，数据来源:

A.期初应收款表示起始日期之前结余的应收欠款总和;

B.增加应收款表示查询日期范围的应收欠款总和;

C.收回应收款表示查询日期范围的收欠款总和;

D.期末应收款=期初应收款+增加应收款-收回应收款;

4、打印是指把查找出的数据清单打印出来;

5、图表模式指查询出的期末应收款除了通过表格查看，也可以通过图表查看，界面如下:

应收明细表

选中一行客户双击或点击“明细账”即能查看此客户的欠款明细数据，界面如下:

1、修改:

根据选中行修改对应的销售单或收款单;

2、删除:

根据选中行删除对应的销售单或收款单;

3、上一客户、下一客户:

查看上一个客户或下一个客户的应收明细表;

4、打印:

打印列表数据;

收款登记（冲应收款）

收款登记指收到货款，登记并冲减应收款，界面如下:

应付统计表

应付账本即是欠供应商货款统计报表，界面如下:

1、设置查找条件:

A.如果空表示查找所有供应商，若非空对供应商名称模糊查询;

B.查找条件中，日期范围可以选今日、本周、本月、本年和自定义;

2、查找条件设置后，点“统计”按条件把查找结果显示在下面列表中;

3、每一供应商显示一行数据，数据来源:

A.期初应付款表示起始日期之前结余的应付欠款总和;

B.增加应付款表示查询日期范围的应付欠款总和;

C.收回应付款表示查询日期范围的付欠款总和;

D.期末应付款=期初应付款+增加应付款-收回应付款;

4、打印是指把查找出的数据清单打印出来;

5、图表模式指查询出的期末应付款除了通过表格查看，也可以通过图表查看，界面如下:

应付明细表

选中一行数据双击或点击“明细账”即能查看欠此供应商的货款明细数据，界面如下:

1、上一供应商、下一供应商指查看上一供应商或下一供应商的应付欠款明细数据;

2、打印指把查找出的数据清单打印出来;

3、修改指根据选中行修改对应的进货单或付款单;

4、删除指根据选中行删除对应的进货单或付款单;

应付明细表

选中一行数据双击或点击“明细账”即能查看欠此供应商的货款明细数据，界面如下:

1、上一供应商、下一供应商指查看上一供应商或下一供应商的应付欠款明细数据;

2、打印指把查找出的数据清单打印出来;

3、修改指根据选中行修改对应的进货单或付款单;

4、删除指根据选中行删除对应的进货单或付款单;

付款登记（冲应付款）

付款登记指付给供应商一笔款，登记并冲减应付款，界面如下:

收支流水

1、设置查找条件:

日期范围可以选今日、本月、本年和自定义;

2、查找条件设置后，点“查找”按条件把查找结果显示在下面列表中;

3、查找结果按日期顺序并且先收入后支出的排序方式显示，默认情况下“销售收入”与“进货支出”两项

“往来单位”显示为空;目分别汇总每日显示一行，此时“业务编号”与

4、打印是指把查找出的数据清单打印出来;

5、修改指根据业务编号调出相应的销售单或进货单或收款单或付款单;

6、删除指根据业务编号删除相应的销售单或进货单或收款单或付款单;

7、图表模式指查询出的数据除了通过表格查看，也可以通过图表查看所有支出项目结余总额，界面如下:

收支流水明细

如果选中“按业务单据展开”即把汇总的“销售收入”与“进货支出”展开显示成明细数据，“业务编号”与“往来单位”也一并显示，界面如下:

收支登记

收支登记指除正常业务生成数据以外的其它收支，记录下来用，界面如下:

客户利润统计表

1、设置查找条件:

A.如果空表示查找所有客户，若非空则对客户名称模糊查询;

B.查找条件中，日期范围可以选今日、本周、本月、本年和自定义;

2、查找条件设置后，点“统计”按条件把查找结果显示在下面列表中;

3、查找结果按客户统计，每个客户显示一行;

4、打印是指把查找出的数据清单打印出来;

5、显示单据指根据业务编号调出相应的销售单;

6、图表模式指查询出的数据除了通过表格查看，界面如下:

客户利润明细表

统计表中，如果选中某一个客户双击或点“明细账”按钮，则只查看此客户的利润明细;

统计表中，如果不选中某个客户双击或点“明细账”按钮，则查看统计表中所有客户的利润明

细;

货品利润统计表

1、设置查找条件:

A.如果空表示查找所有货品，若非空则对品名规格模糊查询;

B.查找条件中，日期范围可以选今日、本周、本月、本年和自定义;

2、查找条件设置后，点“查找”按条件把查找结果显示在下面列表中;

3、查找结果按客户统计，每个货品显示一行;

4、打印是指把查找出的数据清单打印出来;

5、显示单据指根据业务编号调出相应的销售单;

6、图表模式指查询出的数据除了通过表格查看，界面如下:

货品利润明细表

统计表中，如果选中某一个货品双击或点“明细账”按钮，则只查看此货品的利润明细;

统计表中，如果不选中某一个货品双击或点“明细账”按钮，则查看统计表中所有货品的利润明细;

货品资料

1、货品类别主要是对货品进行分类管理，可以新增、修改、删除等操作;

2、新增货品指建立新的货品资料，品名规格不能为空;

3、修改货品指对已有的货品资料进行修改，包括修改品名规格、库存数量、价格等;

4、删除货品时，如果此货品已经发生业务（包括销售或进货业务）则不能删除;

5、查找是从品名规格或品名规格首字母中包含查找条件的所有货品，如果条件为空则显示全部;

6、停用是指货品已经停售，查找时不显示已停用货品，如果选中“显示全部”则显示已停用货品;

7、货品资料编辑界面如下:

客户资料

1、新增客户指建立新的客户资料，客户名称不能为空;

2、修改客户指对已有的客户资料进行修改，包括修改客户名称、应收款、联系人、联系电话等;

3、删除客户时，如果此客户已经发生业务（包括销售或收款业务）则不能删除;

4、查找是从客户名称或客户名称首字母或联系电话中包含查找条件的所有客户，如果条件为空则显示全部;

5、停用指客户已经停止业务，查找时不显示已停用客户，如果选中“显示全部”则显示已停用客户;

6、客户资料编辑界面如下:

客户价资料

1、客户价指设定某货品销售给某客户批发价格;新增客户价指建立新的客户货品价格资料;

2、修改客户价指对已有的客户货品价格资料进行修改，只能修改价格、更新日期;

3、删除客户价指把已经建立的某笔客户货品价格资料删除;

4、查找是从客户名称、品名规格或拼音首字母中包含查找条件的所有客户价，客户名称必须在客户资料已存在;

5、当某客户新建批发类型销售单时，所选货品及价格自动更新到客户价格资料中;

6、客户价格资料编辑界面如下:

供应商资料

1、新增供应商指建立新的供应商资料，供应商名称不能为空;

2、修改供应商指对已有的供应商进行修改，包括修改供应商名称、应付款、联系人、联系电话等;

3、删除供应商时，如果此供应商已经发生业务（包括进货或付款业务）则不能删除;

4、查找是从供应商名称或供应商名称首字母或联系电话中包含查找条件的所有供应商，如果条件为空则显示全部;

5、停用指供应商已经停止业务，查找时不显示已停用供应商，如果选中“显示全部”则显示已停用供应商;

6、供应商资料编辑界面如下:

收支项目

1、项目分类只分收入、支出，不能变更;

2、新增收支项目指建立新的收支项目资料，项目名称、项目类型不能为空;

3、修改收支项目指对已有的收支项目进行修改，包括修改收支项目名称、项目类型;

4、删除收支项目时，如果此收支项目已经发生收支业务则不能删除;

5、停用指收支项目已经停止业务，查找时不显示已停用收支项目，如果选中“显示全部”则显示已停用收支项目;

6、收支项目编辑界面如下:

注册与登录

金蝶智慧记用户，如果申请成为会员用户，将享受更好的服务，包括:

更好的技术支持、更多功能扩

展、最新商业资讯等!

系统主界面右上角的“设置”菜单，会出现如下图的菜单栏

点击菜单栏中的“注册与登录”，会显示如下界面:

如果是新用户，在此界面中，输入用户名、密码、电子邮件即可完成在线注册。

如果已经是友商网注册用户，请在界面中选择“?

是，我已经是友商网注册用户”，出现如下界面:

在此界面中，输入用户名、密码即可完成在线登录，可获取已申请的相关服务信息。

扩展应用

主界面点击“应用”，未注册用户会出现如下界面:

在此界面中，用户直接选择需要申请的扩展应用项目，再点击“立即申请”，会弹出如下界面:

此界面的操作同“注册与登录”的相关操作一样，请根据是新用户还是注册用户进行相应操作。

如果是已注册用户，会出现如下界面:

在此界面中，用户直接选择需要申请的扩展应用项目，再点击“立即申请”按钮即可。

店铺信息

主界面点开“设置”，选“店铺信息”，打开如下界面:

此界面可以设置店铺信息，下载行业产品库。

备份数据

主界面点开“设置”，选“备份恢复”，打开如下界面:

点击“浏览”按钮选择备份路径，即您需要把数据备份的位置，界面如下:

选择路径后点“确定”按钮，回到原画面，界面如下:

然后点“备份”按钮，出现成功提示，界面如下:

恢复数据

主界面点开“设置”，选“备份恢复”，打开如下界面:

点击“浏览”按钮选择恢复路径，即您需要从哪个文件恢复数据，界面如下:

选择文件后点“确定”按钮，回到原画面，界面如下:

然后点“恢复”按钮，出现确认提示，界面如下:

点“取消”不作任何操作，点“确定”出现成功提示，界面如下:

第一步盘点基础数据,只整理有结余数据的资料:

1、盘点货品，把有库存的建立一张进货单，供应商可空且货品直接输入，货品库存

会自动创建货品资料:

2、盘点客户，把有欠款的建立客户欠款，并把欠款金额填到"当前应收款",

当前没欠款的客户不需要建资料;

3、盘点供应商，把有欠款的建立供应商欠款，并欠款金额到"当前应付款"

当前没欠款的供应商不需要建资料;

第二步录入日常数据,且基础数据可直接创建:

1、购进货品时录进货单，直接输供应商名称、货品名称与单位，保存时如下处理:

A、若供应商名称不存在则创建新供应商资料;

若本次付款小于折后应付金额，则差额自动累加供应商欠款。

B、若货品名称不存在则创建新货品资料;

进货价回写货品资料，数量累加到货品资料。

C、采购退货录进货单，数量填负数。

2、销售出货时录销售单，直接输客户名称、货品名称与单位，保存时如下处理:

A、若客户名称还不存在则创建新客户资料;

若本次收款小于折后应收金额，则差额自动累加客户欠款。

B、销售开单价格带出规则:

a、客户名称为空，带出货品的零售价;

b、客户名称非空，带出货品的大客户批发价，

没有大客户批发价带出货品的批发价;

C、销售价回填规则:

a、客户名称为空且货品零售价为0，回填零售价;

b、客户名称非空且货品批发价为0，回填批发价;

c、客户名称非空，回填大客户批发价。

3、发生其它收支（如利息收入、运费、水电费、税费等）时在资金流水登记:

第三步查看经营报告

1、库存统计报告:

统计一段时间内货品库存成本变化过程;

2、应收欠款报告:

统计一段时间内应收账款变化过程;

3、应付欠款报告:

统计一段时间内应付账款变化过程;

、资金统计报告:

统计一段时间内收支项目资金状况;4

5、利润统计报告:

统计一段时间内利润情况;

常见问题

可以使用扫描枪吗,

1、点头像勾选“使用货品代码”;

2、货品资料中货品代码填写货品的条码;

3、销售单与进货单，焦点在货品代码列即可扫描了。

怎么设置小数位,

点击左上角头像进入店铺信息，系统设置里即可设置数量与单价小数位，设置后要重启智慧记即可

货品资料能导入吗,

可以，首页店铺管理的“货品库存”可以导出与导入，且有对应的资料模板，请先下载模板，在模板中填入信息后再导入。

怎么修改初始库存数,

首页店铺管理的“货品库存”打开货品资料后，直接修改“当前库存数”，会自动回推“初始库存数”。

怎么删除货品资料,

删除货品在首页店铺管理的“货品库存”中，选中货品点击右方"删除"按钮;删除货品需要把此货品的业务单据（销售单与进货单）先删除掉。

客户资料能导入吗,

首页店铺管理的“客户欠款”可以导出与导入，请先下载模板，在模板中填入信息后再导入。

怎么修改初始应收款,

首页店铺管理的“客户欠款”，修改客户资料中“当前应收款”，会自动反推到初始应收款。

怎么删除客户资料,

删除客户资料是在首页店铺管理的“客户欠款”中，选中客户点击后方的"删除"按钮。

删除客户需要把此客户的业务单据（销售单）先删除掉。

供应商资料能导入吗,

首页店铺管理的“供应商欠款”可以导出与导入，请先下载模板，在模板中填入信息后再导入。

怎么修改初始应付款,

首页店铺管理的“供应商欠款”，修改供应商资料中“当前应付款”，会自动反推到初始应付款。

怎么删除供应商资料,

删除供应商资料是在首页店铺管理的“供应商欠款”中，选中供应商点击后方的"删除"按钮。

删除供应商需要把此供应商的业务单据（进货单）先删除掉

销售单能修改格式吗,

销售单据不能够修改格式，可以修改销售单打印格式，修改方法:

首页常用工具中的“打印模板设置”选择销售单进行编辑，可以按需要调整打印格式打印纸张大小能调吗,

首页常用工具中的“打印模板设置”选择销售单进行编辑，调节模板打印时，选中打印机与这个尺寸的纸张，打印机属性中可以自定义纸张。

怎么修改或删除销售单,

首页店铺管理点“销售单”，左下角点“查看历史单据”，设置查询条件后查找，选

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